W wideokonferencji uczestniczyli - Bartosz Grodecki, podsekretarz stanu w MSWiA oraz przedstawiciele: Ministerstwa Sprawiedliwości, Ministerstwa Finansów, Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Komendy Głównej Policji, Komendy Głównej Straży Granicznej i Urzędu do Spraw Cudzoziemców. Celem spotkania było zainicjowanie prac Zespołu do spraw Zapewnienia Współpracy Polskiej Administracji Rządowej z Wielkoskalowymi Systemami Informacyjnymi Unii Europejskiej, utworzonego Zarządzaniem Prezesa Rady Ministrów.

Wiceminister Bartosz Grodecki podkreślił, że zadanie, jakim jest przebudowa Wielkoskalowych Systemów Informacyjnych, przed którym stoi UE, w tym Polska wraz z innymi państwami, jest przedsięwzięciem wielowymiarowym i bardzo skomplikowanym. Ponadto zaznaczył, że cały proces wymaga zintensyfikowania wysiłków oraz bliskiej współpracy pomiędzy zaangażowanymi instytucjami. W związku z tym zdecydowano, że optymalną formułą realizacji tego zadania jest program, czyli zbiór projektów zarządzanych w spójny i skoordynowany sposób.

Następnie Dariusz Bogucki, zastępca dyrektora Departamentu Spraw Międzynarodowych MSWiA, omówił aktualny stan prac. Zaznaczył, że transformacja wielkoskalowych systemów wymagać będzie zmian prawnych, organizacyjnych i technicznych po stronie Polski. Przedstawił także koncepcję dostosowania organów administracji państwowej do współpracy z przebudowanymi wielkoskalowymi systemami UE.

Podczas posiedzenia jednogłośnie przyjęto uchwały w sprawie regulaminu prac zespołu, ustanowienia składu rady programu oraz wyznaczenia kierownika programu i kierowników projektów.