1. Do wniosku o płatność należy dołączyć następujące dokumenty:

Moduł ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW:

• Dowody księgowe (faktury VAT lub dokumenty równoważne)

IOI wymaga by na oryginale dowodu księgowego (lub jego wydruku, jeżeli jest w formie elektronicznej) były umieszczone następujące informacje:

- „Umowa nr KPOD…………o objęcie wsparciem ze środków planu rozwojowego Przedsięwzięcia. Wydatek sfinansowany przez Unię Europejską ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności”

- „Dokument posiada załącznik – opis dowodu księgowego” - jeżeli opis merytoryczny ma formę załącznika,

-„Kwota wydatków kwalifikowalnych……. zł, w tym VAT 0,00 zł”.

- Na dokumencie księgowym powinien zostać umieszczony numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu,

- Na dokumencie księgowym powinno zostać wykazane stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), jak również podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania – art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Jeżeli, zgodnie z art. 21 ust. 1a pkt 2 ustawy o rachunkowości, zaniechano zamieszczenia powyższych danych na dowodzie, przekazane powinny zostać wydruki z dekretów ksiąg rachunkowych prowadzonych komputerowo. Dodatkowo dokument powinien zawierać potwierdzenie sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzenie do wypłaty.

 

• Opisy do dokumentów księgowych (wzór przesyłam w załączeniu)
• Dowody zapłaty (dotyczy wydatków kwalifikowalnych),

Dowody zapłaty sporządzane w postaci wydruku elektronicznego powinny być opatrzone odpowiednią klauzulą bankową np. „Wygenerowane elektronicznie potwierdzenie przelewu. Dokument sporządzony na podstawie art. 7 Ustawy Prawo Bankowe (Dz.U. Nr 140 z 1997 r., poz. 939 z późniejszymi zmianami). Nie wymaga podpisu ani stempla” lub podobną zawierającą informację wskazującą na wygenerowanie dowodu z systemu elektronicznego.

• Protokoły odbioru potwierdzające zakres faktycznie wykonanych prac/ dostarczonych dóbr/realizacji usługi
• Umowy z wykonawcami (nie dot. wydatków realizowanych zgodnie z PZP, do których umowa została zamieszczona w zakładce Zamówienia Publiczne)
• Do dokumentu księgowego powinna zostać również dołączona dokumentacja z szacowania wartości zamówienia (nie dot. wydatków realizowanych zgodnie z PZP, do których umowa została zamieszczona w zakładce Zamówienia Publiczne).

 

Załączniki do wniosków o płatność należy nazywać zgodnie ze wskazanym przykładem: "WoP1_fak.5/25".

 

Powyższe dokumenty należy dołączyć do wszystkich wykazywanych pozycji.

 

OŚWIADCZENIA

• Do każdego wniosku o płatność należy załączyć :
• Oświadczenie w sprawie kontroli prowadzonych przez inne podmioty niż Instytucja Pośrednicząca
• Oświadczenie OOW do wniosku o płatność,

 

a w przypadku wykazania w WOP wydatków niekwalifikowalnych:

• Oświadczenie o wydatkach niekwalifikowalnych ( nie dot. Vat)

VAT-u NIE wykazujemy oświadczeniem o wydatkach niekwalifikowalnych.

VAT należy uwzględnić w Zestawieniu dokumentów w polu Wydatki ogółem, które co do zasady, powinny równać się kwocie brutto wydatku wykazanego w danej pozycji, natomiast w polu "W tym VAT" należy wykazać 0,00 zł. Różnica w kwocie wykazanej w polu Wydatki ogółem i polu Wydatki kwalifikowalne powinna być równa wartości VAT w danej pozycji.

W oświadczeniach o wydatkach niekwalifikowalnych wykazujemy pozostałe wydatki niekwalifikowalne.

