Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Modernizacja administracji publicznej to nie tylko wdrażanie nowych technologii, ale przede wszystkim zmiana sposobu pracy urzędów. O tym, jak skutecznie przeprowadzić ten proces, rozmawiali uczestnicy konferencji poświęconej EZD RP.

Konferencja odbyła się w formule hybrydowej i zgromadziła przedstawicieli administracji publicznej, ekspertów odpowiedzialnych za rozwój systemu oraz użytkowników, którzy na co dzień wykorzystują EZD RP do zarządzania dokumentacją i obsługi spraw.

Pierwsza część konferencji koncentrowała się na rozwoju systemu EZD RP i nowych możliwościach udostępnianych użytkownikom. Magdalena Sawicka, dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK, otwierając wydarzenie, podkreśliła znaczenie współpracy z użytkownikami oraz skutecznej komunikacji.

Zdarza się, że użytkownicy zgłaszają potrzebę wdrożenia rozwiązań, które są już dostępne w systemie, jednak wiedza o nich nie dotarła jeszcze do wszystkich zainteresowanych. Dlatego warto upowszechniać informacje przekazywane przez NASK o nowych funkcjach oraz uczestniczyć w szkoleniach i spotkaniach poświęconych EZD RP, na których prezentowane są jego aktualne możliwości

– powiedziała Magdalena Sawicka.

Magdalena Sawicka, dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK.

W trakcie spotkania zaprezentowano najnowsze funkcje EZD RP opracowane m.in. w odpowiedzi na potrzeby zgłaszane przez urzędy i instytucje korzystające z systemu. Uczestnicy poznali również dobre praktyki związane z e-Doręczeniami oraz sposoby skutecznego dokumentowania procesu doręczeń elektronicznych.

Ważnym elementem programu konferencji były zagadnienia związane z prawidłowym zarządzaniem dokumentacją i informacją. Omówiono znaczenie jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA) w środowisku elektronicznym oraz istotną rolę metadanych w sprawnym wyszukiwaniu, obiegu i archiwizacji dokumentów.

Kolejnym tematem były zagadnienia prawne. Uczestnicy mogli zapoznać się z praktycznymi aspektami przetwarzania danych osobowych w EZD RP oraz najczęściej pojawiającymi się pytaniami dotyczącymi zgodności działania systemu z obowiązującymi regulacjami.

Popołudniowa część konferencji miała przede wszystkim praktyczny charakter. Eksperci NASK podpowiedzieli, o co warto zadbać przed rozpoczęciem kolejnego roku pracy w systemie, zwracając uwagę na aspekty organizacyjne i techniczne wpływające na sprawne funkcjonowanie EZD RP.

Duże zainteresowanie wzbudziła prezentacja dotycząca badań nad asystentem AI dla EZD RP. Zaprezentowane założenia pokazały potencjał wykorzystania sztucznej inteligencji do wspierania użytkowników w codziennej pracy z dokumentacją oraz realizacji procesów administracyjnych.

Uczestnicy poznali także możliwości Portalu Partnera EZD, który gromadzi materiały, informacje i narzędzia wspierające współpracę z NASK. Portal ma wspierać codzienną współpracę z Partnerami, ułatwiając dostęp do wiedzy i usprawniając komunikację dotyczącą rozwoju i utrzymania systemu.

Konferencja potwierdziła, że EZD RP pozostaje jednym z najważniejszych narzędzi cyfrowej transformacji administracji publicznej, a jego rozwój coraz wyraźniej wykracza poza elektroniczny obieg dokumentów, obejmując także nowe usługi i technologie wspierające codzienną pracę urzędów.

Szczególnie wyraźnie wybrzmiały kwestie związane z jakością danych, bezpieczeństwem informacji oraz wykorzystaniem nowych technologii, w tym sztucznej inteligencji. Wszystkie te obszary mają wspólny cel: wspierać administrację publiczną w świadczeniu nowoczesnych i sprawnych usług.

Konferencje dla Partnerów EZD RP oraz Partnerów EZD PUW zorganizowano w ramach zadania „Rozwój, wdrażanie i upowszechnianie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych” finansowanego ze środków budżetu państwa w ramach dotacji celowej Ministra Cyfryzacji realizowanego przez NASK.