Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie

1. Zgodnie z pkt 2 lit. a i b w rozdziale 3 Regulaminu, przedmiotem dofinansowania nie może być wyposażenie instytucji opieki, w której miejsca opieki powstały są planowane do utworzenia w ramach Programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Aktywny Maluch 2022–2029.  Oznacza to, że w przypadku gdy w instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 utworzono lub zostanie utworzone choćby jedno miejsce opieki z wykorzystaniem środków Programu „Aktywny Maluch 2022–2029”, instytucja ta nie jest uprawniona do uzyskania wsparcia  w ramach Resortowego programu wsparcia w podnoszeniu jakości opieki nad dziećmi do lat 3 – „Aktywny Żłobek – sale sensoryczne” 2026.”. Celem powyższego ograniczenia jest wykluczenie możliwości podwójnego finansowania tej samej infrastruktury lub tych samych miejsc opieki ze środków publicznych. Program enumeratywnie wskazuje na brak możliwości wsparcia dofinansowaniem z Programu instytucji powiązanych z Programem Aktywny Maluch oraz innymi resortowymi programami.
2. Program „Aktywny Żłobek – sale sensoryczne 2026” w sposób enumeratywny wyłącza możliwość objęcia wsparciem instytucji opieki nad dziećmi do lat 3, które są powiązane 
   z programami resortowymi, w szczególności z Programem Aktywny Maluch 2022–2029 oraz innymi wskazanymi programami rozwoju instytucji opieki. Wyłączenie to ma charakter bezwzględny i dotyczy zarówno instytucji utworzonych, jak i rozbudowanych przy udziale środków pochodzących z ww. programów.
3. W przedstawionym stanie faktycznym Publiczny Żłobek (…) nie kwalifikuje się do udziału w programie „Aktywny Żłobek – sale sensoryczne 2026”. Decydujące znaczenie ma fakt, iż część infrastruktury żłobka (w tym sala obejmująca 30 miejsc opieki) została objęta wsparciem w ramach programu Aktywny Maluch 2022–2029, a ponadto brak jest możliwości funkcjonalnego wydzielenia tej części. Tym samym instytucja jako całość pozostaje powiązana z programem wyłączonym z możliwości finansowania, co skutkuje brakiem kwalifikowalności do uzyskania wsparcia.
4. W przypadku instytucji, która funkcjonowała przed ogłoszeniem programu Aktywny Maluch 2022–2029, lecz następnie zwiększyła liczbę miejsc opieki w ramach tego programu, również nie jest możliwe ubieganie się o dofinansowanie w ramach programu „Aktywny Żłobek – sale sensoryczne 2026”. Rozbudowa instytucji przy wykorzystaniu środków programu Aktywny Maluch powoduje objęcie jej zakresem wyłączenia, niezależnie od pierwotnego źródła finansowania czy daty rozpoczęcia działalności.
5. Nie jest możliwe uzyskanie dofinansowania w ramach programu „Aktywny Żłobek – sale sensoryczne 2026” także w sytuacji, gdy instytucja opieki została utworzona przy wykorzystaniu środków programu Aktywny Maluch 2022–2029, nawet jeżeli dofinansowanie to dotyczyło wyłącznie robót budowlanych lub adaptacyjnych, a nie wyposażenia. Kryterium wyłączenia odnosi się bowiem do faktu powiązania instytucji z programem, a nie do rodzaju poniesionych wydatków.
6. Podsumowując, każda forma powiązania instytucji z programem Aktywny Maluch 2022–2029 (zarówno w zakresie utworzenia, jak i rozbudowy miejsc opieki) skutkuje brakiem możliwości ubiegania się o wsparcie w ramach programu „Aktywny Żłobek – sale sensoryczne 2026”
