Narodowe Centrum Badań
i Rozwoju

Beneficjent może wydłużyć realizację projektu o 90 dni, zgodnie z zapisami specustawy. Zmiana ta nie wymaga złożenia wniosku o wprowadzenie zmian do projektu ani zgody NCBR. Brak również konieczności zawierania aneksu do umowy o dofinansowanie. Prosimy jedynie o wysłanie powyższej informacji do opiekuna projektu przez system SL.

Spółka może ubiegać się o dopłatę do wynagrodzenia pracowników do FGŚP, PUP, ZUS lub skorzystać z jakichkolwiek ulg określonych w przepisach specustawy COVID-19. Niemniej jednak korzystanie z tych ulg/dopłat nie może powodować podwójnego finansowania. Beneficjent wnioskując o te środki zobowiązany jest złożyć oświadczenie o braku podwójnego finansowania. Jeżeli więc beneficjent realizujący projekt, uzyska dopłaty na wynagrodzenie pracowników projektu, nie będzie mógł rozliczyć wynagrodzeń w całości jako wydatki kwalifikowalne, a tylko w takiej wysokości w jakiej nie uzyskał dofinansowania czy też innej formy wsparcia np. dopłaty do wynagrodzeń w ramach tzw. tarczy antykryzysowej ze środków publicznych. Zgodnie bowiem z Wytycznymi kwalifikowalności (rozdział 6.7), niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatków w projektach.

Jeżeli chcą Państwo zmienić formę finansowania projektu z refundacji na rzecz zaliczek - w takim przypadku prosimy o złożenie wniosku w systemie SL z prośbą o zmianę formy finansowania projektu. Decyzja w tym zakresie będzie podejmowana indywidualnie, na podstawie analizy przebiegu realizacji projektu, historii rozliczeń w projekcie, weryfikacji poniesionych wydatków.

Środki powinny być wydatkowane zgodnie z budżetem projektu na realizację zaplanowanych prac w projekcie.  Zachęcamy jednocześnie do śledzenia innych programów pomocowych realizowanych przez instytucje pośredniczące oraz wdrażające (PARP, POPC, BGK, OPI itd.)

Formy rozliczania środków trwałych zostały określone w przewodniku kwalifikowalności kosztów w korespondencji z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności kosztów. W związku z powyższym  nie ma możliwości zmiany formy rozliczania środków trwałych na inny inne niż wskazane w Przewodniku, tj. odpisy amortyzacyjne, leasing, wynajem.

Umowa dopuszcza szereg uproszczeń w zakresie dozwolonych przesunięć kosztów między kategoria kosztów czy też pomiędzy  pozycjami w obrębie danej kategorii kosztów.          

Zapisy umowy o dofinansowanie wskazują, że przesunięcia wewnątrz kategorii kosztów kwalifikowanych nie wymagając zmiany umowy w formie aneksu lecz poinformowania Instytucji Pośredniczącej najpóźniej wraz z wnioskiem o płatność poprzez system SL.

Tak, istnieje możliwość zawieszenia projektu. Zmiana taka wymaga złożenia wniosku o zmiany w projekcie i podpisania aneksu do umowy. Zawieszenie projektu jest równoznaczne z zawieszeniem kwalifikowalności kosztów w tym okresie. 

Środki ochrony osobistej mogą stanowić koszt kwalifikowany projektu jeżeli są to koszty niezbędne do realizacji projektu. Koszt niezaplanowany w projekcie należy wprowadzić do kosztów bezpośrednich budżetu poprzez aneks do umowy poprzedzony wnioskiem o zmiany. Koszty te mogą zostać pokryte także z kosztów pośrednich projektu. Centrum nie ma możliwości zwiększenia wartości projektu, nowe pozycje kosztowe mogą być finansowane w ramach ewentualnych oszczędności.

Kwestia szacowania wartości zamówienia i ustalenia czy dane zamówienia w ramach jednej pozycji stanowią zamówienia tożsame (podmiotowo, przedmiotowo, czasowo). Należy sprawdzić czy przesłanki te kumulatywnie są spełnione. Prawidłowo oszacowana wartość zamówienia ma na celu uniknięcie podziału zamówienia poprzez zaniżenie wartości zamówienia bądź obejście przepisów Wytycznych. Beneficjent może udzielić tożsamych zamówień w ramach kilku postepowań, ale wymagane jest konsekwentnie zachowanie właściwego trybu.

Tak, powyższa zmiana jest zmianą zakresu rzeczowego w projekcie i wymaga zgody IP. W związku z powyższym należy złożyć wniosek o wprowadzenie zmian do projektu, który będzie podlegał ocenie zasadności wprowadzenia tych zmian. W przypadku konieczności wysłania wniosku o zmiany do opinii eksperta zewnętrznego zgodnie z zapisami umowy – okres rozpatrywania wniosku ulega wydłużeniu.

Postępowanie o udzielenie zamówienia może być przeprowadzone przed rozpoznaniem przez NCBR wniosku o wydanie zgody na wprowadzenie zmian w projekcie. W takim przypadku zamawiający po wyborze wykonawcy może zawrzeć z nim na własne ryzyko warunkową umowę o skutku zawieszającym. Zgoda na zmianę w projekcie nie oznacza potwierdzenia kwalifikowalności wydatków wynikającego z zamówienia.

Jeżeli nie będzie konieczności wykorzystania zaoszczędzonych środków na inne pozycje budżetowe w projekcie należy podpisać aneks zmniejszający przyznaną kwotę dofinansowania na projekt. Proszę pamiętać, że jest to decyzja nieodwracalna, zmniejszona kwota dofinansowania nie może być ponownie zwiększona jeśli się okaże, że szacowane koszty uległy zwiększeniu w wyniku np. wzrostu cen.

