Informacje ogólne

Nabory na wolne stanowiska w MSZ organizowane są zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 409 ze zm.). Zgodnie z art. 6 ustawy każdy ma prawo do informacji o wolnych stanowiskach pracy w służbie cywilnej, a nabór jest otwarty i konkurencyjny.

W służbie cywilnej może być zatrudniona osoba, która (art. 4 ww. ustawy):
1.    jest obywatelem polskim (z zastrzeżeniem sytuacji naboru na wybrane stanowiska, przeprowadzonego za zgodą Szefa Służby Cywilnej, o której mowa w art. 5),
2.    korzysta z pełni praw publicznych,
3.    nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe,
4.    posiada kwalifikacje wymagane na dane stanowisko pracy,
5.    cieszy się nieposzlakowaną opinią.

W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba (art. 4a ww. ustawy), która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później.
Osoba wybrana do zatrudnienia, która urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r., będzie zobowiązana do złożenia stosownego oświadczenia lustracyjnego lub informacji o złożeniu oświadczenia lustracyjnego.

Szczegółowe informacje na temat procesu naboru na stanowiska w MSZ oraz w placówkach zagranicznych można uzyskać przesyłając zapytanie do Wydziału Naboru Biura Kapitału Ludzkiego e-mailem na adres rekrutacja@msz.gov.pl  
 
Podstawową formą współpracy, którą oferuje resort spraw zagranicznych, jest aplikacja dyplomatyczno-konsularna, mająca na celu merytoryczne przygotowanie kandydatów do wykonywania zadań służby zagranicznej oraz włączenie ich w poczet dyplomatów zawodowych. Szef Służby Zagranicznej określa w drodze decyzji limit przyjęć na aplikację dyplomatyczno-konsularną w danym roku kalendarzowym.

Jednocześnie w trybie ciągłym, w miarę potrzeb resortu prowadzony jest nabór na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej w MSZ lub poza służbą cywilną - w placówkach zagranicznych.

Wszystkie ogłoszenia o naborach są publikowane na stronach Biuletynu Informacji Publicznej MSZ.

Zgłoszenia do pracy należy kierować w odpowiedzi na konkretne ogłoszenie o naborze, w którym każdorazowo wskazywane są zadania i wymagania związane z danym stanowiskiem pracy oraz oczekiwane od kandydatów w naborze niezbędne dokumenty i oświadczenia.  Preferowane jest przesłanie aplikacji za pośrednictwem formularza udostępnionego przez e-Recruiter, do którego link znajduje się również w treści ogłoszenia.

Wymagane dokumenty

Dokumenty wymagane od kandydatów mogą różnić się w zależności od stanowiska, na które przeprowadzana jest rekrutacja, jednak stałymi elementami są:  
•     życiorys (CV);
•     kopie dokumentów lub oświadczenia potwierdzające spełnienie wymogów koniecznych oraz dodatkowych;
•     kwestionariusz aplikacyjny.

Wykształcenie – dokumentem potwierdzającym wykształcenie średnie jest np. kopia świadectwa ukończenia szkoły średniej, kopia świadectwa dojrzałości, zaś dokumentem potwierdzającym wykształcenie wyższe jest kopia dyplomu (świadectwo ukończenia studiów podyplomowych nie jest potwierdzeniem wykształcenia wyższego). W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach, zamiast kopii dyplomu, kandydat może dołączyć do oferty pracy zaświadczenie z uczelni o ukończeniu studiów wyższych. Takie zaświadczenie jest uznawane za ważne, jeżeli zostało wydane w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące przed złożeniem oferty.

Kwalifikacje zawodowe – wiedza i umiejętności wymagane do realizacji zadań zawodowych. Kwalifikacje są potwierdzane poprzez dyplomy, świadectwa, zaświadczenia. Kwalifikacje można uzyskać w formach szkolnych, pozaszkolnych (kursy, szkolenia itp.) oraz w ramach praktyk i staży.

Na osobie składającej aplikację spoczywa obowiązek przedłożenia kopii dokumentu, który w sposób niebudzący wątpliwości będzie potwierdzał posiadanie wymaganego wykształcenia.

W przypadku ukończenia studiów wyższych na uczelni zagranicznej należy zadbać o potwierdzenie uznania dyplomu przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej lub nostryfikację dyplomu. Informacje dotyczące uznawalności można znaleźć na stronie: https://nawa.gov.pl/uznawalnosc/wydawanie-informacji-o-zagranicznych-dyplomach

Dokumenty aplikacyjne powinny w sposób jednoznaczny potwierdzać długość i rodzaj wymaganego doświadczenia zawodowego/stażu pracy.
Dokumenty potwierdzające doświadczenie zawodowe lub staż pracy kandydatów 

Zatrudnienie
a) kopie świadectw pracy dotyczących zakończonych okresów zatrudnienia;
b) kopie zaświadczeń o trwających stosunkach pracy;
c) kopie referencji podpisane przez osobę wystawiającą – należy wskazać okres, który one obejmują.
 
Niepracownicze stosunki pracy
a) kopie zaświadczeń wydane przez dającego zlecenie, potwierdzające czas trwania umowy i charakter wykonywanych zadań (czynności); dotyczy to w szczególności umów długoterminowych, z klauzulą dopuszczającą ich wypowiedzenie;
b) kopie referencji podpisane przez osobę wystawiającą (z imienia i nazwiska), ze wskazaniem pełnionej funkcji lub zajmowanego stanowiska – należy wskazać okres, który one obejmują i określić charakter czynności ocenianych w referencjach;
c) kopie umów zlecenie, ze wskazaniem terminu i zakresu wykonywanych zadań.
 
