Zamawiający: Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP

1. Przedmiot zapytania ofertowego i kontekst:

1. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie analizy eksperckiej poświęconej identyfikacji instrumentów finansowych UE (dotacji, pożyczek, pomocy technicznej itp.) mających zastosowanie na obszarze Azji i Pacyfiku.

Zamawiający oczekuje opracowania eksperckiego, które zmapuje, przeanalizuje i zinterpretuje pełny krajobraz instrumentów Unii Europejskiej (UE) możliwych do zastosowania w regionie Azji i Pacyfiku oraz takich, w odniesieniu do których podmioty mające siedzibę w UE (np. przedsiębiorstwa, organizacje pozarządowe, organizacje badawcze, organy administracji publicznej, konsorcja) mogą kwalifikować się do udziału jako wnioskodawcy, partnerzy lub dostawcy. Analiza obejmie programy dotacyjne, instrumenty finansowe i finansowanie mieszane (pożyczki, gwarancje, instrumenty kapitałowe), pomoc techniczną i twinning, zamówienia publiczne i umowy ramowe, finansowanie badań naukowych i innowacji, a także inicjatywy wielostronne realizowane z udziałem międzynarodowych instytucji finansowych (MIF) oraz platform Team Europe.

Na potrzeby niniejszego zamówienia region Azji i Pacyfiku obejmuje Azję Wschodnią (Chiny, Japonię, Mongolię, Republikę Korei, Tajwan), Azję Południowo-Wschodnią (Brunei Darussalam, Kambodżę, Indonezję, Laotańską Republikę Ludowo-Demokratyczną, Malezję, Mjanmę, Filipiny, Singapur, Timor Wschodni, Wietnam, Tajlandię), Azję Południową (Afganistan, Bangladesz, Bhutan, Indie, Malediwy, Nepal, Pakistan, Sri Lankę), a także Australię, Nową Zelandię oraz państwa wyspiarskie Pacyfiku (Wyspy Cooka, Sfederowane Stany Mikronezji, Niezależne Państwo Samoa, Królestwo Tonga, Niue, Papuę-Nową Gwineę, Republikę Fidżi, Republikę Kiribati, Republikę Wysp Marshalla, Republikę Nauru, Republikę Palau, Republikę Vanuatu, Wyspy Salomona, Tuvalu).

Kontekst polityczny. Analiza powinna zostać przygotowana w kontekście obecnych ram działań zewnętrznych i współpracy międzynarodowej UE. Opracowanie powinno również uwzględniać inne właściwe programy lub mechanizmy UE, które mogą tworzyć możliwości współpracy z państwami Azji i Pacyfiku, w tym w zakresie badań naukowych i innowacji, pomocy technicznej, zamówień publicznych, wsparcia inwestycyjnego oraz sektorowych programów współpracy, o ile takie możliwości są w nich wyraźnie przewidziane. Wykonawca powinien skoncentrować się na instrumentach i kanałach praktycznie istotnych dla podmiotów mających siedzibę w UE, z rozróżnieniem na instrumenty działań zewnętrznych UE, programy wewnętrzne UE o możliwym wymiarze międzynarodowym oraz możliwości udziału w zamówieniach lub realizacji działań powiązanych z przedsięwzięciami finansowanymi przez UE.

Uzasadnienie problemu. Krajobraz finansowania i współpracy UE w regionie Azji i Pacyfiku jest rozproszony pomiędzy różne instrumenty, instytucje, portale, tryby realizacji i zasady kwalifikowalności. Możliwości mogą pojawiać się w ramach dotacji, przetargów, pomocy technicznej, partnerstw badawczych, zróżnicowanych instrumentów finansowych, międzynarodowych instytucji finansowych lub inicjatyw wielostronnych. Dla potencjalnych beneficjentów i podmiotów wdrażających w UE, w tym w Polsce, powoduje to trudności w identyfikacji właściwych możliwości, zrozumieniu warunków dostępu oraz ocenie, czy udział jest możliwy w charakterze wnioskodawcy, partnera, wykonawcy, dostawcy lub członka konsorcjum.

Cel i założenia. Celem opracowania jest dostarczenie Zamawiającemu analizy instrumentów i możliwości UE mających zastosowanie w regionie Azji i Pacyfiku, stanowiącej wsparcie w procesach decyzyjnych.

Analiza powinna w szczególności:

• identyfikować instrumenty, programy i kanały wdrażania UE właściwe dla regionu;
• oceniać potencjalne ścieżki dostępu dla podmiotów mających siedzibę w UE, ze szczególnym uwzględnieniem podmiotów z Polski;
• dokonywać rozróżnienia pomiędzy bezpośrednią kwalifikowalnością, dostępem opartym na partnerstwie, dostępem poprzez zamówienia publiczne oraz innymi formami udziału;
• wskazywać kluczowe ograniczenia prawne, operacyjne lub proceduralne;
• identyfikować miejsca, w których zwykle publikowane są właściwe nabory, przetargi lub ogłoszenia o możliwości współpracy;
• przypisywać każdy instrument do konkretnej instytucji odpowiedzialnej za jego wdrażanie.

Zakres analizy. Analiza powinna łączyć perspektywę instrumentową z perspektywą krajową lub regionalną. Na poziomie instrumentów Wykonawca powinien opisać cel, rodzaj wsparcia, kwalifikujące się podmioty, tryb wdrażania oraz główne warunki dostępu do każdego właściwego instrumentu lub programu. Na poziomie kraju lub regionu Wykonawca powinien ocenić, czy zidentyfikowane instrumenty mają zastosowanie, mogą być stosowane warunkowo czy nie mają zastosowania, wraz z uzasadnieniem oceny. Analiza powinna opierać się na źródłach oficjalnych lub możliwych do zweryfikowania w inny sposób, w tym aktach prawnych UE, dokumentach programowych, programach prac, tekstach zaproszeń do składania ofert, ogłoszeniach o zamówieniach, oficjalnych portalach oraz dokumentacji właściwych instytucji wdrażających.

Oczekiwana wartość dodana. Od Wykonawcy oczekuje się wyjścia poza opisowy katalog instrumentów. Analiza powinna zawierać praktyczną ocenę tego, które instrumenty są najbardziej istotne, dostępne i użyteczne dla podmiotów mających siedzibę w UE oraz na jakich warunkach. Opracowanie powinno identyfikować kluczowe możliwości, ograniczenia, nakładanie się instrumentów oraz luki w obecnym krajobrazie instrumentów. Powinno również zawierać rekomendacje dotyczące tego, w jaki sposób Zamawiający może monitorować właściwe możliwości, oceniać ich znaczenie oraz wspierać potencjalne zaangażowanie podmiotów mających siedzibę w UE / w Polsce. Końcowa analiza powinna być zwięzła, oparta na dowodach i użyteczna w praktyce.

2. Szczegółowe zadania:

Zadanie 1 – Mapowanie właściwych instrumentów i kanałów UE

Zidentyfikowanie i opisanie instrumentów, programów oraz kanałów finansowania lub wdrażania dostępnych w UE i istotnych dla współpracy z regionem Azji i Pacyfiku. Mapowanie powinno obejmować, w zależności od przypadku, dotacje, zamówienia publiczne, pomoc techniczną, finansowanie badań naukowych i innowacji, dostępne instrumenty finansowe, finansowanie mieszane oraz mechanizmy współpracy z udziałem międzynarodowych instytucji finansowych. Mapowanie powinno przypisywać każdy instrument do konkretnej instytucji odpowiedzialnej za jego wdrażanie.

