Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Pod koniec ubiegłego roku podczas konferencji „Cyfrowy Samorząd” pojawiały się pytania o to, czy administracja lokalna jest gotowa na pełną cyfryzację oraz jak pogodzić rozwój usług cyfrowych z zapewnieniem bezpieczeństwa. W centrum uwagi znalazł się wówczas EZD RP – system do elektronicznego zarządzania dokumentacją, wskazywany jako fundament nowoczesnej e-administracji bez papieru.

Kilka miesięcy później odpowiedź jest już jednoznaczna: dzięki funduszom z Krajowego Planu Odbudowy wdrożenia EZD RP nabrały niespotykanego tempa, a cyfrowa transformacja staje się codziennością jednostek samorządu terytorialnego.

Kilkaset przedstawicieli JST z całej Polski spotkało się 25 czerwca br. w Warszawie, by wymienić doświadczenia, omawiać wyzwania i rozmawiać o dalszym rozwoju elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji publicznej.

Już dziś z systemu EZD RP korzysta ponad 3700 jednostek, a kolejne deklarują chęć jego wdrożenia. Skala zainteresowania potwierdza, że cyfryzacja w polskiej administracji, w tym również samorządowej przyspiesza, a EZD RP staje się standardem pracy w urzędach.

Uczestnicy konferencji podkreślali, że wdrożenie EZD RP przekłada się bezpośrednio na jakość obsługi obywateli. Skrócenie czasu procedowania spraw, lepsza organizacja pracy oraz większa transparentność procesów administracyjnych to najważniejsze korzyści wskazywane przez samorządy.

Transformacja na taką skalę jest możliwa m.in. dzięki środkom z Krajowego Planu Odbudowy, które wspierają rozwój nowoczesnych usług publicznych i elektronizację administracji.

Konferencję otworzyło wystąpienie Dariusza Standerskiego, sekretarza stanu w Ministerstwie Cyfryzacji, który podkreślił znaczenie projektu dla rozwoju administracji publicznej.

Jeżdżąc po całej Europie, jestem dumny, mogąc mówić o EZD RP i się nim pochwalić. To prawdziwa rewolucja cyfrowa w świecie administracji

– powiedział minister.

Dariusz Standerski, sekretarz stanu w Ministerstwie Cyfryzacji.

Wskazał również na skalę wdrożeń, która w krótkim czasie osiągnęła poziom kilku tysięcy jednostek. Zdaniem przedstawicieli resortu cyfryzacji to wyraźny sygnał, że administracja publiczna skutecznie wykorzystuje potencjał nowych technologii.

Z kolei Magdalena Sawicka, dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD RP w NASK, podkreśliła, że system nie jest rozwiązaniem wyłącznie technologicznym.

To projekt dla obywateli, urzędników i kierowników jednostek. Sprawniejszy obieg dokumentów oznacza szybszą obsługę spraw, większą przejrzystość i lepszą ciągłość działania

– mówiła Magdalena Sawicka.

Magdalena Sawicka, dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK.

Zwróciła również uwagę, że rozwój EZD RP wpisuje się w cele Strategii Cyfryzacji Państwa do 2035 roku i przygotowuje administrację do modelu, w którym elektroniczne zarządzanie dokumentacją będzie podstawą funkcjonowania urzędów.

W trakcie konferencji eksperci NASK i Centralnego Ośrodka Informatyki przedstawili szczegóły dotyczące wdrożeń oraz wsparcia oferowanego jednostkom samorządu terytorialnego.

Omówiono m.in. działania wspierające elektronizację procedur wewnętrznych oraz model udostępniania systemu w formule SaaS. Takie podejście umożliwia korzystanie z EZD RP bez konieczności inwestowania w infrastrukturę techniczną, co znacząco ułatwia wdrożenie w mniejszych jednostkach.

Prelegenci przedstawili także organizacyjne aspekty współpracy z NASK oraz wskazówki dotyczące integracji systemów dziedzinowych. Podkreślono, że właściwe zaplanowanie procesów i współpracy z dostawcami oprogramowania ma kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania administracji.

Druga część spotkania była poświęcona zagadnieniom technicznym, prawnym i organizacyjnym. Uczestnicy omawiali wymagania niezbędne do wdrożenia systemu, kwestie bezpieczeństwa danych oraz zgodności z obowiązującymi regulacjami.

Eksperci NASK przedstawili dobre praktyki, które pomagają utrzymać wysoką jakość procesów administracyjnych w środowisku cyfrowym. Ważnym elementem była również prezentacja dotycząca archiwizacji dokumentów i zapewnienia ciągłości działania systemów.

Podczas wdrażania systemu JST są wspierane przez ekspertów NASK. Jednostki administracji samorządowej mogą się ubiegać o wsparcie w tzw. modelu kaskadowym. Polega ono na tym, że bezpośrednim bezpłatnym wsparciem NASK zostaje objęty organ założycielski (podmiot wiodący) oraz grupa jednostek organizacyjnych (jednostki pilotażowe) wskazanych przez podmiot wiodący.

Panele dyskusyjne stały się okazją do wymiany doświadczeń pomiędzy uczestnikami. Samorządy dzieliły się zarówno sukcesami, jak i wyzwaniami, wskazując, że skuteczna cyfryzacja wymaga nie tylko technologii, ale także odpowiednich kompetencji i zmian organizacyjnych.

Konferencja „Cyfrowy Samorząd. Forum JST” pokazała, że EZD RP odgrywa coraz większą rolę w budowaniu nowoczesnej administracji publicznej. Skala wdrożeń oraz rosnące zainteresowanie systemem potwierdzają, że proces cyfryzacji jest nie tylko dynamiczny, ale i trwały.

EZD RP przestaje być projektem wdrożeniowym, a staje się fundamentem codziennej pracy urzędów – bardziej efektywnych, bezpiecznych i przyjaznych dla obywateli.

Przedsięwzięcie pn. „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej RP”, realizowane przez Ministerstwo Cyfryzacji w partnerstwie z NASK-PIB, objęte wsparciem w ramach Inwestycji C2.1.1 Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności ze środków Instrumentu na Rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności oraz Unii Europejskiej – NextGenerationEU.