Projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów

Informacje o publikacji dokumentu

Pierwsza publikacja:: 07.04.2025 15:25 Edyta Kurkiewicz
Wytwarzający/ Odpowiadający:: Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Tytuł	Wersja	Dane zmiany / publikacji
Projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów	1.0	07.04.2025 15:25 Edyta Kurkiewicz

Aby uzyskać archiwalną wersję należy skontaktować się z Redakcją BIP

{"register":{"columns":[{"header":"Numer projektu","value":"UDER4","registerId":20874195,"dictionaryValues":[],"nestedValues":[],"sequence":{"regex":"UDER{#UDER_1}"},"showInContent":true,"positionSelector":".article-area__article h2","insertMethod":"after"},{"header":"Rodzaj dokumentu","registerId":20874195,"dictionaryValues":[{"id":"Projekty ustaw","value":"Projekty ustaw"}],"nestedValues":[],"showInContent":true,"positionSelector":".article-area__article h2","insertMethod":"after"},{"header":"Typ dokumentu","registerId":20874195,"dictionaryValues":[{"id":"DER – projekty deregulacyjne","value":"DER – projekty deregulacyjne"}],"nestedValues":[],"showInContent":true,"positionSelector":".article-area__article h2","insertMethod":"after"},{"header":"Cele projektu oraz informacja o przyczynach i potrzebie rozwiązań planowanych w projekcie","value":"Celem projektu jest digitalizacja umów oraz uproszczenie procesu związanego z zawarciem umowy np. o pracę czy zlecenia. Projekt realizuje postulaty zgłaszane przez podmioty zatrudniające, umożliwiając zawarcie umowy w sposób elektroniczny. W związku z powyższym przewiduje się nowelizację ustawy z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1661). Zgodnie z projektem umowy zawierane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego będą mogły być podpisywane nie tylko podpisem kwalifikowanym, ale także podpisem osobistym i zaufanym.\nRealizacja obowiązków pracowniczych z uwagi na zmieniające się przepisy jest czasochłonna i wymaga śledzenia aktualnego stanu prawnego. Dzięki nowelizacji ustawy z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów podmioty zatrudniające pracowników będą realizowały formalności w sposób szybszy i łatwiejszy.\nObowiązująca ustawa z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów daje podstawy do utworzenia systemu teleinformatycznego obsługującego proces zawierania, zmiany i rozwiązywania umów o pracę, umów zlecenia i umów uaktywniających. System był tworzony jako narzędzie służące do obsługi prostych umów zawieranych w codziennym życiu. Z uwagi na powyższe w ww. ustawie ograniczono zakres podmiotów, które są uprawione do korzystania z Systemu do osób fizycznych, rolników, mikroprzedsiębiorców lub podmiotów zatrudniających do 9 osób (art. 1 ust. 3 pkt 1 ww. ustawy). Umowy zawierane za pośrednictwem Systemu są zawierane przez opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym przez strony umowy.\nJedną z głównych zalet zawarcia umowy za pośrednictwem Systemu jest to, że cała dokumentacja związana z zawarciem umowy jest przechowywana w Systemie, co również umożliwia elektroniczną archiwizację umowy oraz towarzyszących jej dokumentów pracowniczych. Tym samym obowiązki pracodawcy, zleceniodawcy czy rodzica dotyczące przechowywania ww. dokumentacji są realizowane w ramach Systemu. Ustawa przewiduje również, że jeżeli umowa została zawarta w Systemie, to przez cały czas jej trwania ma być obsługiwana w Systemie.\nNależy podkreślić, że korzystanie z Systemu jest dobrowolne i następuje po zalogowaniu się za pomocą profilu zaufanego na indywidualnym koncie lub na koncie mikroprzedsiębiorcy na portalu www.praca.gov.pl. \nMikroprzedsiębiorcy będą mogli korzystać również z analogicznej funkcjonalności na portalu www.biznes.gov.pl.