Narodowe Centrum Badań
i Rozwoju

W oparciu o  wymogi art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928 - dalej jako „ustawa”), w Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (dalej jako „NCBR”) została przyjęta Procedura dokonywania wewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa i podejmowania działań następczych (dalej jako Procedura).

Procedura określa:

1. wewnętrzną jednostkę organizacyjną NCBR  upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz do podejmowania działań następczych;
2. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych w NCBR;
3. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
4. tryb postępowania z sygnałami wpływającymi do NCBR, w szczególności:
   • obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;
   • obowiązek podjęcia działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną o  której mowa w pkt 1;
   • maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej.

Kim jest sygnalista?

1. Sygnalista jest osobą fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być np.: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant, funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834), żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834);
2. Sygnalistą jest również osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
3. Status sygnalisty oraz ochrona z nim związana powstaje po spełnieniu wszystkich przesłanek ustawowych.

Naruszenia objęte zakresem Procedury

1. Procedura ma zastosowanie do naruszeń prawa określonych w art. 3 ust. 1 ustawy, tj. działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa, dotyczących:
   • korupcji;
   • zamówień publicznych;
   • usług, produktów i rynków finansowych;
   • przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   • bezpieczeństwa transportu;
   • ochrony środowiska;
   • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   • bezpieczeństwa żywności i pasz;
   • zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   • zdrowia publicznego;
   • ochrony konsumentów;
   • ochrony prywatności i danych osobowych;
   • bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   • interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   • rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   • konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt. 1-16.
2. W sposób określony w niniejszej procedurze sygnalista może ponadto dokonać zgłoszenia podejrzenia wystąpienia lub wykrycia zdarzeń w Centrum, dotyczących:

• naruszenia zasad postępowania wynikających z Polityki Antykorupcyjnej i prezentowej stanowiącej załącznik do Zarządzenia Dyrektora Narodowego Centrum Badań i Rozwoju Nr  45/2024 z  dnia 5 lipca 2024 r.,
• wystąpienia przypadków konfliktu interesów,
• wystąpienia zagrożenia dla życia, zdrowia, bezpieczeństwa i higieny pracy lub środowiska,
• naruszeń Regulaminu Pracy lub Kodeksu Etyki.

3. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 5 ustawy o sygnalistach jej przepisy nie mają zastosowania gdy informacje posiadane przez sygnalistę:
   • są objęte przepisami o ochronie informacji niejawnych;
   • nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
   • są objęte tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;
   • są objęte tajemnicą narady sędziowskiej;
   • są objęte postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.
4. Przepisy ustawy nie mają również zastosowania do naruszeń prawa w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r.
   • Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320), do których nie stosuje się tej ustawy, umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1218) oraz innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

Kto w NCBR zajmuje się zgłoszeniami wewnętrznymi?

Sekcja ds. zarządzania zgodności w Dziale Prawnym (SZZ) pełni funkcję wewnętrznej jednostki organizacyjnej Centrum upoważnionej do:

• przyjmowania zgłoszeń,
• podejmowania działań następczych,
• komunikacji z sygnalistą,
• przekazywania informacji zwrotnej,
• prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

Sposób przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych

1. Zgłoszenia wewnętrzne przekazywane są bezpośrednio do SZZ:

• W formie pisemnej

  • w formie elektronicznej na adres mailowy sygnalista@ncbr.gov.pl,

  • za pośrednictwem przesyłki pocztowej, skierowanej na adres Centrum z dopiskiem „do rąk własnych SZZ”,

  • za pośrednictwem przesyłki przekazanej bezpośrednio pracownikowi SZZ, po uprzednim ustaleniu terminu jej dostarczenia,

• w formie ustnej poprzez złożenie oświadczenia do protokołu w obecności pracownika SZZ, podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku, zgodnie z art. 26 ust. 6 ustawy.

2. Przesyłka pocztowa ze zgłoszeniem powinna zawierać dopisek: „do rąk własnych SZZ”.
3. Sygnalista ma możliwość złożenia zawiadomienia anonimowo. W takim przypadku sygnaliście nie są przekazywane potwierdzenia przyjęcie zgłoszenia ani informacja zwrotna.
4. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym: 

• datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
• opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
• wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
• wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
• wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa; 
• wskazanie  wszystkich  dowodów  i  informacji,  jakimi  dysponuje  sygnalista,  które  mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia; 
• wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.

Ochrona sygnalisty

1. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 Ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście. Przykładowe działania odwetowe zostały wskazane w art. 12 ustawy.
3. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środków określonych powyżej.
4. Środki ochrony przysługujące sygnaliście zostały opisane w rozdziale 2 ustawy o ochronie sygnalistów.
5. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia wewnętrznego

1. W terminie do 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia Sekcja ds. zarządzania zgodnością (dalej jako „SZZ”) przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy  takie potwierdzenie przekazać, wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub NCBR ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty. W przypadku zgłoszenia ustnego, sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonuje zgłoszenia
2. Niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia, SZZ podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą  komunikację z sygnalistą, w tym, o ile będzie to uzasadnione, występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia. SZZ może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w   sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, że jest ono oczywiście bezpodstawne, bezspornie nieprawdziwe, niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego, zgłoszenie nie dotyczy działań lub zaniechań niezgodnych z  prawem lub mających na celu obejście prawa lub też nie dotyczy działalności Centrum.
3. Zgłoszenie, którego treść uzasadnia przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu przez SZZ. NCBR może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, NCBR odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
4. Przez działanie następcze należy rozumieć działania podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, lub zamknięcie procedury. Działania następcze mają na celu zebranie wszelkich możliwych dowodów w sprawie, ich ocenę oraz – w miarę możliwości – potwierdzenie lub wykluczenie możliwości wystąpienia naruszenia prawa.
5. NCBR może nie podejmować działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem.
6. NCBR informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. NCBR odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze.
7. Działania następcze mają na celu zebranie wszelkich możliwych dowodów w sprawie, ich ocenę oraz – w miarę możliwości – potwierdzenie lub wykluczenie możliwości wystąpienia naruszenia prawa.
8. NCBR przekazuje sygnaliście informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

Ochrona danych osobowych sygnalisty

1. W związku z rozpatrywaniem zgłoszeń zewnętrznych  mogą być przetwarzane: dane osobowe sygnalistów lub osób pomagających w zgłoszeniu lub osób powiązanych z sygnalistą, dane osobowe osób, których dotyczy zgłoszenie oraz dane osobowe osób trzecich np. świadków.
2. Dyrektor Centrum jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
3. Dostęp do danych osobowych sygnalistów, osób pomagających w zgłoszeniu lub osób powiązanych z sygnalistą mają wyłącznie upoważnieni pracownicy.
4. Osoby nieupoważnione nie mogą uzyskać dostępu do informacji objętych zgłoszeniem.
5. Centrum gwarantuje zachowanie poufności pozyskanych w ramach zgłoszeń danych osobowych, w celu zapewnienia poczucia bezpieczeństwa sygnaliście oraz minimalizacji  ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych, także w stosunku do osób pomagających w zgłoszeniu lub osób powiązanych z sygnalistą.
6. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty lub w przypadkach i na zasadach przewidzianych w ustawie.
7. Centrum po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
8. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Centrum przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
9. Po zakończeniu okresu przechowywania Centrum usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo administracyjnych.
10. Centrum gwarantuje, że procedura a także przyjęte rozwiązania techniczne i organizacyjne uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osób pomagających w zgłoszeniu lub osób powiązanych z sygnalistą. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

 

Klauzula informacyjna dla sygnalisty

Klauzula informacyjna dla osoby której dotyczy zgłoszenie sygnalisty

Zgłoszenia zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich

1. Dodatkowo w wykonaniu obowiązku, o którym mowa w art. 48 ustawy, informuje się, że sygnalista, czyli osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Zgodnie z art. 30 ust. 2 Ustawy zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
2. Zgłoszenia zewnętrzne można kierować bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa, tel. Centrali: (22) 55 17 700.
3. RPO, w celu zapewnienia powszechnego dostępu do informacji na temat praw, ochrony i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób, o których mowa w art. 21 Ustawy, przygotował stronę sygnalisci.gov.pl. Uruchomienie tej witryny ma na celu zwiększenie świadomości społecznej na temat ochrony sygnalistów oraz ułatwienie dostępu do niezbędnych informacji zawartych w ustawie.
4. Na stronie Zespołu ds. Sygnalistów dostępny jest formularz do dokonania zgłoszenia zewnętrznego. Formularz, po wybraniu odpowiedniej opcji, umożliwia zgłaszającemu zachowanie anonimowości oraz dołączenie dodatkowych plików, które mogą być pomocne podczas weryfikacji i procedowania zgłoszenia.
5. Zgłoszenie zewnętrzne sygnalisty do Rzecznika Praw Obywatelskich może dotyczyć informacji o naruszeniu prawa, którą sygnalista uzyskał w kontekście związanym z pracą.
6. Zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich jest bezpłatne.