Zaproszenie do składania ofert

(dla zakupów o wartości nieprzekraczających 170 000,00 zł) na realizację zadania:

Zapytanie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, z 2025 r. poz. 620, 769, 794, 1165, 1173, 1235), a złożona oferta nie stanowi oferty w rozumieniu w/w ustawy oraz nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 kodeksu cywilnego.

Świadczenie usług w zakresie:

obsługi serwisowej samochodów będących w użytkowaniu Ministerstwa Infrastruktury, obejmującej:  

Kompleksową obsługę eksploatacyjną i naprawczą, w tym m.in. okresowych przeglądów, napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych w tym:

• Serwis okresowy, przeglądy okresowe (eksploatacyjny): wymiana oleju silnikowego, filtrów (powietrza, kabinowego, paliwa, oleju), kontrola stanu zużycia płynów eksploatacyjnych, wymiana świec zapłonowych/żarowych, kontrola oświetlenia.
• Diagnostyka i elektryka: diagnostyka komputerowa, kasowanie błędów, serwis i naprawa systemów ABS, ESP, klimatyzacji (ozonowanie, napełnianie), kontrola akumulatora i układu ładowania.
• Mechanika pojazdowa: Naprawa silników, układów przeniesienia napędu (sprzęgło, skrzynia biegów), naprawa zawieszenia (amortyzatory, wahacze) i układu kierowniczego, serwis układu wydechowego (DPF), naprawy gwarancyjne i pogwarancyjne.
• Układ hamulcowy: Wymiana klocków, tarcz, przewodów hamulcowych, kontrola poziomu płynu.

 

w ramach przeznaczonych przez Zamawiającego na ten cel środków finansowych.

Wykaz pojazdów objętych obsługą serwisową stanowi załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

I.  Wymagania Zamawiającego:

1. Zasady usług serwisowych:
   1. termin przyjęcia samochodu do serwisu – nie może być dłuższy niż 36 godzin od momentu zgłoszenia do serwisu,
   2. czas wykonania obsługi – nie może być dłuższy niż 120 godzin liczonych od momentu przyjęcia zgłoszenia do serwisu,
   3. Wykonawca, zobowiązuje się w terminie ….. dni do wyznaczenia przez serwis indywidualnego doradcy serwisowego.
2. Wykonawca zobowiązuje się do bezpłatnej oceny stanu technicznego samochodów z dokładnym opisem usterek oraz określi w tym koszty naprawy oraz koszty części zamiennych w dwóch wariantach:
   1. koszt naprawy + części oryginalne,
   2. koszt naprawy + zamienniki części oryginalnych zgodne ze specyfikacją producenta pojazdu.
3. Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia awarii w terminie oraz po zaakceptowaniu przez Ministerstwo kosztorysu naprawy wg wariantu „a” lub „b” określonych
   w pkt. 2.
4. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia samochodu zastępczego klasy C lub D, na czas obsługi serwisowej trwającej dłużej niż 48 godz. Samochód zastępczy nie powinien posiadać oznakowania albo posiadać oznakowanie wyłącznie z danymi teleadresowymi lub logo Wykonawcy Umowy.
5. Wykonawca zobowiązuje się do sporządzenia protokołu naprawy zawierającego opis wykonanych czynności oraz listę wymienionych części – jeżeli faktura VAT nie obejmuje takiej specyfikacji.
6. Po wykonanej usłudze serwisowej samochodu, Wykonawca zobowiązuje się do umycia zewnętrznego karoserii i kół.
7. Wykonawca, oświadcza, że udziela gwarancji serwisowej na wykonane usługi, w tym gwarancji na części użyte do naprawy samochodu na min. 12 miesięcy.
8. Wykonawca przejmuje pełną odpowiedzialność za pojazd od chwili przejęcia pojazdu, aż do momentu wydania samochodu Zamawiającemu po wykonanej usłudze.
9. Dla pojazdów objętych gwarancją producenta Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania zapisów zawartych w:
   • rozporządzeniu Komisji (UE) nr 330/2010 z dnia 20 kwietnia 2010 roku ze zmianami Dz. Urz. UE L 134 z dnia 15 maja 2022 roku,
   • rozporządzeniu Komisji (UE) nr 2023/822 z dnia 17 kwietnia 2023 roku.

 

II.   Wymagania dotyczące oferty:

Wykonawca, zaoferuje realizację zamówienia, po cenach wskazanych w Formularzu ofertowym, a opisanych poniżej:

1. Cena jednostkowa rb/g …….…. zł netto ……………. zł brutto.
2. Procentowy upust cenowy za wykorzystywane w trakcie obsługi serwisowej części:
   oryginalne:  ……… % upustu od cen katalogowych,
3. Procentowy upust cenowy za wykorzystywane w trakcie obsługi serwisowej części zamienne:
   stanowiące zamienniki części oryginalnych – ……… % upustu od aktualnej wartości cennikowej.
4. Wykonawca oferuje gwarancję na wykonanie usługi serwisowej z zastosowaniem części oryginalnych w wymiarze ……. miesięcy,
5. Wykonawca oferuje gwarancję na wykonanie usługi serwisowej z zastosowaniem zamienników części oryginalnych w wymiarze ……. miesięcy.

