Konsultacje rynkowe kluczem do skutecznych zamówień na innowacje - III Forum Innowacyjnych Zamówień Publicznych w Bydgoszczy
13.05.2026
W Bydgoszczy odbyło się III Forum Innowacyjnych Zamówień Publicznych, organizowane przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBR). Wydarzenie zgromadziło przedstawicieli administracji publicznej, samorządów, instytucji ochrony zdrowia, centrów usług wspólnych oraz jednostek odpowiedzialnych za rozwój usług publicznych. Trzecia edycja została poświęcona wstępnym konsultacjom rynkowym jako kluczowemu elementowi przygotowania zamówień publicznych na innowacje.
Forum zorganizowane zostało w ramach projektu niekonkurencyjnego pn.: „Innowacyjne Zamówienia Publiczne”, finansowanego ze środków europejskich, w ramach działania 2.13 z programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki. Wydarzenie stanowi kolejną odsłonę działań NCBR nakierowanych na budowanie kompetencji instytucji publicznych w zakresie wykorzystania zamówień jako narzędzia tworzenia innowacji.
Konsultacje rynkowe – pierwszy krok do innowacyjnych zamówień
W tej edycji szczególną uwagę poświęcono roli wstępnych konsultacji rynkowych (WKR), które pozwalają lepiej zrozumieć potrzeby zamawiającego oraz możliwości rynku jeszcze przed ogłoszeniem postępowania. Podczas otwarcia Forum przedstawiciele NCBR podkreślali, że skuteczne zamówienia na innowacje zaczynają się od dobrze przygotowanego dialogu z rynkiem. – Wstępne konsultacje rynkowe są kluczowym etapem przygotowania zamówienia na innowacje, ponieważ pozwalają przejść od intuicyjnego opisu potrzeby do jej realnego ustrukturyzowania w oparciu o możliwości rynku. To właśnie na tym etapie zapada decyzja, czy dana potrzeba może zostać zaspokojona rozwiązaniem dostępnym, czy też wymaga prowadzenia prac badawczo-rozwojowych – podkreśliła Agata Rakowska, dyrektorka Działu Rozwoju Innowacyjnych Metod Zarządzania Programami w NCBR.
Eksperci wskazywali, że konsultacje rynkowe pełnią kilka funkcji jednocześnie: informacyjną, projektującą oraz zwiększającą konkurencyjność postępowań, pozwalając zidentyfikować najlepsze możliwe rozwiązania oraz ograniczyć ryzyko niepowodzenia projektu.
Jak prowadzić dialog z rynkiem
W trakcie Forum zaprezentowano praktyczne podejścia do organizacji konsultacji rynkowych od publikacji ogłoszeń i ankiet rynkowych, przez webinary i spotkania branżowe, po indywidualne rozmowy z potencjalnymi wykonawcami. Eksperci podkreślali, że dobrze przeprowadzone konsultacje nie tylko umożliwiają przygotowanie realnych wymagań i kryteriów oceny ofert, ale także zwiększają zainteresowanie rynku udziałem w postępowaniu, wzmacniają transparentność procesu zakupowego oraz wspierają udział MŚP oraz innowacyjnych firm.
Justyna Pożarowska, radca generalny w Urzędzie Zamówień Publicznych, zwróciła uwagę na znaczenie ram prawnych – Wstępne konsultacje rynkowe nie są jedynie dobrą praktyką, ale narzędziem przewidzianym wprost w Prawie zamówień publicznych. Ich właściwe przeprowadzenie pozwala zamawiającemu przygotować postępowanie w sposób bardziej adekwatny do realiów rynkowych, przy jednoczesnym zachowaniu zasad konkurencyjności, równego traktowania i przejrzystości. Ponadto, nowa edycja Polityki Zakupowej Państwa zwraca uwagę na znaczenie WKR jako narzędzia wspierania krajowego rynku wykonawców.
Praktyczne doświadczenia instytucji publicznych
Istotnym elementem Forum było dzielenie się doświadczeniami instytucji, które już korzystają z konsultacji rynkowych oraz wdrażają innowacyjne rozwiązania. Przedstawiciele sektora ochrony zdrowia i instytucji finansujących pokazywali, jak współpraca z rynkiem przekłada się na tworzenie rozwiązań dopasowane do rzeczywistych potrzeb użytkowników.
– Włączenie rynku na etapie przygotowania przedsięwzięcia, poprzez konsultacje rynkowe, pozwala nie tylko lepiej dopasować zakres projektów do rzeczywistych potrzeb, ale także ograniczyć ryzyka wdrożeniowe i zwiększyć efektywność wykorzystania środków publicznych, co przekłada się na wzrost zaufania do instytucji publicznych – wskazał Dominik Pióro z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.
Uczestnicy poznali także przykłady projektów europejskich, w których konsultacje rynkowe umożliwiły wspólne definiowanie wyzwań i rozwijanie nowych technologii w modelu zamówień przedkomercyjnych (PCP).
Podczas Forum szczegółowo omawiano także rolę konsultacji rynkowych w wyborze odpowiedniej ścieżki realizacji zamówienia – czy powinno ono polegać na zakupie dostępnego rozwiązania, czy na jego wspólnym opracowaniu w modelu PCP. Wskazywano również, że konsultacje stanowią fundament procesu PCP – od identyfikacji potrzeb, przez definiowanie wyzwań badawczych, aż po wybór wykonawców i testowanie opracowanych rozwiązań.
Warsztaty i praktyczne narzędzia
Drugi dzień Forum poświęcono warsztatom z procedury PCP, podczas których uczestnicy uczyli się formułować potrzeby jako wyzwania badawcze, pracowali nad przygotowaniem konsultacji rynkowych i dowiedzieli się, jak analizować otrzymane dane oraz przekładać je na dokumentację zamówienia. Warsztaty poprowadzili eksperci NCBR.
Zgodnie z założeniami projektu celem warsztatów warsztatów jest przekazanie uczestnikom wiedzy i narzędzi do prowadzenia podobnych przedsięwzięć w swoich instytucjach.
Projekt o znaczeniu strategicznym
III Forum Innowacyjnych Zamówień Publicznych jest jednym z działań realizowanych w ramach projektu niekonkurencyjnego pn.: „Innowacyjne Zamówienia Publiczne”, który zakłada uruchomienie co najmniej 15 przedsięwzięć PCP oraz szeroką ścieżkę edukacji instytucji publicznych. Założenia te stanowią kontynuację działań opisanych w materiałach z poprzednich edycji Forum, obejmujących m.in. efekty pierwszych projektów energetycznych, cyfrowych i infrastrukturalnych realizowanych przez Centrum.
Projekt „Innowacyjne Zamówienia Publiczne” jest projektem niekonkurencyjnym, realizowanym w ramach działania 2.13 programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki na lata 2021-2027.