Zadanie 2 – Ocena możliwości korzystania przez podmioty mające siedzibę w UE

Ocena praktycznej możliwości korzystania ze zidentyfikowanych instrumentów przez podmioty mające siedzibę w UE, ze szczególnym uwzględnieniem podmiotów z Polski. Ocena powinna wskazywać, czy dostęp jest bezpośredni, warunkowy, oparty na partnerstwie, oparty na zamówieniach publicznych czy ograniczony, oraz identyfikować główne ograniczenia prawne, operacyjne lub proceduralne. W stosownych przypadkach Wykonawca powinien wskazać specyfikę krajową lub regionalną w obrębie obszaru Azji i Pacyfiku.

Zadanie 3 – Źródła możliwości

Identyfikacja głównych źródeł, z wykorzystaniem których publikowane są właściwe nabory, przetargi, programy lub ogłoszenia o możliwościach współpracy. Powinny one obejmować portale UE, strony internetowe programów, strony Delegatur UE, platformy zamówieniowe oraz inne oficjalne źródła. Wykonawca powinien przedstawić przykłady aktualnych, niedawnych lub cyklicznych możliwości właściwych dla zmapowanych instrumentów, według stanu na uzgodnioną datę graniczną. Przykłady te powinny zostać przedstawione w ustrukturyzowanym załączniku lub rejestrze oraz powinny być poparte linkami do źródeł.

3. Oczekiwane rezultaty:

1. Główny raport analityczny (pdf/docx), przedstawiający mapowanie, ocenę, wnioski i rekomendacje.
2. Zestawienie (matryca) dostępności instrumentów w podziale na kraje (xlsx), podsumowujące znaczenie i dostępność zidentyfikowanych instrumentów dla państw lub subregionów.
3. Zestawienie zidentyfikowanych źródeł (xlsx), obejmujące właściwe zaproszenia do składania ofert, zamówienia publiczne, programy, portale oraz inne źródła wskazane w analizie, wraz z linkami i zwięzłym komentarzem.
4. Praktyczny poradnik dotyczący monitorowania (pdf/docx), zawierający wskazówki dotyczące rekomendowanych źródeł oraz sposobów wyszukiwania.

2. Sposób przygotowania oferty:

Oferta na przygotowanie wyżej wymienionej analizy powinna zawierać następujące elementy:

1. Proponowaną metodologię realizacji przedmiotu zamówienia obejmującą co najmniej: a) wskazanie kategorii źródeł, z których Oferent będzie korzystał, w szczególności aktów prawnych UE, dokumentów programowych, programów prac, portali UE, ogłoszeń o naborach i zamówieniach oraz dokumentacji instytucji wdrażających; b) opis sposobu weryfikacji aktualności i wiarygodności źródeł; c) opis sposobu klasyfikacji instrumentów według ich dostępności dla podmiotów mających siedzibę w UE, w tym w Polsce; d) proponowaną strukturę raportu oraz harmonogram prac. Spełnienie tego wymogu podlega ocenie według formuły "spełnia / nie spełnia". Metodologia nie stanowi odrębnego kryterium punktowego.
2. Proponowany harmonogram realizacji zamówienia, przy czym oferta nie może przewidywać terminu wykonania przedmiotu zamówienia dłuższego niż 90 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy, z zastrzeżeniem terminu końcowego wskazanego w Pkt. VIII.2.
3. Informacje potwierdzające, że oferent spełnia minimalne warunki udziału określone w Pkt. III, w tym w szczególności:

1. wykaz analiz, ekspertyz, opracowań lub raportów przygotowanych w okresie 3 lat poprzedzających termin składania ofert, potwierdzający spełnienie minimalnego warunku udziału określonego w Pkt. III.2.a.
2. wykaz ekspertów zaangażowanych w realizację zamówienia wraz z CV kluczowych ekspertów, potwierdzającymi spełnienie minimalnego warunku udziału określonego w Pkt. III.2.b.
3. wykaz partnerów, którzy będą zaangażowani w realizację zamówienia (w przypadku konsorcjum), wraz z ich danymi (nazwa, rola w realizacji zamówienia, wkład – kompetencje regionalne lub tematyczne).
4. struktura zespołu oraz podział odpowiedzialności między poszczególnymi partnerami (lub ekspertami) zaangażowanymi w realizację zamówienia.
5. całkowita cena brutto za realizację zamówienia, która powinna obejmować wszystkie koszty i elementy związane z wykonaniem zamówienia (w tym przeniesienie praw autorskich).

3. Minimalne warunki udziału:

1. Kwalifikowalność oferentów

1. Warunki udziału. O realizację zamówienia mogą ubiegać się pojedyncze podmioty zarejestrowane w państwie członkowskim UE lub w innym państwie kwalifikującym się zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami UE, a także konsorcja, których członkowie są zarejestrowani w takich państwach.
2. Konsorcja. W przypadku składania oferty przez konsorcjum, jeden z członków konsorcjum musi pełnić funkcję Lidera przyjmującego odpowiedzialność umowną. Dopuszczalne jest podwykonawstwo, jednak podstawowe zadania wymienione w Pkt. I.2 muszą być wykonywane przez oferenta/konsorcjum.
3. Niezależność i bezstronność. Oferenci muszą być wolni od konfliktów interesów w odniesieniu do instytucji UE, instytucji finansowych lub beneficjentów objętych niniejszym zamówieniem (Pkt. III.5).

2. Kompetencje

Oferenci muszą wykazać spełnienie minimalnych warunków udziału dotyczących doświadczenia oraz wiedzy ekspertów. Spełnienie warunków, o których mowa w Pkt. III.2.a–b, podlega ocenie według formuły "spełnia / nie spełnia".

1. Doświadczenie

• Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Oferent, a w przypadku konsorcjum co najmniej jeden z członków konsorcjum, wykaże wykonanie w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert co najmniej jednej zakończonej analizy, ekspertyzy, opracowania lub raportu odpowiadającego przedmiotowi zamówienia.
• Za opracowanie odpowiadające przedmiotowi zamówienia uznaje się opracowanie dotyczące co najmniej jednego z następujących obszarów: instrumentów lub programów UE, finansowania zewnętrznego UE, dotacji, zamówień publicznych, współpracy międzynarodowej, międzynarodowych instytucji finansowych, finansowania rozwoju, badań naukowych i innowacji lub mapowania instrumentów i warunków kwalifikowalności. Spełnienie warunku będzie weryfikowane na podstawie wykazu zrealizowanych prac zawierającego co najmniej: tytuł lub przedmiot opracowania, zakres, datę realizacji, rolę Oferenta lub członka konsorcjum oraz nazwę klienta albo zanonimizowany opis klienta.
• Doświadczenie dotyczące współpracy gospodarczej między Unią Europejską a państwami regionu Azji i Pacyfiku może zostać wskazane w wykazie, jednak nie stanowi odrębnego warunku udziału ani odrębnego kryterium punktowego.

2. Wiedza. Oferent musi zapewnić udział co najmniej jednego kluczowego eksperta posiadającego doświadczenie zawodowe, analityczne, badawcze lub doradcze w co najmniej jednym z następujących obszarów: instrumenty lub programy UE, dotacje, zamówienia publiczne, badania naukowe i innowacje, współpraca międzynarodowa, międzynarodowe instytucje finansowe lub finansowanie rozwoju. Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli z CV eksperta wynika, że posiada on co najmniej 2-letnie doświadczenie w jednym z powyższych obszarów lub uczestniczył jako autor, współautor lub ekspert w realizacji co najmniej jednej analizy, ekspertyzy, raportu lub opracowania dotyczących jednego z tych obszarów. Spełnienie warunku podlega ocenie według formuły "spełnia / nie spełnia", na podstawie CV kluczowego eksperta lub ekspertów.

3. Wymogi formalne

1. Status prawny: dokument potwierdzający status prawny Wykonawcy (odpis z rejestru lub dokument równoważny).
2. Podatki i ubezpieczenia społeczne: oświadczenie o spełnieniu wymogów w państwie rejestracji.
3. Sytuacja finansowa: oświadczenie, że wobec Oferenta nie otwarto likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, chyba że informacja ta wynika z dokumentu, o którym mowa w lit. a). Zamawiający może zażądać dodatkowych dokumentów potwierdzających przed udzieleniem zamówienia.

