Zgodnie z § 16 ust. 1 pkt 4 lit a rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (Dz. U. 2019, poz. 496) należy złożyć raport roczny oraz raport końcowy z wykorzystania środków finansowych przyznanych na realizację inwestycji związanych z działalnością naukową.

W okresie obowiązywania umowy, Jednostka, w terminie do dnia 28 lutego roku następującego po roku, na który środki finansowe zostały przyznane, składa raport roczny zawierający nazwę Jednostki, nazwę inwestycji, numer umowy informację o pracach lub zadaniach zrealizowanych w okresie objętym raportem, informację o wydatkach poniesionych na realizację prac lub zadań w okresie objętym raportem.

Jednostka w terminie 60 dni od dnia, w którym została uregulowana ostatnia płatność związana z finansowaniem inwestycji, sporządza raport końcowy zawierający informacje, o których mowa w raporcie rocznym oraz porównanie rzeczywistych kosztów, podstawowych efektów rzeczowych, okresu realizacji i źródeł finansowania inwestycji z odpowiednimi wielkościami planowanymi przy jej rozpoczęciu oraz określonymi w wyniku zmian dokonanych w okresie realizacji inwestycji i analizę różnic między tymi wielkościami, wraz z uzasadnieniem.

Redaktor wniosku po zalogowaniu się do systemu OSF i wejściu na dany wniosek, który otrzymał finansowanie, będzie widział zakładkę „Raport”.

Po wypełnieniu właściwego raportu (rocznego/końcowego) należy:

1. W przypadku wyboru opcji „ePUAP” w zakładce „elektroniczna wysyłka”:
   Wygenerować w systemie „wersję do podpisu” – obejmuje ona wyłącznie część A raportu, zawierającą informację, jakiej dotacji dotyczy, oświadczenie Kierownika Podmiotu o zgodności danych podanych w systemie OSF ze stanem faktycznym i prawnym. Wygenerowaną część A raportu („wersja do podpisu”) należy opatrzyć podpisem zaufanym (służbowym kierownika podmiotu lub osoby upoważnionej pisemnie). Opatrzoną podpisem zaufanym część A raportu wraz z formularzem pisma ogólnego należy wysłać na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Ministerstwa Edukacji i Nauki: ESP. Należy pamiętać, aby równolegle wysłać cały wypełniony formularz raportu w systemie OSF.
2. W przypadku wyboru opcji „podpis elektroniczny” w zakładce „elektroniczna wysyłka”:
   Z poziomu zakładki „elektroniczna wysyłka” należy wygenerować część A raportu, a następnie podpisać podpisem elektronicznym w ramach dostępnego oprogramowania. Podpisany plik należy następnie w tej zakładce załączyć. Należy pamiętać, aby wysłać cały wypełniony formularz raportu w systemie OSF.
3. W przypadku wyboru opcji „papierowo” w zakładce „elektroniczna wysyłka”:
   Wygenerować w systemie i wydrukować „wersję do podpisu” (część A raportu), a następnie podpisać i przesłać na adres: Ministerstwo Edukacji i Nauki; ul. Wspólna 1/3; 00-529 Warszawa. Należy pamiętać, aby wysłać cały wypełniony formularz raportu w systemie OSF.