Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie

Zgodnie z pkt 4.3.1 Programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „Aktywny Maluch” 2022-2029 (dalej: „Program”) ostateczny odbiorca wsparcia (dalej: „oow”) objęty dofinansowaniem z Programu w zakresie tworzenia miejsc opieki jest zobowiązany do zapewnienia, po dokonaniu wpisu instytucji opieki do rejestru żłobków i klubów dziecięcych lub wykazu dziennych opiekunów bądź dokonaniu zmiany ww. wpisu, funkcjonowania miejsc opieki nad dziećmi, przez okres 36 miesięcy, który będzie podzielony na dwa okresy: pierwsze 12 miesięcy oraz kolejne 24 miesiące (z  uwzględnieniem zastrzeżenia dotyczącego przypadków, gdy oow nie realizują zdania dotyczącego funkcjonowania ze względu na otrzymanie środków na tworzenie w trybie nadkontraktacji KPO, tj. nie zostało im przyznane środki FERS na funkcjonowanie).

Wojewoda zawiera z oow odrębną umowę ws. przekazania dofinansowania na zadanie polegające na tworzeniu miejsc opieki oraz na zadanie polegające na dofinansowaniu funkcjonowania miejsc opieki przez 36 miesięcy. Umowa ws. przekazania dofinansowania na funkcjonowanie miejsc będzie mogła zostać zawarta, o ile w wynikach ogłoszonych przez ministra właściwego ds. rodziny zostało przyznane dofinansowanie na funkcjonowanie. Jedna umowa ws. przekazania dofinansowania na zadanie polegające na dofinansowaniu funkcjonowania miejsc opieki przez 36 miesięcy dotyczy jednej instytucji opieki.

Umowa ws. przekazania dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki będzie mogła zostać zawarta po zakończeniu zadania polegającego na tworzeniu miejsc opieki oraz po zatwierdzeniu przez Wojewodę rozliczenia realizacji zadania polegającego na tworzeniu miejsc opieki w ramach Programu. Zgodnie z Programem zakończenie zadania polegającego na utworzeniu miejsc opieki należy rozumieć jako dzień dokonania przez oow wpisu instytucji opieki do rejestru żłobków i klubów dziecięcych lub wykazu dziennych opiekunów (zwanego „Rejestrem żłobków”) bądź dzień dokonania zmiany ww. wpisu. Na podstawie zawartej z Wojewodą umowy ws. przekazania dofinansowania na zadanie polegające na tworzeniu miejsc opieki oow jest zobowiązany — niezwłocznie po zakończeniu realizacji zadania, jednak nie później niż w terminie do 30 dni od dnia wpisu do Rejestru żłobków — do sporządzenia oraz złożenia w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim w Warszawie (dalej „MUW”) sprawozdania z realizacji zadania. Zatwierdzenie przez Wojewodę rozliczenia realizacji zadania umożliwia procedowanie umowy ws. przekazania dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki.

Wskazujemy, że Wojewoda może odstąpić od podpisania umowy z wnioskodawcą bądź rozwiązać z  oow umowę w ramach programu m.in. w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w pkt 8.1.15.1.–8.1.15.9. Programu m.in. gdy nie dokonał on rozliczenia dofinansowania lub nie dokonał zwrotu ewentualnych należności wraz z odsetkami z lat ubiegłych i edycji 2022–2029 programu, również jeśli w programie występuje jako inny podmiot lub członek innego podmiotu albo jeśli zachodzi sukcesja lub wspólny członek zarządu między beneficjentem [Beneficjent – podmiot objęty dofinansowaniem w ramach poprzednich edycji programu „MALUCH+”, który zawarł z wojewodą umowę ws. przekazania dofinansowania]/OOW, który nie dokonał zwrotu należności wraz z odsetkami w poprzednich edycjach programu lub edycji 2022–2029, a wnioskodawcą/OOW. Dotyczy to również sytuacji, gdy beneficjent nie dochował okresu trwałości określonego umowami zawartymi w ramach poprzednich edycji programu, na mocy których przyznano dofinansowanie, a ewentualne należności wraz z odsetkami nie zostały zwrócone.

Na stronie MUW (https://www.gov.pl/web/uw-mazowiecki/podmioty-inne-niz-jst) zamieszczony został wzór umowy ws. przekazania dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki (https://www.gov.pl/attachment/eae70f78-d896-4f34-a638-098b70dae9b9) wraz z załącznikami do umowy (https://www.gov.pl/attachment/8a17522c-ec33-484c-bd7b-3f96f329e790). Zgodnie z pkt 8.1.9 Programu Wojewoda ma prawo do dokonywania zmian we wzorze umowy i każdorazowo po dokonaniu zmian w ww. wzorach publikuje je na stronie internetowej urzędu wojewódzkiego.

