Agencja Restrukturyzacji
i Modernizacji Rolnictwa

UWAGA Aktualizacja!!!

Zmianie uległy:
1.   Termin składania Zgłoszeń
Poprzednio – 03.02.2023
Aktualnie – 17.02.2023
2.   Termin ostatecznego zakończenia Konsultacji
Poprzednio – 10.02.2023
Aktualnie – 24.02.2023
3.   Dodano sekcję “Pytania i odpowiedzi”

1. Zamawiający ogłasza Konsultacje związane z planowanym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest dostawa, wdrożenie i utrzymanie systemu finansowo-księgowego (dalej: „SFK”).
2. Celem Konsultacji jest doradztwo oraz uzyskanie informacji m.in. w zakresie:
   1. ustalenia szacunkowej wartości Zamówienia,
   2. możliwości i sposobu wykonania Zamówienia przez Wykonawców w zakresie zaproponowanym przez Zamawiającego
   3. dostępnych na rynku rozwiązań technicznych umożliwiających najbardziej efektywną realizację Zamówienia,
   4. uszczegółowienia opisu przedmiotu Zamówienia, warunków udziału w Postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert w Postępowaniu.
3. W toku Konsultacji Zamawiający jest uprawniony do ograniczenia lub rozszerzenia przedmiotu Konsultacji do wybranych przez siebie zagadnień, o ile w jego ocenie pozwoli to na uzyskanie wszystkich istotnych informacji dla planowanego Postępowania.
4. Wraz z niniejszym Ogłoszeniem Zamawiający przekazuje Wykonawcom następujące dokumenty, określające wstępne założenia oraz zakres Zamówienia:

a. [Lista i opis procesów]

Wstępne konsultacje rynkowe (dalej: „Konsultacje”) prowadzone są na podstawie art. 84 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1710 ze zm.) (dalej: „PZP”).

1. Wykonawcy zainteresowani udziałem w Konsultacjach, składają zgłoszenia do udziału w Konsultacjach, zgodnie ze zawartością załączników określonych w punkcie IV Ogłoszenia (dalej: „Zgłoszenie”).
2. Do Zgłoszenia należy załączyć:
   1. dokumenty potwierdzające należyte umocowanie do reprezentacji podmiotu zgłaszającego udział w Konsultacjach,
   2. informację o profilu Wykonawcy i doświadczeniu w zakresie wdrożeń systemów zgodnych z profilem SFK wraz z krótkim opisem wybranych wdrożeń,
   3. informację opisową o oferowanym systemie,
   4. odniesienie się do wymagań Zamawiającego w kontekście ich spełniania przez oferowany system – zgodnie z wytycznymi z Załączników: 1, 2, 3, 4, 5a, 5b, 5c, 5d, 5e, 5f do Ogłoszenia,
   5. informację o wymaganej infrastrukturze jaka musi być zapewniona przez ARiMR w celu efektywnej pracy oferowanego systemu – zgodnie ze zawartością i wytycznymi z Załącznika 6 do Ogłoszenia,
   6. informacje o szacowanym czasie wdrożenia oferowanego systemu wraz z rozwiązaniami towarzyszącymi
   7. informacje o szacowanych kosztach oferowanego systemu z uwzględnieniem następujących ich elementów:

1. 1. 1. Koszty licencji Oprogramowania w podziale na koszt ERP oraz koszt rozwiązań towarzyszących np. BI,
      2. Koszty budowy i wdrożenia systemu,
      3. Roczny koszt utrzymania Oprogramowania (ATIK) po okresie jego wdrożenia w podziale na koszt utrzymania ERP oraz koszt utrzymania rozwiązań towarzyszących np. BI,

Uwaga!!!

W przypadku, gdy producent oprogramowania oferuje rozwiązania On-Premise oraz chmurowe należy podać warunki cenowe obu sposobów licencjonowania, przy założeniu, że w przypadku rozwiązań chmurowych będą to koszty w ujęciu rocznym.

Zlecający nie oczekuje przedstawienia oferty cenowej na infrastrukturę techniczną potrzebną do wdrożenia i utrzymania systemu.

