Serwis Służby Cywilnej

Przepisy przewidują możliwość świadczenia pracy zarówno tylko w formie pracy zdalnej, jak i w formie pracy hybrydowej, czyli częściowo w domu, a częściowo w zakładzie pracy, w zależności od potrzeb i możliwości pracownika i pracodawcy.

Świadczenie pracy zdalnej wymaga zawarcia uzgodnienia między pracownikiem a pracodawcą. Może to nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Przepisy dot. pracy zdalnej wprowadziły obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładowymi organizacjami związkowymi,
• lub regulaminie ustalonym przez pracodawcę, jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna taka organizacja (wtedy regulamin jest ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

W sytuacji, gdy nie ma ani porozumienia, ani regulaminu pracy zdalnej, może być ona świadczona na wniosek pracownika. Pracodawca musi taki wniosek, co do zasady, uwzględnić, jeśli został on złożony przez:

• pracownicę w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
• pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

W tych przypadkach pracodawca może odmówić pracy zdalnej tylko jeżeli jej wykonywanie nie jest możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy.

Do obowiązków pracodawcy należy m.in.:

• dostarczyć pracownikowi zdalnemu materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do pracy zdalnej,
• zapewnić instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
• umożliwić pracownikowi zdalnemu przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami i korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, w tym z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej,
• zapewnić realizację przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (z pewnymi wyłączeniami).

Pracownik może również wykorzystywać swój sprzęt prywatny. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje od pracodawcy ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą lub ryczałt. Pracodawca ma też obowiązek pokrycia kosztów zużycia energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych.

Pracodawca może przeprowadzić kontrolę pracownika podczas pracy zdalnej w zakresie:

• wykonywania pracy zdalnej,
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.

Przepisy kodeksu pracy wprowadziły również szczególny rodzaj pracy zdalnej jakim jest praca zdalna okazjonalna. Jest ona udzielana na wniosek pracownika, który jednak nie jest wiążący dla pracodawcy. Wymiar takiej pracy zdalnej wynosi 24 dni w roku kalendarzowym. W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej, która odbywa się na wniosek pracownika, nie są stosowane niektóre przepisy dotyczące pracy zdalnej (np. obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy).

W szczególnych przypadkach pracodawca ma też możliwość polecenia pracownikowi pracy zdalnej (np. w sytuacji obowiązywania stanu nadzwyczajnego lub stanu epidemii).

Niedawno urząd, w którym pracuje Adam zawarł porozumienie z zakładową organizacją związkową w sprawie zasad pracy zdalnej. Adam mieszka daleko od urzędu i ma małe dzieci dlatego złożył wniosek o wykonywanie pracy zdalnej w formie hybrydowej. Czas, który Adam zaoszczędzi na dojazdach, wykorzysta na opiekę nad dziećmi. W związku z tym, że wszystkie dzieci Adama mają już skończone 4 lata, dyrektor generalny urzędu nie miał obowiązku wyrażenia zgody na pracę hybrydową. Mimo to dyrektor generalny urzędu zgodził się na taką formę współpracy. Strony uzgodniły, że Adam będzie wykonywał pracę zdalną przez trzy dni, od poniedziałku do środy, a w pozostałe dwa dni będzie pracował w siedzibie urzędu. Adam porozumiał się z pracodawcą, że do pracy zdalnej będzie wykorzystywał własny sprzęt komputerowy i biurowy, za co otrzyma ekwiwalent pieniężny. Zanim Adam zaczął wykonywać swoje obowiązki w formie pracy zdalnej, informatycy z urzędu zainstalowali na jego komputerze niezbędne oprogramowanie i przeszkolili go jak z niego korzystać. Pracodawca poinstruował także Adama w zakresie ochrony danych.

Dzięki temu rozwiązaniu Adam mógł zapewnić swoim dzieciom lepszą opiekę. A pracodawca? Nie tylko nie stracił doświadczonego pracownika, ale dodatkowo zmotywował go do pracy.

• Kształtuje swój pozytywny wizerunek jako pracodawca przyjazny dla osób, które mają szczególne potrzeby.
• Kontynuuje współpracę z pracownikami, którzy znaleźli się w trudnej sytuacji życiowej, a którzy dzięki elastycznym rozwiązaniom mogą wykonywać swoją pracę na innych zasadach.
• Mniej kosztuje go utrzymanie stanowiska pracy pracownika zdalnego (nie jest potrzebna powierzchnia biurowa, niższe koszty mediów i ogrzewania).
• Zyskuje lojalnych, bardziej zmotywowanych pracowników.

• Może być aktywny zawodowo pomimo trudnej sytuacji życiowej.
• Oszczędza czas i pieniądze, bo nie musi (tak często) dojeżdżać do pracy.