7. Zgodnie z postanowieniami Regulaminu, w szczególności pkt 3.2 lit. a, przedmiotem dofinansowania nie może być wyposażenie instytucji opieki, w której miejsca opieki powstały w ramach Programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Aktywny Maluch 2022–2029. Jednocześnie Program w sposób jednoznaczny i enumeratywny wyłącza możliwość udzielenia wsparcia instytucjom powiązanym z tym programem oraz innymi wskazanymi programami resortowymi. W związku z powyższym należy wskazać, co następuje. W przypadku, gdy w istniejącej instytucji opieki nad dziećmi do lat 3 doszło do zwiększenia liczby miejsc opieki przy wykorzystaniu środków Programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Aktywny Maluch 2022–2029 (np. z 30 do 42 miejsc), instytucja ta jako całość uznawana jest za powiązaną z ww. programem. Oznacza to, że podlega ona wyłączeniu z możliwości ubiegania się o dofinansowanie w ramach programu „Aktywny Żłobek – sale sensoryczne 2026”. Tym samym brak jest podstaw do uznania, że wyłącznie „nowe” miejsca utworzone w ramach Programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Aktywny Maluch 2022–2029 podlegają wykluczeniu, a „stare” miejsca pozostają kwalifikowalne.
8. Na wstępie należy wskazać, że zgodnie z podrozdziałem 4.3 Regulaminu1, dofinansowanie przeznaczone jest na doposażenie instytucji opieki w pomieszczenia lub ich części wykorzystywane do realizacji zajęć sensoryczno-motorycznych, służących stymulacji rozwoju dzieci w odpowiednich sferach sensorycznych. Jednocześnie podrozdział 4.5 Regulaminu określa katalog wydatków kwalifikowalnych, ograniczając je do zakupu, dostawy oraz montażu wyposażenia służącego realizacji celu Programu. W odniesieniu do organizacji przestrzeni należy wskazać, że wydzielona strefa przeznaczona do zajęć sensoryczno-motorycznych nie musi być oddzielona w sposób trwały, taki jak ściana lub ścianka działowa, pod warunkiem zapewnienia jej funkcjonalnego wyodrębnienia w ramach pomieszczenia. Dopuszczalne jest również wydzielenie takiej przestrzeni w sposób nietrwały, w szczególności przy użyciu lekkich przegród, barierek, mebli lub innych elementów wyposażenia, a także zorganizowanie jej w formie tzw. „kącika sensorycznego” w sali ogólnodostępnej dla dzieci, bez fizycznego wydzielania tej przestrzeni, o ile zapewnia ona możliwość realizacji zajęć zgodnie z celem Programu i jest odpowiednio zorganizowana funkcjonalnie. Jednocześnie należy podkreślić, że powyższe rozwiązania są zgodne z zasadami Programu i nie są przez niego zakazane. W szczególności wskazuje na to pkt 1 rozdziału IV Wytycznych, zgodnie z którym konieczne jest wydzielenie w pomieszczeniu co najmniej jednej strefy z zachowaniem możliwości swobodnego przemieszczania się dzieci oraz elastycznej reorganizacji przestrzeni, przy czym wyposażenie w strefie może być związane z więcej niż jedną sferą sensoryczną. Dokładne zasady dotyczące organizacji pomieszczeń przeznaczonych do zajęć sensorycznomotorycznych zostały szczegółowo określone ww. dokumencie. Należy również zaznaczyć, że Program realizowany jest we współpracy z wojewodą, który odpowiada za rozpatrywanie spraw indywidualnych. To wojewoda zawiera z wnioskodawcami umowy o udzielenie dofinansowania, w których szczegółowo określone zostaną warunki realizacji zadania. Na obecnym etapie należy traktować przedstawione wyjaśnienia jako wstępną interpretację kierunkową zapisów Regulaminu, natomiast ostateczny i wiążący sposób realizacji zadania zostanie doprecyzowany w treści umowy o przekazanie dofinansowania. Mając powyższe na uwadze, należy wskazać, że Regulamin oraz Wytyczne dopuszczają elastyczne formy organizacji przestrzeni sensorycznomotorycznej, przy czym kluczowe znaczenie ma zapewnienie jej funkcjonalnego wyodrębnienia, zgodności z celem Programu oraz umożliwienie bezpiecznej realizacji zajęć przy jednoczesnym zachowaniu swobody ruchu dzieci i możliwości modyfikacji aranżacji przestrzeni.