Przed zawarciem umowy ws. przekazania dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki konieczne jest przedłożenie przez oow następujących dokumentów:

1. Oświadczenia do zadania dotyczącego funkcjonowania miejsc opieki w ramach Programu,
2. Oświadczenia oow o kategorii przedsiębiorstwa.

Wzory ww. formularzy zostały opublikowane pod komunikatem.

Przedkładany przez oow formularz Oświadczenia do zadania dotyczącego funkcjonowania miejsc opieki w ramach Programu zawiera podstawowe informacje m. in. o podmiocie prowadzącym instytucję opieki, o instytucji opieki, dacie, od której rozpoczyna się bieg okresu obsadzenia miejsc opieki, a także informacje dotyczące pobierania od rodziców opłaty za pobyt dziecka bez pomniejszeń o kwotę dofinansowania z programu „Aktywny Maluch” 2022-2029 lub informację, czy rodzice ponosili opłatę pomniejszoną o kwotę dofinansowania z programu „Aktywny Maluch” 2022-2029, oraz dodatkowe oświadczenia oow.

Informujemy, że dokumenty należy przedkładać do MUW drogą elektroniczną za pośrednictwem e- Doręczeń. W wyjątkowych przypadkach, uzasadnionych brakiem technicznych możliwości skorzystania z tej usługi, dopuszcza się ich złożenie za pośrednictwem operatora pocztowego bądź bezpośrednio w biurze podawczym MUW. Dokumenty powinny być podpisane przez osoby uprawnione do prawidłowej reprezentacji oow — w przypadku wysyłki za pośrednictwem e-Doręczeń elektronicznie (kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym), natomiast w pozostałych przypadkach odręcznie.

W odniesieniu do dokumentów przekazywanych za pośrednictwem e-Doręczeń informujemy, że oow mają możliwość podpisania przesyłanych dokumentów elektronicznie przed ich załączeniem do skrzynki e-Doręczeń, używając podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dokumenty można podpisać także profilem zaufanym po ich załączeniu do skrzynki e-Doręczeń, przy czym przed każdą wysyłką, po dodaniu załączników w dopuszczalnym formacie, w tym przede wszystkim w formacie pdf (informacja o dopuszczalnych formatach załączników znajduje się w systemie e-Doręczenia), nadawca może skorzystać z rozwijanego menu (trzy pionowe kropki) znajdującego się po prawej stronie dodanego pliku i wybrać opcję „Podpisz”. W ten sposób każdy załącznik może zostać podpisany indywidualnie przed jego przesłaniem do urzędu. Tak przesłane dokumenty będą opatrzone podpisem zaufanym i możliwe do zweryfikowania. Stosowna instrukcja dotycząca podpisywania dokumentów przekazywanych za pośrednictwem systemu e-Doręczeń znajduje się pod linkiem:  https://www.youtube.com/watch?v=HCnuyu-C-2Q.

* * *

Informujemy, że od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia stały się podstawowym kanałem komunikacji, a  podmioty publiczne (w tym MUW) są zobowiązane do wysyłania pism z wykorzystaniem usługi e-Doręczeń (czyli elektronicznego odpowiednika listu poleconego za potwierdzeniem odbioru). W związku z powyższym wskazujemy, iż posiadanie przez oow adresu e-Doręczeń znacząco usprawni działania związane z wysyłką przez MUW pism do oow. Brak adresu e-Doręczeń po stronie oow skutkować będzie bowiem koniecznością wysyłania pisma przez MUW z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej w ramach e-Doręczeń. Oznacza to, że MUW wyśle dokumenty elektroniczne, które zostaną wydrukowane i doręczone przez operatora wyznaczonego (Pocztę Polską).

