Serwis Służby Cywilnej

CAF to wynik współpracy ministrów UE, którzy odpowiadają za administrację publiczną. Powstał w 2000 r. z inspiracji Modelem Doskonałości Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością (ang. European Foundation for Quality Management, EFQM).

Wersja pilotażowa CAF została przedstawiona w maju 2000 roku, a kolejne wersje w 2002, 2006 i 2013 roku. W grudniu 2019 roku przyjęto nową, piątą wersję modelu CAF - CAF2020.

Istota CAF

CAF opiera się na założeniu, że doskonałe wyniki osiąga się poprzez przywództwo ukierunkowane na strategię i planowanie, pracowników, partnerstwo, zasoby i procesy. Zastosowanie metody zapewnia całościowe i wszechstronne podejście do analizy działalności organizacji. Umożliwia spojrzenie na organizację pod różnymi kątami w tym samym czasie.

 

Europejska Sieć CAF

Krajowi korespondenci i koordynatorzy CAF pod kierunkiem Europejskiego Centrum Zasobów CAF (ang. European CAF Resource Centre) przy Europejskim Instytucie Administracji Publicznej (ang. European Institute of Public Administration, EIPA) tworzą Europejską Sieć CAF, która:

• promuje i upowszechnia CAF,
• dbają o aktualność CAF,
• wspiera wymiany dobrych praktyk, które są związane z wykorzystaniem CAF w sektorze publicznym.

Model CAF składa się z 9 kryteriów głównych.

Kryteria 1 – 5 dotyczą praktyk zarządczych w organizacji, tzw. Potencjału. Te kryteria określają wszystko to, co organizacja robi oraz to, jak podchodzi do zadań, aby osiągnąć pożądane wyniki, tj.:

1. przywództwo
2. strategia i planowanie
3. pracownicy
4. partnerstwo i zasoby
5. procesy

Kryteria 6 – 9 obejmują Wyniki, które dotyczą klientów/obywateli, pracowników, społeczeństwa wyników kluczowych:, tj.:

6. wyniki działalności w relacjach z obywatelami/klientami
7. wyniki działalności w relacjach z pracownikami
8. wyniki w zakresie odpowiedzialności społecznej
9. kluczowe wyniki

Każde kryterium główne dzieli się na kryteria szczegółowe. Zespół 28 podkryteriów obejmuje główne kwestie, które należy rozważyć przy ocenie danej organizacji.

Włączenie wniosków z oceny Potencjału i Wyników w praktyki zarządcze to ciągły cykl innowacji i uczenia się organizacji.

• Zespół samooceny tworzą pracownicy – przewodzi im lider, którego wskazuje kierownictwo urzędu.
• Zespół przeprowadza ocenę instytucji. Ocena ta składa się z punktacji przyznawanej w 9 kryteriach Modelu, a także wykazu mocnych stron organizacji i obszarów, które wymagają dalszego doskonalenia.
• Zespół przedstawia kierownictwu organizacji wyniki samooceny. Na ich podstawie kierownictwo i zainteresowane strony wybierają i planują realizację działań usprawniających, które organizacja może przeprowadzić własnymi siłami.

Samoocena przeprowadzona z wykorzystaniem Modelu CAF dostarcza informacji, które są podstawą do tego, by doskonalić system zarządzania organizacją. CAF pomaga:

• określić mocne strony i obszary do doskonalenia,
• opracować i wprowadzić w organizacji zbiór dobrych praktyk,
• porównywać wyniki z innymi jednostkami administracji publicznej (benchmarking),
• przygotować urząd do tego, by ubiegał się  o nagrody jakości,

Użytkownicy poprzednich wersji CAF nie będą mieli trudności z odnalezieniem się w wersji CAF2020. Istota i struktura CAF jest taka sama jak w wersjach poprzednich.

W zaktualizowanej wersji CAF położyliśmy większy nacisk na:

• wpływ cyfryzacji na organizacje sektora publicznego,
• zwinność/sprawność (ang. agility) organizacji,
• innowacyjność,
• zrównoważony rozwój i Cele Zrównoważonego Rozwoju (SDG) jako główne zasady zarządzania publicznego,
• zarządzanie różnorodnością,
• współpraca z obywatelami i społeczeństwem obywatelskim.

Wprowadziliśmy istotne zmiany w przykładach. Skróciliśmy i uprościliśmy ich opisy i zmniejszyliśmy ich liczbę. Zaktualizowaliśmy słowniczek.

• CAF to łatwe w użyciu, bezpłatne narzędzie, które pomaga organizacjom sektora publicznego stale doskonalić sposób funkcjonowania i świadczenia usług.
• Mogą go stosować organizacje publiczne na całym świecie, na różnych poziomach: krajowym/federalnym, regionalnym czy lokalnym.
• Pozwala spojrzeć na daną organizację z różnych punktów widzenia w tym samym czasie.
• Angażuje wszystkich pracowników organizacji. Umożliwia omówienie stanu i sposobu funkcjonowania organizacji, a także poprawę jej efektywności i skuteczności.

Samoocenę z wykorzystaniem CAF powinno się powtarzać cyklicznie, a jej wyniki - wykorzystywać do planowania i realizacji działań doskonalących. W ten sposób CAF przyczynia się do tego, by stale usprawniać funkcjonowanie organizacji i podnosić jakość świadczonych przez nią usług.

Model CAF jest stosowany zarówno w Europie, jak i poza nią. W 2019 r. w krajach europejskich i pozaeuropejskich było zarejestrowanych około 4 100 użytkowników CAF. Liczba zadowolonych użytkowników CAF stale rośnie.