4. Standardy językowe i wymogi dotyczące treści przedmiotu zamówienia

1. Język roboczy: angielski.
2. Treść przedmiotu zamówienia: zgodnie z Pkt. I, w formatach edytowalnych (docx, xlsx) oraz pdf.
3. Możliwość weryfikacji: informacje zawarte w treści przedmiotu zamówienia muszą być poparte właściwymi przypisami i źródłami.

5. Konflikt interesów i zgodność z zasadami etycznymi

1. Oferenci są zobowiązani do złożenia oświadczenia o istnieniu, braku lub potencjalnego konfliktu interesów w odniesieniu do instytucji UE, międzynarodowych instytucji finansowych lub Zamawiającego, a także do zaproponowania sposobu uniknięcia konfliktu interesów w przypadku jego wystąpienia.
2. Oferenci zobowiązani są przestrzegać standardów prawnych i etycznych właściwych dla zamówienia.

6. Dokumenty składane wraz z ofertą

1. Oświadczenie o kwalifikowalności (podpisane), potwierdzające zgodność z pkt III.1–5.
2. Wykaz właściwych analiz, opracowań, ekspertyz lub raportów potwierdzający spełnienie warunku określonego w Pkt. III.2.a oraz, odrębnie, ewentualne dodatkowe realizacje wskazywane na potrzeby oceny w ramach kryterium nr 1 opisanego w Pkt. IV.
3. CV kluczowych ekspertów potwierdzające spełnienie warunku określonego w Pkt. III.2.b oraz, odrębnie, ewentualnych dodatkowych ekspertów wskazywanych na potrzeby oceny w ramach kryterium nr 2 opisanego w Pkt. IV.
4. Metodologia, struktura oraz harmonogram prac, zawierające elementy wskazane w Pkt. II.1-2.
5. Całkowita cena brutto (zgodnie z Pkt. II), obejmująca wszystkie koszty oraz przeniesienie praw autorskich do wszystkich wytworzonych materiałów.

7. Podwykonawstwo

Podwykonawstwo powinno zostać jasno wskazane, wraz z podaniem podmiotu i ogólnego zakresu prac powierzonych podwykonawcy. Oferent pozostaje w pełni odpowiedzialny za jakość, terminy i zgodność przedmiotu zamówienia z wymaganiami zapytania ofertowego.

4. Kryteria i sposób oceny ofert:

Zamawiający dokona najpierw oceny spełnienia minimalnych warunków udziału określonych w Pkt. III według formuły "spełnia / nie spełnia". Do oceny punktowej zostaną dopuszczone wyłącznie oferty złożone w terminie i spełniające wszystkie minimalne warunki udziału. Kryteria punktowane obejmują wyłącznie elementy ponad minimalne warunki udziału oraz cenę.

Kryteria punktowane

Uwagi (dla kryteriów 1 i 2): w kryterium 1 należy uwzględniać wyłącznie realizacje zakończone w ciągu ostatnich 3 lat; każdą realizację należy wymienić z podaniem tytułu, zakresu, roli, daty, klienta/umowy (link publiczny lub zanonimizowany opis). W kryterium 2 uwzględnia się wyłącznie dodatkowych ekspertów spełniających wymagania określone w Pkt. III.2.b. Realizacja lub ekspert wykazani na potrzeby spełnienia minimalnych warunków udziału w Pkt. III.2.a i III.2.b nie są punktowani w ramach kryteriów 1 i 2.

Uwagi (dla kryterium 3): Oferta z najniższą ceną otrzyma 10 pkt. Pozostałe oferty otrzymają liczbę punktów proporcjonalnie niższą, zgodnie z powyższym wzorem.

Obliczanie punktacji: punktacja całkowita = liczba punktów uzyskanych w kryterium 1 + liczba punktów uzyskanych w kryterium 2 + liczba punktów uzyskanych w kryterium 3. Maksymalna liczba punktów wynosi 100.

5. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty:

1. Po złożeniu ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Oferentami w celu wyjaśnienia wszelkich informacji zawartych w złożonej ofercie, jeżeli będzie to konieczne.
2. Wykonawca zostanie wybrany poprzez porównanie ofert złożonych w terminie i spełniających wszystkie wymogi udziału wskazane w Pkt. III, z uwzględnieniem kryteriów i metodyki opisanych w Pkt. IV.
3. Zamówienie zostanie udzielone Oferentowi, którego oferta uzyska najwyższą punktację całkowitą. Jeżeli dwie oferty uzyskają taką samą punktację, zamówienie zostanie udzielone Oferentowi, który zaoferował niższą cenę.
4. Zamawiający powiadomi wszystkich Oferentów uczestniczących w postępowaniu o wyborze najkorzystniejszej oferty.

6. Odrzucenie ofert:

1. Oferty dostarczone po terminie wskazanym w Pkt. IX nie będą rozpatrywane.
2. Oferty podlegają odrzuceniu, jeżeli nie zawierają wszystkich elementów określonych w Pkt. II lub nie spełniają minimalnych warunków udziału określonych w Pkt. III. Za niedopuszczalną uznaje się również zmianę podmiotów uczestniczących w realizacji zamówienia po wyborze oferty przez Zamawiającego, bez uprzedniej zgody Zamawiającego.

7. Zastrzeżenia:

1. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Zamawiającego do przyjęcia którejkolwiek z ofert. Informacja przekazana w ofercie będzie jednocześnie stanowić element określenia szacunkowej wartości zamówienia.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków, w tym finansowych, zawartych w ofertach.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Oferentów celem wyjaśnienia treści ofert.
4. W przypadku złożenia niekompletnej oferty lub złożenia oferty po terminie, Zamawiający zastrzega sobie prawo jej odrzucenia, bez poinformowania Oferenta. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny oraz rezygnacji z realizacji zamówienia bez podania przyczyny rezygnacji.
6. W przypadku, w którym Zamawiający i Oferent, którego oferta została wybrana, nie zdołają w terminie do dnia 2 września 2026 r. wynegocjować tekstu umowy zlecenia, o którym mowa w Pkt. VIII, Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od powierzenia realizacji zadania.
7. Zamawiający zapewni ze swojej strony współpracę oraz gotowość do udzielania dodatkowych informacji i wyjaśnień odnośnie do problemów i wątpliwości mogących się pojawić na etapie przygotowania ofert. W celu ich uzyskania i dodatkowych informacji należy składać zapytania pisemne na adres e-mail: dap.event@msz.gov.pl.

8. Realizacja przedmiotu zamówienia:

1. Realizacja przedmiotu zamówienia zostanie powierzona Oferentowi na podstawie umowy zlecenia.
2. Przedmiot zamówienia zostanie przekazany Zamawiającemu w terminie określonym w wyżej wymienionej umowie, nie później niż do dnia 2 grudnia 2026 r. Umowa określi również sposób odbioru i akceptacji przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego.
3. Zleceniobiorca zobowiązuje się do dostarczenia przedmiotu zamówienia w formatach edytowalnych (docx, xlsx) oraz pdf.
4. Zleceniobiorca, po akceptacji przedmiotu zlecenia przez Zamawiającego, otrzyma od Zamawiającego wynagrodzenie zgodnie z warunkami umowy zlecenia.
5. Zleceniobiorca przenosi na Zamawiającego, w ramach wynagrodzenia na podstawie umowy zlecenia, autorskie prawa majątkowe wraz z prawami zależnymi do wszystkich materiałów wytworzonych w związku z realizacją umowy.