3. Ewentualne uwagi i sugestie dot. założeń i zakresu Zamówienia określonych przez Zamawiającego.
4. Zgłoszenia wraz z pozostałymi dokumentami, o których mowa w ust. 2 należy składać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adresy mailowe: [robert.przybyl@arimr.gov.pl], [katarzyna.grabowska@arimr.gov.pl];

Termin składania Zgłoszeń wraz z pozostałymi informacjami i dokumentami, o których mowa w rozdziale III pkt 2 Ogłoszenia upływa dnia 17.02.2023 r. o godz. 12.00. O zachowaniu terminu decyduje data wpływu Zgłoszenia do Zamawiającego.

Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa
ul. Poleczki 33
02-822 Warszawa

Centrala Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa
ul. Poleczki 33
02-822 Warszawa

Osoby wyznaczone do kontaktu:
Pani Katarzyna Grabowska - Starszy Kierownik Projektu
kom.: [+48 505 535 767]
e-mail: katarzyna.grabowska@arimr.gov.pl

Pan Robert Przybył - Starszy Kierownik Projektu (dostępny po 30 stycznia 2023)
tel.: [+48 22 595-09-54]
e-mail: robert.przybyl@arimr.gov.pl

1. Warunkiem dopuszczenia do udziału w Konsultacjach jest prawidłowe i terminowe złożenie Zgłoszenia wraz z dokumentami i informacjami, o których mowa w rozdziale III pkt 2 Ogłoszenia.
2. Konsultacje będą polegały w szczególności na:
   1. udzieleniu przez Wykonawców odpowiedzi na pytania zadane przez Zamawiającego, w oparciu o arkusze odpowiedzi stanowiące załączniki do niniejszego Ogłoszenia, o których mowa w rozdziale III pkt 2 Ogłoszenia,
   2. zgłoszeniu przez Wykonawców uwag do materiałów przekazanych przez Zamawiającego,
   3. przekazaniu przez Wykonawców materiałów wskazanych przez Zamawiającego, w szczególności tych, o których mowa w rozdziale III pkt 2 Ogłoszenia.
3. Konsultacje będą prowadzone w języku polskim. Do dokumentów sporządzonych w językach innych niż polski należy dołączyć tłumaczenia na język polski.
4. Konsultacje mają charakter jawny. Informacje i dokumenty przekazywane przez Wykonawców w toku Konsultacji nie mogą stanowić tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1233). W przypadku, gdy Wykonawca zastrzeże informacje lub dokumenty przekazywane Zamawiającemu jako tajemnicę przedsiębiorstwa, Zamawiający zwróci je Wykonawcy oraz wykluczy go z udziału w Konsultacjach.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do publikacji informacji z przebiegu Konsultacji, w tym informacji i dokumentów otrzymanych od Wykonawców, na swojej stronie internetowej.
6. W toku Konsultacji Zamawiający może zwrócić się do Wykonawców o przedstawienie dodatkowych informacji lub wyjaśnień.
7. W toku Konsultacji Zamawiający może zdecydować o przeprowadzeniu spotkania, telekonferencji lub wideokonferencji z wszystkimi lub wybranymi Wykonawcami, w celu uzyskania lub przekazania dodatkowych informacji lub wyjaśnień.
8. Zamawiający może rejestrować przebieg Konsultacji za pomocą urządzeń rejestrujących obraz lub dźwięk.
9. Zamawiający nie jest zobowiązany do udzielania odpowiedzi na pytania zadane przez Wykonawców.
10. Termin ostatecznego zakończenia Konsultacji przewidywany jest na 24.02.2023 r.
11. Zamawiający może zdecydować o skróceniu czasu trwania Konsultacji, w przypadku, gdy uzna, że cel prowadzenia Konsultacji został już osiągnięty lub gdy uzna, że dalsze prowadzenie Konsultacji jest niecelowe, z zastrzeżeniem, iż Zamawiający nie jest zobowiązany do podawania uzasadnienia swojej decyzji.
12. Zamawiający może zdecydować o przedłużeniu czasu prowadzenia Konsultacji, w przypadku uznania, że cel Konsultacji nie został jeszcze osiągnięty, z zastrzeżeniem, iż Zamawiający nie jest zobowiązany do podawania uzasadnienia swojej decyzji.

