Narodowe Centrum Badań
i Rozwoju

Zasady dokonywania zwrotów w ramach działań 01.05 i 03.01 FERS

W związku z możliwością dokonywania zwrotów związanych z realizowanymi projektami w ramach działań 01.05 oraz 03.01 FERS, w celu uniknięcia błędów przy ich dokonywaniu, Instytucja Pośrednicząca (IP) zamieszcza poniżej szczegółową instrukcję z prośbą o dokładne zapoznanie się przed zleceniem przekazania środków. Beneficjenci ww. działań są zobowiązani do dokonywania zwrotów na dwa rachunki bankowe w następujący sposób:   

I.    na rachunek bankowy Narodowego Centrum Badań i Rozwoju (NCBR) nr 77 1130 0007 0020 1020 9820 0036 należy dokonywać zwrotów dotyczących:

• niewykorzystanych zaliczek, stwierdzonych wydatków niekwalifikowalnych, nieprawidłowości a także korekt finansowych (wykazanych w końcowym wniosku o płatność), które podlegają zwrotowi w części dotacji celowej;
• odsetek (wszystkie odsetki, w tym bankowe, umowne) oraz przychodów, które powinny zostać przekazane na ww. rachunek bankowy Instytucji Pośredniczącej (IP) w pełnej wysokości (100%).

W opisie przelewu Beneficjent jest zobowiązany zawrzeć następujące dane:

1. numer umowy np.: FERS.01.05-IP.08-0000/23
2. informację czego dotyczy zwrot (należy użyć sformułowań wskazanych w cudzysłowie lub ich skrótów):
   • „odsetki bankowe”;
   • „odsetki umowne” – w przypadku naliczenia przez IP odsetek jak dla zaległości podatkowych z art. 189 UFP tj. w przypadku nieterminowego złożenia wniosku o płatność lub wniosku o płatność nierozliczającego 70% otrzymanych środków;
   • „dochód” – w przypadku zwrotu dochodu powstałego w związku z realizowanym projektem w części, do której przedmiotowy projekt przyczynił się do jego powstania (nie stanowiącego wkładu własnego Beneficjenta);
   • „korekta” – w przypadku korekt finansowych (wykazanych w końcowym wniosku o płatność)*;
   • „nieprawidłowość” – o sposobie zwrotu stwierdzonej nieprawidłowości Beneficjent jest informowany odrębnym pismem*;
   • „niekwalifikowalne” – wydatki stwierdzone w trakcie weryfikacji wniosku o płatność*;
   • „zwrot transzy” – zwrot nadwyżki transzy na zakończenie okresu sprawozdawczego (UWAGA: Zwrot części transzy powinien być uzasadniony np. nierozstrzygnięciem planowanych przetargów, i nie może być stosowany notorycznie jako sposób uniknięcia naliczenia odsetek z art. 189 UFP)*;
   •  „koniec projektu” – zwroty środków niewydatkowanych na zakończenie projektu tj. w terminie 30 dni od daty zakończenia projektu
3. rok, w którym środki zostały przekazane na konto Beneficjenta, a których dotyczy ten zwrot np. odsetki od środków 2024 r.;
4. informację, jaka część podlega zwrotowi tj. dotacja celowa.

* przed dokonaniem przelewu Beneficjent jest zobowiązany do zweryfikowania, z której transzy została wydatkowana kwota podlegająca zwrotowi. Rok przekazania przedmiotowej transzy będzie tożsamy z rokiem wskazanym w opisie zwrotu.

Przykłady poprawnych opisów:

• FERS.01.05-IP.08-0000/23 odsetki bankowe 2024 r. 100%
• FERS.01.05-IP.08-0000/23 niekwalifikowalne; 2025 r.; dotacja celowa

Przykład: W przypadku stwierdzonych wydatków niekwalifikowalnych we wniosku o płatność za okres od 1 lipca do 30 września 2024 r., poniesionych z transzy zawnioskowanej wnioskiem za I kw. 2024 r. i wypłaconej w 2024 r., Beneficjent powinien zawrzeć następujący opis przelewu:

„FERS.01.05-IP.08-0000/23 niekwalifikowalne 2024 r. dotacja celowa”

II.   na rachunek bankowy Ministerstwa Finansów (MF) nr 17 1130 0007 0020 0660 2620 0016 należy dokonywać zwrotów dotyczących części transz przekazanych przez MF (środki europejskie). Dotyczy to: niewykorzystanych zaliczek, stwierdzonych wydatków niekwalifikowalnym, nieprawidłowości a także ewentualnych korekt finansowych wykazanych w końcowym wniosku o płatność. IP przypomina, iż na rachunek MF Beneficjent nie dokonuje żadnych zwrotów odsetek oraz dochodu powstałego w związku z realizacją projektu.