9. Z Regulaminu realizacji programu wynika, że zgodnie z podrozdziałem 2.1 pkt 4 Regulaminu maksymalna wysokość miesięcznej opłaty faktycznie ponoszonej przez rodzica za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna, jaka jest brana pod uwagę przy ocenie wniosku w ramach programu, nie może przekraczać 
   1500 zł. W przypadku dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności wraz ze wskazaniami dotyczącymi konieczności stałej lub długotrwałej opieki oraz stałego współudziału opiekuna w procesie leczenia, rehabilitacji i edukacji, limit ten wynosi 
   1900 zł. 
   W przypadku pobierania przez rodzica świadczenia „aktywnie w żłobku” bada się zachowanie powyższego limitu opłaty przed jej obniżeniem z tytułu tego świadczenia.
   Powyższa reguła nie obejmuje opłat rodzica, które dotyczą zajęć o charakterze ponadstandardowym, czyli np. dodatkowych zajęć nieobowiązkowych. Warunkiem niewliczania opłat za zajęcia dodatkowe jest ich dobrowolność dla rodzica.

10. Zgodnie z podrozdziałem 2.1 pkt 4 Regulaminu realizacji programu maksymalna wysokość miesięcznej opłaty faktycznie ponoszonej przez rodzica za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna, jaka jest brana pod uwagę przy ocenie wniosku w ramach programu, nie może przekraczać 1500 zł. W przypadku dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności wraz ze wskazaniami dotyczącymi konieczności stałej lub długotrwałej opieki oraz stałego współudziału opiekuna w procesie leczenia, rehabilitacji i edukacji, limit ten wynosi 1900 zł. W przypadku pobierania przez rodzica świadczenia „aktywnie w żłobku” bada się zachowanie powyższego limitu opłaty przed jej obniżeniem z tytułu tego świadczaenia) .