\nRealizując postulaty przedsiębiorców w zakresie uproszczenia zawierania i obsługi umów zakłada się wprowadzenie zmian do ww. ustawy. Obecnie umowa może być zawierana jedynie przez osoby fizyczne, rolników, mikroprzedsiebiorców lub podmioty zatrudniające do 9 osób. Po zmianie ustawy, umowy będą mogły być zawierane przez każdy zainteresowany podmiot, który tylko wyrazi taką wolę, niezależnie od posiadanego statusu czy wielkości podmiotu.\nPonadto, przewiduje się wprowadzenie zmian umożliwiających zawieranie innych, aniżeli umowa o pracę i umowa zlecenia, umów za pośrednictwem Systemu, takich jak umowa o wolontariacie oraz umów towarzyszących zatrudnieniu, tj. umowy o zakazie konkurencji, umowy szkoleniowej czy umowy o\nwspółodpowiedzialności materialnej. Ponadto, zakłada się zwiększenie funkcjonalności Systemu poprzez np. umożliwienie potwierdzania w Systemie obecności pracownika lub zgłoszenia rozpoczęcia pracy zdalnej.\nW celu ułatwienia zawierania i obsługi umów zakłada się rozszerzenie zakresu danych pozyskiwanych do Systemu, jak również danych przekazywanych z Systemu do systemów administrowanych przez inne organy administracji publicznej. Założeniem jest zmniejszenie zakresu obciążeń administracyjnych podmiotów zawierających umowy za pośrednictwem Systemu w taki sposób, by ograniczyć przypadki wielokrotnego przedkładania organom administracji publicznej dokumentów potwierdzających ten sam stan faktyczny lub prawny bądź dokumentów, które już znajdują się w posiadaniu (w systemach) organów administracji publicznej.\nZakłada się, że dzięki proponowanym zmianom nastąpi:\n- zmniejszenie obciążenia dla przedsiębiorców, w szczególności małych i średnich przedsiębiorstw, w zakresie obsługi kadrowej (w tym pomoc w wyliczaniu wynagrodzenia oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczek na podatek, ułatwienie potwierdzania obecności pracownika oraz przekazywania dokumentacji w sposób elektroniczny);\n- podniesienie standardów na rynku pracy oraz zwiększenie świadomości prawnej osób zawierających umowy za pośrednictwem Systemu;\n- ułatwienie przeprowadzania kontroli dla organów kontroli w zakresie przestrzegania przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych itp.\n- zmniejszenie szarej strefy i odsetka umów niepodlegających ubezpieczeniom społecznym z uwagi na prostotę zawierania umów i dodatkowe funkcjonalności usprawniające obsługę kadrową.\nPrzyjęte rozwiązanie zwiększy elastyczność procesu zawierania umów oraz bezpieczeństwo pracowników i pracodawców.\nW konsekwencji wprowadzanych zmian przewiduje się zmianę tytułu ustawy na „ustawa o e-umowach”.","registerId":20874195,"dictionaryValues":[],"nestedValues":[],"showInContent":true,"positionSelector":".article-area__article h2","insertMethod":"after"},{"header":"Istota rozwiązań planowanych w projekcie, w tym proponowane środki realizacji","value":"Istotą proponowanych rozwiązań jest ułatwienie zawierania umów. System będzie umożliwiał zawieranie umów przez każdy podmiot niezależnie od posiadanego statusu czy też jego wielkości. Umowy zawierane za pośrednictwem Systemu będą mogły być podpisywane nie tylko podpisem kwalifikowanym, ale również podpisem osobistym lub zaufanym. Przyjęte rozwiązanie umożliwi np. podpisywanie umów o pracę na odległość, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z uzyskaniem certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.\nW związku z umożliwieniem szerszej grupie podmiotów korzystania z Systemu, przewiduje się możliwość zawarcia poprzez System również innych umów związanych z zatrudnieniem, takich jak np. umowa o zakazie konkurencji, umowa szkoleniowa, czy umowa o współodpowiedzialności materialnej. System umożliwi także zawarcie innych umów, w tym np. umowy o wolontariacie. System będzie również dawał możliwość załączania dokumentów, wytworzonych poza Systemem, a związanych z zawartymi umowami.