W opisie  przelewu dokonywanego na powyższy rachunek Beneficjent jest zobowiązany zawrzeć następujące dane:

1. numer umowy
2. kwota otrzymanej z MF płatności, której dotyczy zwrot
3. data otrzymania z MF płatności, której dotyczy zwrot
4. informację, czy zwracana kwota to kwota główna powstała ze względu na stwierdzoną nieprawidłowość, wydatki niekwalifikowalne, niewykorzystane zaliczki,  korektę finansową wykazaną w końcowym wniosku o płatność.

W związku z ograniczoną liczbą znaków w tytule przelewu, powyższe informacje mogą być zapisane skrótami umożliwiającymi ich identyfikację. W przypadku, gdy Beneficjent nie ma możliwości zawarcia wymaganych danych dotyczących zwrotu (poza numerem umowy) istnieje możliwość przesłania w dniu dokonania zwrotu wyjaśnień (zgodnie z poniższymi punktami) drogą mailową  na adres: bgkzlecenia@bgk.pl 
E-mail, z podaniem w tytule kwoty zwrotu i daty dokonania zwrotu, powinien zawierać w treści wiadomości następujące punkty: 

1. numer umowy;
2. podmiot dokonujący zwrotu;
3. datę dokonania zwrotu;
4. tytuł zwrotu, a w przypadku zwrotu na podstawie decyzji, o której mowa w art. 207 uofp - numer decyzji;
5. kwotę otrzymanej z BGK płatności, której dotyczy zwrot (wyłącznie środki przekazane przez MF);
6. datę otrzymania z BGK płatności, której dotyczy zwrot (data przekazania środków przez MF);
7. kwota zwrotu (globalna kwota zwrotu);
8. należność główna (środki dotyczące przekazanych transz jak: korekty finansowe);
9. klasyfikacja budżetowa zwracanej kwoty (część, dział, rozdział, paragraf) – TYLKO W PRZYPADKU JEŻELI JEST ZNANA.

Instytucja Pośrednicząca przygotowała wzór Formularza zmian w projekcie FERS. Prosimy o zgłaszanie zmian wyłącznie poprzez formularz zmian i przesyłanie go w module korespondencja w systemie CST2021.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady wprowadzania zmian do projektu:

1. Beneficjent może dokonywać zmian w projekcie zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu;
2. Instytucja Pośrednicząca przygotowała jeden uniwersalny wzór formularza zmian;
3. Zgłaszanie zmian odbywa się wyłącznie poprzez formularz zmian przekazywany w module korespondencja w systemie CST2021:

• kategoria korespondencji: zmiany w projekcie,
• opis zmian w formularzu załączonym do korespondencji, a nie w treści korespondencji,
• nie we wniosku o zmiany (WOZ) w systemie CST2021;

4. Formularz zmian przesyłany jest w wersji edytowalnej (plik Word);
5. Formularz przesyłany jest do Instytucji Pośredniczącej najpóźniej na 1 miesiąc przed złożeniem kolejnego wniosku o płatność (WNP);
6. Zmiany nie mogą wpływać negatywnie na cel projektu;
7. Zmiany w budżecie „na plus” i „na minus” powinny się bilansować do zera;
8. Ograniczenie zakresu merytorycznego (np. zmniejszenie wartości wskaźników) powinno wiązać się z proporcjonalnym pomniejszeniem wartości projektu;
1. Zapisy w poszczególnych częściach formularza powinny być ze sobą spójne;
10. Po akceptacji formularza zmian przez Instytucję Pośredniczącą, w przypadku konieczności modyfikacji wniosku o dofinansowanie, Beneficjent zostanie poproszony o zmianę wniosku w systemie SOWA EFS (wniosek będzie skierowany do poprawy). Po zatwierdzeniu wniosku dane projektu zostaną wyeksportowane przez Instytucję Pośredniczącą do systemu CST2021.

Wzór formularza zmian do pobrania: Formularz​_zmian​_FERS​_wzór

Instytucja Pośrednicząca przygotowała materiał instruktażowy dotyczący sposobu prawidłowego wypełniania danych w Systemie Monitorowania EFS (SM EFS).

