Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

„Dzięki temu, że cała Państwowa Inspekcja Sanitarna działa w ramach jednej sieci, możliwe było zastosowanie wspólnej konfiguracji punktu dostępowego do systemu. To nie tylko znacząco uprościło, ale też przyspieszyło proces wdrażania EZD RP. Wysiłki MSWiA i NASK pozwoliły też wypracować rozwiązanie, które mogą wykorzystać inne instytucje rządowe i samorządowe działające w GovNet”.

Prawidłowa komunikacja i skuteczne przekazywanie dokumentacji między instytucjami to fundament sprawnego działania administracji publicznej. EZD RP odpowiada na tę potrzebę, oferując m.in. możliwość generowania paczki adminitracyjnej (eADM), wykorzystywanej do przesyłania dokumentów do sądów administracyjnych.

Elektroniczne prowadzenie sprawy nie zawsze jest możliwe. Przepisy prawa lub uwarunkowania techniczne mogą wymagać dokumentowania spraw poza systemem EZD. Wyjaśniamy, kiedy jest to dopuszczalne i na jakich zasadach można stosować wyjątki.

„Skoczyliśmy na głęboką wodę. Już na starcie postanowiliśmy, że około 70% spraw będzie prowadzonych elektronicznie. To oznaczało konieczność opracowania zupełnie nowych normatywów kancelaryjnych, gruntowną przebudowę katalogu JRWA, dostosowanie szablonów dokumentów oraz zaprojektowanie nowych ścieżek obiegu, przedstawionych w formie zrozumiałych infografik”.

EZD RP jest udostępniony na licencji freeware, co oznacza, że mogą z niego korzystać wszystkie zainteresowane podmioty i osoby fizyczne. NASK zapewnia oprogramowanie, dokumentację, API oraz materiały edukacyjne - ale nie wskazuje konkretnych wykonawców zewnętrznych, nie udziela rekomendacji i nie certyfikuje firm w zakresie wdrażania EZD RP i świadczenia usług wsparcia.

Wprowadzenie EZD RP to fundamentalna zmiana w codziennej pracy jednostki. Już na początku należy zapewnić pracownikom podstawową wiedzę i wyjaśnić najważniejsze kwestie, aby proces wdrożenia przebiegał sprawnie. Dzięki temu będą oni mogli z większym spokojem korzystać z nowego systemu.

W wersji 21.5 systemu EZD RP wprowadzono rozwiązania, które usprawniają dotychczasowe podejście do obsługi zadań i dokumentów. Największe zmiany widać w głównym menu, ale to tylko jedna z wielu modyfikacji. Nowy sposób pracy przez pewien czas będzie funkcjonował równolegle z dotychczasowym, jednak docelowo stanie się jedynym obowiązującym.

„Najważniejsze jest metodyczne podejście do wdrożenia. Jego filarami powinny być: świadomość pracowników, odpowiedni dobór zespołu, dobrze przygotowana dokumentacja, skuteczne szkolenia oraz konsekwencja w działaniu”.

Jedną z najważniejszych potrzeb użytkowników systemów do elektronicznego zarządzania dokumentacją jest łatwe wyszukiwanie danych. EZD RP zapewnia narzędzia, które to umożliwiają. W artykule pokazujemy, jak skutecznie korzystać z wbudowanych w system wyszukiwarek i filtrów.

Możliwość pracy w zastępstwie to funkcja, która pozwala zachować płynność działania organizacji podczas absencji pracowników. Dzięki tej opcji współpracownicy nieobecnej osoby mogą wykonywać przypisane do jej konta czynności i korzystać z posiadanych przez nią uprawnień. W artykule przypominamy zasady dotyczące pracy w zastępstwie oraz prezentujemy związane z tym zagadnieniem dobre praktyki.