1. Nazwa i adres Zamawiającego

Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej

Departament Programów Pomocowych

ul. Wspólna 2/4

00-926 Warszawa

2. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na zapewnieniu obsługi technicznej i koordynacji na terytorium Ukrainy projektu pomocy rozwojowej „Wsparcie rozwoju przedsiębiorczości i konkurencyjności ukraińskich regionów - kontynuacja”.

Projekt będzie realizowany przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (MFiPR) w ramach Planu współpracy rozwojowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych RP w 2025 r.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia – w załączeniu (zał. 6)
4. Termin realizacji zamówienia

Czas trwania współpracy: od dnia podpisania umowy do 20 grudnia 2025 r.

5. Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1) dysponują osobą spełniającą  łącznie  następujące warunki:

1. bardzo dobra znajomość języka ukraińskiego i języka polskiego (znajomość języka niebędącego jęz. ojczystym osoby, którą dysponuje Wykonawca, co najmniej na poziomie B2, potwierdzona stosownym dokumentem),
2. minimum 1 rok doświadczenia przy realizacji zadań polegających na koordynacji różnych działań projektowych i współpracy z administracją regionalną na terenie Ukrainy,

2)  nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 1, 2, 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspierania agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

 

W celu potwierdzenia spełnienia warunku określonego w pkt 1) lit. a Wykonawca składa dokument potwierdzający znajomość języka niebędącego językiem ojczystym osoby, którą dysponuje Wykonawca.

W celu potwierdzenie spełnienia warunków określonych w pkt 1) lit. b Wykonawca składa wykaz wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Zapytania.

W celu potwierdzenia spełnienia warunku określonego w pkt 2) Wykonawca składa oświadczenie na wzorze określonym w załączniku nr 4 do Zapytania.

6. Kryteria oceny ofert

1. Kryterium: cena - 40% (Zamawiający może przeznaczyć na zamówienie kwotę do 108 000,00 brutto PLN) (0-40 pkt.).

Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone według wzoru:

Cena brutto najtańszej złożonej oferty

--------------------------------------------------- x 40 = liczba punktów

Cena brutto badanej złożonej oferty

2. Kryterium: doświadczenie osoby, którą dysponuje Wykonawca, zgodnie z pkt 5 ppkt 1 Zapytania, przy realizacji zadań polegających na koordynacji różnych działań projektowych i współpracy z administracją regionalną na terenie Ukrainy – 40% (0-40 pkt.)

Punkty za kryterium „doświadczenie” zostaną przyznane w skali punktowej, na podstawie Formularza dot. doświadczenia przy realizacji zadań polegających na koordynacji różnych działań projektowych i współpracy z administracją regionalną na terenie Ukrainy – Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego:

• co najmniej jeden rok dodatkowego doświadczenia ponad minimum wymagane w warunku udziału w postępowaniu (pkt 5 ppkt 1 lit. b) – 20 pkt,
• co najmniej dwa lata dodatkowego doświadczenia ponad minimum wymagane w warunku udziału w postępowaniu (pkt 5 ppkt 1 lit. b) – 40 pkt.

3. Dodatkowo Zamawiający przyzna punkty za doświadczenie w organizacji wyjazdów i rekrutacji uczestników oraz załatwiania wszelkich formalności związanych z wyjazdem z terenu Ukrainy na wizyty studyjne/wyjazdy do Polski zrealizowane w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. – 20% (0-20 pkt.)

Punkty za kryterium „doświadczenie” zostaną przyznane w skali punktowej, na podstawie Formularza dot. doświadczenia w organizacji wyjazdów, rekrutacji uczestników oraz załatwiania wszelkich formalności związanych z wyjazdem z terenu Ukrainy na wizyty studyjne/wyjazdy do Polski zrealizowane w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. – załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego:

• w przypadku posiadania doświadczenia w organizacji 2 wydarzeń wskazanych w pkt 3 – 10 pkt,
• w przypadku posiadania doświadczenia w organizacji 3 wydarzeń wskazanych w pkt 3 – 20 pkt.