9. Termin i sposób składania ofert:

1. Termin składania ofert: 10 sierpnia 2026 r., godz. 23:59.
2. Sposób składania ofert: pocztą elektroniczną na następujące adres: dap.event@msz.gov.pl.
3. Oferty należy składać w formie skanu podpisanych dokumentów (maksymalny rozmiar załącznika nie powinien przekraczać 10 MB) lub pliku podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wskazane dokumenty muszą być podpisane przez Oferenta lub przez osobę należycie umocowaną do reprezentowania Oferenta.
4. W celu uzyskania wyjaśnień i dodatkowych informacji należy składać zapytania pisemne za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: dap.event@msz.gov.pl, nie później jednak niż do dnia 4 sierpnia 2026 r. do godz. 16.00.
5. Termin ważności oferty winien obejmować 30 dni. 
    

INFORMACJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ MINISTERSTWO SPRAW ZAGRANICZNYCH

Niniejsza informacja stanowi wykonanie obowiązku określonego w art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”.

1. Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, danych osobowych zawartych
   w ofertach jest: Minister Spraw Zagranicznych, z siedzibą w Warszawie, Al. J. Ch. Szucha 23, tel. +48 225230000, natomiast wykonującym obowiązki administratora jest dyrektor Biura Transformacji Cyfrowej.
2. Minister Spraw Zagranicznych powołał inspektora ochrony danych (IOD), który realizuje swoje obowiązki w odniesieniu do danych przetwarzanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych.

Dane kontaktowe IOD:
adres siedziby: al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa
adres e-mail: iod@msz.gov.pl

3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku
   z art. 162 pkt. 4 oraz art. 44 ust. 2-4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych w celu związanym z wyborem najkorzystniejszej oferty.
4. Podanie danych osobowych jest warunkiem koniecznym do uczestnictwa w postępowaniu.
5. Dane osobowe zostały przekazane przez Oferenta w związku z odpowiedzią na zapytanie ofertowe.
6. Zakres przetwarzanych danych obejmuje dane wskazane w ofercie przesłanej przez Oferenta, w szczególności: imiona i nazwiska, informacje o wykształceniu, kwalifikacjach i doświadczeniu osób, którymi dysponuje Oferent (pracowników, współpracowników, podwykonawców) oraz dane teleadresowe przedstawiciela oferenta/ osoby kontaktowej w sprawach związanych z zapytaniem ofertowym.
7. Dostęp do danych posiadają uprawnieni pracownicy Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Dane mogą być udostępniane innym osobom i podmiotom wyłącznie na podstawie przepisów prawa. Odrębną grupę odbiorców mogą stanowić podmioty, z którymi administrator ma podpisane umowy o współpracy np. w celu wsparcia teleinformatycznego.
8. Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani do organizacji międzynarodowej.
9. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty oraz rozpatrzenia ewentualnych odwołań, a następnie przechowywane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisami wewnętrznymi MSZ wynikającymi z przepisów ww. ustawy.
10. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, który będzie miał wpływ na podejmowanie decyzji mogących wywołać skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpłynąć. Dane nie będą poddawane profilowaniu.
11. Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa do kontroli przetwarzania danych, w szczególności prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, określone w art. 15-16 RODO oraz w stosownych przypadkach art. 18 RODO.

Osoba, której dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

​​​​Odpowiedzi na pytania Oferentów otrzymane w toku postępowania

W związku z zapytaniem ofertowym dotyczącym przygotowania Analizy instrumentów finansowych UE mających zastosowanie w regionie Azji i Pacyfiku, wpłynęły do Zamawiającego następujące zapytania:

1. Jaki jest planowany termin rozstrzygnięcia postępowania i wyłonienia wykonawcy. Czy dobrze rozumiemy, że od tego momentu będzie liczony termin 90 dni kalendarzowych na dostarczenie wyniku prac. Zależy nam, aby oszacować termin na dostarczenie rezultatu prac i tym samym zweryfikować dostępność zespołu eksperckiego.
2. Czy oferta może zostać złożona w języku angielskim, zakładając aplikowanie w konsorcjum z partnerem zagranicznym.
3. W jakim języku ma zostać przygotowana oferta – polskim czy angielskim?
4. Czy w przypadku przedmiotu zamówienia opracowywanego w języku angielskim oczekiwane jest opracowanie dodatkowo streszczenia w języku polskim?
5. Czy Zamawiający ma oczekiwaną orientacyjną długość lub objętość głównego raportu analitycznego i pozostałych rezultatów pisemnych?
6. Czy opracowane w ramach zamówienia dokumenty mają mieć charakter roboczy (prosty skład, nacisk na przejrzystość i kwestie merytoryczne), czy też powinny być opracowane graficznie z przygotowaną identyfikacją wizualną i składem w formacie „przyjaznym” dla odbiorców (broszura z ilustracjami, infografikami etc.)? Ewentualnie, czy zaawansowane opracowanie graficzne może zostać wycenione wariantowo jako dodatkowa usługa (celem uniknięcia sytuacji, w której tego typu dodatkowa usługa będzie miała wpływ na wynik punktowy w kryterium 3 postępowania „Cena”).
7. Czy w przypadku braku rozstrzygających danych publicznych Wykonawca jest zobowiązany do kontaktowania się z poszczególnymi interesariuszami celem uzyskania dodatkowych informacji (Komisja Europejska, Delegatury UE, EIB/DFI/MIF lub inne instytucje wdrażające), czy dopuszczalny jest udokumentowany wynik „brak wystarczających danych/insufficient_evidence”? Jeżeli kontakt jest oczekiwany, czy Zamawiający zapewni wsparcie lub wprowadzenie do właściwych instytucji?
8. Czy Zamawiający dostarczy wzory dokumentów koniecznych do złożenia w ramach Oferty (np. „Oświadczenie o kwalifikowalności”, „Wykaz analiz” etc.)?
9. W zapytaniu ofertowym wskazano, że zastosowanie instrumentów może być oceniane na poziomie kraju lub regionu / w ramach macierzy obejmującej kraje lub subregiony. Czy Zamawiający oczekuje indywidualnej oceny dla każdego z 40 wymienionych krajów?
10. Jakiego poziomu szczegółowości ujęcia na poziomie krajowym oczekuje Zamawiający: krótkiego określenia zastosowania wraz ze wskazaniem uzasadnienia, zgodnie z pojęciami użytymi w Sekcji I, tj. zastosowanie ma miejsce, zastosowanie warunkowe, zastosowanie nie ma miejsca, czy też pełniejszego profilu krajowego o objętości jednej–dwóch stron?
11. Czy analiza powinna obejmować mechanizmy międzynarodowych instytucji finansowych wyłącznie wtedy, gdy Unia Europejska wnosi do nich wkład finansowy, czy również mechanizmy, do których podmioty ustanowione w UE mogą uzyskać dostęp niezależnie od finansowania UE, takie jak zamówienia Azjatyckiego Banku Rozwoju i Banku Światowego lub finansowanie EBI poza operacjami finansowanymi przez UE?
12. Czy przewidziano orientacyjną lub maksymalną objętość głównego raportu analitycznego?
13. Czy Zamawiający byłby zainteresowany uwzględnieniem perspektywy dotyczącej architektury proponowanej w ramach wieloletnich ram finansowych na lata 2028–2034 oraz jej konsekwencji dla ścieżek dostępu, czy też analiza powinna pozostać ograniczona do obecnych ram? Proponujemy zaoferować ten element jako opcję wycenioną oddzielnie.
14. Czy zamówienie ma określony limit budżetowy lub orientacyjny przedział finansowy?
15. W jakiej walucie należy wyrazić całkowitą cenę brutto? Jeżeli oferty mogą być składane w walucie innej niż PLN, jaki kurs przeliczeniowy i jaka data odniesienia będą miały zastosowanie?
16. Czy wystarczające jest podanie całkowitej ceny brutto, czy Zamawiający wymaga podziału kosztów według ekspertów, etapów lub produktów?
17. Czy Zamawiający przewiduje preferowaną strukturę płatności, czy też kwestia ta zostanie uregulowana w umowie o świadczenie usług? Czy Oferenci mogą zaproponować harmonogram płatności w swoich ofertach?
18. Czy obowiązuje wymagany wzór oferty albo limit jej objętości?

