Składanie wniosków o pozwolenia, ich przetwarzanie i podpisywanie elektroniczne oraz sporządzanie oświadczeń i przesyłanie ich do organów celnych odbywa się za pośrednictwem modułu ICG, będącego częścią systemu TRACES NT. (Więcej informacji o TRACES NT znajdziesz na stronie TRACES).

Aby uzyskać dostęp do modułu ICG, niezbędne jest posiadanie konta w systemie EU Login.

Osoba zamierzająca przywieźć przedmioty archeologiczne i części zabytków mające ponad 250 lat z państwa trzeciego do Unii musi złożyć wniosek o pozwolenie na przywóz do właściwego organu państwa członkowskiego, w którym dobra kultury mają być po raz pierwszy objęte procedurą celną umożliwiającą ich wprowadzenie na terytorium Unii, z wyjątkiem procedury tranzytu.

Dokumenty dostarczone wraz z wnioskiem są badane przez właściwy organ, a następnie organ decyduje, czy wyda pozwolenie na przywóz. O odrzuceniu wniosku powiadamia się właściwe organy pozostałych państw członkowskich (za pośrednictwem alertu ICG). Właściwy organ może zażądać od importera dodatkowych informacji lub dokumentów w ciągu 21 dni od otrzymania wniosku (może o to poprosić więcej niż jeden raz). Wnioskodawca ma obowiązek dostarczyć je w ciągu 40 dni, w przeciwnym razie wniosek zostanie odrzucony jako niekompletny. Gdy wnioskodawca dostarczy wszystkie niezbędne informacje, tj. gdy wniosek zostanie uznany za kompletny, organ ma 90 dni na podjęcie decyzji. Jeżeli organ nie zażądał żadnych dodatkowych informacji w ciągu pierwszych 21 dni, decyzja musi zostać podjęta w ciągu 90 dni od otrzymania wniosku.

Po wydaniu pozwolenia dobra kultury mogą zostać wprowadzone na obszar celny Unii. Pozwolenie będzie dostępne w systemie ICG, a jego numer referencyjny będzie musiał zostać wskazany w zgłoszeniu celnym. Umożliwi to automatyczne sprawdzenie i weryfikację pozwolenia podczas obsługi zgłoszenia celnego, dzięki planowanemu połączeniu między systemem ICG a krajowymi systemami celnymi, realizowanemu z wykorzystaniem integracji z unijnym systemem EU CSW-CERTEX (elektroniczny unijny system jednego okienka w dziedzinie ceł, służący do wymiany świadectw).