 

INNE

• Historia operacji na rachunku bankowym od dnia otrzymania zaliczki do dnia jej rozliczenia, a w przypadku rozliczenia tylko części zaliczki danym wnioskiem- do dnia za jaki składany jest wniosek o płatność wraz z potwierdzeniem zwrotu odsetek bankowych narosłych na kontach zaliczkowych – jeśli dotyczy (w przypadku wniosków rozliczających zaliczkę).
• Wraz z pierwszym wnioskiem należy przekazać skan aneksu do polityki rachunkowości dot. wyodrębnionej ewidencji operacji księgowych związanych z realizowanym przedsięwzięciem.
• Tabela płatności i wydatków/przepływów finansowych (wypełnioną zgodnie ze wzorem). Zaktualizowaną tabelę należy załączać jako załącznik do harmonogramu płatności przy każdorazowej jego zmianie oraz do każdego wniosku o płatność, zarówno w wersji edytowalnej jak i z podpisem. W załączniku w drugim arkuszu znajduje się wzór wypełnionej tabeli.

Zaktualizowaną tabelę należy załączać jako załącznik do harmonogramu płatności przy każdorazowej jego zmianie oraz do każdego wniosku o płatność, zarówno w wersji edytowalnej jak i z podpisem. W załączniku w drugim arkuszu znajduje się wzór wypełnionej tabeli. Tabela musi być spójna z harmonogramem płatności, składanym wnioskiem, załącznikiem 3 a do Umowy pod kątem : kwot, terminów, typów wydatków.

W Tabeli przepływów finansowych należy wykazać wydatki majątkowe, koszty pośrednie oraz wydatki bieżące ( jeśli zostały przewidziane we wniosku o dofinansowanie projektu i Umowie), dane w tabeli przepływów powinny odnosić się do całego okresu realizacji przedsięwzięcia.

Zwracam uwagę, aby przy wypełnianiu Tabeli nie zawyżać kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem (należy je zawsze zaokrąglać w dół, a ewentualnie - jeśli zajdzie taka potrzeba - wyrównać w końcowym wniosku).

Proszę o wpisywanie nr WOP oraz jego rodzaju ( zgodnie z przykładem podanym w 2 zakładce formularza) oraz w przypadku gdy wniosek jest wnioskiem o zaliczkę, w kolumnie Kwota dofinansowania wpisywać 0,00. Dopiero rozliczenie tej zaliczki ( wniosek rozliczający zaliczkę) wpisują Państwo w kolumnę Kwota dofinansowania. Natomiast refundację wpisują Państwo w obydwu kolumnach, tj, Kwota i kwota dofinansowania (analogicznie jak w przypadku harmonogramu płatności). W przypadku gdy w ramach tego samego wniosku o płatność OOW wnioskuje zarówno o zaliczkę, jak i refundację, należy wykazać kwoty w odrębnych wierszach. Podobnie, gdy wniosek jest zarazem wnioskiem rozliczającym zaliczkę i o refundację.

Przed przysłaniem podpisanej wersji proszę przysyłać wersję edytowalną do weryfikacji.

 

• Tabela monitoringu postępu rzeczowego Przedsięwzięcia

Tabelę należy wypełnić z należytą starannością szczegółowymi informacjami dla każdego zadania aktualnymi na ostatnie dni miesiąca. W jej wypełnianiu proszę wziąć pod uwagę zadeklarowany przez Państwa, obowiązujący zakres rzeczowy realizacji przedsięwzięcia, wliczając w to zmiany oficjalnie zaakceptowane przez IOI(jeśli dotyczy).

Proszę aktualizować tę tabelę bez każdorazowego wezwania ze strony IOI w kolejnych miesiącach i przysyłać ją wypełnioną zaktualizowanymi danymi do 5 dnia po zakończeniu każdego miesiąca.

 

Na co należy zwrócić uwagę w Module Zestawienie dokumentów w CST2021 tworząc wniosek o płatność?