\nObecnie korzystanie z Systemu jest dobrowolne i strony umowy decydując się na obsługę umowy za pośrednictwem Systemu wyrażają na to zgodę. Jednak wyrażenie ww. zgody stanowi jednocześnie zobowiązanie się stron do obsługi umowy wyłącznie w Systemie, przez cały czas jej obowiązywania. Zakłada się zniesienie ww. ograniczenia. Proponowana zmiana zwiększy elastyczność obsługi zawieranych umów poprzez umożliwienie w szczególności dołączania w Systemie dokumentów wytworzonych poza Systemem, a dotyczących umów obsługiwanych poprzez System. Proponowane rozwiązanie powinno zwiększyć\nzainteresowanie korzystaniem z Systemu.\nDodatkowo przewiduje się rozszerzenie funkcjonalności Systemu o możliwość dołączania dokumentów dotyczących realizacji obowiązków pracodawcy w zakresie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, np. prowadzenie wymaganych przez przepisy prawa wykazów prac lub pracowników czy też innych dokumentów jak: oświadczenia o zapoznaniu się z kartą oceną ryzyka zawodowego czy instrukcjami stanowiskowymi, a także zaświadczeń o odbyciu obowiązkowych szkoleń okresowych w zakresie BHP oraz zaświadczeń o odbyciu innych specjalistycznych szkoleń w zakresie BHP, o których mowa w odrębnych przepisach dla poszczególnych branż.\nObok powyższych rozwiązań funkcjonalność Systemu zostanie rozwinięta o możliwość dołączenia w Systemie przez pracodawcę dokumentacji dotyczącej zagadnień istotnych dla większych przedsiębiorców, od których ze względu na liczbę zatrudnionych pracowników, a także sektor gospodarki czy branżę, w której działają wymagane jest prowadzenie dodatkowej dokumentacji.\nW celu usprawnienia procesu zawierania i obsługi umów za pośrednictwem Systemu przewiduje się w szczególności:\n1) rozszerzenie zakresu danych pozyskiwanych z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Na Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie nałożony obowiązek przekazywania do Systemu danych niezbędnych do prawidłowego rozliczenia umowy. W szczególności chodzi o przekazywanie do Systemu danych dotyczących m.in. zwolnień lekarskich, opieki nad dzieckiem, pobierania świadczenia rehabilitacyjnego, stażu pracy. Docelowo zakłada się, że ZUS będzie przekazywał do Systemu dane, które obecnie przekazuje pracodawcy na PUE ZUS. Analogiczne rozwiązania przewiduje się w odniesieniu do rozszerzenia zakresu danych pozyskiwanych z Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;\n2) rozszerzenie zakresu danych pozyskiwanych w sposób elektroniczny z takich rejestrów jak Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) i Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEiDG). W tym zakresie przewiduje się pozyskiwanie takich danych identyfikacyjnych jak nazwa, NIP i REGON, oraz danych\nadresowych, kontaktowych, dotyczących prowadzonej działalności, osób prawnych lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz danych identyfikacyjnych (w tym: imiona, nazwiska, PESEL) osób uprawnionych do reprezentowania ww. podmiotów (tj. osób fizycznych prowadzących działalność\ngospodarczą, członków zarządu, prokurentów, pełnomocników, zarządców sukcesyjnych, zarządców, syndyków, kuratorów, itp.). Celem pozyskiwania tych danych będzie zapewnienie weryfikacji uprawnień osób korzystających z Systemu (zawierających umowy) oraz osób fizycznych reprezentujących dany\npodmiot, w tym w szczególności weryfikacji poprawności i aktualności danych wprowadzanych przez Klientów w procesie zawierania w Systemie i obsługi umów;\n3) wprowadzenie kalkulatorów prawa pracy i ubezpieczeń (tj. narzędzi które ułatwią pracodawcom czy zleceniodawcom wyliczanie wynagrodzenia, urlopu wypoczynkowego, składek z tytułu zatrudnienia czy należności podatkowych).\nRozszerzenie zakresu danych możliwych do przetwarzania w Systemie, w celu zwiększenia jego funkcjonalności, obejmie co najmniej:\n1) dodanie pola NIP do danych wszystkich podmiotów będących pracodawcami i zleceniodawcami (z wyjątkiem osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej);\n2) umożliwienie przetwarzania danych dotyczących cudzoziemców (przy utrzymaniu założenia, że posiadają możliwość uwierzytelnienia się Profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym z numerem PNO);\n3) zapewnienie podstaw prawnych dla przetwarzania danych innych osób fizycznych uprawnionych do reprezentacji osób prawnych lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które korzystają z Systemu;\n4) przetwarzanie danych zleceniobiorców będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą/osobami prawnymi (umowy B2B).