Celem nowelizacji jest uregulowanie zasad prowadzenia spraw w formie elektronicznej. Skany fizycznych dokumentów zyskają status oryginału. Oznacza to mniej papierowych formalności i sprawniejsze załatwianie spraw w urzędach. Nowe przepisy umożliwią również archiwom państwowym prowadzenie działalności edukacyjnej oraz wprowadzą odznakę honorową „Za Zasługi dla Dziedzictwa Archiwalnego”.

Najważniejsze rozwiązania

• Nadanie kopiom cyfrowym dokumentów papierowych równoważnej mocy prawnej
  z oryginałami.
  • Dokumenty wprowadzone do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) nie będą mogły być kwestionowane wyłącznie z powodu ich cyfrowej formy.
• Określenie wymagań dla systemów teleinformatycznych, w tym systemów EZD.
  • Systemy będą musiały zapewniać m.in.: bezpieczeństwo i dostępność dokumentów, ochronę przed nieuprawnioną zmianą lub usunięciem oraz możliwość opatrywania cyfrowych kopii kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub podpisem elektronicznym.
• Uporządkowanie zasad przechowywania i brakowania dokumentacji po jej cyfryzacji, m.in.:
  • dokumentacja papierowa, której pełne odwzorowanie cyfrowe zostało wprowadzone do systemu EZD, będzie mogła zostać zniszczona po upływie 2 lat, zgodnie z określonymi procedurami.
• Umożliwienie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych oraz archiwom państwowym prowadzenia działalności edukacyjnej.
  • Obejmie ona m.in. lekcje archiwalne, konferencje, seminaria i spotkania naukowe dotyczące historii Polski oraz źródeł archiwalnych.
• Wprowadzenie odznaki honorowej „Za Zasługi dla Dziedzictwa Archiwalnego”.
  • Wyróżnienie będzie mogło być przyznawane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (z własnej inicjatywy lub na wniosek) osobom fizycznym i jednostkom organizacyjnym szczególnie zasłużonym dla działalności archiwalnej.

Nowe przepisy mają wejść w życie po 12 miesiącach od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.