Narodowe Centrum Badań
i Rozwoju

Zakres możliwych zmian

W większości konkursów krajowych możliwa jest zmiana: 

• dotycząca przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami kosztów nieprzekraczających 10% kwoty w ramach kategorii (w niektórych konkursach 15%), 
• terminów realizacji poszczególnych zadań/etapów harmonogramu wykonania projektu nie więcej niż o 4 miesiące, przy niezmienionym terminie zakończenia realizacji projektu,
• dotycząca przesunięcia otrzymanych, niewykorzystanych środków między kolejnymi latami budżetowymi, o ile nie wpływają na ustalenia harmonogramu wykonania projektu i budżetu projektu,
• kwoty kosztów kwalifikowalnych zadania/etapu, do którego dokonywane jest przesunięcie (+20%), przy zachowaniu dopuszczalnych poziomów intensywności pomocy publicznej, nie wymaga zmiany umowy w formie aneksu, lecz wymaga poinformowania NCBR.

Natomiast zmiana: 

• statusu prawno-organizacyjnego Lidera konsorcjum lub konsorcjanta,
• harmonogramu płatności, o ile zmiana ta pozostaje bez wpływu na termin zakończenia realizacji projektu,
• kierownika projektu 

nie wymaga zmiany umowy w formie aneksu, lecz wymaga zgody NCBR. 
 

Jak długo trwa rozpatrzenie wniosku o zmianę w projekcie?

Termin na ocenę wniosku o wprowadzenie zmian wynosi 60 dni i liczony jest od dnia złożenia prawidłowego wniosku. Jeżeli zachowanie wskazanego terminu jest niemożliwe, opiekun projektu wykonuje ocenę bez zbędnej zwłoki. Gdy zachodzi konieczność pozyskania oceny eksperta lub Komitetu Sterującego do oceny zaproponowanych zmian termin 60 dni może ulec wydłużeniu. 

Zmiany w realizacji projektu niewymagające złożenia przez beneficjenta  wniosku o wprowadzenie zmian

• Jeżeli beneficjent dokona zmian zgodnych z zapisami umowy, nieskutkujących aneksem, powinien przekazać stosowną informację o zaistniałym fakcie najpóźniej w raporcie okresowym lub we wniosku o płatność.

Zmiany w realizacji projektu wymagające złożenia przez beneficjenta wniosku o wprowadzanie zmian 

• Jeżeli beneficjent dokonuje przedłużenia terminu realizacji danego etapu zobowiązany jest do złożenia Wniosku o zmiany w umowie i zaznaczenia w nim, że zmiany te nie skutkują aneksowaniem umowy.
• Jeżeli beneficjent zamierza dokonać zmian, które wymagają podpisania aneksu do umowy, zobowiązany jest do przedłożenia pisemnego wniosku o wprowadzenie zmian wraz z następującymi dokumentami (adekwatnie do proponowanych zmian): 

• projektem aneksu
• projektem odpowiednich załączników (np. harmonogram wykonania projektu, kosztorys, wykaz aparatury naukowo – badawczej (jeżeli dotyczy),
• harmonogram płatności – jeżeli jego zmiany są wynikiem proponowanych zmian merytorycznych). 

• Wniosek o wprowadzenie zmian wraz z załączonymi dokumentami podlega ocenie dokonywanej przez opiekuna projektu pod kątem kompletności dokumentacji i weryfikacji zgodności treści w nich zawartych z zapisami dokumentacji konkursowej i umów.
• Jeżeli w dokumentacji zidentyfikowane zostaną błędy lub braki, opiekun projektu wzywa wykonawcę do ich usunięcia. Za zgodą mailową beneficjent opiekun projektu ma możliwość dokonania korekt w przesłanych dokumentach.
• Poprawny formalnie wniosek o wprowadzenie zmian zostaje przekazany do Działu Zarządzania Ekspertami w celu pozyskania oceny merytorycznej (jeżeli ocena merytoryczna jest wymagana) lub do kierownika komórki organizacyjnej.

 

Zmiany w składzie konsorcjum

• Jeżeli wykonawca zamierza dokonać zmiany polegającej na zmianie podmiotu wchodzącego w skład konsorcjum, rozszerzeniu składu konsorcjum o nowy podmiot lub pomniejszeniu składu konsorcjum, przedkłada wniosek o zmianę składu konsorcjum wraz z załącznikami.
• Wniosek musi zawierać:

• informacje o nowym podmiocie mającym przystąpić do realizacji projektu, a w przypadku pomniejszenia dotychczasowego składu konsorcjum – informacje o proponowanym podziale zadań między pozostałe podmioty realizujące projekt,
• informacje, które umożliwią dokonanie merytorycznej analizy czy nowy podmiot lub pomniejszony skład zagwarantuje realizację projektu zgodnie z postanowieniami umowy, i założeniami projektu wskazanymi we wniosku o dofinansowanie, oraz czy proponowana zmiana nie zagraża dotychczasowej realizacji projektu,
• informacje o proponowanym sposobie uregulowania praw własności intelektualnej.

 

Zamieszczone poniżej wzory stanowią bazowe dokumenty, którego ostateczna wersja jest uszczegóławiana zgodnie z wymogami dokumentacji konkursowej (m.in. spójność z budżetem) oraz zasadami rozliczania obowiązującymi w danej komórce organizacyjnej NCBR.