Od 1 października 2023 roku osoby przeprowadzające zalecane szczepienie ochronne są zobowiązane do zaraportowania wykonanego szczepienia wraz z informacją o kwalifikacji pacjenta w Karcie Szczepień. Obowiązek raportowania wszystkich szczepień zalecanych, wykonywanych u dzieci jak i osób dorosłych, jest obowiązkiem ustawowym i  wynika z art. 19 ust. 7 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi art. 19 ust. 7: „7. Osoby przeprowadzające zalecane szczepienie ochronne dokonują wpisów potwierdzających wykonanie szczepienia w Karcie Szczepień oraz:

1. informują osobę poddawaną szczepieniu o możliwości wydania na jej koszt Międzynarodowej Książeczki Szczepień;
2. wydają na koszt osoby szczepionej Międzynarodową Książeczkę Szczepień.”.

Po przeprowadzeniu badania kwalifikacyjnego osoba, która je przeprowadziła, dokonuje wpisu o tym badaniu do Karty Szczepień ze wskazaniem daty i godziny przeprowadzenia badania.

Do dokonywania wpisów w e-Karcie Szczepień lekarz może upoważnić asystenta medycznego (pracownika medycznego, inną osobę wykonującą zawód medyczny).

Wpisu o wykonaniu szczepienia w Karcie Szczepień można dokonać jednocześnie z informacją o kwalifikacji.

Szczepienie zalecane, udokumentowane w papierowej dokumentacji medycznej pacjenta, może być wpisane jako szczepienie historyczne w Karcie Szczepień.