Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie

1. uwzględnienia w umowie z cudzoziemcem warunków określonych w zezwoleniu na pracę lub zmiany warunków, która nie wymaga zmiany lub uzyskania nowego zezwolenia na pracę (nie dotyczy zezwolenia na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji);
2. przekazania organowi, który wydał zezwolenie na pracę, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim, za pomocą systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 26 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, a w przypadku kiedy cudzoziemcowi powierzono pracę na podstawie umowy o pomocy przy zbiorach - w terminie 7 dni od dnia powierzenia pracy (nie dotyczy zezwolenia na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji);

Uwaga! Zgodnie z komunikatem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 2025 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających udostępnienie komponentów systemu teleinformatycznego przeznaczonego do przekazywania kopii umowy z cudzoziemcem organowi, który wydał zezwolenie na pracę lub wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, termin wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających udostępnienie komponentów systemu teleinformatycznego (praca.gov.pl), przeznaczonych do przekazania organowi, który wydał zezwolenie na pracę, kopii umowy z cudzoziemcem w języku polskim zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy, określa się na dzień 1 sierpnia 2025 r. dla przypadków, w których zezwolenie na pracę jest wydane przez wojewodę.

W związku z powyższym prosimy nie przesyłać kopii umów zawartych z cudzoziemcami za pośrednictwem poczty, adresu do e-doręczeń, elektronicznej skrzynki podawczej organu. Do dnia 01.08.2025 r. pracodawcy nie mają obowiązku przekazywania kopii umowy zawartej z cudzoziemcem do organu, który wydał zezwolenie. Nie będą również ponosić negatywnych konsekwencji niewypełnienia obowiązku wynikającego z ustawy.

3. w przypadku, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy, dostosowania wysokości wynagrodzenia cudzoziemca do kwoty nie niższej niż aktualna wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę lub kwoty określonej według minimalnej stawki godzinowej, o których mowa w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (nie dotyczy zezwolenia na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji);
4. w przypadku, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 3 ustawy, dostosowania wysokości wynagrodzenia cudzoziemca do kwoty nie niższej niż 70 % aktualnej wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w województwie, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 30 ust. 2 ustawy z dnia 26 października 1995 r. o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa (nie dotyczy zezwolenia na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji)
5. podwyższenia wynagrodzenie cudzoziemca proporcjonalnie do zwiększenia wymiaru czasu pracy cudzoziemca zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy lub liczby godzin, w których cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej;
6. informowania cudzoziemca o działaniach podejmowanych w związku z postępowaniem w sprawie zezwolenia na pracę;
7. przekazania cudzoziemcowi decyzji o wydaniu, zmianie lub uchyleniu zezwolenia na pracę, a także informacji o odmowie wydania zezwolenia na pracę;
8. zachowania należytej staranności w postępowaniach o wydanie, zmianę lub uchylenie zezwolenia na pracę;
9. udostępniania staroście, wojewodzie, jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, konsulowi, ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, organowi Państwowej Inspekcji Pracy, Krajowej Administracji Skarbowej, Straży Granicznej lub Policji, na ich wniosek, dokumentów potwierdzających wypełnienie obowiązków określonych w art. 17 ust. 1 pkt 1-7 i 10 ustawy, sporządzone w języku polskim lub przetłumaczone na język polski;
10. na wniosek pracodawcy użytkownika przekazania mu kopii zezwolenia na pracę dotyczącego pracownika tymczasowego.

Zgodne z art. 19 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadamia organ, który wydał zezwolenie na pracę, jeżeli:

• cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę;
• cudzoziemiec przerwał pracę na okres przekraczający 2 miesiące;
• cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę.

Zmiana lub wydanie nowego zezwolenia na pracę nie są wymagane, jeżeli:

• nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca pobytu stałego, nazwy lub formy prawnej:
  • podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi,
  • podmiotu, do którego pracownik jest delegowany przez podmiot zagraniczny,
  • pracodawcy użytkownika;
• nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
• nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca.

Poza ww. przypadkami zmiana lub wydanie nowego zezwolenia na pracę na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi nie są wymagane, jeżeli:

• nastąpiła zmiana warunków pracy cudzoziemca na zasadach określonych przepisami art. 91 lub art. 231a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277) lub art. 4 ustawy z dnia 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 5 i 620);
•  zwiększono wymiar czasu pracy określony w zezwoleniu na pracę nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy, przy jednoczesnym proporcjonalnym zwiększeniu wynagrodzenia.

Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi jest zobowiązany do powiadomienia organu, który wydał zezwolenie na pracę, o ww. okolicznościach.