a) Opłata rodzica
Z Regulaminu realizacji programu wynika, że zgodnie z podrozdziałem 2.1 pkt 4 Regulaminu maksymalna wysokość miesięcznej opłaty faktycznie ponoszonej przez rodzica za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna, jaka jest brana pod uwagę przy ocenie wniosku w ramach programu, nie może przekraczać 1500 zł. W przypadku dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności wraz ze wskazaniami dotyczącymi konieczności stałej lub długotrwałej opieki oraz stałego współudziału opiekuna w procesie leczenia, rehabilitacji i edukacji, limit ten wynosi 1900 zł. W przypadku pobierania przez rodzica świadczenia „aktywnie w żłobku” bada się zachowanie powyższego limitu opłaty przed jej obniżeniem z tytułu tego świadczenia.
b)    Zmiana formy opieki
Zapis pkt 1.3 w rozdziale 9 jest typową klauzulą korekcyjną mającą na celu zabezpieczenie przed wypłaceniem większego dofinansowania niż to określono w akcie przyznania środków. Z komentowanej klauzuli wynika, że gdy przyznane dofinansowanie przekracza łączną maksymalną kwotę dla nowej (po przekształceniu) formy opieki, wówczas ostateczny odbiorca wsparcia zwraca różnicę. Egzemplifikacją takiej sytuacji może być przejście z prowadzenia klubu dziecięcego (dofinansowanie maksymalne 60 tys. zł) na zatrudnienie 4 dziennych opiekunów (łączne dofinansowanie maksymalne może osiągnąć 80 tys., czyli więcej niż przysługuje na pierwotny klub dziecięcy).
c)    Wytyczne dotyczące pomieszczeń do zajęć sensoryczno-motorycznych znajdujących się w żłobkach i klubach dziecięcych oraz lokalach, w których dzienni opiekunowie świadczą opiekę
Zgodnie z rozdziałem II pkt 3 Wytycznych w pomieszczeniach przeznaczonych na pobyt i zabawę dzieci nie dopuszcza się korzystania z urządzeń emitujących niebieskie światło. Powyższe nie implikuje konieczności demontażu na potrzeby programu urządzeń emitujących niebieskie światło (byleby nie były używane w obecności dzieci).
d)    Urządzenia emitujące niebieskie światło
Celem programu jest zakup sprzętu do stymulacji senso-motorycznej, z wyłączeniem wszelkich urządzeń, których elementy emitują niebieskie światło.
e)    Kliku dziennych opiekunów w jednej lokalizacji
W przypadku programu „Aktywny Żłobek – sale sensoryczne” dofinansowanie przysługuje co do zasady w odniesieniu do dziennego opiekuna posiadającego odrębny wpis do wykazu. Jednocześnie maksymalna kwota wsparcia wynosi do 20 tys. zł i nie jest uzależniona od liczby pomieszczeń.
W sytuacji, gdy kilku dziennych opiekunów świadczy opiekę w tej samej lokalizacji, kluczowe znaczenie ma faktyczny zakres rzeczowy zadania. W szczególności należy ocenić, czy opiekunowie dysponują odrębnymi, funkcjonalnie wydzielonymi przestrzeniami oraz czy planowane wyposażenie nie będzie wykorzystywane wspólnie.
W przypadku korzystania ze wspólnych pomieszczeń i infrastruktury, dofinansowanie co do zasady powinno być traktowane jako jedno zadanie, co wyklucza możliwość wielokrotnego finansowania tych samych elementów. Natomiast w sytuacji rzeczywistej odrębności organizacyjnej i lokalowej poszczególnych opiekunów, możliwe jest ubieganie się o dofinansowanie oddzielnie, z zachowaniem limitu do 20 tys. zł na każdego opiekuna.
f)    „Filia żłobka”
W obowiązującym porządku prawnym brak jest instytucji „filii żłobka”. Przepisy regulujące funkcjonowanie opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 nie przewidują takiej formy organizacyjnej. W konsekwencji każdy żłobek stanowi odrębną jednostkę organizacyjną, która – aby prowadzić działalność – musi zostać wpisana do rejestru żłobków i klubów dziecięcych (słowo „filia” może mieć tu znaczenie wyłącznie wewnątrzorganizacyjne). 
W związku z powyższym możliwość ubiegania się o dofinansowanie powinna być rozpatrywana w odniesieniu do żłobków (szerzej: instytucji opieki) jako „odrębnych wpisów 
w rejestrze/wykazie”.

11. Stanowisko w zakresie dopuszczalnych form podpisu elektronicznego

Zgodnie z przywołanymi zapisami Regulaminu, wniosek powinien zostać podpisany przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym. Jednocześnie należy wskazać, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego podpis zaufany (wykorzystujący profil zaufany) posiada moc prawną równoważną podpisowi własnoręcznemu w relacjach z administracją publiczną. 
Dokumenty podpisane podpisem zaufanym wywołują skutki prawne równoważne podpisowi odręcznemu, są powszechnie stosowane w komunikacji z organami administracji publicznej oraz stanowią standardową i akceptowaną formę autoryzacji dokumentów składanych za pośrednictwem systemów takich jak ePUAP czy e-Doręczenia.
Mając na uwadze powyższe, należy przyjąć, że podpis zaufany – jako narzędzie przewidziane i upowszechnione w kontaktach z administracją publiczną – spełnia funkcję równoważną podpisowi własnoręcznemu, a tym samym zapewnia właściwą identyfikację wnioskodawcy oraz integralność składanych dokumentów. W praktyce oznacza to, iż jego zastosowanie przy składaniu wniosków w ramach programu nie wpływa negatywnie na bezpieczeństwo obrotu prawnego ani na możliwość ich prawidłowej weryfikacji przez organ.
W tym kontekście zasadne jest przyjęcie wykładni funkcjonalnej i celowościowej zapisów Regulaminu, zgodnie z którą dopuszczalne jest uznanie podpisu zaufanego jako formy spełniającej wymogi formalne dotyczące podpisania wniosku, zwłaszcza w sytuacji, gdy dokumenty składane są za pośrednictwem dedykowanych systemów administracji publicznej. Wnioski podpisane podpisem zaufanym należy zatem uznać za prawidłowo podpisane i podlegające rozpatrzeniu w ramach zakończonego naboru do Programu.

