Centrum informacji
o konsultacjach

Konsultacje prowadzone są w duchu dialogu obywatelskiego. Strony słuchają się wzajemnie i wykazują wolę zrozumienia odmiennych racji. Ważne, aby konsultacje opierały się na poniższych kryteriach, które pomagają w ocenie ich jakości i dobry wiary uczestników. Organizator konsultacji powinien:

1. być gotowym na opinie krytyczne oraz na wprowadzenie zmian w swojej propozycji, a uczestnicy – na zmianę zdania, jeśli otrzymają przekonujące argumenty;
2. w jasny i przystępny sposób przedstawić przedmiot konsultacji, jak długo mają trwać oraz kiedy planuje przedstawić odpowiedzi na opinie i podsumowanie wyników tych konsultacji;
3. dać zainteresowanym obywatelom odpowiedni czas na zebranie argumentów i przedstawienie odpowiedzi. Materiały do konsultacji powinny być przygotowane rzetelnie, być jasne, zrozumiałe i możliwie zwięzłe. Warto, aby miały również zwięzłe i zrozumiałe streszczenie;
4. zadbać o umieszczanie w materiałach pytań, aby każdy mógł jasno zrozumieć, przed jakim wyborem stoi w danej sprawie.

Każdy zainteresowany tematem powinien móc dowiedzieć się o konsultacjach i wyrazić swój pogląd. Organizator konsultacji:

1. informuje o rozpoczęciu konsultacji w miejscu ogólnodostępnym w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) lub na stronie internetowej urzędu. Zalecane jest umieszczanie propozycji rozwiązań na publicznie dostępnej platformie internetowej służącej konsultacjom, a docelowo na wspólnej platformie rządowej stworzonej w tym cel;
2. ustala, kogo dana sprawa interesuje (czyli jest interesariuszem) lub szczególnie dotyczy (czyli jest stroną szczególnie zaangażowaną). Dowodem tej pracy jest publiczna lista interesariuszy, do których wysłano konsultowany dokument. Lista ta powinna być jawna i otwarta na kolejne zgłoszenia;
3. aktualizuje regularnie listę interesariuszy, uwzględniając nowe zgłoszenia oraz zmiany wśród zainteresowanych. Można to robić np. poprzez formularz kontaktowy lub adres e-mail podany w ogłoszeniu o konsultacjach. Wszelkie aktualizacje listy powinny być dokumentowane i udostępniane publicznie, aby zapewnić przejrzystość i inkluzywność procesu;
4. dba o to, by dokumenty przedstawione online były w formacie umożliwiającym przeszukiwanie (zatem nie mogą to być skany pism). Pomocniczo, dokument powinien być także zamieszczony w jednym z technologicznie neutralnych formatów umożliwiających edytowanie (np. Word);
5. dba o to, aby przedmiot konsultacji był przedstawiony w sposób zrozumiały nie tylko dla ekspertów, ale również dla zainteresowanych nim obywateli. Opinie powinny być zbierane w sposób właściwy dla przedmiotu konsultacji (nie zawsze na piśmie, nie tylko online) oraz z uwzględnieniem zasad prostego języka i dostępności cyfrowej dla obywateli z niepełnosprawnościami, którzy mogą napotykać utrudnienia w dostępie do konwencjonalnych stron internetowych;
6. aktywnie dociera do zainteresowanych, zwłaszcza do grup, które nie korzystają z dostępnych mechanizmów konsultacji. Nie wystarczy publikacja informacji o konsultacjach – należy zaprosić do udziału w konsultacjach osoby i instytucje z listy interesariuszy.

Informacje o celu, regułach, przebiegu i wyniku konsultacji muszą być powszechnie dostępne. Jasne musi być, kto reprezentuje jaki pogląd.

1. Organizator konsultacji informuje o harmonogramie tych konsultacji i udostępnia bez zbędnej zwłoki kolejne wersje dokumentu oraz zgłaszane uwagi.
2. Wszystkie zgłoszone uwagi oraz informacje o ich autorach, a także odpowiedzi organizatora konsultacji powinny być publikowane w sposób przejrzysty i dostępny. Pozwoli to na pełniejsze zrozumienie przebiegu i wyników tych konsultacji przez wszystkich zainteresowanych.
3. Organizator decyduje o dopuszczeniu opinii anonimowych, a przyczyny decyzji muszą być wyjaśnione. Należy wtedy wskazać rozkład opinii. Nie dopuszcza się anonimowych opinii podczas prac nad projektami aktów prawnych.
4. Nie nazywamy konsultacjami publicznymi zamkniętych spotkań eksperckich. 

