Narodowe Centrum Badań
i Rozwoju

Forum jest częścią działań NCBR wspierających rozwój kompetencji instytucji publicznych, które chcą zamawiać innowacje. Odbyło się w ramach projektu „Innowacyjne Zamówienia Publiczne”, finansowanego ze środków programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki. 

Od potrzeby do dobrze przygotowanego postępowania 

Innowacyjne zamówienia publiczne pozwalają nie tylko kupować dostępne produkty i usługi, ale także pobudzać tworzenie nowych rozwiązań dla problemów, na które rynek nie ma jeszcze gotowej odpowiedzi.

W zamówieniach przedkomercyjnych podmioty publiczne mogą zamawiać prace badawczo-rozwojowe i porównywać różne rozwiązania, dzięki czemu zmniejszają ryzyko technologiczne. Kluczowe jest odpowiednie przełożenie potrzeby na dokumentację postępowania. Tematem IV Forum Innowacyjnych Zamówień Publicznych było właśnie przygotowanie do tego etapu: od określenia wyzwania i wykorzystania informacji z konsultacji rynkowych, przez ustalenie wymagań i kryteriów oceny, aż po takie zaprojektowanie postępowania, które umożliwi wykonawcom przedstawienie różnych sposobów rozwiązania problemu

Bartosz Dziadecki z Działu Rozwoju Innowacyjnych Metod Zarządzania Programami NCBR

Dokumentacja ma określać oczekiwany efekt, ale nie wskazywać z góry sposobu jego realizacji. Zwrócił na to uwagę Bartosz Dziadecki z NCBR.

– Dobra dokumentacja postępowania PCP nie powinna mówić wykonawcy, jak ma rozwiązać problem. Powinna jasno pokazywać, jaki efekt chcemy osiągnąć, według jakich kryteriów będziemy oceniać proponowane rozwiązania i jakie warunki muszą zostać spełnione. Zamawiający powinien więc precyzyjnie opisać potrzebę, ale pozostawić rynkowi przestrzeń do zaproponowania najlepszego sposobu jej zaspokojenia. To zasadnicza zmiana w podejściu do zakupów: zamiast zaczynać od produktu lub technologii, zaczynamy od problemu, który chcemy rozwiązać – podkreślił Bartosz Dziadecki. 

Tak przygotowane postępowanie pozwala porównywać różne pomysły na rozwiązanie tego samego problemu. Prace B+R prowadzone są etapami, a zamawiający może stopniowo oceniać i porównywać rozwiązania przedstawiane przez wykonawców. 

Innowacja to nie zawsze nowa technologia 

Jeden z ważnych wątków Forum to szersze spojrzenie na samo pojęcie innowacji. Jak podkreśliła Katarzyna Szymczak-Pomianowska, Dyrektor Departamentu Strategii i Zrównoważonego Rozwoju w Urzędzie Miejskim Wrocławia, z perspektywy samorządu innowacją nie musi być wyłącznie nowa technologia. Może nią być również nowy model działania, np. współpraca różnych sektorów, która pozwala osiągnąć efekty niemożliwe do uzyskania przez jedną instytucję.

Katarzyna Szymczak-Pomianowska z Urzędu Miejskiego Wrocławia

– Innowacja kojarzy nam się z nową technologią czy rozwiązaniem na miarę przyszłości. Tymczasem w samorządach wielokrotnie mierzymy się z sytuacjami, w których innowacją okazuje się nowy model działania, np. wielosektorowe partnerstwo przynoszące wymierne korzyści dzięki synergii działań różnych podmiotów. Wówczas potrzebujemy takich ram prawnych, które pozwolą to partnerstwo realizować na gruncie obowiązujących przepisów. Niestety, legislacja w Polsce, w tym dotycząca prawa zamówień publicznych, nie zawsze nadąża za potrzebami współpracy wielosektorowej oraz tworzenia nowych modeli finansowania m.in. transformacji energetycznej i klimatycznej. W takich warunkach również musimy sobie radzić – powiedziała Katarzyna Szymczak-Pomianowska. 

Punkt wyjścia: właściwa diagnoza potrzeb

Marcin Kautsch, ekspert w zarządzaniu ochroną zdrowia oraz koordynator projektów Komisji Europejskiej

Niezależnie od tego, czy potrzebna jest nowa technologia, usługa czy model działania, wszystko zaczyna się od właściwego określenia problemu. Zamiast wskazywać konkretne rozwiązanie, zamawiający powinien opisać efekt, jaki chce osiągnąć. O znaczeniu takiego podejścia mówił na przykładach z ochrony zdrowia Marcin Kautsch, ekspert w zarządzaniu ochroną zdrowia oraz koordynator projektów Komisji Europejskiej.

– Najtrudniejsze w zamówieniu innowacyjnym często nie jest znalezienie wykonawcy, lecz ustalenie, czego naprawdę potrzebujemy. Jeśli zamawiający od początku opisze konkretną technologię, może zamknąć sobie drogę do rozwiązania, którego jeszcze nie zna. Dlatego warto zaczynać od efektu, jaki chcemy osiągnąć i stawiać rynkowi ambitne wymagania. Z doświadczenia wiemy, że otrzymujemy przede wszystkim to, o co rzeczywiście potrafimy poprosić – zauważył Marcin Kautsch. 