\nMając na uwadze podniesienie standardów na rynku pracy oraz zwiększenie świadomości prawnej osób zawierających umowy, za pośrednictwem Systemu, strony umowy będą informowane o obowiązujących przepisach prawa (np. prawa pracy czy prawa ubezpieczeń społecznych).\nMając na uwadze ułatwienie pracodawcom realizacji obowiązku wynikającego z art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej - w Systemie zostanie uruchomiona funkcjonalność, która w przypadku zawierania umowy o pracę z cudzoziemcem, pozwoli na realizację ww. obowiązku. Zakłada się również udostępnienie funkcjonalności umożliwiającej przekazanie danych o zawartych umowach z cudzoziemcami dla takich organów jak np.: Komenda Główna Straży Granicznej, Państwowa Inspekcja Pracy.\nDzięki nowelizacji ustawy nastąpi rozwinięcie funkcjonalności Systemu w postaci możliwości potwierdzania za pomocą Systemu obecności pracownika w pracy, dzięki czemu System będzie ułatwiał prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.\nW Systemie ujęte będą również informacje o prawach pracowniczych, w tym o prawie pracowników do zrzeszania się, jak również informacje o możliwości zgłoszenia do Państwowej Inspekcji Pracy: naruszenia praw pracowniczych przez pracodawcę lub uzyskania przez pracowników bezpłatnej porady.","registerId":20874195,"dictionaryValues":[],"nestedValues":[],"showInContent":true,"positionSelector":".article-area__article h2","insertMethod":"after"},{"header":"Oddziaływanie na życie społeczne nowych regulacji prawnych","value":"","registerId":20874195,"dictionaryValues":[],"nestedValues":[],"showInContent":false,"positionSelector":".article-area__article h2","insertMethod":"after"},{"header":"Spodziewane skutki i następstwa projektowanych regulacji prawnych","value":"","registerId":20874195,"dictionaryValues":[],"nestedValues":[],"showInContent":false,"positionSelector":".article-area__article h2","insertMethod":"after"},{"header":"Sposoby mierzenia efektów nowych regulacji prawnych","value":"","registerId":20874195,"dictionaryValues":[],"nestedValues":[],"showInContent":false,"positionSelector":".article-area__article h2","insertMethod":"after"},{"header":"Organ odpowiedzialny za opracowanie projektu","registerId":20874195,"dictionaryValues":[{"id":"MRPiPS","value":"MRPiPS"}],"nestedValues":[],"showInContent":true,"positionSelector":".article-area__article h2","insertMethod":"after"},{"header":"Osoba odpowiedzialna za opracowanie projektu","value":"Agnieszka Dziemianowicz-Bąk Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej","registerId":20874195,"dictionaryValues":[],"nestedValues":[],"showInContent":true,"positionSelector":".article-area__article h2","insertMethod":"after"},{"header":"Organ odpowiedzialny za przedłożenie projektu RM","registerId":20874195,"dictionaryValues":[{"id":"MRPiPS","value":"MRPiPS"}],"nestedValues":[],"showInContent":true,"positionSelector":".article-area__article h2","insertMethod":"after"},{"header":"Planowany termin przyjęcia projektu przez RM","value":"II/III kwartał 2025 r.","registerId":20874195,"dictionaryValues":[],"nestedValues":[],"showInContent":true,"positionSelector":".article-area__article h2","insertMethod":"after"},{"header":"Informacja o rezygnacji z prac nad projektem","value":"","registerId":20874195,"dictionaryValues":[],"nestedValues":[],"showInContent":false,"positionSelector":".article-area__article h2","insertMethod":"after"},{"header":"Status realizacji","registerId":20874195,"dictionaryValues":[],"nestedValues":[],"showInContent":true,"positionSelector":".article-area__article h2","insertMethod":"after"}]}}

