Procedura nadawania odznaczeń państwowych

Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej nadaje ordery z własnej inicjatywy lub na wniosek Prezesa Rady Ministrów oraz Kapituł Orderów (art. 2 ust. 1 ustawy o orderach i odznaczeniach).
Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej nadaje odznaczenia z własnej inicjatywy lub na wniosek Prezesa Rady Ministrów, ministrów, kierowników urzędów centralnych oraz wojewodów, a w przypadku odznaczenia, o którym mowa w art. 15a, na wniosek Prezesa Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, zaś w przypadku odznaczenia, o którym mowa w art. 15b, na wniosek Dyrektora Instytutu Solidarności i Męstwa (art. 2 ust. 3 ustawy o orderach i odznaczeniach).
Postanowienie o nadaniu/odebraniu orderu lub odznaczenia nie jest decyzją administracyjną i nie podlega ono przepisom kodeksu postępowania administracyjnego.
Organy uprawnione występują do Prezydenta z wnioskiem o nadanie orderu lub odznaczenia z własnej inicjatywy lub z inicjatywy jednostek organizacyjnych im podległych, organów samorządowych, organizacji społecznych i zawodowych (art. 30 pkt 1 ustawy o orderach i odznaczeniach). Osoba fizyczna nie może sama sporządzić wniosku o przyznanie orderu lub odznaczenia.
Zgłoszenie inicjatywy nadania orderu lub odznaczenia nie zobowiązuje organu uprawnionego do przedstawienia Prezydentowi wniosku w tej sprawie (art. 30 ust. 2 ustawy o orderach i odznaczeniach).
Nieprzedstawienie Prezydentowi wniosku o nadanie orderu lub odznaczenia przez organ uprawniony wymaga zawiadomienia i podania przyczyny zgłaszającemu inicjatywę (art. 2 ust. 3 ustawy o orderach i odznaczeniach).
Organy uprawnione do występowania z wnioskami o nadanie orderów i odznaczeń (WNIOSKODAWCY) przedstawiają Prezydentowi Rzeczypospolitej Polskiej wniosek o nadanie orderu lub odznaczenia nie później niż na dwa miesiące przed przewidywanym terminem wręczenia odznaki nadanego orderu lub odznaczenia (§2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowego trybu postępowania w sprawach o nadanie orderów i odznaczeń oraz wzorów odpowiednich dokumentów).

INICJATOR WNIOSKU

Inicjatorem wniosku może być: fundacja, stowarzyszenie, organizacje społeczne i kombatanckie, parafia, organ wykonawczy i uchwałodawczy, organ administracji państwowej, Ochotnicza Straż Pożarna, instytucja posiadające osobowość prawną lub mająca określoną strukturę organizacyjną, Urząd Stanu Cywilnego (jedynie w przypadku medalu za długie pożycie małżeńskie), który zobowiązany jest:
- poprawnie wypełnić Wniosek na właściwym formularzu wraz z uzasadnieniem i załącznikami (Krajowy Rejestr Karny);
- przesłać wniosek do wnioskodawcy z dołączonym pismem przewodnim;

Po zapoznaniu się z wnioskiem oraz przedstawionymi w nim zasługami, kierownik danej jednostki potwierdza zasługi zapisane we wniosku poprzez złożenie podpisu i pieczęci na wniosku inicjatora.

WNIOSKODAWCA

Prezes Rady Ministrów, ministrowie, kierownicy urzędów centralnych oraz wojewodowie, a w przypadku odznaczenia, o którym mowa w art. 15a, na wniosek Prezes Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, zaś w przypadku odznaczenia, o którym mowa w art. 15b, Dyrektor Instytutu Solidarności i Męstwa (art. 2 ust. 3 ustawy o orderach i odznaczeniach).
Sprawdza wniosek pod względem formalnym.
Kieruje zapytanie o karalność do Krajowego Rejestru Karnego.
Podejmuje decyzję o podpisaniu lub odrzuceniu wniosku.
Przesyła wniosek do Kancelarii Prezydenta RP lub informuje inicjatora wniosku o braku poparcia.

KAPITUŁA ORDERU

Na czele Orderu Orła Białego, Orderu Wojennego Virtuti Militari, Orderu Odrodzenia Polski, Orderu Krzyża Wojskowego i Orderu Krzyża Niepodległości stoją Kapituły (art. 20 ust. 1 ustawy o orderach i odznaczeniach).
Kapituła ma prawo wyrażania opinii we wszystkich sprawach dotyczących orderu, a w szczególności (art. 21 ustawy o orderach i odznaczeniach):
- opiniuje wnioski o nadanie lub pozbawienie orderu, wniesione przez Prezesa Rady Ministrów przed ich przedstawieniem Prezydentowi;
- może wystąpić do Prezydenta z inicjatywą nadania orderu lub jego pozbawienia;
- zapoznaje się z projektami aktów normatywnych dotyczących orderu;
- może występować do organów uprawnionych o podjęcie inicjatywy ustawodawczej w sprawach dotyczących orderu.

KANCELARIA PREZYDENTA RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

Sprawdza wniosek i kieruje go na posiedzenie Kapituły Orderu.
Kieruje wniosek o odznaczenie na posiedzenie zespołu opiniującego.
Kieruje zapytania do Instytutu Pamięci Narodowej.
Prezydent RP podejmuje decyzję ws. nadania lub odmowy orderu/odznaczenia.
Wręcza lub przekazuje order/odznaczenie do wnioskodawcy.