12.    Zakres eliminacji światła niebieskiego
Wytyczna dotycząca ograniczenia emisji światła niebieskiego powinna być interpretowana literalnie, czyli w zakresie urządzeń służących do zajęć z dziećmi. Obejmuje zatem również elementy wyposażenia oraz zabawki emitujące światło (np. podświetlane stoły LED, kurtyny świetlne). W odniesieniu do oświetlenia ogólnego dopuszcza się stosowanie źródeł światła LED jako, że energooszczędne źródła światła LED (np. żarówki) nie są kategorią sprzętu sensorycznego. Niemniej pozytywnym kierunkiem działań jest dobór parametrów ograniczających emisję światła niebieskiego (w szczególności poprzez stosowanie źródeł o ciepłej barwie światła oraz spełniających odpowiednie normy bezpieczeństwa).

13.    Zakres stosowania wytycznych
Obowiązek stosowania wytycznych dotyczy całej instytucji opieki. Zgodnie z rozdziałem II pkt 3 Wytycznych w pomieszczeniach przeznaczonych na pobyt oraz zabawę dzieci nie dopuszcza się korzystania z urządzeń emitujących światło niebieskie (m.in. telewizorów, ekranów LED, smartfonów, tabletów, sprzętu multimedialnego opartego na projektorach LED typu „magiczny dywan”, rzutniki), 
z wyjątkiem sytuacji uzasadnionych względami organizacyjnymi, pod warunkiem, że pozostają niedostępne dla
dzieci.

14.    Termin składania wniosków
Wskazany w dokumentacji termin składania wniosków, tj. od dnia 1 kwietnia do dnia 26 kwietnia 2026 r., oznacza, że termin ten upływa z końcem dnia 26 kwietnia 2026 r. (godz. 23:59:59).
Fakt, iż dzień ten przypada w niedzielę, nie skutkuje jego przesunięciem na kolejny dzień roboczy, z uwagi na elektroniczny charakter składania wniosków (systemy e-Doręczeń i ePUAP funkcjonują w trybie ciągłym).
Zasada przesunięcia terminu na kolejny dzień roboczy dotyczy głównie czynności procesowych w postępowaniach administracyjnych czy sytuacji, gdy czynność musi być dokonana fizycznie w urzędzie.
W konsekwencji, złożenie wniosku po wskazanym terminie, tj. od dnia 27 kwietnia 2026 r., należy uznać za nieskuteczne.

15.    Opłata rodzica
Zgodnie z treścią podrozdziału 2.1 pkt 4 Regulaminu realizacji programu, maksymalna wysokość miesięcznej opłaty faktycznie ponoszonej przez rodzica za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna (czyli po ewentualnych zniżkach innych niż „aktywnie w żłobku”), jaka jest brana pod uwagę przy ocenie wniosku ramach programu, nie może przekraczać 1500 zł. W przypadku dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności wraz ze wskazaniami dotyczącymi konieczności stałej lub długotrwałej opieki oraz stałego współudziału opiekuna w procesie leczenia, rehabilitacji i edukacji, limit ten wynosi 1900 zł.

W przypadku pobierania przez rodzica świadczenia „aktywnie w żłobku” bada się zachowanie powyższego limitu opłaty przed jej obniżeniem z tytułu tego świadczenia.
A zatem w myśl Regulaminu opłata każdego rodzica korzystającego z usług placówki ma spełniać powyższe kryterium.