• W polu „Uwagi” powinno zostać wskazane, że wydatek stanowi: rozliczenie zaliczki, dofinansowanie w formie refundacji, czy wydatek niekwalifikowalny.
• W przypadku, gdy ten sam dokument księgowy stanowi rozliczenie dofinansowania przekazanego w formie zaliczki, jak również dofinansowania rozlicznego w formie refundacji, kwoty rozliczające zaliczkę oraz stanowiące dofinansowanie powinny zostać wykazane w odrębnych wierszach Zestawienia dokumentów.
• W przypadku deklarowania wydatków, które zostały poniesione przez podmiot zobowiązany do stosowania ustawy Pzp w wyniku zakończenia procedury przetargowej (przetarg wpisany w module „Zamówienia publiczne”), w polu „Numer kontraktu” powinien zostać wskazany numer umowy.
• W przypadku deklarowania wydatków, które zostały poniesione przez podmiot zobowiązany do stosowania ustawy Pzp w wyniku procedury innej niż przetarg powyżej 30 tys. euro netto, w polu „Numer kontraktu” wpisane zostać powinno „Nie dotyczy” a w polu „Nazwa towaru lub usługi” należy podać numer i datę zawarcia kontraktu/umowy/zlecenia/zamówienia oraz nazwę Wykonawcy.
• W przypadku rozliczania faktury korygującej powinien zostać zaznaczony został box „Faktura korygująca”.

• Wykazane wydatki powinny dot. wydatków znajdujących się w zatwierdzonej umowie (dotyczy m.in. zakresu robót budowlanych). Błędnym jest wykazywanie wydatków, o możliwość poniesienia których wystąpił OOW do IOI, jednak do dnia złożenia wniosku o płatność zmiany nie zostały zatwierdzone przez IOI.
• W Zestawieniu dokumentów w polu "W tym VAT" należy wykazać 0,00 zł. W polu "Wydatki ogółem" należy wpisać kwotę wydatku brutto. VATu NIE wykazujemy oświadczeniem o wydatkach niekwalifikowalnych.

Co należy uwzględnić rozliczając zaliczkę?

• Do wniosku o płatność powinien zostać załączony wyciąg z konta projektu za okres, za jaki złożony został wniosek o płatność a
• Dane w bloku „Rozliczenie zaliczek”  powinny zostać wypełnione zgodnie z poniższymi założeniami:

• „Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki” – wartość zaliczek otrzymanych przez OOW od początku realizacji projektu do dnia sporządzenia wniosku o płatność,
• „Kwota zaliczek zwróconych – niewykorzystanych” – wartość zaliczek zwróconych od początku realizacji projektu do dnia sporządzenia wniosku o płatność,
• „Odsetki narosłe od środków zaliczki” - wartość odsetek narosłych na koncie zaliczki/kontach zaliczki wyłącznie w okresie sprawozdawczym, za jaki złożony został wniosek o płatność,
• „Odsetki narosłe od środków zaliczki, w tym zwrócone do dnia sporządzenia wniosku o płatność” – w polu powinna zostać wykazana wartość 0,00 PLN. Zwrot odsetek następuje w odpowiedzi na wezwanie do zwrotu przedstawione w Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność. W polu nie należy wykazywać odsetek zwróconych w wyniku zatwierdzenia wcześniejszych wniosków o płatność.

 

2. Pierwszy wniosek o płatność i terminy składania wniosków

OOW zobowiązany jest do składania wniosku o płatność nie częściej niż raz na miesiąc oraz nie rzadziej niż raz na 3 miesiące licząc od momentu zawarcia Umowy. OOW składa wnioski o płatność za okresy rozliczeniowe, zgodnie z Harmonogramem Płatności, w terminie do 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego.

Data końcowa okresu rozliczeniowego, za jaki składany jest każdy wniosek powinna pokrywać się z datą ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego (np. Umowę o objęcie przedsięwzięcia wsparciem podpisano 09.05.2025 r. -pierwszy wniosek o płatność, pełniący funkcję wniosku sprawozdawczego lub także sprawozdawczego, powinien być złożony maksymalnie za okres do 31.07.2025 r. Termin na złożenie WOP wypada max. na 14.08.2025 r.),

z wyjątkiem poniższych przypadków:

•             Wniosku o płatność końcową - data nie może być późniejsza niż ostatni dzień okresu kwalifikowania wydatków określony w Umowie.