***

Prosimy także o zwrócenie szczególnej uwagi na zapis pkt. 4.3.1. Programu, zgodnie z którym oow po dokonaniu wpisu instytucji opieki do Rejestru żłobków, posiada dodatkowo do 3 miesięcy na obsadzenie miejsc opieki. Oznacza to, że oow jest zobowiązany do zapewnienia obsadzenia miejsc maksymalnie do 3 miesięcy od dnia dokonania wpisu instytucji opieki do Rejestru żłobków, niezależnie od daty zawarcia umowy w sprawie przekazania dofinansowania na realizację zadania tworzenia miejsc opieki. Okresu do 3 miesięcy na obsadzenie miejsc opieki nie wlicza się do okresu pierwszych 12 miesięcy zapewnienia funkcjonowania miejsc opieki, przy czym można z niego korzystać pod warunkiem, że ww. okres oraz okres na realizację zapewnienia funkcjonowania miejsc opieki przez 36 miesięcy nie przekroczy terminu 31 grudnia 2029 r. Jednakże termin, od którego rozpoczyna się bieg 36 miesięcy funkcjonowania może rozpocząć się najpóźniej w dniu następującym po upływie 3 miesięcy od dnia dokonania wpisu instytucji opieki do Rejestru żłobków, pod warunkiem, że okres na realizację zapewnienia funkcjonowania miejsc opieki przez 36 miesięcy nie przekroczy terminu  31 grudnia 2029 r.

W tym miejscu, zaznaczyć należy, iż data od której rozpoczyna się bieg okresu obsadzenia miejsc opieki, nie podlega zmianie na żadnym późniejszym etapie realizacji zadania polegającego na funkcjonowaniu miejsc opieki. Jej określenie na etapie przed zawarciem umowy na funkcjonowanie ma tym samym kluczowe znaczenie, bowiem od tej daty oow zgłasza rozpoczęcie okresu funkcjonowania miejsc opieki łącznie dla 36 miesięcy funkcjonowania, tj. 12 i 24 miesięcy, co w szczególności może mieć wpływ na osiągnięcie, określonego w Programie, wskaźnika obsadzenia miejsc opieki na poziomie co najmniej 75% (zgodnie z pkt 4.3.2. i 4.3.3. programu). Ponadto powyższą informację oow uzupełnia w Rejestrze żłobków – datę tę oow uzupełnia w polu „data, od której rozpoczyna bieg okres obsadzenia miejsc opieki”. Tej daty nie można korygować, dlatego należy upewnić się, że podane zostały w tym zakresie prawidłowe dane (zgodne z pkt 4.3.1. programu).

Dodatkowo przypominamy, że oow jest zobowiązany do uzupełnienia danych w Rejestrze żłobków, tj. oznaczenia miejsc opieki jako utworzonych ze środków KPO/FERS w ramach programu „Aktywny Maluch” 2022-2029, a także wywiązywania się ze zobowiązań, o których mowa w odpowiednio w art. 35 ust. 1 i art. 47a ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, w tym przekazania informacji o miesięcznym obsadzeniu miejsc opieki utworzonych ze środków programu „Aktywny Maluch” 2022-2029 w trakcie trwania 36 miesięcznego okresu funkcjonowania. Poniżej przedstawiamy wytyczne Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dotyczące sposobu uzupełniania danych w Rejestrze Żłobków, tzw. Metodologię obsługi wniosków: https://www.gov.pl/web/uw-mazowiecki/maluch-2022-2029-komunikat-ws-metodologii-obslugi-wnioskow-rkz-1-i-rkz-2, https://www.gov.pl/web/rodzina/instrukcje-wypelniania-wnioskow.

Uzupełnieniu polegają również dane finansowe dotyczące instytucji opieki, w tym m.in. informacja o wysokości opłaty za pobyt na miejscach utworzonych ze środków Programu, na które podmiot otrzymuje dofinansowanie do funkcjonowania ze środków FERS, inne źródła finansowania (poza opłatami od rodziców) – w szczególności Środki EU pochodzące z Programu czy też wysokość miesięcznej opłaty za pobyt po odjęciu ulg i dofinansowań.

Brak danych w Rejestrze żłobków, do których uzupełnienia zobowiązany jest oow, może spowodować wydłużenie procesu zawarcia umowy, wypłaty środków lub rozliczenia zadania, jak również skutkować  brakiem rozliczenia lub koniecznością zwrotu środków finansowych, dlatego zapoznanie się z ww. metodologią oraz podjęcie działań w celu właściwej i terminowej aktualizacji danych w Rejestrze żłobków ma kluczowe znaczenie.

