Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie

Rok 2026 przyniósł istotną zmianę w sposobie komunikacji z instytucjami publicznymi, w tym z Mazowieckim Urzędem Wojewódzkim w Warszawie (dalej „MUW”). Od 1 stycznia 2026 r. korespondencja kierowana do MUW przez podmioty niepubliczne za pośrednictwem platformy ePUAP nie jest uznawana za skutecznie doręczoną. Dotychczas honorowana korespondencja dotycząca Programu Aktywny Maluch 2022-2029 przysłana przez podmioty niepubliczne w  ten sposób, obecnie nie może być przyjmowana jako prawidłowo doręczona.

Pisma i dokumenty wysłane tą drogą przez podmioty niepubliczne – zgodnie z przepisami ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 3, z  późn. zm.), które weszły w życie od 1 stycznia 2026 r. – nie wywołują skutków prawnych, co jest szczególnie istotne w przypadku zachowania terminów. Tym samym pisma i dokumenty wysłane przez podmioty niepubliczne za pośrednictwem ePUAP nie będą podlegały rozpatrzeniu.

Wprowadzenie nowych zasad to krok w stronę ujednolicenia komunikacji z całą administracją publiczną. Zamiast ePUAP-u dostępne są e-Doręczenia, które zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa i przejrzystości oraz dają gwarancję, że korespondencja trafi bezpośrednio do właściwego adresata.

Informujemy, że obecnie podmioty niepubliczne powinny przedkładać pisma i  dokumenty do MUW:

1. za pośrednictwem e-Doręczeń, które zapewniają potwierdzenie nadania oraz odbioru i  są prawnym odpowiednikiem listu poleconego za zwrotnym poświadczeniem odbioru.
2. w wyjątkowych przypadkach, uzasadnionych brakiem technicznych możliwości skorzystania z tej usługi, dopuszcza się ich złożenie za pośrednictwem operatora pocztowego bądź bezpośrednio w biurze podawczym MUW.

Przekazywane dokumenty powinny być podpisane przez osoby uprawnione do prawidłowej reprezentacji podmiotu niepublicznego (wnioskodawcy lub ostatecznego odbiorcy wsparcia) — w przypadku wysyłki za pośrednictwem e-Doręczeń elektronicznie (kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym), natomiast w pozostałych przypadkach odręcznie.

W odniesieniu do dokumentów przekazywanych za pośrednictwem e-Doręczeń informujemy, że podmiot niepubliczny ma możliwość podpisania przesyłanych dokumentów elektronicznie przed ich załączeniem do skrzynki e-Doręczeń, używając podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dokumenty można podpisać także profilem zaufanym po ich załączeniu do skrzynki e-Doręczeń, przy czym przed każdą wysyłką, po dodaniu załączników w dopuszczalnym formacie, w tym przede wszystkim w formacie pdf (informacja o dopuszczalnych formatach załączników znajduje się w systemie e-Doręczenia), nadawca może skorzystać z rozwijanego menu (trzy pionowe kropki) znajdującego się po prawej stronie dodanego pliku i wybrać opcję „Podpisz”. W ten sposób każdy załącznik może zostać podpisany indywidualnie przed jego przesłaniem do urzędu. Tak przesłane dokumenty będą opatrzone podpisem zaufanym i możliwe do zweryfikowania. Stosowna instrukcja dotycząca podpisywania dokumentów przekazywanych za pośrednictwem systemu e-Doręczeń znajduje się pod linkiem:  https://www.youtube.com/watch?v=HCnuyu-C-2Q.

Informujemy nadto, że od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia stały się podstawowym kanałem komunikacji, a podmioty publiczne (w tym MUW) są zobowiązane do doręczania korespondencji z wykorzystaniem usługi e-Doręczeń (czyli elektronicznego odpowiednika listu poleconego za potwierdzeniem odbioru). W związku z powyższym wskazujemy, iż posiadanie przez podmiot niepubliczny adresu do doręczeń elektronicznych (wpisanego do bazy adresów elektronicznych) znacząco usprawni działania związane z doręczaniem przez MUW korespondencji do wnioskodawców i ostatecznych odbiorców wsparcia będących podmiotami niepublicznymi. Brak możliwości doręczenia podmiotowi niepublicznemu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych skutkować będzie bowiem koniecznością doręczenia korespondencji przez MUW z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej w ramach e- Doręczeń (usługi pocztowej). Oznacza to, że MUW wyśle dokumenty elektroniczne, które następnie zostaną wydrukowane i doręczone podmiotowi niepublicznemu przez operatora wyznaczonego (Pocztę Polską).