Serwis Służby Cywilnej

Komunikacja wewnątrz urzędu ułatwia wyszukiwanie niezbędnych informacji, które dotyczą organizacji urzędu. Pozwala też informować pracowników o działaniach, które są podejmowane w urzędzie.

Popularnym i coraz częściej wykorzystywanym do takiej komunikacji kanałem jest wewnętrzna platforma (tzw. Intranet). To miejsce, do którego mają dostęp pracownicy urzędu. Znacznie upraszcza on komunikację i dystrybucję ważnych informacji wewnątrz urzędu. Dodatkowo może integrować pracowników. Najczęściej znajdują się tam podstawowe informacje o urzędzie, wewnętrznych regulaminach czy dane kontaktowe osób, które są w nim zatrudnieni.  Powinny one być na bieżąco aktualizowane i uzupełniane. Warto wykorzystać ten kanał szerzej.

W zasadzie nie ma tu ograniczeń: wszystko zależy od koncepcji i pomysłu na organizację takiej platformy. Mogą to być:

• różne poradniki, np. dla osób, które rozpoczynają pracę w urzędzie lub wracają po dłuższych nieobecnościach,
• zakładki dotyczące konkretnych zagadnień, np. „zakładka spraw pracowniczych”, gdzie każdy znajdzie formularze, poradniki czy wskazówki, które dotyczą np. spraw związanych ze stosunkiem pracy lub rozwojem zawodowym,
• konkursy dla pracowników organizowane w urzędzie,
• działania organizowane dla pracowników, np. szczepienia w urzędzie czy spotkania prozdrowotne.

To także miejsce, gdzie pracownicy mogą:

• opowiedzieć o swoich pasjach, organizować np. kółka zainteresowań,
• zadawać pytania dyrektorowi generalnemu/kierownikowi urzędu lub przekazywać propozycje np. w zakresie usprawniania działań,
• udostępniać innym na swojej tablicy ogłoszeń coś od siebie, np. coś się zgubiło/znalazło na terenie urzędu, coś chce się oddać/sprzedać, czymś chce się podzielić z innymi (np. informacjami o jakiejś akcji charytatywnej czy ciekawym spektaklu) itp.

Zamiast portalu intranetowego w urzędzie można cyklicznie wydawać biuletyn, który może zawierać te same informacje i pełnić te same cele. Najczęściej jest dystrybuowany wtedy formie elektronicznej za pomocą poczty elektronicznej. Bardzo rzadko wydawany jest już w formie papierowej.

Ewelina od miesiąca pracuje w urzędzie. Jest zatem członkiem korpusu służby cywilnej od niedawna. W związku z pandemią, tak jak większość pracowników w urzędzie, pracuje zdalnie. Ze swoimi najbliższymi współpracownikami z wydziału, w którym pracuje, rozmawia telefonicznie lub poprzez wideorozmowy. Aby poznać urząd i poczuć jego atmosferę, korzysta z Intranetu. Już pierwszego dnia mogła zapoznać się ze strukturą urzędu i dowiedzieć się, jakie zadania realizują poszczególne komórki organizacyjne. Dzięki zakładce przeznaczonej dla nowych pracowników wie, do kogo ma zadzwonić w sprawach pracowniczych lub gdy ma kłopot ze sprzętem komputerowym. Znalazła tam też informacje, które przydadzą jej się podczas służby przygotowawczej i pierwszej oceny. Dodatkowo znalazła zakładkę, w której pracownicy dzielą się swoimi pasjami lub osiągnięciami i już wie, kto − tak jak ona –  interesuje się filatelistyką. Mimo krótkiego stażu pracy i szczególnych okoliczności zewnętrznych, nie sprzyjających integracji, Ewelina ma poczucie, że sporo już wie o urzędzie i o ludziach, którzy w nim pracują.Urząd Statystyczny w Warszawie rozpowszechnia za pomocą Intranetu Biuletyn pracowników Urzędu pt. „Statystyk Wie Wszystko”. Wydaje go co 2 miesiące. Publikuje w nim informacje o aktualnych wydarzeniach z życia Urzędu, prezentuje informacje o wydziałach i oddziałach Urzędu, prowadzi wywiady z pracownikami. Zaproszone do współpracy osoby mają okazję podzielić się swoją wiedzą fachową, ale także pasjami z życia pozazawodowego (literatura, film, malarstwo, sport, muzyka) czy wymienić informacjami lub doświadczeniami życiowymi, które mogą się przydać innym. Urząd organizuje różne konkursy dla pracowników, sondy i akcje charytatywne, o których informuje w Biuletynie. Biuletyn jest dostępny dla pracowników innych Urzędów Statystycznych dzięki sieci, która obejmuje zasięgiem cały resort statystyki publicznej.