 

7. Sposób przygotowania oferty

1. Ofertę należy przygotować na formularzu oferty, stanowiącym załącznik nr 1 do Zapytania.
2. Do oferty należy dołączyć:

1. dokument potwierdzający znajomość języka niebędącego językiem ojczystym osoby którą dysponuje Wykonawca;
2. wykazy wg wzorów stanowiących załączniki nr 2 i 3 do Zapytania;
3. oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z rozeznania rynku przygotowane na wzorze określonym w załączniku nr 4 do zapytania.

3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Złożona oferta musi obejmować swoim zakresem całość przedmiotu zamówienia.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia ofert przekraczających stawkę godzinową 75 zł brutto za godzinę przeznaczoną przez Zamawiającego na realizację zamówienia.
5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
6. Każdy Wykonawca może złożyć w prowadzonym postępowaniu tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę. Złożenie przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty lub oferty zawierającej rozwiązania wariantowe albo alternatywne spowoduje jej odrzucenie.
7. Oferta musi być sporządzona w języku polskim.

 

8. Termin i sposób składania ofert

Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną do dnia 24 marca br. na adres: tatiana.beck-sadowska@mfipr.gov.pl, justyna.potiopa@mfipr.gov.pl w temacie wiadomości wpisując: „Obsługa projektu pomocy technicznej w Ukrainie 2025”.

9. Pozostałe postanowienia

1. niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 KC;
2. niniejsze zapytanie nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia;
3. pod uwagę będą brane jedynie oferty Wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu;
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia ofert nieodpowiadających treści zapytania (i jego załączników);
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Wykonawcami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania przesłanych dokumentów;
6. z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa, zgodnie ze wzorem stosowanym przez Zamawiającego;
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zbadania czy cena zaoferowana przez Wykonawcę za realizację zamówienia bądź jego elementów nie jest rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia. W przypadku wątpliwości ciężar udowodnienia, że zaoferowana cena nie jest rażąco niska będzie spoczywał na Wykonawcy. Jeżeli Zamawiający pomimo wyjaśnień i ewentualnych dowodów złożonych przez Wykonawcę uzna, że zaoferowana cena za realizację zamówienia bądź jego elementów jest rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia odrzuci taką ofertę;
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, jeżeli zawiera błędy w obliczeniu ceny lub kosztu;
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, jeżeli jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawienia w ofercie oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych;
11. jeżeli w Ofercie Wykonawca podaje informacje, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, musi wskazać te informacje i oddzielić je od pozostałej części oferty;

10. Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r., dalej: „RODO”, informujemy, że administratorem danych przetwarzanych w celu wyboru wykonawcy, zawarcia umowy oraz realizacji umowy jest Minister Funduszy i Polityki Regionalnej . Szczegółowe informacje na temat przetwarzania Państwa danych osobowych przekazujemy w załączonej Informacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych.

W przypadku przekazywania Zamawiającemu danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą (np. gdy Wykonawca wskazuje osoby wyznaczone do wykonania zamówienia), Wykonawca zobowiązany jest do podania osobie, której dane dotyczą informacji, o których mowa w art. 14 RODO, znajdujących się w załączonej Informacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych. W przypadku przekazywania Zamawiającemu danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą (np. gdy Wykonawca wskazuje osoby w wykazie osób wyznaczonych do wykonania zamówienia), Wykonawca zobowiązany jest do podania osobie, której dane dotyczą informacji, o których mowa w art. 14 rozporządzenia 2016/679, znajdujących się w Informacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych.

11. Załączniki do niniejszego zapytania ofertowego:

1. Załącznik nr 1 - Formularz oferty
2. Załącznik nr 2 - Wzór formularza dotyczącego doświadczenia przy realizacji zadań polegających na koordynacji różnych działań projektowych w tym koordynacji wsparcia dla różnych grup odbiorców/instytucji na terenie Ukrainy
3. Załącznik nr 3 - Wzór formularza dotyczącego doświadczenia w organizacji  wyjazdów, rekrutacji uczestników oraz załatwiania wszelkich formalności związanych z wyjazdem z terenu Ukrainy na wizyty studyjne/wyjazdy do Polski zrealizowane w okresie od dnia 24 lutego 2022 r.
4. Załącznik nr 4 - Wzór oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu z rozeznania rynku na podstawie ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspierania agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego
5. Załącznik nr 5- Wzór umowy wraz z załącznikami
6. Załącznik nr 6 - SOPZ
7. Załącznik nr 7 - Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych