Ułatwienia związane z udostępnianiem danych z ewidencji ludności obejmą zarówno podmioty prywatne (obywateli/przedsiębiorców), jak i podmioty publiczne. 

Jak teraz udostępnia się dane z ewidencji ludności?

Aktualnie w tym zakresie obowiązują przepisy ustawy z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Na ich podstawie udostępnianie danych jednostkowych odbywa się w dwojaki sposób. MSWiA na poziomie centralnym udostępnia dane z ogólnokrajowego rejestru PESEL. Natomiast organy gmin - na poziomie lokalnym - udostępniają dane z lokalnych rejestrów mieszkańców.

Rejestr PESEL jest rejestrem ogólnokrajowym, w którym gromadzone są dane dotyczące wszystkich obywateli. Rejestr mieszkańców jest prowadzony zgodnie z właściwością miejscową przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta. Oznacza to, że dane w prowadzonym przez każdy organ gminy lokalnym rejestrze mieszkańców stanowią część centralnego rejestru PESEL.

Dane gromadzone w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców udostępnia się na tych samych zasadach. Podmiotom publicznym dane udostępniane są w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań. Z kolei podmiotom prywatnym dane mogą być udostępnione po uprzednim wykazaniu interesu prawnego, bądź interesu faktycznego i za zgodą osoby poszukiwanej.

Aktualnie dochodzi do sytuacji, gdy wniosek o udostępnienie danych z lokalnego rejestru mieszkańców nie może być w pełni zrealizowany. Dzieje się tak w przypadku, gdy poszukiwana przez wnioskodawcę osoba nie jest aktualnie zameldowana na terenie gminy, do której wniosek został skierowany. W takiej sytuacji organ gminy udziela odpowiedzi, że osoba poszukiwana nie figuruje w danym rejestrze mieszkańców. Informuje jednocześnie wnioskodawcę o możliwości uzyskania danych z ogólnokrajowego rejestru PESEL, co wiąże się z koniecznością skierowania kolejnego wniosku, tym razem do Centrum Personalizacji Dokumentów MSWiA. Znacznie wpływa to na czas oczekiwania na dane, co w sposób istotny wpływa na przykład na sprawny przebieg postępowania sądowego.

Jak będą udostępniane dane po zmianie przepisów?

W ramach nowelizacji ustawy o ewidencji ludności, podmioty prywatne (m.in. obywatele i przedsiębiorcy) oraz podmioty publiczne nie będą już musiały występować do MSWiA o udostępnienie danych z rejestru PESEL. Nowe przepisy nadadzą organom gmin ustawową kompetencję do udostępniania danych z rejestru PESEL. O takie dane będzie można wnioskować w dowolnym urzędzie gminy na terenie całego kraju, niekoniecznie tam gdzie jesteśmy zameldowani.

Wyjątek od generalnej zasady odmiejscowienia udostępniania danych z rejestru PESEL ma dotyczyć wniosku w tej samej sprawie, który będzie można złożyć wyłącznie do jednego organu gminy. Ma to przeciwdziałać sytuacjom, w których wnioskodawca kieruje ten sam wniosek do więcej niż jednego organu gminy. Ma to dotyczyć również sytuacji, gdy wnioskodawca zamierza złożyć w późniejszym terminie kolejny wniosek w tej samej sprawie. W tym przypadku organem właściwym do jego realizacji będzie wyłącznie ten organ gminy, który rozpatrywał wcześniejszy wniosek.

Przypominamy, że organy gmin od 1 marca 2015 r. mają już dostęp do rejestru PESEL, w celu realizacji innych spraw obywatelskich, a zatem są technologicznie przygotowane  do obsługi nowego zadania. Ponadto propozycja zmiany będzie zbieżna z regulacjami, jakie obowiązują w stosunku do danych gromadzonych w ogólnokrajowym Rejestrze Dowodów Osobistych. Dane z tego rejestru są udostępniane wyłącznie przez organy gmin, a sama procedura również ma odmiejscowiony charakter.

Zgodnie z projektowanymi przepisami, MSWiA będzie udostępniało dane jednostkowe z rejestru PESEL wyłącznie do 30 kwietnia 2019 r. Ministerstwo zrealizuje wszystkie wnioski, które wpłyną przed tą datą.

Natomiast od 1 maja 2019 r. wyłącznie właściwe do udostępniania danych jednostkowych z rejestru PESEL będą organy gmin.