Biuletyn „Statystyk Wie Wszystko” w Urzędzie Statystycznym w Warszawie

Urząd rozpowszechnia za pomocą Intranetu Biuletyn pracowników Urzędu pt. „Statystyk Wie Wszystko”. Wydaje go co 2 miesiące. Publikuje w nim informacje o aktualnych wydarzeniach z życia Urzędu, prezentuje informacje o wydziałach i oddziałach Urzędu, prowadzi wywiady z pracownikami. Zaproszone do współpracy osoby mają okazję podzielić się swoją wiedzą fachową, ale także pasjami z życia pozazawodowego (literatura, film, malarstwo, sport, muzyka) czy wymienić informacjami lub doświadczeniami życiowymi, które mogą się przydać innym. Urząd organizuje różne konkursy dla pracowników, sondy i akcje charytatywne, o których informuje w Biuletynie. Biuletyn jest dostępny dla pracowników innych Urzędów Statystycznych dzięki sieci, która obejmuje zasięgiem cały resort statystyki publicznej.

Biuletyn pracowniczy „eR Kwadrat” w Urzędzie Statystycznym w Lublinie

Pracownicy piszą artykuły do biuletynu pracowniczego, który wydawany jest kwartalnie (plus jedno wydanie dodatkowe na święta Bożego Narodzenia). To wspólne działanie integruje pracowników z kilku oddalonych od siebie ośrodków i stanowi dla nich platformę wymiany informacji. Tematyka, którą poruszają pracownicy na łamach biuletynu jest różnorodna.

Jeden ze stałych działów „Etycznie rzecz biorąc” prowadzi doradca ds. etyki, który prostym językiem przybliża zasady etyczne jakimi powinien kierować się członek korpusu służby cywilnej. Autorzy kwartalnika przywiązują dużą wagę do samorozwoju pracowników, np. przedstawiają na czym polega pisanie bezwzrokowe, podpowiadają jak opanować techniki szybkiego czytania, jak napisać e-maila oraz jak przedstawić w ciekawej formie zagadnienia statystyczne. Na łamach biuletynu zachęca się również do działalności charytatywnej, pisząc o organizacjach pozarządowych, promując akcje na rzecz ofiar katastrof naturalnych, przekonując do krwiodawstwa i dawstwa szpiku. Prowadzone są również różne akcje pracownicze. Jedna z nich pn. „Oddam książkę w dobre ręce” polega na przyniesieniu do urzędu prywatnych książek, które następnie każdy może wziąć bez konieczności oddawania. W Biuletynie pojawiają się także m.in. bieżące informacje o działalności urzędu, nowych pracownikach, ogłoszenia pracownicze.

Biuletyn upublicznia się na wewnętrznej stronie intranetowej, na którą również mają wgląd pracownicy innych urzędów statystycznych w Polsce. Ci pracownicy urzędu, którzy nie mają dostępu do Intranetu dostają biuletyn mailowo lub w formie papierowej.

• Kształtuje pozytywny wizerunek pracodawcy, który dba o przepływ informacji
• Zaangażowanie pracowników w różne działania, które są organizowane w urzędzie.
• Łatwy sposób komunikacji z pracownikami (do pracowników i od pracowników).

• Źródło wiadomości o urzędzie i jego działaniach.
• Łatwe i szybkie wyszukiwanie niezbędnych informacji, które dotyczą stosunku pracy.
• Integracja z innymi pracownikami.
• Większa identyfikacja z urzędem dzięki temu, że:
  • ma dostęp do bieżących działań, które urząd realizuje,
  • może współtworzyć informacje na stronie.

• Urząd Statystyczny w Lublinie – finalista II edycji Konkursu WLB w 2023 r. z praktyką „Biuletyn pracowniczy ‘eR Kwadrat’”
• Archiwum Państwowe w Olsztynie
• Ministerstwo Finansów
• Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Świdnicy
• Urząd Statystyczny w Warszawie
• Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Krakowie
• Wojskowa Komenda Uzupełnień w Rzeszowie