Odpowiedzi Zamawiającego:

Ad. 1.    Rozstrzygnięcie postępowania i – w przypadku wyłonienia wykonawcy – podpisanie umowy ma nastąpić do dnia 2 września br.

Ad. 2.    Tak, oferta może zostać złożona w j. angielskim.

Ad. 3.    Oferta może zostać przygotowana w j. polskim lub angielskim.

Ad. 4.    Streszczenie nie jest wymagane.

Ad. 5.    Długość opracowania nie jest odgórnie zdefiniowana przez Zamawiającego.

Ad. 6.    Opracowanie ma przede wszystkim obejmować kwestie merytoryczne. Opracowanie graficzne nie jest wymagane.

Ad. 7.    Wykonawca powinien opierać się przy opracowaniu przedmiotu zamówienia na ogólnodostępnych informacjach i materiałach, jeżeli w ocenie Wykonawcy konieczne będzie pozyskanie dodatkowych danych/informacji powinien on pozyskać je samodzielnie.

Ad. 8.    Zamawiający nie określa jednolitego wzoru w/w dokumentów.

Ad. 9.    Zamawiający oczekuje, że macierz obejmie wszystkie kraje wskazane w zakresie geograficznym zapytania ofertowego. Nie oznacza to jednak, że w raporcie głównym należy przygotować pełny opis narracyjny odrębnie dla każdego kraju. W przypadku gdy zasady danego instrumentu mają zastosowanie na poziomie regionalnym lub subregionalnym, może to zostać odpowiednio odzwierciedlone, pod warunkiem że macierz jasno wskazuje status zastosowania dla każdego kraju lub, w uzasadnionych przypadkach, dla jasno zdefiniowanego subregionu.

Ad. 10. Zamawiający oczekuje co najmniej krótkiego określenia zastosowania zgodnie z pojęciami użytymi w zapytaniu ofertowym — zastosowanie ma miejsce, zastosowanie warunkowe albo zastosowanie nie ma miejsca — wraz ze zwięzłym uzasadnieniem i odniesieniem do właściwego źródła. Pełne profile krajowe o objętości jednej–dwóch stron nie są wymagane. Uwagi dotyczące poszczególnych krajów mogą zostać uwzględnione w raporcie głównym, jeżeli są konieczne do wyjaśnienia istotnych różnic, ograniczeń lub możliwości.

Ad. 11.  Główny zakres zamówienia powinien pozostać skoncentrowany na instrumentach UE oraz mechanizmach wspieranych przez UE lub powiązanych z UE, w tym mechanizmach międzynarodowych instytucji finansowych, w których UE wnosi wkład finansowy, udziela gwarancji, uczestniczy poprzez rozwiązania typu blending lub w przypadku których dany mechanizm jest bezpośrednio istotny dla działań zewnętrznych UE, Global Gateway, Team Europe lub wdrażania związanego z NDICI. Mechanizmy zamówień lub finansowania międzynarodowych instytucji finansowych, do których podmioty ustanowione w UE mogą uzyskać dostęp niezależnie od finansowania UE, mogą zostać wskazane, o ile jest to uzasadnione, jako kontekstowe lub uzupełniające ścieżki dostępu, jednak wyczerpujące mapowanie wszystkich możliwości oferowanych przez Azjatycki Bank Rozwoju, Bank Światowy lub inne międzynarodowe instytucje finansowe poza ramami UE nie jest wymagane.

Ad. 12.  Zamawiający nie określa ścisłej objętości głównego raportu analitycznego.

Ad. 13.  Podstawowy zakres zamówienia powinien koncentrować się na obecnych ramach oraz instrumentach obecnie obowiązujących lub obecnie istotnych z punktu widzenia ścieżek dostępu w regionie Azji i Pacyfiku. Zamawiający byłby zainteresowany zwięzłym omówieniem potencjalnych konsekwencji proponowanej architektury na lata 2028–2034.

Ad. 14.  Zamawiający nie ujawnia na tym etapie limitu budżetowego ani orientacyjnego przedziału finansowego. Oferenci proszeni są o złożenie najkorzystniejszej cenowo oferty w oparciu o zakres opisany w zapytaniu ofertowym.

Ad. 15.  Całkowita cena brutto powinna być wyrażona w PLN. Jeżeli Oferent poda dodatkowo orientacyjną kwotę w innej walucie, dla celów oceny decydująca będzie kwota wyrażona w PLN. Na potrzeby oceny kryterium ceny nie będzie stosowany żaden mechanizm przeliczania walut.

Ad. 16.  Oferta powinna zawierać całkowitą cenę brutto za realizację zamówienia, obejmującą wszystkie koszty i elementy związane z wykonaniem umowy. Szczegółowy podział kosztów według ekspertów, etapów lub produktów nie jest obowiązkowy, jednak Oferenci mogą przedstawić taki podział, jeżeli uznają to za przydatne. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się o wyjaśnienia dotyczące ceny lub jej poszczególnych elementów, jeżeli będzie to konieczne.

Ad. 17.  Struktura płatności zostanie określona w umowie. Oferenci mogą zaproponować harmonogram płatności w swoich ofertach, jednak propozycja ta będzie podlegała uzgodnieniu z Zamawiającym i nie będzie wiążąca na etapie oceny ofert.

Ad. 18.  Nie obowiązuje żaden wymagany wzór oferty ani formalny limit jej objętości. Oferta powinna być jasna, zwięzła i zawierać wszystkie elementy wymagane w zapytaniu ofertowym, w tym proponowaną metodologię, proponowany harmonogram, odpowiednie doświadczenie, skład zespołu i podział obowiązków oraz całkowitą cenę brutto.

Contracting Authority: Ministry of Foreign Affairs of the Republic of Poland

1. Subject of the request for proposals (RFP) and context:

1. The subject of the RFP is the development of an expert analysis devoted to the identification of EU financial instruments (grants, loans, technical assistance, etc.) applicable in the Asia-Pacific area.

The Contracting Authority seeks an expert study that maps, analyses and interprets the full landscape of European Union (EU) instruments that can be applied in the Asia-Pacific region and for which EU-based entities (e.g., enterprises, NGOs, research organisations, public authorities, consortia) may be eligible to participate as applicants, partners or suppliers. The analysis will encompass grant schemes, financial instruments and blended finance (loans, guarantees, equity), technical assistance and twinning, procurement and framework contracts, research and innovation funding, as well as multi-partner initiatives implemented with international financial institutions (IFIs) and Team Europe platforms.

For the purposes of this assignment, the Asia-Pacific region includes East Asia (China, Japan, Mongolia, Republic of Korea, Taiwan), Southeast Asia (Brunei Darussalam, Cambodia, Indonesia, Lao PDR, Malaysia, Myanmar, Philippines, Singapore, Timor-Leste, Viet Nam, Thailand), South Asia (Afghanistan, Bangladesh, Bhutan, India, Maldives, Nepal, Pakistan, Sri Lanka), and Australia, New Zealand and Pacific Island countries (Cook Islands, Federated States of Micronesia, Independent State of Samoa, Kingdom of Tonga, Niue, Papua New Guinea, Republic of Fiji, Republic of Kiribati, Republic of Marshall Islands, Republic of Nauru, Republic of Palau, Republic of Vanuatu, Solomon Islands, Tuvalu).

Policy context. The analysis should be prepared in the context of the EU’s current external action and international cooperation framework. The study should also take into account other relevant EU programmes or mechanisms which may create opportunities for cooperation with Asia-Pacific countries, including research and innovation, technical assistance, public procurement, investment support and sectoral cooperation programmes, where such opportunities are explicitly foreseen. The Contractor should focus on instruments and channels that are practically relevant for EU-based entities and should distinguish between EU external action instruments, EU internal programmes with possible international dimensions, and procurement or implementation opportunities linked to EU-funded actions.

