OPIS KRYTERIÓW OCENY INWESTYCJI PUBLICZNYCH W CZĘŚCI 45 BUDŻETU PAŃSTWA – SPRAWY ZAGRANICZNE I W CZĘŚCI 23 – CZŁONKOSTWO RP W UE
 

1. Wprowadzenie

Na podstawie art. 133aa ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych niniejszym wprowadza się kryteria oceny inwestycji w obszarze spraw zagranicznych i członkostwa RP w UE. Kryteria te stosowane są przy analizie zasadności oraz możliwości finansowania lub dofinansowania inwestycji ze środków publicznych przez jednostki organizacyjne podległe Ministrowi Spraw Zagranicznych, w tym funkcjonujące poza granicami kraju.

Niniejszy opis dotyczy nakładów ponoszonych na:

1) nabycie lub wytworzenia aktywów trwałych;

2) ulepszenie istniejących środków trwałych;

3) pierwsze wyposażenie obiektów budowlanych.

Celem wprowadzenia kryteriów jest zapewnienie legalności, celowości i gospodarności wydatkowania środków budżetowych przy jednoczesnym zabezpieczeniu ciągłości działania państwa na arenie międzynarodowej oraz bezpieczeństwa i odpowiednich warunków pracy polskich placówek dyplomatycznych i centrali MSZ.
 

2. Kryteria Oceny Inwestycji

2.1 Zgodność inwestycji z celami wynikającymi odpowiednio ze strategii rozwoju, o których mowa w art. 9 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, lub politykami społecznymi lub gospodarczymi państwa.

Kryterium weryfikuje strategiczne dopasowanie inwestycji do nadrzędnych celów polityki zagranicznej oraz interesów geopolitycznych i bezpieczeństwa Rzeczypospolitej Polskiej. Projekt nie może być realizowany w oderwaniu od założeń państwa w sferze stosunków międzynarodowych. Inwestycja powinna wykazywać spójność z:

• Priorytetami polskiej polityki zagranicznej;
• Strategicznymi i planistycznymi dokumentami Ministerstwa Spraw Zagranicznych, np. Planami działalności Ministra Spraw Zagranicznych, w tym planami w zakresie modernizacji i rozwoju sieci placówek zagranicznych;
• Wewnętrznymi procedurami i standardami bezpieczeństwa dyplomatycznego, ochrony informacji niejawnych, łączności dyplomatycznej oraz bezpieczeństwa użytkowników i warunków pracy;
• Zobowiązaniami międzynarodowymi RP, w tym wynikającymi z Konwencji wiedeńskiej o stosunkach dyplomatycznych oraz Konwencji wiedeńskiej o stosunkach konsularnych.

W obszarze inwestycji informatycznych (dalej: Inwestycje IT) ocena powinna obejmować także zgodność ze strategicznymi dokumentami z obszaru cyfryzacji administracji publicznej (Strategia Cyfryzacji Państwa, rozporządzeniem Krajowe Ramy Interoperacyjności) oraz cyberbezpieczeństwa (Ustawa o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa).

2.2 Celowość objęcia inwestycji finansowaniem lub dofinansowaniem ze środków publicznych

Kryterium ocenia zasadność zaangażowania środków budżetu państwa pod kątem poprawy realizacji podstawowych zadań jednostki oraz racjonalnego wykorzystania zasobów.

W przypadku inwestycji budowlanych w ramach tego kryterium weryfikacji podlegają:

• Racjonalność wykorzystania zasobów: Analiza powinna obejmować ocenę racjonalnego wykorzystywania zasobów, w tym czy realizacja inwestycji ograniczy konieczność komercyjnego najmu powierzchni, umożliwi konsolidację rozporoszonych funkcji lub lokalizacji, zwiększy efektywność posiadanych nieruchomości;
• Diagnoza stanu obiektu: Analiza stanu prawnego i techniczno-budowlanego nieruchomości. Należy wykazać, że brak realizacji inwestycji uniemożliwi lub ograniczy w stopniu znacznym poprawne wykonywanie zadań publicznych, wygeneruje ryzyko utraty mienia Skarbu Państwa lub zagrozi bezpieczeństwu fizycznemu personelu i interesantów, co uzasadnia konieczność zaangażowania środków publicznych na jej realizację.
• Alternatywne metody realizacja zadania: Analiza możliwości osiągnięcia celu inną metodą (np. poprzez remont / odtworzenie lub zakup nowej nieruchomości).

W przypadku inwestycji IT ocenie podlega zasadność realizacji inwestycji z uwagi na potrzeby resortu w obszarach:

• Usprawnienie obsługi obywatela;
• Zapewnienia ciągłości działania;
• Spełnienia wymogów cyberbezpieczeństwa;
• Usprawnienia procesów zarządczych ministerstwa;
• Wspierania dyplomacji w kraju i zagranicą.

2.3 Ocena finansowa inwestycji, w tym przewidywanych kosztów jej utrzymania

Kryterium weryfikuje budżet inwestycji pod kątem uzyskania optymalnych rezultatów z poniesionych nakładów, w tym czy poniesienie określonej skali wydatków jest zasadne w kontekście założonych dla inwestycji celów i warunków realizacji. Ocena finansowa obejmuje zarówno fazę realizacyjną, jak i okres eksploatacji projektu.

