Minister Spraw Zagranicznych zapewnia przyjmowanie zewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa w trybie określonym w Procedurze przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa. Procedura została przyjęta na podstawie art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928).

Zgłoszenie zewnętrzne może zostać skierowane bezpośrednio do organów publicznych, instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej oraz do Rzecznika Praw Obywatelskich, właściwych do podjęcia działań następczych.

1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać:

Pisemnie:

1. za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@msz.gov.pl
2. w postaci elektronicznej za pomocą dedykowanego formularza internetowego, zamieszczonego na stronie internetowej Ministerstwa,
3. w postaci papierowej na adres: Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Al. Szucha 23, 00-580 Warszawa; z dopiskiem na kopercie „Koordynator do spraw naruszeń prawa – Nie otwierać”;

Ustnie:

1. telefonicznie – na dedykowany numer telefonu +48 22 523 9191 w dni pracy urzędu - w  godzinach 10:00-15:00.
2. osobiście po wcześniejszym umówieniu spotkania; w przypadku osób przebywających poza terytorium RP spotkanie odbywa się przy pomocy środków porozumiewania się na odległość.

Zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane ani rozpatrywane.

2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i stanowi informację o naruszeniu prawa.

Ochronie tej podlega również osoba udzielająca pomocy w dokonaniu zgłoszenia oraz osoba najbliższa sygnaliście (w tym: małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty osoba przysposobiona, osoba pozostająca we wspólnym pożyciu).

Ochronie przewidzianej w ustawie nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (działa w złej wierze).

3. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

W ciągu kolejnych 7 dni od dokonania zgłoszenia (jeżeli zawiera ono wszystkie wymagane elementy), zgłaszający na podany adres do kontaktu otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.

Zgłoszenie następnie zostanie zarejestrowane w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych oraz poddane wstępnej weryfikacji polegającej na ustaleniu: czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz czy dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych. Po dokonaniu kwalifikacji zgłoszenia jako zgłoszenia zewnętrznego, którego dziedzina należy do zakresu działania organu, zostanie ono skierowane do Komisji do spraw naruszeń prawa w celu jego rozpatrzenia. W przypadku uznania zasadności zgłoszenia zewnętrznego, organ podejmie stosowne działania następcze, zmierzające do przeciwdziałania naruszeniu lub jego zapobiegnięciu.

Jeżeli wstępna analiza zgłoszenia wykaże, że zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych, zgłoszenie zewnętrzne zostanie przekazane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego - właściwego do podjęcia działań następczych.

4. Terminy przekazania informacji zwrotnej

Informacja zwrotna jest przekazywana zgłaszającemu w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach – po uprzednim poinformowaniu zgłaszającego – termin przekazania informacji zwrotnej wynosi 6 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informację o uznaniu bądź braku uznania zasadności zgłoszenia i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

Sygnalista, osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia, a także osoba powiązana z sygnalistą podlegają ochronie prawnej, która ma na celu zapobieganiu działaniom odwetowym, w szczególności polegającej na zapewnieniu poufności danych oraz ochrony tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego.

6. Zasady przetwarzania danych osobowych

Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, danych osobowych jest Minister Spraw Zagranicznych z siedzibą w Polsce, w Warszawie, Al. J. Ch. Szucha 23.

W MSZ i placówkach zagranicznych powołano Inspektora Ochrony Danych (IOD).

Dane kontaktowe IOD:
adres siedziby: Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa
adres  e-mail: iod@msz.gov.pl

Zakres przetwarzanych danych obejmuje:

• Imię i nazwisko,
• Adres (miejscowość, kod pocztowy, ulica, nr domu nr lokalu),
• Adres e-mail – w przypadku przesłania zgłoszenia drogą elektroniczną,
• Dodatkowe dane zawarte w zgłoszeniu.

Dane są przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami zawartymi w ustawie o ochronie sygnalistów w celu wypełniania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w związku z przyjętą Procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa.

Dane osobowe będą przetwarzane do czasu ustania celu przetwarzania, o którym mowa w pkt 4, a następnie będą przechowywane w celach archiwalnych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r poz. 217) oraz przepisami wewnętrznymi MSZ wynikającymi z przepisów ww. ustawy.

Dane podlegają ochronie na podstawie przepisów RODO i nie mogą być udostępniane osobom trzecim, nieuprawnionym do dostępu do tych danych, a także nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani do organizacji międzynarodowej. Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w tym mogą być przekazywane innym organom administracji publicznej w celu załatwienia sprawy, zgodnie z właściwością.

Dostęp do danych posiadają wyłącznie uprawnieni pracownicy MSZ.

Osobie, której dane dotyczą przysługują prawa do kontroli przetwarzania danych, określone w art. 15-16, art. 17 ust. 1 lit a i d, art. 18-19 RODO, w szczególności prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania oraz ograniczenia przetwarzania w szczególnych przypadkach.

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, dane nie będą poddawane profilowaniu.

Osoba, której dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

7. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Działania następcze zostaną podjęte przez organ z zachowaniem należytej staranności w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, a następnie w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa, będącemu przedmiotem zgłoszenia.

Działania następcze mogą być podjęte w szczególności w stosunku do osoby odpowiedzialnej za naruszenia w celu wyeliminowania podobnych naruszeń w przyszłości.

8. Środki ochrony prawnej służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego lub prawo do zadośćuczynienia.

Koordynator ds. naruszeń prawa udziela poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego od poniedziałku do piątku w godzinach 10:00-15:00.

9. Warunki ochrony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób (w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych) pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

10. Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych

Zachęca się - w pierwszej kolejności – do korzystania z instytucji zgłoszeń wewnętrznych, ponieważ już na etapie wewnętrznym zgłoszenie może zostać odpowiednio zweryfikowane i przeanalizowane pod kątem zastosowania właściwych działań następczych.

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

https://www.gov.pl/web/sygnalisci/dokonaj-zgloszenia-zewnetrznego