Problem statement. The EU funding and cooperation landscape in the Asia-Pacific region is fragmented across different instruments, institutions, portals, implementation modalities and eligibility rules. Opportunities may arise through grants, tenders, technical assistance, research partnerships, financial instruments, international financial institutions or multi-partner initiatives. For potential beneficiaries and implementing entities in the EU, including in Poland, this creates difficulties in identifying relevant opportunities, understanding access conditions and assessing whether participation is possible as an applicant, partner, contractor, supplier or member of a consortium.

Purpose and objectives. The purpose of the study is to provide the Contracting Authority with a decision-oriented analysis of EU instruments and opportunities applicable in the Asia-Pacific region.

The analysis should in particular:

• identify the EU instruments, programmes and implementation channels relevant to the region;
• assess the potential access pathways for EU-based entities, with particular attention to entities from Poland;
• distinguish between direct eligibility, partnership-based access, procurement-based access and other forms of participation;
• indicate key legal, operational or procedural limitations;
• identify where relevant calls, tenders or cooperation opportunities are usually published;
• assign each instrument to a specific institution responsible for its implementation.

Analytical scope. The analysis should combine an instrument-level and country- or region-level perspective. At instrument level, the Contractor should describe the purpose, type of support, eligible actors, implementation modality and main access conditions of each relevant instrument or programme. At country or regional level, the Contractor should assess whether the identified instruments are applicable, conditionally applicable or not applicable, and should explain the main reasons for this assessment. The analysis should be based on official or otherwise verifiable sources, including EU legal acts, programme documents, work programmes, calls for proposals, procurement notices, official portals and documentation of relevant implementing institutions.

Expected value-add. The Contractor is expected to go beyond a descriptive catalogue of instruments. The analysis should provide a practical assessment of which instruments are most relevant, accessible and useful for EU-based entities, and under what conditions. The study should identify key opportunities, limitations, overlaps and gaps in the current instrument landscape. It should also provide recommendations on how the Contracting Authority may follow relevant opportunities, assess their relevance and support potential engagement by EU-based / Polish entities. The final analysis should be concise, evidence-based and actionable.

2. Specific tasks:

Task 1 – Mapping of relevant EU instruments and channels

Identify and describe the EU instruments, programmes and f+unding or implementation channels relevant to cooperation with the Asia-Pacific region. The mapping should include, where applicable, grants, procurement, technical assistance, research and innovation funding, financial instruments, blended finance, and cooperation mechanisms involving international financial institutions. The mapping should assign each instrument to a specific institution responsible for its implementation.

Task 2 – Assessment of applicability for EU-based entities

Assess the practical applicability of the identified instruments for EU-based entities, with particular attention to entities from Poland. The assessment should indicate whether access is direct, conditional, partnership-based, procurement-based or limited, and should identify the main legal, operational or procedural constraints. Where relevant, the Contractor should indicate country-specific or regional differences within the Asia-Pacific region.

Task 3 – Sources of opportunities

Identify the main sources through which relevant calls, tenders, programmes or cooperation opportunities are published. This should include EU portals, programme websites, EU Delegation pages, procurement platforms and other official sources. The Contractor should provide examples of current, recent or recurring opportunities relevant to the mapped instruments, as of the agreed cut-off date. These examples should be presented in a structured annex or register and should be supported by source links.

3. Deliverables:

1. Main analytical report (pdf/docx), presenting the mapping, assessment, conclusions and recommendations.
2. Instrument and country applicability matrix (xlsx), summarising the relevance and accessibility of the identified instruments for countries or subregions covered by the assignment.
3. Opportunity and source register (xlsx), containing relevant calls, tenders, programmes, portals and other sources identified during the analysis, with links and short explanatory notes.
4. Practical monitoring guidance (pdf/docx), indicating recommended sources and search approaches.

2. Method of preparing the proposal:

The proposal to prepare the above-mentioned analysis should include the following elements:

1. Proposed methodology for delivering the subject of the assignment covering at least: a) an indication of the categories of sources that the Bidder will use, in particular EU legal acts, programme documents, work programmes, EU portals, call and procurement notices and documentation of implementing institutions; b) a description of the method for verifying the timeliness and reliability of sources; c) a description of the method for classifying instruments according to their availability to entities established in the EU, including in Poland; d) the proposed report structure and work schedule. Fulfilment of this requirement shall be assessed on a pass/fail basis. The methodology shall not constitute a separate scored criterion.
2. The proposed implementation schedule for the assignment, provided that the proposal may not provide for a deadline for performance of the subject of the assignment longer than 90 calendar days from the date of conclusion of the contract, subject to the final deadline indicated in Section VIII.2.
3. Information confirming that the bidder meets the minimum participation conditions set out in Section III, including, in particular:

1. a list of analyses, expert opinions, studies or reports prepared within the three years preceding the bid submission deadline, confirming fulfilment of the minimum participation condition set out in Section III.2.a.
2. a list of experts involved in delivery of the assignment together with CVs of key experts, confirming fulfilment of the minimum participation condition set out in Section III.2.b.
3. a list of partners to be involved in delivery of the assignment (in case of consortium), together with their details (name, role in the assignment, contribution - regional or thematic expertise).
4. the team structure and the division of responsibilities among the respective partners (or experts) engaged in delivery of the assignment.
5. the total gross price for delivery of the assignment, which should cover all costs and components associated with performance (including transfer of copyrights).

3. Minimum Participation Conditions:

1. Eligibility of bidders

1. Who may apply. Single entities legally established in an EU Member State or another eligible country under the applicable EU rules, as well as consortia whose members are legally established in such countries.
2. Consortia. One member must act as Lead Tenderer and assume overall contractual responsibility. Subcontracting is permitted; however, core tasks listed in Section I.2 must be performed by the bidder/consortium.
3. Independence & impartiality. Bidders must be free of conflicts of interest with respect to EU institutions, financial institutions, or beneficiaries covered by this assignment (see III.5).

2. Competences

Bidders must demonstrate fulfilment of minimum participation conditions concerning experience and expert knowledge. Fulfilment of the conditions referred to in Section III.2.a-b shall be assessed on a pass/fail basis.

1. Experience

• The condition shall be deemed fulfilled if the Bidder, and in the case of a consortium at least one consortium member, demonstrates that within the three years preceding the bid submission deadline it has completed at least one analysis, expert opinion, study or report corresponding to the subject of the assignment.
• For the purposes of this assignment, a study corresponding to the subject of the assignment shall mean a study concerning at least one of the following areas: EU instruments or programmes, EU external financing, grants, procurement, international cooperation, international financial institutions, development finance, research and innovation, or mapping of instruments and eligibility conditions. Fulfilment of the condition shall be verified on the basis of a list of completed works containing at least: the title or subject of the study, scope, date of implementation, role of the Bidder or consortium member, and the name of the client or an anonymised client description.
• Experience concerning economic cooperation between the European Union and countries of the Asia-Pacific region may be indicated in the list; however, it does not constitute a separate participation condition or a separate scored criterion.

2. Knowledge. The Bidder must ensure the involvement of at least one key expert possessing professional, analytical, research or advisory experience in at least one of the following areas: EU instruments or programmes, grants, procurement, research and innovation, international cooperation, international financial institutions or development finance. The condition shall be deemed fulfilled if the expert’s CV shows that he or she has at least two years of experience in one of the above areas or participated as an author, co-author or expert in the preparation of at least one analysis, expert opinion, report or study concerning one of those areas. Fulfilment of the condition shall be assessed on a pass/fail basis, on the basis of the CV of the key expert or experts.