Każdemu, kto zgłosi opinię, należy się merytoryczna odpowiedź w rozsądnym terminie.

1. Podsumowanie konsultacji powinno nastąpić w terminie podanym na początku konsultacji oraz być publicznie dostępnym dokumentem zawierającym zestawienie zgłoszonych opinii oraz odniesienia do nich.
2. Niezbędny jest także załącznik ze zmienionym w wyniku konsultacji dokumentem oraz omówienie kolejnych działań.
3. Odpowiedzi muszą uzasadniać podjęte decyzje i być przygotowane w języku zrozumiałym dla pytających. Warto przygotować zbiorcze odpowiedzi, które ułatwią zapoznanie się ze stanowiskami uczestników konsultacji, szczególnie jeśli organizator otrzymał bardzo dużo opinii i uwag. Pozwoli to opublikować jasne i czytelne odpowiedzi w jednym miejscu, do którego obywatele mają dostęp.
4. Publikując wyniki konsultacji należy zadbać, aby dowiedziały się o tym osoby, które zgłosiły opinie. Najlepszym miejscem jest ogólnodostępny portal, na którym były prowadzone konsultacje.
5. Dobrze przygotowane odpowiedzi stają się wkładem w debatę publiczną – można się do nich odwoływać w dalszych dyskusjach.

Konsultacje powinny mieć gospodarza odpowiedzialnego za konsultacje tak politycznie, jak i organizacyjnie.

1. Zaczynając konsultacje, należy wskazać ich gospodarza (osobę zapraszającą). Powinien to być ktoś o istotnych kompetencjach decyzyjnych (minister, sekretarz stanu, dyrektor departamentu, ew. naczelnik), w zależności od zasięgu i przedmiotu konsultacji.
2. Gospodarz konsultacji powinien angażować w proces konsultacji podległe albo nadzorowane przez niego jednostki organizacyjne.
3. Gospodarz konsultacji może wyznaczyć koordynatora procesu danych konsultacji. Należy o tym poinformować uczestników konsultacji.

Konsultacje powinny być prowadzone w zaplanowany sposób i zgodnie z czytelnymi regułami.

1. Nie można nazywać konsultacjami procesu akceptowania podjętych już decyzji.
2. Nie powinno się nazywać konsultacjami publicznymi zbierania opinii w czasie krótszym niż 7 dni.
3. Konsultacji nie rozpoczyna się dopiero w momencie konfliktu. Dobrze przeprowadzone konsultacje mogą natomiast zapobiec potencjalnemu konfliktowi.
4. Co do zasady, proces konsultacji jest poprawny, jeśli zostanie uruchomiony na możliwie wczesnym etapie tworzenia polityk publicznych i ich założeń. Im wcześniej się zaczną, tym większy przynoszą pożytek.
5. W harmonogramie konsultacji powinien być również określony czas na analizę opinii i przygotowanie odpowiedzi.

1. Organizator konsultacji, przygotowując ostateczną wersję rozwiązania, kieruje się interesem publicznym, czyli działaniami na rzecz dobra ogółu społeczeństwa. Nie powinien się kierować interesem poszczególnych grup, czyli indywidualnych uczestników konsultacji lub ich reprezentacji.
2. Celem konsultacji jest wzajemne wysłuchanie racji.​​​​​​
3. Każdy, kto zgłosił opinię lub uwagę, a nie została ona nieuwzględniona w ostatecznym stanowisku organizatora konsultacji, ma prawo dowiedzieć się, jakie stały za tym przesłanki.​​​​​​
4. Organizator konsultacji, podejmując decyzję, powinien kierować dobrem ogólnym, nie siła nacisku poszczególnych interesariuszy. Należy brać pod uwagę zgłoszone racje i to, kto je wyraża, ale z dbałością o szeroko rozumiany interes publiczny, także tych, którzy nie brali udziału w konsultacjach.