UDER4

Projekty ustaw

DER – projekty deregulacyjne

Celem projektu jest digitalizacja umów oraz uproszczenie procesu związanego z zawarciem umowy np. o pracę czy zlecenia. Projekt realizuje postulaty zgłaszane przez podmioty zatrudniające, umożliwiając zawarcie umowy w sposób elektroniczny. W związku z powyższym przewiduje się nowelizację ustawy z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1661). Zgodnie z projektem umowy zawierane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego będą mogły być podpisywane nie tylko podpisem kwalifikowanym, ale także podpisem osobistym i zaufanym.
Realizacja obowiązków pracowniczych z uwagi na zmieniające się przepisy jest czasochłonna i wymaga śledzenia aktualnego stanu prawnego. Dzięki nowelizacji ustawy z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów podmioty zatrudniające pracowników będą realizowały formalności w sposób szybszy i łatwiejszy.
Obowiązująca ustawa z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów daje podstawy do utworzenia systemu teleinformatycznego obsługującego proces zawierania, zmiany i rozwiązywania umów o pracę, umów zlecenia i umów uaktywniających. System był tworzony jako narzędzie służące do obsługi prostych umów zawieranych w codziennym życiu. Z uwagi na powyższe w ww. ustawie ograniczono zakres podmiotów, które są uprawione do korzystania z Systemu do osób fizycznych, rolników, mikroprzedsiębiorców lub podmiotów zatrudniających do 9 osób (art. 1 ust. 3 pkt 1 ww. ustawy). Umowy zawierane za pośrednictwem Systemu są zawierane przez opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym przez strony umowy.
Jedną z głównych zalet zawarcia umowy za pośrednictwem Systemu jest to, że cała dokumentacja związana z zawarciem umowy jest przechowywana w Systemie, co również umożliwia elektroniczną archiwizację umowy oraz towarzyszących jej dokumentów pracowniczych. Tym samym obowiązki pracodawcy, zleceniodawcy czy rodzica dotyczące przechowywania ww. dokumentacji są realizowane w ramach Systemu. Ustawa przewiduje również, że jeżeli umowa została zawarta w Systemie, to przez cały czas jej trwania ma być obsługiwana w Systemie.
Należy podkreślić, że korzystanie z Systemu jest dobrowolne i następuje po zalogowaniu się za pomocą profilu zaufanego na indywidualnym koncie lub na koncie mikroprzedsiębiorcy na portalu www.praca.gov.pl.
Mikroprzedsiębiorcy będą mogli korzystać również z analogicznej funkcjonalności na portalu www.biznes.gov.pl.
Realizując postulaty przedsiębiorców w zakresie uproszczenia zawierania i obsługi umów zakłada się wprowadzenie zmian do ww. ustawy. Obecnie umowa może być zawierana jedynie przez osoby fizyczne, rolników, mikroprzedsiebiorców lub podmioty zatrudniające do 9 osób. Po zmianie ustawy, umowy będą mogły być zawierane przez każdy zainteresowany podmiot, który tylko wyrazi taką wolę, niezależnie od posiadanego statusu czy wielkości podmiotu.
Ponadto, przewiduje się wprowadzenie zmian umożliwiających zawieranie innych, aniżeli umowa o pracę i umowa zlecenia, umów za pośrednictwem Systemu, takich jak umowa o wolontariacie oraz umów towarzyszących zatrudnieniu, tj. umowy o zakazie konkurencji, umowy szkoleniowej czy umowy o
współodpowiedzialności materialnej. Ponadto, zakłada się zwiększenie funkcjonalności Systemu poprzez np. umożliwienie potwierdzania w Systemie obecności pracownika lub zgłoszenia rozpoczęcia pracy zdalnej.
W celu ułatwienia zawierania i obsługi umów zakłada się rozszerzenie zakresu danych pozyskiwanych do Systemu, jak również danych przekazywanych z Systemu do systemów administrowanych przez inne organy administracji publicznej. Założeniem jest zmniejszenie zakresu obciążeń administracyjnych podmiotów zawierających umowy za pośrednictwem Systemu w taki sposób, by ograniczyć przypadki wielokrotnego przedkładania organom administracji publicznej dokumentów potwierdzających ten sam stan faktyczny lub prawny bądź dokumentów, które już znajdują się w posiadaniu (w systemach) organów administracji publicznej.
Zakłada się, że dzięki proponowanym zmianom nastąpi:
- zmniejszenie obciążenia dla przedsiębiorców, w szczególności małych i średnich przedsiębiorstw, w zakresie obsługi kadrowej (w tym pomoc w wyliczaniu wynagrodzenia oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczek na podatek, ułatwienie potwierdzania obecności pracownika oraz przekazywania dokumentacji w sposób elektroniczny);
- podniesienie standardów na rynku pracy oraz zwiększenie świadomości prawnej osób zawierających umowy za pośrednictwem Systemu;
- ułatwienie przeprowadzania kontroli dla organów kontroli w zakresie przestrzegania przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych itp.
- zmniejszenie szarej strefy i odsetka umów niepodlegających ubezpieczeniom społecznym z uwagi na prostotę zawierania umów i dodatkowe funkcjonalności usprawniające obsługę kadrową.
Przyjęte rozwiązanie zwiększy elastyczność procesu zawierania umów oraz bezpieczeństwo pracowników i pracodawców.
W konsekwencji wprowadzanych zmian przewiduje się zmianę tytułu ustawy na „ustawa o e-umowach”.

