Na podstawie art. 24 ust 1 i art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 
z 2024. Poz. 928) dalej Ustawa, zarządzenie określa procedurę i tryb dokonywania zgłoszeń naruszeń 
prawa i podejmowania działań następczych.
Zgodnie z zarządzeniem:

1. Zgłoszenia dokonuje się: 

• za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnal@mfipr.gov.pl; 
• telefonicznie – pod numerem telefonu 734 119 273 (rozmowy nie są nagrywane); 
• osobiście po wcześniejszym umówieniu spotkania; 
• listownie – w kopercie opatrzonej dopiskiem „zgłoszenie sygnalizacyjne”. 

2. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 Ustawy od chwili dokonania 
zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, 
że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa 
w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację 
o naruszeniu prawa.

3. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia 
wewnętrznego. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw 
Obywatelskich albo organ publiczny. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są 
odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu 
zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy. 

4. Zgodnie z § 10 ust. 2 i 3 ww. zarządzenia Przewodniczący Komisji przekazuje sygnaliście 
informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, 
w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy, obejmuje ona 
informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i 
ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone 
naruszenie prawa.

5. Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej gwarantuje, że procedura przyjmowania 
zgłoszeń oraz przetwarzanie danych osobowych dotyczących tych zgłoszeń uniemożliwiają 
uzyskanie dostępu do informacji nieupoważnionym osobom; zapewniają ochronę poufności 
tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności, o której 
mowa w § 8 ust. 1 i 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub 
pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

6. Zasady przetwarzania danych osobowych:

• Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają 
ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty;
• Dane osobowe sygnalisty mogą być ujawniane na podstawie przepisów prawa organom 
publicznym lub sądom, w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi 
przez te organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi 
prowadzonymi przez te sądy, w tym, w celu zagwarantowania prawa do obrony 
przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie;
• Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w pkt 2, powiadamia się o tym sygnalistę, 
przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia 
jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu 
wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu;
• Po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza się dane osobowe zawarte w zgłoszeniu tylko 
w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania 
następczego;
• Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, 
a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych 
osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia 
dla sprawy;
• W przypadku gdy MFiPR otrzyma wniosek o realizację praw na podstawie z art. 14 i 15 
RODO od osób występujących w zgłoszeniu to nie ujawnia źródła pozyskania danych 
osobowych chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy 
o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości albo 
wyraźną zgodę na przekazanie danych (Warunki wskazane w art. 6 ustawy o ochronie 
sygnalistów opisuje informacja w podtytule: Jaką mam ochronę, jeżeli dokonam 
zgłoszenia?);
• Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań 
następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez 
MFiPR przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym MFiPR przekazał 
zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań 
następczych, lub zakończył działania następcze, lub po zakończeniu postępowań 
zainicjowanych tymi działaniami;
• Po upływie okresu przechowywania dane osobowe zostają usunięte, a dokumenty 
związane ze zgłoszeniem zniszczone;
• Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 
z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się;
• Dane osobowe nie podlegają zniszczeniu, a dokumenty związane ze zgłoszeniem nie 
zostają zniszczone, jeżeli dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt 
postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych;
• MFiPR prowadzi rejestry zgłoszeń wewnętrznych (art. 29 ustawy o ochronie sygnalistów) 
i rejestry zgłoszeń zewnętrznych (art. 46 ustawy o ochronie sygnalistów).
Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w tych rejestrach są przechowywane 
w tych rejestrach przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym 
zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi 
działaniami;
• Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań 
następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy 
zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, są dopuszczone wyłącznie osoby 
posiadające pisemne upoważnienie MFiPR. Osoby upoważnione są obowiązane do 
zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały 
w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania 
działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, 
w ramach którego wykonywały tę pracę;
• W przypadku stwierdzenia naruszenia prawa podejmowane są niezbędne działania 
zapobiegawcze lub naprawcze.

7. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, o których mowa 
w art. 2 pkt 2 ustawy.
Działania odwetowe nie mogą dotyczyć również:
• osób, o których mowa w art. 2 pkt 8 i 9 ustawy;
• podmiotów prawnych, które stanowią własność sygnalisty.

8. W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury 
organizacyjnej zachęcamy do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych.

9. BIURO RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH, Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa, 
tel. centrali: (22) 55 17 700, fax: (22) 827 64 53, biurorzecznika@brpo.gov.pl.