Danymi niezbędnymi do monitorowania wsparcia udzielonego uczestnikom projektu są m.in.: zakres wsparcia oraz rodzaj przyznanego wsparcia. W tabeli przedstawiono:

• zakres wsparcia - każdorazowo należy wybrać „szkolnictwo wyższe i nauka”,
• rodzaj przyznanego wsparcia - należy wybrać z katalogu dostępnego w kolumnie F „Rodzaj przyznanego wsparcia (możliwy wybór w SM EFS)” adekwatnie do udzielonego wsparcia i wskaźnika przypisanego do wsparcia.

W materiale instruktażowym nie ujęto sposobu wypełniania danych dla wsparcia podmiotu. W SM EFS należy wykazać podmiot, tj. uczelnię, w następujących sytuacjach:

• kiedy w projekcie występuje wskaźnik dot. liczby podmiotów, któremu udzielono wsparcia,
• kiedy uczestnikami projektu są pracownicy uczelni.

Dla wsparcia podmiotu w polach:

• zakres wsparcia - każdorazowo wybrać „szkolnictwo wyższe i nauka”,
• rodzaj przyznanego wsparcia - każdorazowo wybrać „wsparcie dla podmiotu systemu szkolnictwa wyższego i nauki”.

SM EFS daje możliwość doprecyzowania rodzaju wsparcia w polu „w tym” - to pole nie jest obowiązkowe.

Załącznik do pobrania: Rodzaje wsparcia

Instytucja Pośrednicząca przygotowała specjalny odcinek "NCBR online", w którym eksperci przedstawią wybrane zagadnienia dotyczące przygotowania wniosku o płatność.

W pierwszej części odcinka poruszono tematy związane z zaliczkami, harmonogramem płatności oraz ryzykiem zapłaty odsetek. Zaprezentowano odpowiedzi na pytania, które najczęściej zadają beneficjenci projektów FERS, m. in.:

Jakie warunki musi spełnić beneficjent, aby otrzymać pierwszą transzę zaliczki? (1:28)

Czy beneficjent może zawnioskować o dowolną kwotę zaliczki? Czy jednak jest określona jakaś maksymalna kwota, o jaką może wnioskować? (2:36)

Kiedy dokonać aktualizacji harmonogramu płatności, tak, by ta aktualizacja była skuteczna? (5:10)

W jakich sytuacjach beneficjent będzie zmuszony zapłacić odsetki? (6:24)

Czy beneficjent będzie musiał zapłacić odsetki, jeżeli złoży wniosek o płatność, w którym rozliczy co najmniej 70% dotychczas otrzymanych zaliczek, ale spóźni się ze złożeniem tego wniosku? (8:44)

Czy beneficjent może zawnioskować o odstąpienie od naliczenia odsetek? (9:56)

Jakie rozwiązania możemy zaproponować beneficjentom, aby nie doszło do naliczenia odsetek? (10:26)

W drugiej części odcinka skupiono się na dobrych praktykach wspierających przygotowanie wniosku o płatność, np.:

Jak poprawnie opisać postęp rzeczowy? (15:06)

Jak prawidłowo przygotować zestawienia dokumentów? Jakie dane powinny być zawarte w poszczególnych polach zestawienia dokumentu, żeby wniosek o płatność nie został skierowany do poprawy? (22:36)

Wytyczne kwalifikowalności nakładają na beneficjenta obowiązek należytego udokumentowania wydatków. Co w praktyce oznacza ten obowiązek? (31:54)

Jak prawidłowo wykazać koszty pośrednie? (33:37)

Jak prawidłowo wypełnić tabelę źródła finansowania? (35:45)

Jak prawidłowo obliczyć kwoty rozliczonych wydatków europejskich? (38:18)

Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, jako Instytucja Pośrednicząca (dalej: IP) przygotowała „Materiał informacyjny dotyczący rozliczania dodatków do wynagrodzeń personelu projektu w projektach FERS nadzorowanych przez NCBR”.

Materiał ma na celu ułatwienie Beneficjentom stosowania zasad rozliczania dodatków i zredukowanie ryzyka występowania nieprawidłowości w wykazywanych we wnioskach o płatność wydatkach dotyczących wynagrodzeń personelu.

IP zobowiązuje Beneficjentów do zapoznania się z materiałem i stosowania jego zapisów przy sporządzaniu dokumentacji projektowej przyznającej dodatki oraz wniosków o płatność składanych do IP.

Załącznik do pobrania: Materiał informacyjny dotyczący rozliczania dodatków