3. Formal requirements

1. Legal status: proof of legal status of the Contractor (registry extract or equivalent).
2. Tax & social security: self-declaration of compliance in the country of establishment.
3. Financial standing: self-declaration that no liquidation has been opened and no bankruptcy has been declared with respect to the Bidder, unless this information results from the document referred to in letter a). The Contracting Authority may request additional supporting documents prior to award.

4. Language standards and requirements concerning the content of the subject of the assignment

1. Working language: English.
2. Content of the subject of the assignment: as specified in Section I, in editable formats (docx, xlsx) and pdf.
3. Traceability: all findings must be supported by relevant references and sources.

5. Conflict of interest and ethical compliance

1. Bidders shall declare the existence or absence of any actual or potential conflict of interest concerning EU institutions, international financial institutions (IFIs), or the Contracting Authority, and propose measures to avoid a conflict of interest should it arise.
2. Bidders shall comply with applicable legal and ethical standards relevant to the assignment.

6. Documents to be submitted with the proposal

1. Statement of eligibility (signed) confirming compliance with provisions of Section III.1-5.
2. List of relevant analyses, studies, expert opinions or reports confirming fulfilment of the condition set out in Section III.2.a and, separately, any additional completed works indicated for the purposes of evaluation under criterion No. 1 described in Section IV.
3. CVs of key experts confirming fulfilment of the condition set out in Section III.2.b and, separately, any additional experts indicated for the purposes of evaluation under criterion No. 2 described in Section IV.
4. Methodology, structure and work schedule containing the elements indicated in Sections II.1-2.
5. Total gross price (as per Section II), inclusive of all costs and transfer of copyrights to all materials produced.

7. Subcontracting

Subcontracting should be clearly identified, including the entity and general scope of subcontracted work. The bidder shall remain fully responsible for quality, deadlines and compliance of the subject of the assignment with the requirements of this request for proposals.

4. Criteria and Method of Evaluation of Proposals:

The Contracting Authority will first assess fulfilment of the minimum participation conditions set out in Section III on a pass/fail basis. Only proposals submitted on time and meeting all minimum participation conditions will be admitted to scoring. The scored criteria include only elements exceeding the minimum participation conditions and the price.

Scored criteria

Notes (for Criteria 1 and 2): in criterion 1, only completed works within the last 3 years shall be taken into account; each completed work shall be listed with title, scope, role, date, client/contract (public link or anonymised description). In criterion 2, only additional experts meeting the requirements set out in Section III.2.b shall be taken into account. A completed work or expert indicated for the purpose of meeting the minimum participation conditions in Sections III.2.a and III.2.b shall not be scored under criteria 1 and 2.

Notes (for criterion 3): The proposal with the lowest price shall receive 10 pts. Other proposals shall receive a proportionally lower number of points, in accordance with the above formula.

Total score calculation: total score = number of points obtained in criterion 1 + number of points obtained in criterion 2 + number of points obtained in criterion 3. The maximum number of points is 100.

5. Information on the selection of the most advantageous proposal:

1. After the bids are submitted, the Contracting Authority reserves the right to contact the Bidders to clarify any information contained in the submitted proposal, if necessary.
2. The contractor will be selected by comparing the proposals submitted on time and meeting all participation requirements indicated in Section III, taking into account the criteria and methodology described in Section IV.
3. The assignment will be awarded to the Bidder whose proposal receives the highest total score. If two proposals receive the same score, the assignment will be awarded to the Bidder who offered the lower price.
4. The Contracting Authority will notify all Bidders participating in the procedure of the selection of the most advantageous proposal.

6. Rejection of proposals:

1. Proposals delivered after the deadline indicated in Section IX will not be considered.
2. Proposals are subject to rejection if they do not contain all items specified in Section II or do not meet the minimum participation conditions set out in Section III. It is also deemed inadmissible to change the entities participating in performance of the contract after the Contracting Authority has selected the proposal, without the prior consent of the Contracting Authority.

7. Reservations:

1. This request for proposals does not constitute an offer within the meaning of Article 66 of the Civil Code of the Republic of Poland, nor is it a notice within the meaning of the Public Procurement Law, and it does not create any obligation on the Contracting Authority to accept any proposal. The information provided in the proposal will also be used to determine the estimated value of the contract.
2. The Contracting Authority reserves the right to negotiate the terms, including financial terms, contained in the proposals.
3. The Contracting Authority reserves the right to contact the Bidders in order to clarify the content of their proposals.
4. In the case that an incomplete proposal is submitted, a proposal is submitted after the deadline, or the Bidder fails to provide clarifications regarding the content of the proposal, the Contracting Authority reserves the right to reject such proposal without notifying the Bidder. The Contracting Authority reserves the right to respond only to the selected proposal.
5. The Contracting Authority reserves the right to cancel the procedure at any stage without stating reasons, and to withdraw from the implementation of the assignment without stating reasons.
6. If the Contracting Authority and the Bidder whose proposal has been selected fail, by 2 September 2026, to negotiate the text of the services contract referred to in Section VIII, the Contracting Authority reserves the right to withdraw from commissioning the assignment.
7. The Contracting Authority shall provide cooperation on its part and remain ready to provide additional information and clarifications regarding any issues or doubts that may arise at the stage of preparing proposals. Requests for additional information should be submitted in writing to: dap.event@msz.gov.pl.

8. Performance of the Subject of the Assignment:

1. The performance of the Subject of the assignment shall be entrusted to the Bidder on the basis of a services contract.
2. The subject of the assignment shall be submitted to the Contracting Authority within the time limit specified in the above-mentioned contract, no later than 2 December 2026. The contract shall also set out the procedure for receipt and acceptance of the subject of the assignment by the Contracting Authority.
3. The Contractor undertakes to deliver the subject of the assignment in editable formats (docx, xlsx) and pdf.
4. After the Contracting Authority accepts the subject of the assignment, the Contractor shall receive remuneration in accordance with the terms of the services contract.
5. As part of the remuneration under the services contract, the Contractor shall transfer to the Contracting Authority the economic copyrights together with derivative rights to all materials produced in connection with performance of the contract.

9. Deadline and method of submitting proposals:

1. Submission deadline: 10 August 2026, 23:59.
2. Submission method: by e-mail to the following address: dap.event@msz.gov.pl.
3. Form of proposal: submit either (i) a scan of signed documents (the maximum attachment size should not exceed 10 MB) or (ii) a file signed with a qualified electronic signature. The documents must be signed by the Bidder or by a person duly authorised to represent the Bidder.
4. Requests for clarifications and additional information shall be submitted in writing by e-mail to: dap.event@msz.gov.pl, no later than 4 August 2026, 16:00.
5. The validity period of the proposal shall be 30 days.
    

INFORMATION ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA BY THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS

This information is provided in fulfilment of the obligation laid down in Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC, hereinafter referred to as the “GDPR”.

1. The controller, within the meaning of Article 4(7) of the GDPR, of the personal data contained in the proposals is the Minister of Foreign Affairs, with its seat in Warsaw at Al. J. Ch. Szucha 23, telephone: +48 22 523 00 00, while the duties of the controller are performed by the Director of the Digital Transformation Office.
2. The Minister of Foreign Affairs has appointed a Data Protection Officer (DPO), who performs his/her duties with respect to data processed at the Ministry of Foreign Affairs and at foreign service posts.