Istotą proponowanych rozwiązań jest ułatwienie zawierania umów. System będzie umożliwiał zawieranie umów przez każdy podmiot niezależnie od posiadanego statusu czy też jego wielkości. Umowy zawierane za pośrednictwem Systemu będą mogły być podpisywane nie tylko podpisem kwalifikowanym, ale również podpisem osobistym lub zaufanym. Przyjęte rozwiązanie umożliwi np. podpisywanie umów o pracę na odległość, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z uzyskaniem certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
W związku z umożliwieniem szerszej grupie podmiotów korzystania z Systemu, przewiduje się możliwość zawarcia poprzez System również innych umów związanych z zatrudnieniem, takich jak np. umowa o zakazie konkurencji, umowa szkoleniowa, czy umowa o współodpowiedzialności materialnej. System umożliwi także zawarcie innych umów, w tym np. umowy o wolontariacie. System będzie również dawał możliwość załączania dokumentów, wytworzonych poza Systemem, a związanych z zawartymi umowami.
Obecnie korzystanie z Systemu jest dobrowolne i strony umowy decydując się na obsługę umowy za pośrednictwem Systemu wyrażają na to zgodę. Jednak wyrażenie ww. zgody stanowi jednocześnie zobowiązanie się stron do obsługi umowy wyłącznie w Systemie, przez cały czas jej obowiązywania. Zakłada się zniesienie ww. ograniczenia. Proponowana zmiana zwiększy elastyczność obsługi zawieranych umów poprzez umożliwienie w szczególności dołączania w Systemie dokumentów wytworzonych poza Systemem, a dotyczących umów obsługiwanych poprzez System. Proponowane rozwiązanie powinno zwiększyć
zainteresowanie korzystaniem z Systemu.
Dodatkowo przewiduje się rozszerzenie funkcjonalności Systemu o możliwość dołączania dokumentów dotyczących realizacji obowiązków pracodawcy w zakresie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, np. prowadzenie wymaganych przez przepisy prawa wykazów prac lub pracowników czy też innych dokumentów jak: oświadczenia o zapoznaniu się z kartą oceną ryzyka zawodowego czy instrukcjami stanowiskowymi, a także zaświadczeń o odbyciu obowiązkowych szkoleń okresowych w zakresie BHP oraz zaświadczeń o odbyciu innych specjalistycznych szkoleń w zakresie BHP, o których mowa w odrębnych przepisach dla poszczególnych branż.
Obok powyższych rozwiązań funkcjonalność Systemu zostanie rozwinięta o możliwość dołączenia w Systemie przez pracodawcę dokumentacji dotyczącej zagadnień istotnych dla większych przedsiębiorców, od których ze względu na liczbę zatrudnionych pracowników, a także sektor gospodarki czy branżę, w której działają wymagane jest prowadzenie dodatkowej dokumentacji.
W celu usprawnienia procesu zawierania i obsługi umów za pośrednictwem Systemu przewiduje się w szczególności:
1) rozszerzenie zakresu danych pozyskiwanych z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Na Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie nałożony obowiązek przekazywania do Systemu danych niezbędnych do prawidłowego rozliczenia umowy. W szczególności chodzi o przekazywanie do Systemu danych dotyczących m.in. zwolnień lekarskich, opieki nad dzieckiem, pobierania świadczenia rehabilitacyjnego, stażu pracy. Docelowo zakłada się, że ZUS będzie przekazywał do Systemu dane, które obecnie przekazuje pracodawcy na PUE ZUS. Analogiczne rozwiązania przewiduje się w odniesieniu do rozszerzenia zakresu danych pozyskiwanych z Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;