Zapisy umowy wskazują możliwości przesuwania środków między kategoriami kosztów. Proszę w tym zakresie o analizę zapisów i ewentualnie złożenie wniosku o zmiany, jeżeli zmiana wymaga zgody IP.  

Czynności kontrolne w Centrum nie zostały wstrzymane. Centrum przeprowadza czynności kontrolne jak i weryfikuje wnioski o płatność, w tym wnioski o płatność końcową w trybie zdalnym. Przekazanie płatności końcowej następuję pod warunkiem zrealizowania zakresu rzeczowego i zatwierdzenia informacji końcowej przez Instytucję Pośredniczącą.

Beneficjent może oprzeć szacowanie wartości zamówienia na wartości określonej dla danej pozycji zawartej we wniosku o dofinansowanie. Ostatecznie może przygotować notatkę z szacowania i udzielić zamówienia według najbardziej rygorystycznego trybu udzielenia zamówienia.

Jeżeli forma pisemna dokumentu jest wymagana przepisami prawa powszechnie obowiązującego lub umowy o dofinansowanie, powinien być on podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W pozostałym zakresie zwykły podpis elektroniczny będzie wystarczający do opatrzenia dokumentu.

Tak istnieje taka możliwość pod warunkiem że wydatek spełnia warunki kwalifikowalności, określone w Wytycznych i Przewodniku np. – sprzęt ten nie mógł zostać zakupiony ze środków UE oraz ma parametry określone we wniosku o dofinansowanie.

Koszt jest kwalifikowany w okresie realizacji projektu, stąd może zostać rozliczony w projekcie w terminie późniejszym niż pierwotnie wskazano we wniosku o dofinansowanie. Jeżeli w tym zakresie wymagane jest wydłużenie realizacji etapu I – proszę o złożenie wniosku o zmiany.

Zgodnie z zapisami umowy istnieje możliwość wcześniejszego zakończenia realizacji projektu. Beneficjent realizujący projekt nie jest zobowiązany do kontynuowania badań bądź do wdrożenia wyników badań, gdy brak jest celowości kontynuowania tychże prac, bądź wdrożenia ich wyników. Instytucja Pośrednicząca dokona analizy bezcelowość dalszej realizacji projektu mając na uwadze wystąpienie okoliczności niezależnych od beneficjenta przy zachowaniu przez niego należytej staranności oraz postępowaniu zgodnie z Umową. W takiej sytuacji realizację projektu uznaje się za zakończoną, a beneficjent otrzyma dofinansowanie proporcjonalne do zakresu zrealizowanych prac.

Zmiana zakresu rzeczowego wymaga zgody IP. Proszę o złożenie wniosku o zmiany.  

IP, za zgoda IZ, umożliwiła zmniejszenie kwoty zatrzymanej na zakończenie projektu z 10 do 5% wartości przyznanego dofinansowania. Aby skorzystać z tego rozwiązania należy złożyć wniosek o zmiany. Decyzja będzie podejmowana indywidulanie na podstawie Państwa wniosku oraz analizy przebiegu realizacji projektu.

W pierwszej kolejności należy dążyć do pełnej realizacji projektu oraz osiągnięcia założonych wskaźników rezultatów zakładanych we wniosku o dofinansowanie. Zapisy umowy wskazują, że w przypadku nieosiągnięcia zakładanych wartości wskaźników Instytucja Pośrednicząca może pomniejszyć dofinansowanie proporcjonalnie do stopnia nieosiągnięcia. Podjęcie decyzji w tej sprawie będzie poprzedzone indywidulaną analizą realizacji prac w projekcie w szczególności czy faktycznie brak możliwości realizacji zakładanych wskaźników wynika z COVID-19.  W związku z powyższym zmiana zakładanych wartości wskaźników wymaga złożenia wniosku o zmiany.

Obowiązek zwrotu dochodu wygenerowanego w projekcie dotyczy tylko jednostek naukowych. Szczegółowe warunki zwrotu i monitorowania dochodu w projektach NCBR znajdują się w dokumencie Procedura wyliczania i monitorowania dochodu dla beneficjentów otrzymujących dofinansowanie w ramach I i IV osi POIR opublikowanym na stronie NCBR.

Jeżeli nie ma możliwości przeprowadzenia audytu w  projekcie w chwili obecnej, mogą Państwo przeprowadzić audyt później i rozliczyć koszt w okresie kwalifikowalności kosztów. Jedną z dopuszczonych  form prowadzenia czynności kontrolnych ze względu na stan zagrożenia COVID19  jest prowadzenie działań sprawdzających zdalnie.

Należy zawrzeć aneks w formie pisemnej i określić  w nim istotne zmiany w umowie, zgodnie z zapisami sekcji 6.5.2 pkt 20 lit. c) Wytycznych.

Zgodnie z Wytycznymi płatności otrzymane przez beneficjenta z tytułu kar umownych nie pomniejszają wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu (rozdz. 6.9 pkt. 4).

Jeżeli zamówienie nie może być zrealizowane w trybie zasady konkurencyjności ze względu na COVID-19, a panująca epidemia ma bezpośredni wpływ na to, wówczas można skorzystać z wyłączenia zasady konkurencyjności ze względu na wyjątkową sytuację. Jeżeli jednak zamawiający może przeprowadzić normalną procedurę, zachować terminy itd., to powinien udzielić zamówienia zgodnie z procedurami określonymi w Wytycznych.