W związku z realizacją Projektu grantowego nr FENX.06.01-IP.03-0007/24 pn. „Wsparcie infrastrukturalne Centrów Zdrowia Psychicznego dla dorosłych oraz ośrodków /zespołów środowiskowej opieki psychologicznej i psychoterapeutycznej (I poziom referencyjny)”, finansowanego ze środków EFRR w ramach programu FEnIKS 2021-2027, przekazujemy zestawienie kluczowych informacji i wytycznych do rozliczeń Państwa grantów.

Niniejsza komunikacja ma na celu zapewnienie jednolitego stosowania zapisów Umowy o powierzenie grantu oraz usprawnienie procesów operacyjnych i rozliczeniowych. Prosimy o zapoznanie się z poniższymi wskazówkami i ich stosowanie w bieżącej realizacji Przedsięwzięć.

1. Zmiany terminów realizacji zadań i projektu

Przypominamy, że zgodnie z § 12 ust. 4 Umowy, Grantobiorca jest uprawniony do samodzielnego dokonywania przesunięć wydatków (a tym samym terminów poszczególnych działań) w ramach danego zadania pomiędzy kwartałami bez konieczności zawierania aneksu, o ile zmiany te nie powodują wzrostu całkowitych kosztów kwalifikowanych. W takim przypadku informację o przesunięciu wraz z uzasadnieniem należy zawrzeć w najbliższym składanym sprawozdaniu okresowym w polu „Problemy i trudności”.

Jednocześnie informujemy, że w przypadku konieczności wydłużenia okresu realizacji całego przedsięwzięcia (co stanowi istotną zmianę Umowy w zakresie końcowej daty realizacji zadań, zgodnie z § 12 ust. 2 pkt 1), Grantobiorca jest zobowiązany – na podstawie § 12 ust. 6 Umowy – zgłosić Grantodawcy planowane zmiany wraz z ich uzasadnieniem nie później niż na 30 dni kalendarzowych przed obecnie obowiązującą datą zakończenia realizacji zadań.

Z uwagi na fakt, że terminy zakończenia Przedsięwzięć są relatywnie odległe i mogą ulegać dalszym modyfikacjom, rekomendujemy składanie wniosków o przedłużenie terminu realizacji nie wcześniej niż 60 dni przed planowanym terminem zakończenia. Wniosek o aneks powinien zawierać szczegółowe uzasadnienie merytoryczne oraz argumentację wskazującą na obiektywne okoliczności, które spowodowały konieczność wydłużenia okresu realizacji projektu.

2. Przesunięcia środków pomiędzy zadaniami

Przypominamy, że zgodnie z § 8 ust. 3 Umowy, wszelkie wydatki wynikające ze wzrostu kosztów realizacji zadań ponad maksymalną kwotę przyznanego Grantu są ponoszone przez Grantobiorcę ze środków własnych i nie podlegają refundacji. Ewentualne oszczędności powstałe w ramach realizacji i poszczególnych zadań mogą zostać wykorzystane na pokrycie nadwyżek, jednak wymaga to każdorazowo formalnej aktualizacji Harmonogramu Realizacji Przedsięwzięcia (HRP).

Zaleca się, aby Grantobiorcy nie składali wniosków o zmianę dla każdej pojedynczej oszczędności czy przesunięcia. Prosimy o gromadzenie zmian merytorycznych i finansowych o charakterze niekrytycznym i przedkładanie jednego zbiorczego wniosku o zmianę/aneks w okresach cyklicznych (np. raz na kwartał). Jednocześnie w przypadku zmian istotnych, pilnych lub mogących wpływać na kwalifikowalność wydatków, zakres projektu, harmonogram lub wskaźniki, zaleca się ich zgłaszanie niezwłocznie, poza trybem zbiorczym.

Każdy wniosek o zmianę będzie poddawany indywidualnej ocenie przez Grantodawcę. Jednocześnie podkreślamy, że wartości zadań zostały przyjęte na podstawie szacunków przedstawionych przez Państwa na etapie wniosku o powierzenie grantu, dlatego bieżące planowanie wydatków powinno ściśle uwzględniać założenia budżetowe Przedsięwzięcia.

3. Wydłużenie terminów oceny dokumentacji

Informujemy, że na podstawie § 13 ust. 30 Umowy o powierzenie grantu, podstawowe terminy oceny przedkładanych przez Państwa wniosków o zmianę (w tym aktualizacji HRP) oraz sprawozdań okresowych (cząstkowych / końcowych) mogą ulec wydłużeniu. Konieczność ta wynika z obowiązku przeprowadzenia przez Grantodawcę szczegółowej weryfikacji merytorycznej oraz formalno-rachunkowej przedstawianej dokumentacji. Naszym priorytetem jest zapewnienie pełnej zgodności rozliczeń z postanowieniami Umowy, aktualnymi Wytycznymi oraz zasadami kwalifikowalności wydatków. Takie podejście gwarantuje rzetelność i jednolitość procesów kontrolnych oraz pozwala na zachowanie właściwej ścieżki audytu, co jest kluczowe dla prawidłowego i bezpiecznego rozliczenia środków publicznych.

Zapewniamy, że dokładamy wszelkich starań, aby proces oceny dokumentacji przebiegał sprawnie i z zachowaniem należytej staranności. Prosimy o uwzględnienie powyższej informacji podczas planowania dalszych działań operacyjnych oraz finansowych związanych z realizacją Państwa Przedsięwzięć.