Kluczowe czynniki sukcesu przy realizacji projektów – na co zwrócić uwagę planując i realizując projekty
Sukces w projekcie możemy rozpatrywać pod różnymi kątami i na podstawie różnych kryteriów.
Najważniejszym i najczęściej stosowanym kryterium oceny sukcesu projektu jest osiągnięcie wyznaczonego głównego celu – w zaplanowanym czasie, w ramach założonych kosztów i przy zakładanym zakresie projektu.
Dla projektów IT współfinansowanych ze środków unijnych w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa powyższe kryteria są kluczowe, aby można było mówić o sukcesie w kontekście rozliczenia projektu.
Natomiast równie ważnymi kryteriami sukcesu w kontekście korzyści, jakie projekt ma przynieść, są:
- zaspokojenie potrzeb odbiorców i interesariuszy,
- osiągnięcie korzyści przez organizację,
- realizacja celów strategicznych na poziomie organizacji lub kraju,
- zapewnienie jakości dostarczonych produktów na założonym poziomie.
Kiedy przystępujemy do realizacji projektu, stajemy przed trudnym pytaniem:
Jak osiągnąć sukces, czyli jakie działania podjąć, aby zrealizować nadrzędny cel projektu w określonym czasie, w ramach założonych kosztów i przy zachowaniu wymaganej jakości?
Od wielu lat obserwujemy projekty realizowane przez administrację publiczną. Jeszcze kilka lat temu tylko niewielka ich część kończyła się sukcesem. Po prostu administracja nie była przygotowana do realizacji tak skomplikowanych przedsięwzięć. Obecnie jest już znacznie lepiej, niestety organizacje nadal zmagają się z wieloma problemami w drodze na szczyt.
Aby ta droga na szczyt była jak najmniej wyboista i zakończyła się jego zdobyciem, przy planowaniu i realizacji projektu musimy zwrócić uwagę na kilka kluczowych elementów.
Najważniejsze z nich to:
- właściwe zdefiniowanie celów i produktów projektu,
- wsparcie i zaangażowanie najwyższego kierownictwa instytucji,
- dobrze dobrany zespół projektowy – pracownicy, którzy mają odpowiednią wiedzę i umiejętności,
- zapewnienie niskiej rotacji kadr w zespole projektowym i wdrażającym,
- właściwy podział zadań i obowiązków,
- dobrze sporządzony plan i harmonogram projektu, który uwzględnia czas na realizację poszczególnych zadań, w szczególności przeprowadzenie postępowań przetargowych,
- regularne monitorowanie i kontrola ryzyka w projekcie,
- rzetelne i terminowe raportowanie postępu prac,
- prawidłowa komunikacja w projekcie,
- odpowiednia komunikacja z projektami powiązanymi,
- utrzymywanie relacji z odbiorcami projektu przez cały okres realizacji projektu.
Autorka: Magdalena Krawczuk
Artykuły powiązane:
Materiały
Zespół projektowy jako jeden z czynników sukcesu projektu, czyli na co zwrócić uwagę, by zespół pracował efektywnieNajczęstsze problemy w realizacji projektów, czyli na co zwrócić uwagę, by ich uniknąć