16.    Zgodnie z podrozdziałem 4.5 pkt 3 Regulaminu realizacji programu wyposażenie musi być dostosowane do wieku dzieci objętych opieką w danej instytucji opieki.
W sytuacji, gdy kilku dziennych opiekunów świadczy opiekę w tej samej lokalizacji, kluczowe znaczenie ma faktyczny zakres rzeczowy zadania. W szczególności należy ocenić, czy opiekunowie dysponują odrębnymi, funkcjonalnie wydzielonymi przestrzeniami oraz czy planowane wyposażenie nie będzie wykorzystywane wspólnie.
W przypadku korzystania ze wspólnych pomieszczeń i infrastruktury, dofinansowanie co do zasady powinno być traktowane jako jedno zadanie, co wyklucza możliwość wielokrotnego finansowania tych samych elementów. Natomiast w sytuacji rzeczywistej odrębności organizacyjnej i lokalowej poszczególnych opiekunów, możliwe jest ubieganie się o dofinansowanie oddzielnie, z zachowaniem limitu do 20 tys. zł na każdego opiekuna.

17.    Zgodnie z podrozdziałem 2.1 pkt 4 Regulaminu realizacji programu maksymalna wysokość miesięcznej opłaty faktycznie ponoszonej przez rodzica za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna, jaka jest brana pod uwagę przy ocenie wniosku w ramach programu, nie może przekraczać 1500 zł. W przypadku dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności wraz ze wskazaniami dotyczącymi konieczności stałej lub długotrwałej opieki oraz stałego współudziału opiekuna w procesie leczenia, rehabilitacji i edukacji, limit ten wynosi 1900 zł.
W przypadku pobierania przez rodzica świadczenia „aktywnie w żłobku” bada się zachowanie powyższego limitu opłaty przed jej obniżeniem z tytułu tego świadczenia.
Dodatkowo wskazuję, że zgodnie z podrozdziałem 2.1 pkt 5 wysokość miesięcznej opłaty za pobyt dziecka w żłobku lub klubie dziecięcym bądź u dziennego opiekuna, o której mowa wyżej, nie może przekraczać ww. kwot od dnia złożenia przez wnioskodawcę wniosku o dofinansowanie do końca 2026 r.

18.    Z Regulaminu realizacji programu wynika, że zgodnie z podrozdziałem 2.1 pkt 4 Regulaminu maksymalna wysokość miesięcznej opłaty faktycznie ponoszonej przez rodzica za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna, jaka jest brana pod uwagę przy ocenie wniosku w ramach programu, nie może przekraczać 1500 zł. W przypadku dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności wraz ze wskazaniami dotyczącymi konieczności stałej lub długotrwałej opieki oraz stałego współudziału opiekuna w procesie leczenia, rehabilitacji i edukacji, limit ten wynosi 1900 zł.
W przypadku pobierania przez rodzica świadczenia „aktywnie w żłobku” bada się zachowanie powyższego limitu opłaty przed jej obniżeniem z tytułu tego świadczenia.
Powyższa reguła nie obejmuje opłat rodzica, które dotyczą zajęć o charakterze ponadstandardowym, czyli np. dodatkowych zajęć nieobowiązkowych. Warunkiem niewliczania opłat za zajęcia dodatkowe jest ich dobrowolność dla rodzica.

