Zmiany w przepisach dotyczą publicznego systemu internetowego, który służy do zawierania i obsługi m.in. umów o pracę, umów zlecenia czy umów związanych np. z zatrudnieniem niani. Projekt rozszerzy dostęp do systemu, zwiększy liczbę rodzajów umów, które można zawierać online, a także umożliwi przeniesienie do systemu umów podpisanych wcześniej w formie papierowej. Celem jest uproszczenie formalności, oszczędność czasu oraz dalsza cyfryzacja zawierania i rozliczania umów. Nowe rozwiązania realizują działania deregulacyjne rządu.

System to bezpłatna, publiczna platforma internetowa prowadzona przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Umożliwia zawieranie i obsługę wybranych umów w całości online – od podpisania, przez zmiany, aż po rozwiązanie. Dostęp do systemu możliwy jest po zalogowaniu przez portale administracji publicznej, m.in. praca.gov.pl oraz biznes.gov.pl.

Najważniejsze rozwiązania

• Rozszerzony zostaje dostęp do systemu teleinformatycznego dotyczącego obsługi umów.
  • Dotychczas z systemu mogły korzystać głównie osoby fizyczne oraz najmniejsze firmy.
  • Po zmianach będzie on dostępny dla każdego zainteresowanego podmiotu – bez względu na wielkość firmy czy formę działalności.
• Zwiększona zostaje liczba rodzajów umów zawieranych online. Oprócz umowy o pracę, umowy zlecenia i umowy uaktywniającej (np. dla niani), będzie można zawierać także:
  • porozumienie o wolontariacie;
  • umowę szkoleniową, np. dotyczącą podnoszenia kwalifikacji;
  • umowę o zakazie konkurencji;
  • umowę o współodpowiedzialności materialnej.
• Wprowadzona zostaje możliwość obsługi umów zawartych wcześniej poza systemem.
  • Umowy podpisane w formie papierowej będzie można wprowadzić do systemu i dalej obsługiwać elektronicznie – np. sporządzać aneksy, zmieniać warunki zatrudnienia czy rozwiązywać umowę.
  • Strony będą mogły także sporządzić w systemie pojedynczy dokument dotyczący umowy zawartej poza nim, np. aneks podwyższający wynagrodzenie. Dokument podpisany podpisem zaufanym lub osobistym będzie miał taką samą moc, jak dokument podpisany własnoręcznie.
  • W systemie będzie można sporządzać, podpisywać i doręczać dokumenty elektronicznie, a także potwierdzać obecność pracownika czy zgłaszać rozpoczęcie pracy zdalnej.
• System teleinformatyczny do obsługi umów będzie w większym stopniu wymieniał dane z:
  • Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS);
  • Krajową Administracją Skarbową (KAS);
  • Krajowym Rejestrem Sądowym (KRS);
  • Centralną Ewidencją i Informacją o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
  • Dzięki temu część danych będzie pobierana automatycznie z rejestrów publicznych, co ograniczy liczbę błędów i przyspieszy formalności.

• Po zmianie, umowy o pracę czy zlecenie nadal będzie można zawierać w tradycyjnej formie papierowej – korzystanie z systemu stanowi rozwiązanie alternatywne.

Zaproponowane przepisy mają wejść wejdzie w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, z tym że nowe funkcjonalności systemu zostaną uruchomione w ciągu maksymalnie 3 lat, co wynika to z konieczności dostosowania systemu IT.