Prowadzenie działalności gospodarczej 
kopia zaświadczenia o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej     
 
Wolontariat
a) kopia zaświadczenia o wykonaniu świadczeń przez wolontariusza, wydane przez korzystającego, o którym mowa w art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zaświadczenie powinno określać zakres i czas wykonywania świadczeń;
b) kopia opinii o wykonaniu świadczeń, o której mowa w art. 44 ust. 3 ww. ustawy, wskazująca na charakter i czas wykonywania świadczeń.
 
Staż
a) kopia zaświadczenia o odbyciu stażu, wydanego przez właściwy powiatowy urząd pracy;
b) kopia karty stażu;
c) kopia sprawozdania ze stażu, ze wskazaniem terminu i zakresu wykonywanych zadań;
d) kopia opinii o stażyście, ze wskazaniem terminu i zakresu wykonywanych zadań.
 
Praktyka
a) kopia zaświadczenia o rodzaju wykonywanej pracy i umiejętnościach nabytych w czasie odbywania praktyki, wydane przez podmiot przyjmujący na praktykę;
b) zaświadczenie o przebiegu praktyk, ze wskazaniem terminu odbywania praktyk;
c) opinia o praktykancie wydana przez podmiot przyjmujący na praktykę.
 
Aplikacja 
kopia zaświadczenia o ukończeniu aplikacji w zawodach, dla których przepisy wymagają jej odbycia np. adwokacka, radcowska, notarialna, komornicza
 
Doświadczenie w obszarze
a) kopie zakresów czynności;
b) kopie opinii;
c) kopie referencji;
d) kopie opisów stanowisk pracy.
 

Informacja dotycząca przetwarzania przez MSZ danych osobowych kandydatów biorących udział w procesie rekrutacji na stanowiska w służbie cywilnej, stanowiąca realizację obowiązku określonego w art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016 r., s. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018 r., s. 2).

1. Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, danych osobowych osób biorących udział w naborze jest Minister Spraw Zagranicznych z siedzibą w Polsce, w Warszawie, Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa.
2. Minister Spraw Zagranicznych powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), który realizuje swoje obowiązki w odniesieniu do danych przetwarzanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych, Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa, adres e-mail: iod@msz.gov.pl.
3. Dane osobowe są przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego na wybrane stanowisko w służbie cywilnej:

1. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie wskazanym w art. 221 § 1 pkt. 1 – 3 Kodeksu Pracy,
2. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie wskazanym w art. 221 § 1 pkt. 4 – 6 Kodeksu Pracy,
3. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 10 RODO w zakresie danych niezbędnych do weryfikacji kryteriów wskazanych w art. 4 ustawy o służbie cywilnej,
4. w oparciu o art. 9 ust. 2 lit. b RODO w zakresie wskazanym w art. 28 ust. 2b ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej,
5. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2  lit a RODO, tj. na podstawie zgody w zakresie danych nie objętych przepisami prawa, które kandydat przekazał z własnej inicjatywy.

4. Podanie danych osobowych wskazanych w przepisach prawa jest niezbędne, aby uczestniczyć w postepowaniu rekrutacyjnym. Konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości udziału w naborze na stanowisko, którego dotyczy ogłoszenie. Podanie innych danych osobowych wykraczających poza zakres wskazany w przepisach prawa zostanie potraktowane jako zgoda na ich przetwarzanie. Wyrażenie zgody jest dobrowolne, zaś zgodę można odwołać w dowolnym czasie, poprzez przesłanie stosownej informacji na adres e-mail: rekrutacja@msz.gov.pl. W przypadku zgody na przetwarzanie danych osobowych szczególnych kategorii, musi być ona wyrażona w sposób wyraźny. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
5. Dane osobowe zawarte w protokole naboru obejmujące do pięciu najlepszych kandydatów będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania, a następnie przechowywane w celach archiwalnych przez okres 5 lat, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164) oraz przepisami wewnętrznymi MSZ wynikającymi z przepisów ww. ustawy. Dane pozostałych kandydatów oraz dane zamieszczone w przesłanych dokumentach zostaną usunięte bezpośrednio po zakończeniu naboru lub po 3 miesiącach od jego zakończenia.
6. Dane osobowe mogą być udostępniane osobom i podmiotom trzecim uprawnionym do dostępu do nich na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Dotyczy to w szczególności imion i nazwisk kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne w zakresie określonym w ogłoszeniu o naborze oraz wyniku naboru, stanowiącym informację publiczną. Odrębną kategorię odbiorców stanowią podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Administratora, w szczególności w związku z podpisanymi umowami, np. dostawcy usług IT.
7. Uprawnienia przysługujące osobom, których dane dotyczą:

• prawo do dostępu do treści swoich danych;
• prawo do żądania sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe;
• prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli była ona podstawą przetwarzania;
• prawo do usunięcia danych, w szczególności, jeżeli przetwarzanie danych opiera się na zgodzie, w myśl art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO lub dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem;
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych, w sytuacjach i na zasadach wskazanych w art. 18 RODO.

8. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, który będzie miał wpływ na podejmowanie decyzji mogących wywołać skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpłynąć, w tym nie będą poddawane profilowaniu.
9. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

Biuro Kapitału Ludzkiego
Al. J. Ch. Szucha 23 
00-580 Warszawa 
Tel. + 22 523 92 31 
Fax. + 22 523 97 63 
rekrutacja@msz.gov.pl

Pliki do pobrania