Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Elektroniczne prowadzenie sprawy nie zawsze jest możliwe. Przepisy prawa lub uwarunkowania techniczne mogą wymagać dokumentowania spraw poza systemem EZD. Wyjaśniamy, kiedy jest to dopuszczalne i na jakich zasadach można stosować wyjątki.

„Skoczyliśmy na głęboką wodę. Już na starcie postanowiliśmy, że około 70% spraw będzie prowadzonych elektronicznie. To oznaczało konieczność opracowania zupełnie nowych normatywów kancelaryjnych, gruntowną przebudowę katalogu JRWA, dostosowanie szablonów dokumentów oraz zaprojektowanie nowych ścieżek obiegu, przedstawionych w formie zrozumiałych infografik”.

EZD RP jest udostępniony na licencji freeware, co oznacza, że mogą z niego korzystać wszystkie zainteresowane podmioty i osoby fizyczne. NASK zapewnia oprogramowanie, dokumentację, API oraz materiały edukacyjne - ale nie wskazuje konkretnych wykonawców zewnętrznych, nie udziela rekomendacji i nie certyfikuje firm w zakresie wdrażania EZD RP i świadczenia usług wsparcia.

Wprowadzenie EZD RP to fundamentalna zmiana w codziennej pracy jednostki. Już na początku należy zapewnić pracownikom podstawową wiedzę i wyjaśnić najważniejsze kwestie, aby proces wdrożenia przebiegał sprawnie. Dzięki temu będą oni mogli z większym spokojem korzystać z nowego systemu.

W wersji 21.5 systemu EZD RP wprowadzono rozwiązania, które usprawniają dotychczasowe podejście do obsługi zadań i dokumentów. Największe zmiany widać w głównym menu, ale to tylko jedna z wielu modyfikacji. Nowy sposób pracy przez pewien czas będzie funkcjonował równolegle z dotychczasowym, jednak docelowo stanie się jedynym obowiązującym.

„Najważniejsze jest metodyczne podejście do wdrożenia. Jego filarami powinny być: świadomość pracowników, odpowiedni dobór zespołu, dobrze przygotowana dokumentacja, skuteczne szkolenia oraz konsekwencja w działaniu”.

Jedną z najważniejszych potrzeb użytkowników systemów do elektronicznego zarządzania dokumentacją jest łatwe wyszukiwanie danych. EZD RP zapewnia narzędzia, które to umożliwiają. W artykule pokazujemy, jak skutecznie korzystać z wbudowanych w system wyszukiwarek i filtrów.

Możliwość pracy w zastępstwie to funkcja, która pozwala zachować płynność działania organizacji podczas absencji pracowników. Dzięki tej opcji współpracownicy nieobecnej osoby mogą wykonywać przypisane do jej konta czynności i korzystać z posiadanych przez nią uprawnień. W artykule przypominamy zasady dotyczące pracy w zastępstwie oraz prezentujemy związane z tym zagadnieniem dobre praktyki.

EZD RP współpracuje z zewnętrznymi aplikacjami systemowymi. Jednym z tego typu narzędzi jest NASK Desk, który rozszerza możliwości głównego systemu. Jest następcą programu FileMonitor i realizuje analogiczne do niego zadania w zakresie edycji i synchronizacji przetwarzanych dokumentów.

„Jednym z celów wdrożenia EZD RP w Centralnym Ośrodku Sportu było zwiększenie szczelności obiegu dokumentów. Dzięki systemowi udało się zidentyfikować dokumenty pozbawione właściwej klasyfikacji i kwalifikacji”.