1. Informacje ogólne

1.1 Administrator i Inspektor Ochrony Danych

Za przetwarzanie danych osobowych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji odpowiedzialny jest:
Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji
siedziba: ul. Batorego 5, 02-591 Warszawa
e-mail: kontakt@mswia.gov.pl
tel.: 47 72 839 48
fax: 22 601-46-03

ePUAP: /MSWIA/domyslna oraz /MSWIA/SkrytkaESP
e-Doręczenia: AE:PL-56316-74543-JDVGW-18

1.2 Inspektor ochrony danych 

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące ochrony swoich danych, skontaktuj się z inspektorem ochrony danych w MSWiA na adres mailowy: iod@mswia.gov.pl

1.3 Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji (dalej MSWiA) przetwarza dane osobowe w celu wypełnienia obowiązku prawnego - podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w powiązaniu z odpowiednimi przepisami prawa, z których wynika taki obowiązek.

Ponadto MSWiA przetwarza dane osobowe w ramach wykonywania swoich zadań realizowanych w interesie publicznym - podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e) RODO w powiązaniu z odpowiednimi przepisami prawa. 

W przypadku przetwarzania danych osobowych niezbędnych do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą - podstawę prawną w indywidualnych przypadkach stanowi art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Dotyczy to również operacji przetwarzania niezbędnych do podjęcia działań przed zawarciem umowy.

W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne dla ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej - podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. d) RODO.

Na podstawie artykułu 6 ust.1 lit. e) RODO w celu ochrony przed atakami na infrastrukturę teleinformatyczną MSWiA i technologię komunikacyjną jesteśmy zobowiązani do przechowywania danych po Państwa wizycie na naszej stronie internetowej. Dane te są analizowane i, w przypadku ataków na technologię komunikacyjną, wykorzystywane do wszczęcia postępowania karnego. Dane są usuwane, gdy tylko nie są już potrzebne do wykonania zadania. Dane rejestrowane podczas dostępu do strony internetowej MSWiA będą przekazywane osobom trzecim tylko wtedy, gdy zostaniemy do tego prawnie zobowiązani. MSWiA nie dokonuje łączenia danych w celu tworzenia profili użytkowników.

1.4 Przetwarzanie danych osobowych osób niepełnoletnich

Osoby poniżej 16 roku życia nie powinny przekazywać nam żadnych danych osobowych bez zgody rodziców lub opiekunów. Jeśli dane są niezbędne do odwiedzenia MSWiA, stosuje się punkt 3.

2. Przetwarzanie danych osobowych w ramach kontaktu

Przetwarzanie danych osobowych zależy od sposobu kontaktu np. kontakt mailowy, listowny, telefoniczny (infolinia), z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej na odległość – Ms Teams.

2.1 Kontakt za pośrednictwem poczty elektronicznej

Kontakt z MSWiA jest możliwy za pośrednictwem centralnego adresu mailowego: kontakt[at]mswia.gov.pl oraz przy pomocy służbowych adresów mailowych pracowników i skrzynek funkcyjnych.

Twoje dane np. nazwisko, imię, adres, adres e-mail oraz informacje zawarte w wiadomości e-mail (w tym wszelkie podane w wiadomości dane osobowe) będą przetwarzane w celu skontaktowania się z Tobą i realizacji Twojego zapytania, zgodnie z okresami przechowywania dokumentów określonymi w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt, który stanowi załącznik instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w MSWiA. 

W ramach kontaktowanie się z MSWiA przetwarzanie Twoich danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) i e) RODO w celu zrealizowania Twojego zapytania.

2.2 Kontakt listowny

Jeśli napiszesz list do MSWiA podane przez Ciebie dane np. nazwisko, imię, adres oraz informacje zawarte w liście, w tym wszelkie podane przez Ciebie dane osobowe, będą przechowywane w celu skontaktowania się z Tobą i rozpatrzenia Twojego zapytania. Przewarzanie danych obywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) lub e) RODO. 

2.3 Kontakt telefoniczny 

Jeśli skontaktujesz się z pracownikiem telefonicznie, Twoje dane osobowe będą przetwarzane, jeśli będzie to konieczne do realizacji Twojego zapytania. 

W przypadku łączenia się z MSWiA za pomocą infolinii – informujemy, że administratorem nagrania jest Minister Cyfryzacji. Więcej na temat przetwarzania Twoich danych w ramach nagrania znajdziesz tutaj: https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/klauzula-przetwarzania-danych-osobowych-udostepnionych-droga-elektroniczna

2.4. Przetwarzanie danych osobowych podczas korzystania z mediów społecznościowych

MSWiA korzysta z mediów społecznościowych. W zakresie przetwarzania danych osobowych przez MSWiA należy zapoznać się z informacjami zamieszczonymi tutaj: https://www.gov.pl/web/mswia/klauzula-informacyjna-dotyczaca-przetwarzania-danych-osobowych-w-mediach-spolecznosciowych-mswia 

2.4 Kontakt elektroniczny na odległość – Ms Teams 

Dane osobowe mogą być przez MSWiA przetwarzane w ramach organizowanych spotkań za pośrednictwem platformy Microsoft Teams. 

Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. e) RODO.

W związku z prowadzeniem spotkań z wykorzystaniem platformy Microsoft Teams informujemy, że odbiorcą tych danych osobowych będzie firma Microsoft (właściciel platformy) oraz firma związana z dostawą usługi. Polityka Prywatności Microsoft Teams, które dostępna na stronie https://www.microsoft.com/pl-pl/privacy.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do zapewnienie obsługi organizacyjno-technicznej spotkania. 

