Sporządzanie oświadczeń i przesyłanie ich do organów celnych odbywa się za pośrednictwem platformy TRACES NT. (Więcej o systemie TRACES przeczytasz w zakładce TRACES).

Aby uzyskać dostęp do modułu ICG w systemie TRACES, niezbędne jest posiadanie konta w systemie EU Login.

Importer musi sporządzić oświadczenie w systemie elektronicznym ICG i udostępnić je organom celnym (za pośrednictwem połączenia Single Window-CERTEX) przed przywozem dóbr kultury, wraz ze zgłoszeniem celnym.

Organy celne muszą upewnić się, że dobro kultury przeznaczone do przywozu jest takie same, jak to, opisane w oświadczeniu importera oraz że w zgłoszeniu celnym znajduje się odniesienie do tego oświadczenia. W przypadku gdy dobro kultury jest objęte procedurą wolnego obszaru celnego, przy przedstawianiu dóbr organom celnym należy odnieść się do oświadczenia importera.

Należy również pamiętać, że oświadczenie importera może obejmować tylko jedno dobro kultury. Wyjątkiem są monety o podobnych nominałach (kategoria (e)).