•             Wniosku, w którym wykazane są wydatki rozliczające transzę zaliczki w sytuacji, gdy z uwagi na termin na rozliczenie otrzymanej transzy zaliczki określony w Umowie nie jest możliwe złożenie wniosku zgodnie z zasadą ogólną (2 np. termin na rozliczenie zaliczki przypada na 19 czerwca, a poprzedni wniosek o płatność był złożony za okres do 31 marca. Zgodnie z zasadą ogólną OOW powinien złożyć wniosek o płatność za okres do 30 czerwca, jednak z uwagi na termin rozliczenia zaliczki, OOW może złożyć wniosek o płatność maksymalnie do dnia 19 czerwca za okres nie późniejszy niż do 19 czerwca)

•             szybkich wniosków o zaliczkę.

Za datę złożenia wniosku w SL2021 przyjmuje się datę złożenia wniosku o płatność OOW do IOI (pole uzupełniane automatycznie).

SZYBKI WNIOSEK O ZALICZKĘ

Szybkim wnioskiem o zaliczkę może być tylko i wyłącznie pierwszy wniosek złożony w całym przedsięwzięciu. W przypadku gdy pierwszy wiosek jest szybkim wnioskiem o zaliczkę powinien być złożony za jeden dzień, tj. pierwszy dzień realizacji projektu. Złożenie wniosku nie wpływa na termin złożenia pierwszego WOP pełniącego funkcję wniosku sprawozdawczego – taki wniosek także należy złożyć w terminie zgodnym z Umową.

Do weryfikacji szybkiego wniosku o zaliczkę niezbędne jest:

• Przesłanie Harmonogramu płatności w CST
• Podłączenie pod Harmonogram płatności Tabeli przepływów finansowych

Do pierwszego wniosku o zaliczkę nie wymaga się złożenia Oświadczeń.

3. Harmonogram Płatności

W ciągu 5 dni roboczych od dnia uzyskania dostępu do SL2021 OOW zobowiązany jest do złożenia w SL Harmonogramu płatności (moduł sl2021 "Harmonogram płatności").

W przypadku aktualizacji HP należy przekazać zaktualizowaną Tabelę płatności i wydatków (wypełnioną zgodnie ze wzorem).

4. Zamówienia Publiczne

W terminie 3 dni roboczych po rozstrzygnięciu postępowania przetargowego i zawarciu umowy lub aneksu z wykonawcą/podwykonawcą/dostawcą OOW zobowiązany jest wprowadzić informacje o zamówieniu i podpisanym kontrakcie w module SL2021 "Zamówienia publiczne".

W systemie CST2021 wprowadzamy tylko informacje o zamówieniach powyżej 130 000 zł.

Zgodnie z Instrukcją Beneficjenta SL2021 – Zamówienia Publiczne, zakładka „Zamówienia publiczne” dotyczy zamówień realizowanych w oparciu o Prawo zamówień publicznych, a także innych ustaw, które mają zastosowanie. Funkcjonalność nie dotyczy postępowań dokumentowanych w Bazie Konkurencyjności.

Jedynym dokumentem, który należy zamieścić w zakładce Zamówienia publiczne jest umowa z wykonawcą/podwykonawcą oraz aneksy do umowy. Pozostałe dokumenty dokumentujące przebieg postępowania przekazywane są na wniosek IOI.

