Jednocześnie MSZ wystosowało do 130 adresatów instytucjonalnych pismo z informacją o toczącej się procedurze i wymogach, które powinni spełnić kandydaci. W piśmie tym Ministerstwo zwróciło się do tych podmiotów o upowszechnienie ogłoszenia, m.in. poprzez zamieszczenie go na stronach internetowych. Pismo to zostało skierowane do wszystkich członków Rady Ministrów, pełnomocników rządu zajmujących się tematyką związaną z prawami człowieka, Trybunału Konstytucyjnego, Sądu Najwyższego, Naczelnego Sądu Administracyjnego i Krajowej Rady Sądownictwa, prezesów wszystkich sądów apelacyjnych oraz wojewódzkich sądów administracyjnych, trzech rzeczników praw (Rzecznika Praw Obywatelskich, Rzecznika Praw Dziecka, Rzecznika Praw Pacjenta) i innych naczelnych organów państwa (w tym Kancelarii Prezydenta RP, Sejmu RP i Senatu RP), urzędów centralnych zaangażowanych w wykonywanie wyroków ETPC, prezesów organów samorządu prawniczego (adwokatury, radców prawnych i komorników) oraz szefów komisji praw człowieka adwokatury i radców prawnych, kilku organizacji pozarządowych współpracujących na stałe z Zespołem ds. ETPC, dziekanów wydziału prawa 18 uczelni wyższych w całym kraju, szkół kształcących sędziów, prokuratorów i urzędników administracji publicznej (Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury, Krajowej Szkoły Administracji Publicznej) oraz do Polskiej Akademii Nauk, a także do 16 regionalnych ośrodków debaty międzynarodowej. Pismo zostało też skierowane do kilkudziesięciu osób będących członkami Zespołu ds. ETPC lub na stałe z nim współpracujących. 

W oparciu o powyższy komunikat i pismo MSZ ogłoszenie o naborze na urząd sędziego ETPC zostało rozpowszechnione na innych portalach internetowych, w tym na stronach samorządu adwokackiego i radców prawnych oraz na stronie służby cywilnej.