Podanie danych osobowych w postaci udostępnienia wizerunku w czasie spotkań z wykorzystaniem platformy MS Teams jest dobrowolne i będzie opierać się na Twojej zgodzie (poprzez włączenie kamerki). 

3. Przetwarzanie danych osobowych interesantów odwiedzających MSWiA

MSWiA przyjmuje interesantów, a także indywidualnych gości na konkretne wydarzenia. Aby umożliwić tym osobom wstęp na teren MSWiA, musimy ze względów bezpieczeństwa, zebrać imiona, nazwiska i nr pesel. Dane te zostaną przekazane do Służby Ochrony Państwa w celu realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 8 grudnia 2017 r. o Służbie Ochrony Państwa (Dz. U. z 2025 r. poz. 34).
Podanie innych danych takich jak np. ograniczenia ruchowe, może posłużyć lepszemu przygotowaniu do wizyty w MSWiA, ale jest opcjonalne. 

4. Monitoring wizyjny

Przetwarzanie przez MSWiA Twoich danych osobowych utrwalonych na nagraniach obrazu jest niezbędne w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i ochrony mienia. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust 1 lit c) RODO w związku z art. 5a ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym (Dz. U. z 2018 r. poz. 1182), art. 22² ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn.zm.).

Nagrania obrazu będą przetwarzane wyłącznie w celu, dla którego zostały zebrane i będą przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Nagranie obrazu stanowiące dowód w spawie związanej z zapewnieniem bezpieczeństwa fizycznego oraz ochrony tajemnic prawnie chronionych w Ministerstwie może być przechowywane do czasu wyjaśnienia sprawy, następnie podlega zniszczeniu.

5. Akredytacja przedstawicieli prasy

Dane osobowe gromadzone podczas akredytacji prasowej są gromadzone i przetwarzane na potrzeby procesu akredytacji. Zakres danych wymaganych podczas akredytacji zależy od konkretnego zlecenia. Zasady rejestracji dostępne są tutaj:

https://www.gov.pl/web/pressroom 

Po zatwierdzeniu Państwa udziału w wydarzeniu w MSWiA, zastosowanie mają informacje zawarte w pkt. 3 [Przetwarzanie danych osobowych interesantów odwiedzających MSWiA] i pkt. 4 [Monitoring wizyjny].

6. Twoje prawa

Prawo do informacji [art. 15 RODO]
Dzięki prawu do informacji osoba, której dane dotyczą, uzyskuje informacje dotyczące jej danych oraz takie informacje jak cel i podstawę przetwarzania jej danych. Obowiązują wyjątki od tego prawa regulowane szczególnymi przepisami prawa.

Prawo do sprostowania [art. 16 RODO]
Prawo do sprostowania obejmuje możliwość sprostowania przez osobę, której dane dotyczą, nieprawidłowych danych osobowych jej dotyczących.

Prawo do usunięcia danych [art. 17 RODO]
Prawo do usunięcia obejmuje możliwość żądania usunięcia danych, np. gdy dane nie są już niezbędne, zostały przetworzone niezgodnie z prawem lub cofnięto zgodę na ich przetwarzanie. 

Prawo do ograniczenia przetwarzania [art. 18 RODO]
Prawo do ograniczenia przetwarzania obejmuje możliwość tymczasowego wstrzymania dalszego przetwarzania danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą. Jest to jednak możliwe tylko wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą: 1. kwestionuje prawidłowość jej danych; 2. są przetwarzane niezgodnie z prawem; 3. dane nie są już potrzebne do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, w celu ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń; 4. wniosła sprzeciw na podstawie art. 21 RODO – ale należy ocenić, czy prawnie uzasadnione podstawy po naszej stronie są nadrzędne wobec podstaw jej sprzeciwu.

Prawo do sprzeciwu [art. 21 RODO]
Prawo do sprzeciwu daje osobom, których dane dotyczą, możliwość, w określonej sytuacji, sprzeciwienia się dalszemu przetwarzaniu ich danych osobowych, o ile jest to uzasadnione wykonywaniem zadań publicznych lub interesem publicznym i prywatnym. 

Prawo do przenoszenia danych [art. 20 RODO]
Prawo do przenoszenia danych daje osobom, których dane dotyczą, możliwość otrzymania od administratora swoich danych osobowych w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego w celu ich przekazania innemu administratorowi w razie potrzeby. Jednakże, zgodnie z art. 20 ust. 3 zdanie 2 RODO, prawo to nie przysługuje, jeżeli przetwarzanie danych służy wykonywaniu zadań publicznych.

Prawo do cofnięcia zgody [art. 7 ust.3 RODO]
Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, może ją w dowolnym momencie cofnąć w odpowiednim celu. Zgodność z prawem przetwarzania opartego na udzielonej zgodzie pozostaje nienaruszona do momentu jej cofnięcia. 

Prawo do wniesienia skargi
Przysługuje Tobie również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Odbiorcy 

Twoje dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa i podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie administratora. MSWiA korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów i z usługodawcą zawarto umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO.

8. Okres przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe będą przechowywane przez czas realizacji sprawy, a następnie przechowywane przez okres oraz w zakresie wymaganym zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

9. Dobrowolność podania danych osobowych

Podanie danych, z zastrzeżeniem szczególnych przepisów prawa, jest dobrowolne, lecz niezbędne do rozpatrzenia sprawy, z którą zwrócisz się do MSWiA.