 

III.  Kryteria oceny ofert:

Zamawiający udzieli, w ramach przeznaczonej na ten cel kwoty, zamówienia temu Wykonawcy, którego oferta uzyska największą liczbę punktów przy zastosowaniu poniższych kryteriów oceny ofert:

L.p.	Kryterium	Waga	Wyliczenie punktów za dane kryterium badanej oferty
1	Cena jednej roboczogodziny (uwzględniająca upust)	50	najniższa cena jednejroboczogodziny w ramach złożonych ofert  cena jednejroboczogodziny badanej oferty=wynik *50
2	Wysokość upustu od cen katalogowych dla części oryginalnych	20	upust na oryginalneczęści badanej oferty  najwyższy upust naoryginalne części w ramach złżonych ofert=wynik * 20
3	Wysokość upustu od aktualnej wartości cennikowej dla zamienników części oryginalnych	20	upust na zamienniki częścioryginalnych badanej ofertynajwyższy upust na zamienniki części oryginalnych w ramach złożonych ofert=wynik * 20
4	Gwarancja na wykonanie usługi serwisowej z zastosowaniem części oryginalnych	5	Liczba punktów w zależności od zaproponowanej gwarancji: 12 miesięcy – 3 pkt 18 miesięcy – 4 pkt 24 miesiące – 5 pkt (możliwość uzyskania max. 5 pkt)
5	Gwarancja na wykonanie usługi serwisowej z zastosowaniem zamienników części oryginalnych	5	Liczba punktów w zależności od zaproponowanej gwarancji: 12 miesięcy – 3 pkt 18 miesięcy - 4 pkt 24 miesiące – 5 pkt (możliwość uzyskania max. 5 pkt)
		100

 

IV. Termin realizacji:

Termin realizacji umowy: Zamawiający, zawrze umowę na okres 18 miesięcy od dnia podpisania umowy lub do wyczerpania środków przeznaczonych na ten cel lub do końca roku budżetowego w przypadku, nie ujęcia w projekcie ustawy budżetowej, na rok kolejny środków umożliwiających dalszą realizację umowy.

V. Sposób przygotowania Oferty.

1. Wykonawca przedstawi ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym, poprzez wypełnienie i podpisanie Formularza ofertowego wraz
   z wymaganymi dokumentami, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego.
2. Cena oferty, w rozumieniu m.in. art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 roku o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2023 r. poz. 168), musi obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zakupu, w tym podatek od towarów w usług (VAT) oraz inne opłaty, podatki i koszty ponoszone przez Wykonawcę w związku z przedmiotem zakupu.
3. Cena musi być wyrażona w złotych polskich.
4. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami – pod rygorem jej odrzucenia – musi być sporządzona w języku polskim i podpisana przez osobę(y) upoważnioną(e) do reprezentowania Wykonawcy wobec osób trzecich.
5. Pod uwagę będą brane wyłącznie oferty złożone w terminie, kompletne, zawierające wszystkie wymagane dane, w tym cenę.
6. Oferty złożone po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane.   

VI. Data i miejsce składania ofert.

1. Ostateczny termin składania ofert upływa w dniu 15 lutego 2026 roku.
2. Oferty należy przesłać w formie elektronicznej na adres email:  andrzej.klimko@mi.gov.pl w terminie wskazanym powyżej, w tytule/temacie wiadomości należy wpisać:  „NAZWA FIRMY – Usługa Serwisowa”.
3. Ofertę traktuje się jako złożona w terminie, jeżeli zostanie dostarczona do dnia wskazanego jak powyżej, do godziny 16:00 .

 

VII. Wybór najkorzystniejszej oferty.  

1. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia.
2. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych
   w niniejszym Zapytaniu.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na ofertę wybraną jako najkorzystniejszą.

 

VIII. Informacje dodatkowe.

1. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówienia Wykonawcy, który złoży najkorzystniejszą ofertę, zgodnie z zaproponowanymi kryteriami, odnosząc się do przedmiotu zamówienia.
2. Jeżeli Wykonawca którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od podpisania umowy, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru kolejnej oferty, spośród ofert złożonych w trakcie niniejszego rozeznania i spełniających wymagania Zamawiającego.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do uchylenia się od wyboru jakiejkolwiek oferty, bez podania przyczyny, na każdym etapie prowadzenia procedury zakupu.
4. Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane, nie mogą zgłaszać żadnych roszczeń względem Ministerstwa Infrastruktury z tytułu niniejszego zapytania oraz przygotowania i złożenia ofert na to Zapytanie.
5. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy, informacji prawnie chronionych, uzyskanych na każdym etapie zamówienia.
6. Wykonawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego datą
   w dokumentach zamówienia, jednak nie dłużej niż 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert, przy czym pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień,
   w którym upływa termin składania ofert.

 

IX. Dokumenty/Oświadczenia, które Wykonawca powinien złożyć wraz z ofertą, tj.:

1. Formularz Ofertowy.
2. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji
   o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
3. Oświadczenie wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO, zgodnie z treścią załącznika nr 4 do Zaproszenia.
4. Potwierdzenie posiadania odpowiednich kwalifikacji w zakresie  napraw samochodów marki: Toyota.

X. Wyjaśnienia treści złożonych ofert.

1. Zamawiający, informuje, że w toku badania i oceny ofert może żądać
   od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawienia w ofercie oczywistych omyłek pisarskich lub oczywistych omyłek rachunkowych.
3. Zamawiający poinformuje, że w przypadku braku wymaganych dokumentów, które należy złożyć wraz z ofertą zastrzega sobie prawo wezwania wykonawcy do ich uzupełnienia.

 

XI.  Osoby wskazane do kontaktu.

     Andrzej Klimko, tel. (22) 630 16 50, adres email: andrzej.klimko@mi.gov.pl

XII. Załączniki

1. Załącznik nr 1 - Wykaz samochodów Zamawiającego objętych usługa serwisową;
2. Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy Zamawiającego;
3. Załącznik nr 3 – Wzór umowy;
4. Załącznik nr 4 - Klauzula informacyjna dla osób od powiedzianych za realizuję umowy RODO.