Prawidłowe rozliczenie otrzymanego Grantu stanowi ważną część Umowy o powierzenie Grantu i jest niezbędne do pomyślnej realizacji Twojego Przedsięwzięcia.

Zasady realizacji, monitorowania i rozliczenia wydatków Przedsięwzięć Grantowych zostały szczegółowo opisane w dokumencie „Procedura naboru wniosków o powierzenie grantu dla podmiotów leczniczych udzielających świadczeń AOS oraz zasady realizacji i rozliczenia Przedsięwzięć w projekcie „Dostępność Plus dla AOS”  w rozdziałach VI-XV.

Pamiętaj, że sprawozdawczość i rozliczanie, w tym wprowadzenia ewentualnych zmian prowadzone się wyłącznie za pośrednictwem Platformy Obsługi Projektów Inwestycyjnych (POPI). Zachęcamy do zapoznania się z Podręcznikiem POPI.

 

1. Podstawowe zasady sprawozdawczości

 

1. Częstotliwość i terminy

Sprawozdania rzeczowo-finansowe musisz składać za każdy kwartał kalendarzowy (styczeń–marzec, kwiecień–czerwiec, lipiec–wrzesień, październik–grudzień). Są to sprawozdania:

1. cząstkowe - do 14 dni kalendarzowych od zakończenia kwartału,
2. końcowe - do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji Przedsięwzięcia.

W przypadku braku wydatków w danym kwartale, musisz złożyć sprawozdanie „zerowe”. Do każdego sprawozdania musisz załączyć wyciąg z historii wyodrębnionego rachunku bankowego za okres objęty sprawozdaniem.

2. Weryfikacja wydatków

• Dokumentacja merytoryczno-finansowa (tj. faktury, listy płac, itp.) przesyłana jest wyłącznie dla pozycji wybranych do weryfikacji w ramach próby.
• Wykaz pozycji do weryfikacji udostępnimy Ci w korespondencji przesłanej przez POPI w terminie do 10 dni roboczych od dnia złożenia sprawozdania.
• Wymaganą dokumentację musisz uzupełnić w terminie do 5 dni kalendarzowych od dnia wyznaczenia próby.

3. Korekta

Istnieje możliwość jednokrotnej korekty, uzupełnienia sprawozdania lub złożenia dodatkowych wyjaśnień. Korektę możesz złożyć w wyznaczonym terminie, od 5 do 10 dni kalendarzowych.

Niezastosowanie się do wezwania (nieusunięcie braków lub błędów) może skutkować:

• odrzuceniem sprawozdania w całości,
• zatwierdzeniem sprawozdania wyłącznie w kwocie wydatków kwalifikowalnych, które zostały poprawnie udokumentowane.

4. Pierwsze sprawozdanie

• W pierwszym sprawozdaniu  powinieneś rozliczyć wydatki poniesione w związku z audytem wstępnym.
• Musisz również przekazać dokumentację zdjęciową potwierdzającą zamieszczenie co najmniej 1 plakatu informacyjnego w formacie A3 w miejscu realizacji Przedsięwzięcia.

 

II. Dokumenty niezbędne do rozliczenia wydatków

Zapoznaj się ze szczegółowymi zasadami dokumentowania wydatków - Rozdział VII, pkt. 3.9-3.11 oraz 4.1-4-5 „Procedury naboru…”. Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki przekazujesz nam za pośrednictwem Platformy POPI wyłącznie dla pozycji wydatków, które zostały wybrane do weryfikacji w ramach tzw. próby (podstawowej lub pogłębionej).

Wzory dodatkowych dokumentów ułatwiających rozliczanie:

1. Zbiorcze „Oświadczenie o zgodności dokumentów” (Wzory 1.1 / 1.2 ) przesyłane wraz z uzupełnionymi dokumentami do próby. Prawdziwość oświadczenia jest potwierdzana podpisem elektronicznym osoby uprawnionej do reprezentowania Grantobiorcy.
2. Dla każdej faktury VAT lub innego dowodu księgowego dołącz „Opis dowodu księgowego” (Wzory 2.1 / 2.2 ).
3. Dla każdej listy płac sporządź  „Opis Listy płac” (Wzory 3.1 / 3.2 ).
4. „Oświadczenie dot. używanego ŚT” (Wzory 4.1 / 4.2 ) jest konieczne w przypadku rozliczania zakupu używanych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych. Oświadczenie to jest składane przez Sprzedawcę.

 

III.  Wybór wykonawcy

Wybór wykonawcy (dostawcy) jest fundamentalnym etapem prawidłowej realizacji Przedsięwzięcia i musi być przeprowadzony w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny.

Zapoznaj się z wymogami dotyczącymi wyboru wykonawcy opisanymi w części Zamówienia, które mają wpływ na kwalifikowalność wydatków.

 

IV. Pozostałe ważne obowiązki

1. Wyodrębniona ewidencja księgowa

• Musisz prowadzić wyodrębnioną ewidencję finansowo-księgową Grantu, która umożliwi identyfikację wszystkich operacji księgowych związanych z Przedsięwzięciem.
• Wyodrębnienie księgowe możesz osiągnąć poprzez wprowadzenie odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji lub poprzez stosowanie dodatkowych rejestrów/kont analitycznych.
• Jeśli wydatek nie zostanie ujęty w wyodrębnionej ewidencji księgowej/oznaczony odpowiednim kodem lub wyodrębniony w inny sposób, uznamy go za niekwalifikowalny.

2. Rachunek bankowy

• Z wyodrębnionego rachunku bankowego mogą być realizowane tylko płatności dotyczące wydatków finansowanych ze środków Grantu.
• Niedozwolone jest zasilanie tego rachunku środkami własnymi, poza sytuacją zwrotów (np. od kontrahentów, ZUS lub US). W przypadku braku środków, płatności mogą być realizowane z rachunku podstawowego, a następnie refundowane z rachunku Grantu, z zachowaniem właściwego opisu przelewu.
• Należy zwrócić uwagę na obowiązek stosowania Mechanizmu Podzielonej Płatności (MPP), czyli split payment. Zaleca się stosowanie MPP do realizacji wszystkich płatności w ramach Przedsięwzięcia.

3. Umowa z wykonawcą

Umowę pisemną lub elektroniczną z wykonawcą lub dostawcą musisz zawrzeć obowiązkowo w następujących przypadkach:

• zamówienia o wartości równej lub większej niż 50 tys. zł netto,
• jeśli dotyczy wydatków na cross-financing oraz środki trwałe,
• jeśli nastąpi przeniesienie praw autorskich i praw pokrewnych lub powierzenie przetwarzania danych osobowych.

Nawet jeśli umowa nie jest obowiązkowa, rekomendujemy jej każdorazowe zawarcie w celu zabezpieczenia Twoich interesów.