JEDNOCZEŚNIE PRZYPOMINAMY, ŻE:

• Szczegółowy tryb zawierania umowy będzie ustalany przed jej podpisaniem, po uzgodnieniu jej ostatecznej treści.
• Dofinansowanie do funkcjonowania miejsc opieki w przypadku podmiotów innych niż jst jest przeznaczone na pokrycie kosztów funkcjonowania miejsc, o których mowa w pkt 4.3 Programu i może zostać przyznane pod warunkiem obniżenia miesięcznej opłaty rodziców za pobyt dziecka w instytucji opieki o kwotę miesięcznego dofinansowania.
• Miesięczna kwota dofinansowania, przysługuje w pełnej wysokości, niezależnie od czasu obecności dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub pod opieką dziennego opiekuna, z zastrzeżeniem, że decyzja o czasie przebywania dziecka w instytucji opieki jest decyzją rodzica, a instytucja opieki oferuje opiekę w wymiarze do 10 godzin dziennie.
• Miesięczna kwota dofinansowania nie może być wyższa od ponoszonej miesięcznie przez rodzica opłaty za pobyt dziecka w instytucji opieki (do opłaty za pobyt nie wlicza się opłaty za wyżywienie) po uwzględnieniu ulg, przy czym przez ulgi rozumie się ulgi wprowadzone przez podmiot prowadzący instytucję opieki i dotacje z budżetu gminy. Do ulg nie zalicza się dofinansowania obniżenia opłaty za pobyt dziecka instytucji opieki, o którym była mowa w art. 64c ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 oraz dofinansowania w ramach świadczenia „aktywnie w żłobku”.
• Uzyskanie dofinansowania do funkcjonowania miejsc jest możliwe pod warunkiem, że miesięczna opłata rodziców za pobyt dziecka na miejscu utworzonym przy udziale środków z KPO lub FERS nie przekroczy ustalonego przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej limitu miesięcznej opłaty za pobyt dziecka. Aktualizacja limitu opłaty będzie publikowana na stronie MRPiPS w zakładce Aktywny Maluch nie rzadziej niż co pół roku od ogłoszenia Programu, nie później niż do końca maja/listopada każdego roku. Przekroczenie ustalonej przez ministra wysokości opłaty podstawowej stanowi naruszenie warunków realizacji Programu i może oznaczać konieczność zwrotu całości lub części środków przez oow.
• Oow korzystający z dofinansowania do funkcjonowania miejsc opieki ma obowiązek poinformować rodziców o fakcie zakwalifikowania się do Programu, o źródle dofinansowania (KPO/FERS), o miesięcznej kwocie przyznanego dofinansowania na 1 miejsce oraz o okresie dofinansowania niezwłocznie po dokonaniu wpisu instytucji opieki do Rejestru żłobków i przeprowadzeniu rekrutacji do instytucji opieki, w tym poprzez zamieszczenie informacji w ogólnie dostępnym  miejscu w instytucji opieki.
• Oow zobowiązany jest do stosowania postanowień dokumentów i wytycznych, zamieszczonych w zakładce: https://www.gov.pl/web/rodzina/materialy-informacyjno-promocyjne oraz podręcznika zamieszczonego pod adresem https://www.gov.pl/attachment/f93d6e59-948c-4c77-9647-ef58c83aada7, a także komunikatów zamieszczonych pod adresem https://www.gov.pl/web/uw-mazowiecki/maluch-2022-2029-promocja, w tym:

 - zamieszczenia na oficjalnej stronie internetowej oow (jeśli taka strona istnieje) oraz na prowadzonym profilu w mediach społecznościowych (jeśli prowadzi), krótkiego opisu zadania (stosownie do poziomu wsparcia), w tym jego celów i rezultatów, ze wskazaniem faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej, w okresie uczestniczenia w projekcie;

- umieszczenia zgodnie z zasadami wskazanymi na stronie: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/fundusze-2021-2027/prawo-i-dokumenty/zasady-komunikacji-fe/ odpowiedniego ciągu logotypów i informacji o współfinansowaniu zadania ze środków EFS+, w dokumentach informacyjnych oraz umowach zawieranych przez oow na świadczenie usług opieki w zakresie dofinansowanych miejsc opieki ze środków FERS, w okresie uczestniczenia w projekcie.

• Oow ma obowiązek gromadzenia i okazania w trakcie kontroli i na każde wezwanie wojewody dokumentów potwierdzających faktyczne obniżenie miesięcznych opłat rodziców za pobyt dziecka w instytucji opieki, w sposób wskazany przez Wojewodę m. in. w sposób wskazany w § 3 ust. 8 umowy ws. przekazania dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki, w tym poprzez np. przedstawienie:

- tabeli zbiorczej wypełnianej na bieżąco na wzorze stanowiącym załącznik nr 2, zawierającej m.in. informację o opłacie podstawowej, łącznej kwocie, o jaką obniżono opłatę (suma z poszczególnych miesięcy) oraz liczbie miesięcy, których dotyczyło to zmniejszenie;

