W związku z realizacją ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie (Dz.U. 2025 poz. 1338), Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MSZ) zaprasza do zgłaszania kandydatów na członków komisji konkursowej w otwartym konkursie ofert „Polonia i Polacy za Granicą 2026”. Kandydaci będą uczestniczyć w pracach komisji konkursowej jako przedstawiciele organizacji pozarządowych lub podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

1. SPOSÓB I TERMIN ZGŁASZANIA KANDYDATÓW

Osoby zainteresowane udziałem w pracach komisji konkursowej przesyłają wypełniony i podpisany Formularz zgłoszenia kandydata na członka komisji konkursowej w konkursie Ministra Spraw Zagranicznych „Polonia i Polacy za Granicą 2026”, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik A do niniejszego zaproszenia.

Formularz należy przesłać w terminie do 15 kwietnia 2026 roku (decyduje data wpływu zgłoszenia do MSZ).

Sposoby doręczenia formularza do MSZ:

przesłanie w postaci elektronicznej, po opatrzeniu kwalifikowanym podpisem elektronicznym za pośrednictwem ePUAP na adres /MSZ/Skrytka lub /MSZ/SkrytkaESP podając w temacie wiadomości: „Polonia i Polacy za Granicą 2026” - zgłoszenie kandydata,

lub

przesłać na adres do e-Doręczeń: AE:PL-48513-20251-FIHGG-25, po opatrzeniu oferty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podając w temacie wiadomości: „Polonia i Polacy za Granicą 2026” - zgłoszenie kandydata,

lub

przesłanie oryginału pocztą lub przesyłką kurierską na adres: Ministerstwo Spraw Zagranicznych Departament Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa
z dopiskiem na kopercie: „Polonia i Polacy za Granicą 2026” – zgłoszenie kandydata,

lub

złożenie oryginału na Dzienniku Podawczym Ministerstwa Spraw Zagranicznych, znajdującym się przy al. J. Ch. Szucha 21, wejście od ul. Litewskiej, z dopiskiem na kopercie: „Polonia i Polacy za Granicą 2026”  – zgłoszenie kandydata. Dziennik Podawczy jest czynny od poniedziałku do piątku w godzinach 8:30 – 16:00 z przerwą w godz. 12.00-12.30. Dziennik Podawczy jest zamknięty w soboty, niedziele oraz pozostałe dni ustawowo wolne od pracy.
 

2. WYMAGANIA W STOSUNKU DO KANDYDATÓW

Zgłoszenia na kandydatów mogą składać osoby, które zostały wskazane przez organizację pozarządową lub podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
do prac komisji konkursowej w konkursie „Polonia i Polacy za Granicą 2026”.

3. KWALIFIKACJA DO KOMISJI KONKURSOWEJ

W celu potwierdzenia gotowości udziału w pracach komisji konkursowej kandydaci zobowiązani będą do podpisania deklaracji udziału w pracach komisji konkursowej (Załącznik B do niniejszego zaproszenia).
Członków komisji konkursowej Ministerstwo Spraw Zagranicznych wyłaniać będzie spośród zgłoszonych kandydatów, zgodnie z kryterium opisanym w pkt 2, uwzględniając doświadczenie poszczególnych kandydatów.

4. WYŁĄCZENIE Z KOMISJI KONKURSOWEJ

Przed przystąpieniem do opiniowania ofert każdy członek komisji składa deklarację dotyczącą braku konfliktu interesów. Wzór deklaracji określony został w załączniku C do niniejszego zaproszenia.
Do członków komisji stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2025 r. poz. 1691) dotyczące wyłączenia pracownika.

5. ZADANIA CZŁONKA KOMISJI KONKURSOWEJ

Do zadań członków komisji konkursowej należy w szczególności:

• czynne uczestnictwo w posiedzeniach i pracach komisji zgodnie z ustalonym harmonogramem,
• udział w opracowaniu regulaminu prac komisji,
• udział w opiniowaniu złożonych ofert w oparciu o kryteria ustalone w regulaminie konkursu
• i zgodnie z regulaminem prac komisji,
• udział w przygotowywaniu protokołu końcowego z prac komisji.

Udział w pracach komisji konkursowej jest nieodpłatny, a za udział w posiedzeniach komisji jej członkom nie przysługuje zwrot poniesionych kosztów.
Członkowie komisji będą zobowiązani do zachowania poufności na zasadach obowiązujących członków komisji, będących pracownikami MSZ oraz do zwrotu wszystkich otrzymanych dokumentów
i materiałów.

6. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Organizacja pozarządowa lub podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wskazująca kandydatów na członka komisji konkursowej w konkursie „Polonia i Polacy za Granicą 2026”, w związku z przetwarzaniem danych osobowych, zobowiązuje się do stosowania przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanym dalej: „RODO”).

Poniższa informacja skierowana jest do kandydatów wskazanych przez organizację pozarządową
lub podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
do prac komisji konkursowej w konkursie „Polonia i Polacy za Granicą 2026”  i stanowi wykonanie obowiązku określonego w art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”.

• Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, danych osobowych jest Minister Spraw Zagranicznych, a wykonującym obowiązki administratora jest dyrektor Departamentu Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą, z siedzibą w Polsce, w Warszawie przy Al. J. Ch. Szucha 23.
• Minister Spraw Zagranicznych powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), który realizuje swoje obowiązki w odniesieniu do danych przetwarzanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych. Dane kontaktowe IOD: adres siedziby: Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa adres e-mail: iod@msz.gov.pl
• Dane zostały przekazane do MSZ przez organizację pozarządową lub podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w związku z naborem kandydatów na członków komisji konkursowej w otwartym konkursie ofert „Polonia i Polacy za Granicą 2026”. Dane osobowe będą przetwarzane przez MSZ na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z prowadzonym naborem kandydatów na członków komisji konkursowej w konkursie „Polonia i Polacy za Granicą 2026” w celu powołania komisji konkursowej, zgodnie z art. 15 ust. 2a i 2d ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.
• Zakres przetwarzanych danych osobowych obejmuje dane zawarte w formularzu zgłoszenia na członka komisji konkursowej, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik A do niniejszego zaproszenia.
• Dane podlegają ochronie na podstawie przepisów RODO i nie mogą być udostępniane osobom trzecim, nieuprawnionym do dostępu do tych danych, a także nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani do organizacji międzynarodowej.
• Dane osobowe będą przetwarzane do ogłoszenia wyników konkursu ofert „Polonia i Polacy za Granicą 2026”, a następnie przechowywane w celach archiwalnych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2020, poz. 164 z późn.zm.)
• Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do kontroli przetwarzania danych, określone w art. 15-16 RODO, w szczególności prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, ich sprostowania oraz w art. 17-19 RODO, o ile będą miały zastosowanie (prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania).
• Dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, który będzie miał wpływ na podejmowanie decyzji mogących wywołać skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpłynąć. Dane nie będą poddawane profilowaniu.
• Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.