1. Na podstawie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 ze zm.), dalej: „RODO” Zamawiający informuje, że:
   1. Administratorem Państwa danych osobowych (dalej: „Administrator”) pozyskanych w toku Konsultacji jest Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa z siedzibą w Warszawie, Al. Jana Pawła II 70, 00-175 Warszawa.
   2. Z Administratorem mogą Państwo kontaktować się poprzez e-mail: info@arimr.gov.pl lub pisemnie na adres korespondencyjny Centrali Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa: ul. Poleczki 33, 02-822 Warszawa.
   3. Administrator danych osobowych wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można kontaktować się w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, poprzez adres e-mail: iod@arimr.gov.pl lub pisemnie na adres korespondencyjny Administratora, wskazanych w lit. a powyżej.
   4. Państwa dane osobowe pozyskane przez Administratora przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celu przeprowadzenia niniejszych Konsultacji.
   5. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą podmioty uprawnione do przetwarzania danych osobowych:

1. organy kontrolne,
2. osoby lub podmioty, którym Administrator udzieli informacji publicznej zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 902),
3. podmioty uprawnione do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa,
4. podmioty przetwarzające w imieniu Administratora na mocy zawartej umowy, m. in. dostawcy IT.

6. Zebrane dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, będą przetwarzane przez okres niezbędny do dokonania procesu, o którym mowa w lit. d powyżej. Okres przechowywania danych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych będzie niezbędne do dochodzenia roszczeń lub do obrony przed takimi roszczeniami przez administratora danych. Ponadto, okres przechowywania danych może zostać przedłużony na okres potrzebny do przeprowadzenia archiwizacji.
7. Przysługuje Państwu prawo do dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, prawo żądania ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia Pani/Pana danych osobowych.
8. W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Podanie przez Państwa swoich danych osobowych jest niezbędne dla przeprowadzenia niniejszych Konsultacji, a konsekwencją niepodania tych danych będzie niemożliwość rozpatrzenia Zgłoszenia do udziału w Konsultacjach.

1. Zamawiający prowadzi Konsultacje w sposób zapewniający zachowanie zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji oraz równego traktowania Wykonawców i oferowanych przez nich rozwiązań oraz proporcjonalności.
2. Przeprowadzenie Konsultacji nie zobowiązuje Zamawiającego do przeprowadzenia Postępowania ani do udzielenia Zamówienia.
3. Nieprzystąpienie do Konsultacji nie ogranicza praw oraz nie działa na niekorzyść Wykonawców w Postępowaniu.
4. Wybór Wykonawcy Zamówienia zostanie dokonany w trakcie odrębnego Postępowania prowadzonego na podstawie przepisów PZP.
5. Koszty związane z uczestnictwem w Konsultacjach ponoszą Wykonawcy. Koszty uczestnictwa w Konsultacjach nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, nawet wówczas, gdy pomimo przeprowadzonych Konsultacji nie zostanie wszczęte Postępowanie ani udzielone Zamówienie. Wykonawcy nie otrzymują wynagrodzenia od Zamawiającego z tytułu uczestnictwa w Konsultacjach oraz materiałów przekazywanych Zamawiającemu w toku Konsultacji.
6. Korespondencja, protokoły, pisma, opracowania, stanowiska, oświadczenia, opinie oraz wszelkie inne informacje i dokumenty związane z Konsultacjami pozostają w dyspozycji Zamawiającego i nie podlegają zwrotowi po zakończeniu Konsultacji. Zamawiający może zwrócić Wykonawcy, na jego żądanie, próbki lub sprzęt przekazane w ramach Konsultacji.
7. Od czynności podejmowanych przez Zamawiającego w związku z Konsultacjami Wykonawcom lub innym podmiotom nie przysługują środki odwoławcze.

a. [Lista i opis procesów]

b. [Lista i opis wymagań]

c. Wymagania techniczne

ARiMR informuje, że w dniu 17 lutego 2023 r. upłynął termin składania ofert w ramach Wstępnych Konsultacji Rynkowych dotyczących "dostawy, wdrożenie i utrzymania systemu finansowo-księgowego (SFK)". Natomiast w dniu 24 lutego 2023 r. zgodnie z informacją zawartą w „Ogłoszeniu o wstępnych konsultacjach rynkowych” uległy one zakończeniu.