- regulaminów instytucji opieki z jasno i czytelnie określonymi kwotami: opłat ponoszonych przez rodziców za pobyt dziecka bez wyżywienia, a także dodatkowych opłat – przed obniżeniem, a ponadto kwoty obniżenia opłat, wynikającego z realizacji programu; w razie potrzeby – także innych dokumentów, umożliwiających ustalenie wysokości opłat ponoszonych przez rodziców, takich jak: kopie umów i aneksów zawartych z rodzicami, uwzgledniającymi postanowienia, które jednoznacznie umożliwią ustalenie wysokości opłat ponoszonych za sam pobyt dziecka bez wyżywienia i dodatkowych opłat, kopii innych dokumentów potwierdzających wysokość naliczonych opłat do poniesienia przez rodziców za pobyt dziecka w poszczególnych miesiącach.

• Na etapie rozliczenia dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki Wojewoda weryfikuje spełnienie przez oow warunku wskazanego w pkt 4.3.2. i 4.3.3. Programu poprzez sprawdzenie średniorocznego wskaźnika obsadzonych miejsc w instytucji opieki na koniec pierwszego okresu 12 miesięcy, a następnie na koniec kolejnego okresu 24 miesięcy.
• Oow jest zobowiązany do wykorzystywania lokalu, w którym utworzono instytucję opieki/miejsca opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 ze środków Programu przez okres funkcjonowania i trwałości jedynie do celów związanych ze świadczeniem opieki zgodnie z ustawą o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (dotyczy także w przypadku zmiany lokalizacji instytucji opieki).
• Po zakończeniu okresu 36 miesięcy funkcjonowania miejsc opieki – zgodnie z pkt 8.3. Programu - oow jest zobowiązany do zapewnienia obsadzenia miejsc opieki utworzonych ze środków KPO lub FERS, spełniających warunki opisane w pkt 4.3.3. na poziomie co najmniej 60% przez 24 miesiące.
• W przypadku chęci dokonania ewentualnych zmian w realizacji zadania w stosunku do dotychczasowych założeń wnioskodawca powinien zawnioskować o zgodę Wojewody na ich dokonanie, przy czym należy mieć w tym przypadku na względzie zapisy pkt 13.1. Programu regulujące kwestię dopuszczalnych zmian w trakcie realizacji zadania (ale po podpisaniu umowy). Warunkiem dokonania zmian – w zakresie dopuszczalnym ww. zapisami Programu – jest zachowanie spójności i odrębności przekształcanej instytucji w sposób umożliwiający kontrolę i prawidłowe rozliczenie realizacji zadnia, w tym w minimalnego okresu funkcjonowania miejsc opieki dofinansowanych z Programu oraz okresie trwałości, a także uzyskanie zgody Wojewody i stosowanych zmian w umowie.       Należy zwrócić zatem uwagę na konieczność bieżącego informowania o planowanych zmianach oraz wnioskowania o zgodę, tak, aby mogły być one – o ile zostanie udzielona zgoda Wojewody – odpowiednio uwzględnione w umowie lub jej załącznikach.

WAŻNE: Zgodnie z pkt 4.3.1 Programu oow, którzy nie realizują zadania dotyczącego funkcjonowania ze względu na otrzymanie środków na tworzenie w trybie nadkontraktacji KPO, tj. nie otrzymają dofinansowania do funkcjonowania, muszą zapewnić utrzymanie utworzonych miejsc opieki przez 36 miesięcy oraz w okresie trwałości. W takim przypadku oow powinien monitorować wskaźniki obsadzenia, gdyż w sytuacji pojawienia się oszczędności w FERS na funkcjonowanie miejsc możliwa będzie refundacja kosztów pod warunkiem dochowania obsadzenia miejsc w okresie 12 i 24 miesięcy. W sytuacji nieosiągnięcia wskaźników obsadzenia miejsc w okresie 12 i 24 miesięcy nie ma konsekwencji finansowych, jeśli nie następuje refundacja. Jeśli nie następuje refundacja kosztów funkcjonowania miejsc w okresie 36 miesięcy, to oow nie obowiązuje zasada osiągnięcia wskaźnika obsadzenia miejsc w okresie trwałości. Natomiast jeśli następuje refundacja kosztów funkcjonowania miejsc w okresie 36 miesięcy, to oow obowiązuje zasada osiągnięcia wskaźnika obsadzenia miejsc w okresie trwałości. Podmioty inne niż jst, które nie otrzymają dofinansowania do funkcjonowania muszą przestrzegać limitów opłat za pobyt dziecka w instytucji określanych przez Ministra na podstawie Programu.