Już na etapie przygotowania dokumentacji PCP warto zadbać o to, aby nie ograniczać wykonawców do jednej, z góry określonej technologii. Zamawiający określa, jaki efekt chce osiągnąć i jakie warunki powinno spełnić rozwiązanie, a wykonawcy proponują, jak osiągnąć ten rezultat.

PCP także w wymiarze europejskim 

Jozef Kubiniec, ekspert ds. innowacyjnych zamówień publicznych i dyrektor zarządzający firmy Keennovate

Dzięki międzynarodowemu charakterowi Forum, uczestnicy mogli poznać nie tylko polskie doświadczenia związane z zamówieniami na innowacje, ale także praktyki stosowane w innych krajach Europy. Interesującym wątkiem były również możliwości finansowania takich przedsięwzięć z programu Horyzont Europa.

Jozef Kubiniec, ekspert ds. innowacyjnych zamówień publicznych i dyrektor zarządzający firmy Keennovate, przedstawił praktyczne przykłady wykorzystania PCP. Pokazał cały proces: od określenia potrzeby, której nie zaspokajają rozwiązania dostępne na rynku, przez prace badawczo-rozwojowe prowadzone przez konkurujących wykonawców, aż po tworzenie prototypów i testowanie nowych rozwiązań. Europejskie doświadczenia ilustrował m.in. projekt PCP-WISE, dotyczący gospodarki wodnej i odporności na zmiany klimatu, a także projekt SHIELD PCP, poświęcony bezpieczeństwu przestrzeni publicznych. 

Dagmara Robakowska-Hyżorek z Działu Krajowego Punktu Kontaktowego w NCBR

Europejską część Forum zakończyła prezentacja możliwości finansowania innowacyjnych zamówień publicznych. Dagmara Robakowska-Hyżorek z Działu Krajowego Punktu Kontaktowego w NCBR pokazała, jak można wykorzystywać PCP w projektach realizowanych w programie Horyzont Europa. Zamówienia na innowacje pomagają przyspieszać rozwój nowych rozwiązań, podnosić jakość usług publicznych i odpowiadać na wyzwania społeczne. Można również uzyskać wsparcie na przygotowanie i przeprowadzenie postępowania, testowanie rozwiązań, monitorowanie wykonawców oraz upowszechnianie wyników.

Od wiedzy do praktyki

Drugi dzień Forum miał formę warsztatów. W ich trakcie uczestnicy pracowali nad założeniami zamówień odpowiadających na potrzeby swoich instytucji, korzystając przy tym z wiedzy zdobytej podczas konferencji. Przy wsparciu ekspertów NCBR, przekładali te potrzeby na elementy przyszłych postępowań.

Warsztaty dla uczestników IV Forum Innowacyjnych Zamówień Publicznych

Dzięki temu uczestnicy przekonali się, że przygotowanie dokumentacji dla zamówienia innowacyjnego wymaga współpracy specjalistów z różnych dziedzin. Potrzebna jest wiedza o problemie i potrzebach użytkowników, a także znajomość kwestii technicznych, B+R, prawnych, finansowych i projektowych. Takiego zadania nie da się skutecznie zrealizować w ramach jednego działu.

Dokumentacja PCP to nie tylko formalność przed rozpoczęciem postępowania, podkreślali eksperci. To właśnie w niej potrzeby instytucji są przekładane na oczekiwane efekty, wymagania, kryteria oceny oraz zasady prowadzenia i testowania nowych rozwiązań. Jeśli jest odpowiednio przygotowana, pozwala z jednej strony jasno określić oczekiwania zamawiającego, a z drugiej – pozostawić wykonawcom przestrzeń do różnych sposobów osiągnięcia zakładanego efektu.

Praktyczne przygotowanie zamówienia było głównym wątkiem IV Forum Innowacyjnych Zamówień Publicznych. To już kolejna odsłona cyklu działań edukacyjnych NCBR kierowanych do instytucji publicznych. Projekt przewiduje m.in. konferencje, otwarte warsztaty oraz konsultacje dotyczące przygotowania postępowań w zakresie innowacyjnych zamówień publicznych. We Wrocławiu uczestnicy poznali cały proces – od rozpoznania potrzeby po przygotowanie postępowania, które pozwala wykonawcom proponować różne rozwiązania i zwiększa szanse na powstanie innowacji oczekiwanych przez instytucje publiczne.

• Więcej informacji na temat Innowacyjnych Zamówień Publicznych w NCBR znajduje się na stronie.
• Masz pytania? Skontaktuj się z Punktem Informacyjnym NCBR:

Projekt „Innowacyjne Zamówienia Publiczne” jest projektem niekonkurencyjnym, realizowanym w ramach działania 2.13 programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki na lata 2021-2027.  Całkowity budżet projektu wynosi 505 mln zł, przy 100 proc. finansowaniu ze środków UE.