2) rozszerzenie zakresu danych pozyskiwanych w sposób elektroniczny z takich rejestrów jak Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) i Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEiDG). W tym zakresie przewiduje się pozyskiwanie takich danych identyfikacyjnych jak nazwa, NIP i REGON, oraz danych
adresowych, kontaktowych, dotyczących prowadzonej działalności, osób prawnych lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz danych identyfikacyjnych (w tym: imiona, nazwiska, PESEL) osób uprawnionych do reprezentowania ww. podmiotów (tj. osób fizycznych prowadzących działalność
gospodarczą, członków zarządu, prokurentów, pełnomocników, zarządców sukcesyjnych, zarządców, syndyków, kuratorów, itp.). Celem pozyskiwania tych danych będzie zapewnienie weryfikacji uprawnień osób korzystających z Systemu (zawierających umowy) oraz osób fizycznych reprezentujących dany
podmiot, w tym w szczególności weryfikacji poprawności i aktualności danych wprowadzanych przez Klientów w procesie zawierania w Systemie i obsługi umów;
3) wprowadzenie kalkulatorów prawa pracy i ubezpieczeń (tj. narzędzi które ułatwią pracodawcom czy zleceniodawcom wyliczanie wynagrodzenia, urlopu wypoczynkowego, składek z tytułu zatrudnienia czy należności podatkowych).
Rozszerzenie zakresu danych możliwych do przetwarzania w Systemie, w celu zwiększenia jego funkcjonalności, obejmie co najmniej:
1) dodanie pola NIP do danych wszystkich podmiotów będących pracodawcami i zleceniodawcami (z wyjątkiem osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej);
2) umożliwienie przetwarzania danych dotyczących cudzoziemców (przy utrzymaniu założenia, że posiadają możliwość uwierzytelnienia się Profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym z numerem PNO);
3) zapewnienie podstaw prawnych dla przetwarzania danych innych osób fizycznych uprawnionych do reprezentacji osób prawnych lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które korzystają z Systemu;
4) przetwarzanie danych zleceniobiorców będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą/osobami prawnymi (umowy B2B).
Mając na uwadze podniesienie standardów na rynku pracy oraz zwiększenie świadomości prawnej osób zawierających umowy, za pośrednictwem Systemu, strony umowy będą informowane o obowiązujących przepisach prawa (np. prawa pracy czy prawa ubezpieczeń społecznych).
Mając na uwadze ułatwienie pracodawcom realizacji obowiązku wynikającego z art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej - w Systemie zostanie uruchomiona funkcjonalność, która w przypadku zawierania umowy o pracę z cudzoziemcem, pozwoli na realizację ww. obowiązku. Zakłada się również udostępnienie funkcjonalności umożliwiającej przekazanie danych o zawartych umowach z cudzoziemcami dla takich organów jak np.: Komenda Główna Straży Granicznej, Państwowa Inspekcja Pracy.
Dzięki nowelizacji ustawy nastąpi rozwinięcie funkcjonalności Systemu w postaci możliwości potwierdzania za pomocą Systemu obecności pracownika w pracy, dzięki czemu System będzie ułatwiał prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.
W Systemie ujęte będą również informacje o prawach pracowniczych, w tym o prawie pracowników do zrzeszania się, jak również informacje o możliwości zgłoszenia do Państwowej Inspekcji Pracy: naruszenia praw pracowniczych przez pracodawcę lub uzyskania przez pracowników bezpłatnej porady.

MRPiPS

Agnieszka Dziemianowicz-Bąk Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

MRPiPS

II/III kwartał 2025 r.