Cel zamówienia

Zwiększenie kompetencji pracowników Biura Komunikacji Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej w zakresie prowadzenia efektywnej komunikacji w mediach społecznościowych skutkującej zwiększeniem zasięgów i rozpoznawalności marki MFiPR.

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest:

1. przeprowadzenie diagnozy działań komunikacyjnych w mediach społecznościowych (profile MFiPR na X, Facebooku, Instagramie, Tiktoku, YouTube), zbadanie celów komunikacyjnych i przygotowanie rekomendacji działań komunikacyjnych, opracowanie strategii lub przygotowanie księgi dobrych praktyk;
2. konsultacje i warsztaty dla pracowników Biura Komunikacji (ok. 15 osób) nt. przygotowania i prowadzenia kampanii informacyjnych i promocyjnych w mediach społecznościowych, przeprowadzane w siedzibie Zamawiającego;
3. bieżące doradztwo dla prowadzonych i planowanych kampanii informacyjnych.

Termin realizacji zamówienia

4 miesiące od daty zawarcia umowy

Załączniki

Formularz ofertowy

Wiedza i doświadczenie

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, tj. wykonali / wykonują[1] należycie dwie usługi doradztwa w zakresie działań komunikacyjnych w mediach społecznościowych:

1. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert[2];
2. każda z nich miała wartość co najmniej 25 000 zł brutto.

 

---

Informacje dotyczące wykonanych / wykonywanych usług należy podać w tabelce zawartej w formularzu ofertowym. Ich realizowanie powinno być udokumentowane, np. referencjami, które należy załączyć do formularza ofertowego.

Dodatkowe warunki

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny w trakcie jego trwania.
2. Wykonawcom biorącym udział w postępowaniu nie przysługują z tego tytułu prawa do jakichkolwiek roszczeń w stosunku do Zamawiającego.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z realizacji zamówienia i nie zawarcia umowy po rozstrzygnięciu ogłoszeniu wyników rozeznania bez podania przyczyny.
4. Zamawiający zastrzega również, że rozstrzygnięcie wyników rozeznania nie kreuje obowiązku zawarcia umowy i nie może stanowić podstaw do zaciągania zobowiązań przez wybranego Wykonawcy ani do roszczeń z jego strony względem Zamawiającego.
5. Jeżeli informacje i dokumenty zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, należy wskazać, że nie mogą być one udostępniane.
6.  W przypadku utajnienia informacji i dokumentów oferty, Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert zobowiązany jest wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w szczególności określając, w jaki sposób zostały spełnione przesłanki, o których mowa w art. 11 pkt 4 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji Dz.U. z 2020 r. poz. 1913, zgodnie z którym tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi określona informacja, jeżeli spełnia łącznie trzy warunki:
   1. ma charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny przedsiębiorstwa lub jest to inna informacja mającą wartość gospodarczą;
   2. nie została ujawniona do wiadomości publicznej;
   3. podjęto w stosunku do niej niezbędne działania w celu zachowania poufności.
7. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez Wykonawcę jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy będzie podlegać odtajnieniu.
8. Zamawiający dopuszcza składanie ofert sporządzonych wyłącznie w języku polskim.
9. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
10.  Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
11.  Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
12.  W celu zapewnienia porównywalności ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się (telefonicznie, e-mailowo) z Wykonawcami, których dokumenty będą wymagały uzupełnienia, wyjaśnienia lub doprecyzowania.
13.  Dokumenty, co do których dany Wykonawca nie dokonał uzupełnień, wyjaśnień lub doprecyzowania w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego nie będą rozpatrywane.
14.  Zamawiający nie wypłaca zaliczek za realizację zadania. Płatność dokonywana jest po wykonaniu etapów usługi i protokolarnym odbiorze przez Zamawiającego.
15.  Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia rozeznania rynku bez jego rozstrzygnięcia w dowolnym czasie.
16.  Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Załączniki do Oferty

Oferta musi być przygotowana na wzorze Formularza ofertowego i zawierać następujące załączniki:

1. Dokumenty rejestrowe tj. KRS lub wpis do CEIDG.
2. Referencje potwierdzające posiadanie przez Wykonawcę odpowiedniej wiedzy i doświadczenia określonych w niniejszym ogłoszeniu.
3. Dane osoby i dokument potwierdzający jej umocowanie do reprezentowania Wykonawcy.
4. „Koncepcję realizacji zamówienia”, punktowaną w kryterium oceny ofert. Koncepcja realizacji zamówienia stanowi opis sposobu realizacji usługi, który powinien zawierać informacje dot. założeń merytorycznych związanych z przygotowaniem badania, technik przeprowadzenia badania oraz zakresu rekomendacji działań komunikacyjnych, programu konsultacji i warsztatów, wstępny harmonogram realizacji, wykorzystanie narzędzi, zasobów i środków do prawidłowej realizacji zadania itp.

Koncepcja realizacji zamówienia będzie stanowiła załącznik do umowy oraz będzie podstawą do protokolarnego odbioru realizacji usługi.

Miejsce i sposób składania ofert

Ofertę należy przygotować na wzorze Formularza ofertowego i dołączyć do niej komplet wymaganej w formularzu dokumentacji.

1. Formularz ofertowy z wymaganymi dokumentami należy złożyć w języku polskim w postaci elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres SekretariatBKO@mfipr.gov.pl  
2. W temacie maila należy wpisać „Usługa doradcza z zakresu działań komunikacyjnych w mediach społecznościowych”.

Przesłane w ten sposób dokumenty muszą być podpisane przez Wykonawcę lub przez osobę należycie umocowaną do reprezentowania Wykonawcy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

3. Oferty należy składać do 23 maja 2025 r.

Kryteria oceny ofert i wybór Wykonawcy

Zamawiający oceni oferty, które nie zostały odrzucone pod względem formalnym, na podstawie następujących kryteriów:

 

Lp.	Nazwa kryterium	Znaczenie kryterium (w %)
1	Cena usługi	60
2.	Koncepcja realizacji zamówienia	40

Zamawiający oceni oferty, przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert. Przyjmie przy tym zasadę, że 1% = 1 punkt.

Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru:

Cena brutto oferty najtańszej

-----------------------------------------   x 60 = liczba punktów

  Cena brutto oferty badanej

Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.

Podczas wyboru Wykonawcy, Zamawiający przyzna punkty za kryterium „Koncepcja realizacji zamówienia” za następujące elementy:

 

Punkty zostaną przyznane w skali punktowej od 0 do 40 punktów na podstawie Koncepcji realizacji zamówienia. Przy ocenie będą brane pod uwagę:

1. Przedstawienie zakresu diagnozy i rekomendacji, w tym przedstawienie tematyki badanych zagadnień - do 15 pkt;
2. Przedstawienie programu i harmonogramu konsultacji i warsztatów nt. przygotowania oraz prowadzenia kampanii informacyjnych i promocyjnych w mediach społecznościowych, w tym zakres tematyczny – do 15 pkt;
3. Proponowany sposób prowadzenia doradztwa, w tym zakres i forma konsultacji – do 10 pkt.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów.

Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną.

Cena oferty Wykonawcy musi uwzględniać wszystkie wymagania związane z zamówieniem oraz obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia i nie może ulec zmianie przez cały okres obowiązywania umowy.
 

Wykluczenia

1. W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy, który:

a. złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego ogłoszenia;

2. złoży ofertę po terminie wskazanym w ogłoszeniu;

3. nie uzupełni dokumentów, zgodnie z pkt. 12 określonym w „Dodatkowych warunkach”;

4. przedstawi nieprawdziwe informacje;

5. nie spełnia warunków udziału w postępowaniu.

W związku z wykluczeniem Wykonawcy lub odrzuceniem oferty Wykonawcy nie przysługują mu środki ochrony prawnej.

 

Informacje dodatkowe

Kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia 73 800 zł brutto.

Wszelkie pytania dotyczące rozeznania można zgłaszać pocztą elektroniczną na adres: SekretariatBKO@mfipr.gov.pl