Contact details of the DPO:
address: Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warsaw
e-mail address: iod@msz.gov.pl

3. Personal data will be processed pursuant to Article 6(1)(c) of the GDPR in connection with Article 162 point 4 and Article 44(2)–(4) of the Act of 27 August 2009 on Public Finance, for the purpose related to the selection of the most advantageous proposal.
4. The provision of personal data is a necessary condition for participation in the procedure.
5. The personal data have been provided by the Bidder in connection with its response to the request for proposals.
6. The scope of the data processed includes the data indicated in the proposal submitted by the Bidder, in particular: first names and surnames, information on the education, qualifications and experience of persons made available by the Bidder, including employees, associates and subcontractors, as well as the contact details of the Bidder’s representative/contact person for matters related to the request for proposals.
7. Access to the data is granted to authorised employees of the Ministry of Foreign Affairs. The data may be disclosed to other persons and entities only on the basis of legal provisions. A separate category of recipients may include entities with which the controller has concluded cooperation agreements, for example for the purpose of IT support.
8. The data will not be transferred to a third country or to an international organisation.
9. Personal data will be processed until the selection of the most advantageous proposal has been made and any possible appeals have been considered, and will subsequently be stored in accordance with the provisions of the Act of 14 July 1983 on the National Archival Resource and Archives and the internal regulations of the Ministry of Foreign Affairs issued pursuant to the provisions of the aforementioned Act.
10. Personal data will not be processed by automated means in a manner that would affect decisions which may produce legal effects or similarly significantly affect the data subject. The data will not be subject to profiling.
11. The data subject has the right to control the processing of his/her data, in particular the right of access to the content of his/her data and the right to rectification thereof, as set out in Articles 15–16 of the GDPR and, where applicable, Article 18 of the GDPR.
12. The data subject has the right to lodge a complaint with the supervisory authority at the following address: President of the Personal Data Protection Office, ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw.
     

Answers to questions from Bidders received in the course of the procedure

In connection with the request for proposals concerning the preparation of an Analysis of EU financial instruments applicable in the Asia-Pacific region, the Contracting Authority has received the following enquiries:

1. What is the planned date for the conclusion of the procedure and the selection of the contractor? Do we correctly understand that the 90-calendar-day deadline for delivering the results of the work will be counted from that date? We wish to estimate the deadline for delivering the results of the work and thereby verify the availability of the expert team.
2. Can the proposal be submitted in English, assuming we are applying as part of a consortium with a foreign partner?
3. In which language should the proposal be prepared — Polish or English?
4. If the subject of the contract is prepared in English, is an additional summary in Polish expected?
5. Does the Contracting Authority have an expected indicative length or volume for the main analytical report and the other written deliverables?
6. Should the documents prepared under the contract be working documents, i.e. with simple formatting and an emphasis on clarity and substantive content, or should they be graphically designed, with visual identity and layout prepared in a reader-friendly format, such as a brochure with illustrations, infographics, etc.? Alternatively, may advanced graphic design be priced as an optional additional service, in order to avoid a situation where such an additional service affects the score under Criterion 3 of the procedure, “Price”?
7. In the absence of conclusive public data, is the Contractor required to contact individual stakeholders in order to obtain additional information, such as the European Commission, EU Delegations, the EIB/DFIs/IFIs or other implementing institutions, or is a documented finding of “insufficient data / insufficient evidence” acceptable? If such contact is expected, will the Contracting Authority provide support or introductions to the relevant institutions?
8. Will the Contracting Authority provide templates for the documents required to be submitted as part of the proposal, such as a “Statement of Eligibility”, “List of Analyses”, etc.?
9. The RFP specifies that applicability may be assessed at country or regional level / matrix covering countries or subregions. Does the Contracting Authority expect an individual assessment for each of the 40 countries listed?
10. What depth of country-level treatment does the Contracting Authority envisage: a short applicability determination with a stated reason, in the terms used in Section I (applicable, conditionally applicable, not applicable), or a fuller country profile of one to two pages?
11. Should the analysis cover mechanisms of international financial institutions only where the EU contributes financially, or also mechanisms that entities established in the EU may access independently of EU funding, such as ADB and World Bank procurement or EIB lending outside EU-funded operations?
12. Is there an indicative or maximum length for the main analytical report?
13. Would the Contracting Authority welcome the inclusion of an outlook on the architecture proposed under the Multiannual Financial Framework 2028–2034 and its implications for access pathways, or should the analysis remain confined to the current framework? We would propose to offer this as a separately priced option.
14. Does the assignment have a budget ceiling or an indicative financial range?
15. In which currency should the total gross price be expressed? If proposals may be submitted in a currency other than PLN, which conversion rate and reference date will apply?
16. Is a total gross price sufficient, or does the Contracting Authority require a cost breakdown by expert, phase or deliverable?
17. Does the Contracting Authority have a preferred payment structure, or is this a matter for the services contract? May Bidders propose a payment schedule in their proposals?
18. Is there a required template for the proposal, or any limit on its length?

The Contracting Authority’s replies:

Re. 1.     The procedure is to be concluded and – if a contractor will be selected – the contract is to be signed by 2 September this year.

Re. 2.     Yes, the proposal may be submitted in English.

Re. 3.    The proposal may be prepared in Polish or English.

Re. 4.    A summary is not required.

Re. 5.    The length of the study is not predefined by the Contracting Authority.

Re. 6.    The study should primarily address substantive matters. Graphic design is not required.

Re. 7.    In preparing the subject of the contract, the Contractor should rely on publicly available information and materials. If, in the Contractor’s assessment, it is necessary to obtain additional data or information, the Contractor should obtain it independently.

Re. 8.    The Contracting Authority does not prescribe a uniform template for the above-mentioned documents.

Re. 9.    The Contracting Authority expects the matrix to cover all countries listed in the geographic scope of the RFP. However, this does not mean that a full narrative assessment must be prepared separately for each country in the main report. Where the rules of a given instrument apply at regional or sub-regional level, this may be reflected accordingly, provided that the matrix clearly indicates the applicability status for each country or, where justified, for a clearly defined sub-region.

Re. 10.  The Contracting Authority expects, as a minimum, a short applicability determination in the terms used in the RFP — applicable, conditionally applicable, or not applicable — accompanied by a concise reason and reference to the relevant source. Full country profiles of one to two pages are not required. Country-specific observations may be included in the main report where they are necessary to explain important differences, limitations or opportunities.

Re. 11.  The main focus of the assignment should remain on EU instruments and EU-supported or EU-linked mechanisms, including IFI mechanisms where the EU contributes financially, provides guarantees, participates through blending arrangements, or where the mechanism is directly relevant to EU external action, Global Gateway, Team Europe or NDICI-related implementation. IFI procurement or financing mechanisms that entities established in the EU may access independently of EU funding may be mentioned where relevant as contextual or complementary access pathways, but an exhaustive mapping of all ADB, World Bank or other IFI opportunities outside the EU framework is not required.

Re. 12.  The Contracting Authority does not prescribe a strict maximum length for the main analytical report.

Re. 13. The core assignment should focus on the current framework, and the instruments currently in force or currently relevant for access pathways in the Asia-Pacific region. The Contracting Authority would welcome a concise outlook on the potential implications of the proposed 2028–2034 architecture.

Re. 14.  The Contracting Authority does not disclose a budget ceiling or indicative financial range at this stage. Bidders are requested to submit their best-priced proposal based on the scope described in the RFP.

Re. 15.  The total gross price should be expressed in PLN. If a Bidder provides an additional indicative amount in another currency, the PLN amount shall prevail for the purposes of evaluation. No currency conversion mechanism will be applied for the evaluation of the price criterion.

Re. 16.  The proposal should include the total gross price for delivery of the assignment, covering all costs and components related to performance of the contract. A detailed cost breakdown by expert, phase or deliverable is not mandatory, but Bidders may provide such a breakdown if they consider it useful. The Contracting Authority reserves the right to request clarifications regarding the price or its components, if necessary.

Re. 17.  The payment structure will be specified in the services contract. Bidders may propose a payment schedule in their proposals; however, such proposal will be subject to agreement with the Contracting Authority and will not be binding at the proposal evaluation stage.

Re. 18.  There is no mandatory proposal template and no formal page limit. The proposal should be clear, concise and should contain all elements required under the RFP, including the proposed methodology, proposed schedule, relevant experience, team composition and division of responsibilities, and the total gross price.