19.    Zgodnie z przywołanymi zapisami Regulaminu, wniosek powinien zostać podpisany przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym. Jednocześnie należy wskazać, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego podpis zaufany (wykorzystujący profil zaufany) posiada moc prawną równoważną podpisowi własnoręcznemu w relacjach z administracją publiczną.
Dokumenty podpisane podpisem zaufanym wywołują skutki prawne równoważne podpisowi odręcznemu, są powszechnie stosowane w komunikacji z organami administracji publicznej oraz stanowią standardową i akceptowaną formę autoryzacji dokumentów składanych za pośrednictwem systemów takich jak ePUAP czy e-Doręczenia.
Mając na uwadze powyższe, należy przyjąć, że podpis zaufany – jako narzędzie przewidziane i upowszechnione w kontaktach z administracją publiczną – spełnia funkcję równoważną podpisowi własnoręcznemu, a tym samym zapewnia właściwą identyfikację wnioskodawcy oraz integralność składanych dokumentów. W praktyce oznacza to, iż jego zastosowanie przy składaniu wniosków w ramach programu nie wpływa negatywnie na bezpieczeństwo obrotu prawnego ani na możliwość ich prawidłowej weryfikacji przez organ.
W tym kontekście zasadne jest przyjęcie wykładni funkcjonalnej i celowościowej zapisów Regulaminu, zgodnie z którą dopuszczalne jest uznanie podpisu zaufanego jako formy spełniającej wymogi formalne dotyczące podpisania wniosku, zwłaszcza w sytuacji, gdy dokumenty składane są za pośrednictwem dedykowanych systemów administracji publicznej. Wnioski podpisane podpisem zaufanym należy zatem uznać za prawidłowo podpisane i podlegające rozpatrzeniu w ramach zakończonego naboru do Programu.

20.    Zmiana wysokości opłaty za pobyt dziecka (bez uwzględnienia wyżywienia oraz ulg i dofinansowań ze środków publicznych), dokonana w Rejestrze Żłobków w dniu złożenia wniosku o dofinansowanie lub po tej dacie, nie powinna stanowić podstawy do uzyskania prawa do dofinansowania, jeżeli działanie to miało charakter instrumentalny i było ukierunkowane wyłącznie na pozorne spełnienie kryteriów programu. Sam fakt zmiany danych nie jest jeszcze działaniem negatywnym, bowiem może wynikać z realnych działań dostosowawczych do zasad Regulaminu. Dla oceny zasadności przyznania dofinansowania kluczowe znaczenie ma stan faktyczny i prawny obowiązujący na moment składania wniosku, przy czym wojewoda rozpatrujący wniosek jest uprawniony do analizy zmian wprowadzanych w Rejestrze Żłobków, w szczególności pod kątem ich rzeczywistego charakteru. 
W przypadku stwierdzenia, że zmiana opłaty miała na celu obejście zasad programu lub sztuczne dostosowanie się do kryteriów kwalifikacyjnych, może to skutkować odmową przyznania dofinansowania. W dalszym toku procedury dane na podstawie, których wojewoda dokonał oceny wniosków będą mogły być przedmiotem pogłębionej weryfikacji, np. opartej na dokumentach, w celu potwierdzenia danych rejestrowych.

21.    Dokumentacja przekazana za pośrednictwem systemu e-Doręczeń w formacie plików XML może zostać uznana za prawidłową wyłącznie wówczas, gdy istnieje możliwość jej odczytu i weryfikacji treści zgodnie z obowiązującymi standardami technicznymi.
W sytuacji, gdy przekazane pliki otwierają się w sposób uniemożliwiający odczytanie ich treści (np. jako ciągi znaków, cyfr i liter), należy uznać, że dokumentacja nie spełnia wymogów formalnych w zakresie czytelności i dostępności danych. W takim przypadku zasadne jest wezwanie Wnioskodawcy do ponownego przekazania dokumentów w formacie umożliwiającym ich prawidłowe odczytanie (np. PDF lub XML wraz z odpowiednią wizualizacją), pod rygorem pozostawienia sprawy bez rozpoznania lub negatywnej oceny formalnej. Należy jednak najpierw wyczerpać środki techniczne będące w dyspozycji urzędu. Pliki xml mają to do siebie, ze wymagają oprogramowania do prawidłowego ich otworzenia. Standardem jest, że aplikacje do zarządzania dokumentacją wykorzystywane w urzędach są wyposażone w odpowiednie narzędzia do otwierania plików xml, ale czasem może być potrzebne oprogramowanie zewnętrzne.