W przypadku inwestycji budowlanych ocena skupia się na trzech obszarach:

• Koszty realizacji inwestycji: Kompletność kalkulacji kosztów całkowitych na wszystkich etapach realizacji inwestycji – od prac przygotowawczych, projektowych, przez nadzory, wykonawstwo budowlane, po odbiór końcowy i pierwsze wyposażenie. Kalkulacja musi uwzględniać uwarunkowania lokalnych rynków budowlanych w państwach przyjmujących, ryzyka kursowe, koszty procedur administracyjno-prawnych prawa miejscowego oraz np. specyfikę transportu materiałów specjalistycznych za granicę;
• Koszty utrzymania: Sporządzenie szacunków kosztów eksploatacji i funkcjonowania obiektu po zakończeniu inwestycji. Obejmuje to w szczególności koszty mediów, bieżących konserwacji, remontów, serwisowania specjalistycznych instalacji bezpieczeństwa oraz koszty fizycznej ochrony i utrzymania personelu technicznego. Analiza relacji przyszłych kosztów utrzymania zmodernizowanego obiektu do stanu dotychczasowego.  
• Wpływ realizacji inwestycji na budżet jednostki: Wykazanie możliwości sfinansowania inwestycji, zarówno na etapie jej realizacji, jak i późniejszej, wieloletniej eksploatacji.

W przypadku inwestycji IT ocena powinna obejmować zasadność realizacji inwestycji informatycznej z punktu widzenia wykonywania zadań publicznych oraz zapewnienia ciągłości działania systemów teleinformatycznych i  podniesienia poziomu cyberbezpieczeństwa oraz potrzeb organizacyjnych danej jednostki. Analizowane są koszty: przedłużania licencji oprogramowania, utrzymania środków łączności na potrzeby zrealizowanej inwestycji, wymiany sprzętu wynikającego z cyklu życia infrastruktury i dostosowania do wymogów cyberbezpieczeństwa.

Ocena inwestycji IT powinna obejmować analizę kosztów w przewidywanym okresie użytkowania, a w szczególności koszty wytworzenia, wdrożenia, utrzymania i rozwoju, w tym dostosowania systemów do zmian organizacyjnych i legislacyjnych, zapewnienia cyberbezpieczeństwa oraz redukcji długu technologicznego z uwzględnieniem kosztów zakupu niezbędnej infrastruktury i licencji oraz wymiany sprzętu wynikającej z cyklu życia infrastruktury.

2.4 Efektywność inwestycji

Z uwagi na publiczny charakter zadań realizowanych przez MSZ, inwestycje nie mają charakteru komercyjnego i nie generują zysków finansowych. Kryterium to rezygnuje z rynkowych wskaźników efektywności ekonomicznej na rzecz analizy korzyści miękkich, społecznych i organizacyjnych.

W przypadku inwestycji budowlanych ocenie podlegają w szczególności:

• Efektywność organizacyjna, ciągłość działania i bezpieczeństwo: Stopień, w jakim realizacja inwestycji podnosi efektywność organizacyjną i bezpieczeństwo obiektu, eliminuje podatność na zagrożenia zewnętrzne oraz poprawia warunki, ergonomię i bezpieczeństwo pracy polskiej służby zagranicznej; 
• Efektywność społeczna i obsługa interesantów: Poziom podniesienia jakości, szybkości, komfortu i bezpieczeństwa obsługi interesantów. Weryfikacji podlega m.in. dostosowanie obiektów do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami oraz standardów nowoczesnej obsługi obywatelskiej;
• Gospodarność i efektywność energetyczna: Zgodność z ustawowymi zasadami finansów publicznych w zakresie uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. W przypadku modernizacji i budów oceniany jest stopień wdrożenia rozwiązań prośrodowiskowych i energooszczędnych, co przekłada się na długofalowe ograniczenie kosztów funkcjonowania administracji;
• Trwałość rezultatów: Zdolność resortu oraz danej placówki do utrzymania wypracowanych efektów technicznych i użytkowych projektu w długiej perspektywie, przy założeniu stabilności zasobów finansowych przeznaczonych na bieżące utrzymanie.

W przypadku inwestycji IT ocena powinna obejmować relację pomiędzy kosztami inwestycji a przewidywanymi efektami jej realizacji. Efekty mogą mieć charakter finansowy, społeczny, technologiczny, związany z bezpieczeństwem, cyberbezpieczeństwem lub ciągłością działania resortu, a także z jakościowym efektem minimalizacji nadużyć na rynku finansowym. Ocenie podlegają w szczególności:

• Efektywność wprowadzanych rozwiązań w zakresie organizacji urzędu i obsługi obywateli;
• Poprawa ciągłości działania ministerstwa i placówek dyplomatycznych oraz wpływ na cyberbezpieczeństwo.

2.5 Możliwość wykorzystania alternatywnych źródeł finansowania lub dofinansowania inwestycji

Analizie podlegać będzie dostępność zewnętrznych mechanizmów finansowych, w tym funduszy Unii Europejskiej, programów międzynarodowych lub innych instrumentów finansowych właściwych dla miejsca realizacji inwestycji, a także poziom ryzyka wykorzystania rozwiązań alternatywnych w stosunku do finansowania z budżetu państwa.