5. Działania informacyjno- promocyjne

Zgodnie z § 16 Umowy:

1. OOW zobowiązuje się realizować działania informacyjne i promocyjne zgodnie z:

1) art. 34 ust. 2 rozporządzenia RRF;

2) Strategią Promocji i Informacji oraz Księgą Identyfikacji Wizualnej Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności ( w załączeniu)

2. OOW jest zobowiązany w szczególności do:

1) eksponowania źródła finansowania Przedsięwzięcia m.in. przez właściwe oznaczanie Przedsięwzięcia oraz związanych z nim materiałów, dokumentów, produktów i innych efektów realizacji i promocji Przedsięwzięcia zgodnie z przekazanymi zasadami, w tym także:

a) wszelkie działania informacyjne i promocyjne na temat Przedsięwzięć realizowanych w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności m. in. ulotki, broszury, publikacje, noty prasowe, konferencje prasowe, robocze spotkania z prasą, strony internetowe, newslettery, mailing, stopki wiadomości e-mail, materiały audiowizualne, spotkania, konferencje, wystąpienia publiczne itp.,

b) dokumentację dotyczącą Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności,

c) miejsce realizacji Przedsięwzięcia,

d) wszystkie inne produkty będące wynikiem realizowanego Przedsięwzięcia zarówno w formie materialnej, jak i niematerialnej;

2) umieszczenia opisu realizowanego Przedsięwzięcia na swojej stronie internetowej (jeśli posiada) i na profilach w mediach społecznościowych (jeśli posiada);

3) umieszczenia w miejscu realizacji Przedsięwzięcia plakatów lub tablic informacyjnych z właściwym oznaczeniem Przedsięwzięcia;

4) dostarczenia ukierunkowanych informacji o Przedsięwzięciu różnym grupom odbiorców, w tym mediom i opinii publicznej przez działania PR, współpracę z mediami, instytucjami zaangażowanymi, partnerami społecznymi i gospodarczymi;

5) stosowanie oznaczenia, które wskazuje na źródło pochodzenia środków.

3. OOW jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania IOI o:

1) planowanych wydarzeniach informacyjno – promocyjnych związanych z realizacją Przedsięwzięcia oraz

2) innych planowanych wydarzeniach i okolicznościach istotnych w zakresie realizacji Przedsięwzięcia, które mogą mieć znaczenie dla opinii publicznej i mogą służyć budowaniu marki Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności.

Szczególnie chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na stosowane oznaczenia materiałów informacyjno- promocyjnych.

Według wytycznych Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej do oznaczeń materiałów inwestycji, realizowanych ze środków unijnych, w zestawieniu znaków na materiałach informacyjnych i promocyjnych dotyczących finasowania ze środków KPO (z wyjątkiem tablic, plakatów i naklejek) oraz na dokumentach mogą występować 4 znaki:

• znak KPO,

• barwy RP,

• znak NGEU,

• znak dodatkowy.

Ze swej strony mając na uwadze spójność prowadzonych działań informacyjno- promocyjnych w obszarze przedsięwzięć KPO, realizowanych przez Ministerstwo Zdrowia, rekomendujemy, aby dodatkowym - czwartym w kolejności z oznaczeń był logotyp Ministerstwa Zdrowia, w celu promocji Ministerstwa Zdrowia jako instytucji odpowiedzialnej za inwestycje w systemie ochrony zdrowia.

7. Dodatkowe informacje

Wszystkie pola we wniosku powinny być wypełnione (również pola „Napotkane problemy w trakcie realizacji”, „Planowany przebieg realizacji” czy „Miejsce przechowywania dokumentacji”).

OOW jest również zobowiązany do:

• rzetelnego oszacowania ryzyka wystąpienia Nadużyć Finansowych w związku z realizacją Przedsięwzięcia oraz opracowania skutecznych i proporcjonalnych środków przeciwdziałania wystąpieniu Nadużyć Finansowych zgodnie z § 4 ust.12 Umowy;
• do bieżącego gromadzenia informacji, danych oraz dokumentacji, które stanowią potwierdzenie realizacji Przedsięwzięcia zgodnie z zasadą DNSH oraz opracowania corocznego sprawozdania potwierdzającego realizację przedsięwzięcia zgodnie z zasadą DNSH zgodnie z § 10 ust.11 Umowy.