Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (Departament Spraw Europejskich i Współpracy Międzynarodowej) z siedzibą w Warszawie przy ul. Wspólnej 2/4 zaprasza w ramach procedury rozeznania rynku do przedstawienia szacunkowej wyceny kosztów zamówienia polegającego na organizacji i obsłudze wydarzeń cyklicznych MFiPR w 2025 r.

I. INFORMACJE OGÓLNE DOTYCZĄCE PROCEDURY ROZEZNANIA RYNKU

Niniejsze Rozeznanie (zapytanie) nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145), jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019).

II. OGÓLNY OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA

Przedmiotem Zamówienia jest kompleksowa organizacja spotkań cyklicznych organizowanych przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej w pierwszej połowie 2025 roku. Spotkania odbędą się w formie rad delegatów oraz będą wydarzeniami o charakterze konferencyjnym i warsztatowym.

Wykonawca w ramach realizacji zadania będzie odpowiedzialny za:

1)    Opracowanie harmonogramu realizacji zamówienia opartego na OPZ.
2)    Opracowanie strony internetowej dla wydarzeń cyklicznych.
3)    Opracowanie grafik na materiały promocyjne.
4)    Produkcję materiałów promocyjnych oraz konferencyjnych.
5)    Przygotowanie techniczne obiektów konferencyjnych pod organizację wydarzenia.
6)    Opracowanie aranżacji przestrzeni konferencyjnych w tym montaż i demontaż scenografii.
7)    Zapewnienie usługi tłumaczenia.
8)    Zapewnienie cateringu w trakcie trwania konferencji.
9)    Zapewnienie transportu dla uczestników.
10)    Zapewnienie hoteli dla prelegentów oraz gości VIP.
11)    Zapewnienie obsługi wydarzenia.
12)    Przywrócenie obiektów konferencyjnych do stanu zastałego.

Szczegółowy zakres zadań Wykonawcy opisany jest w dokumencie „ Opis Przedmiotu Zamówienia na organizację i obsługę wydarzeń cyklicznych.

Wycenę kosztów realizacji przedmiotu zapytania zgodnie z Formularzem Szacowania  należy przesyłać wyłącznie w wersji elektronicznej na adres e-mail:  natalia.kuzmina@mfipr.gov.pl oraz agnieszka.bella@mfipr.gov.pl  do końca dnia 6 maja br.

Szacując wartość przedmiotu zapytania należy podawać ceny brutto.