Serwis Służby Cywilnej

Spotkanie otworzyła Marta Kuzawińska Dyrektorka Departamentu Służby Cywilnej, która w imieniu własnym i Szefowej Służby Cywilnej Anity Noskowskiej-Piątkowskiej podziękowała doradcom za ich zaangażowanie w budowanie kultury uczciwości. Podkreśliła, że codzienna praca doradców – często wykonywana dodatkowo – ma realny wpływ na funkcjonowanie urzędów, wspierając kierownictwo i współpracowników w rozwiązywaniu trudnych dylematów etycznych. Dyrektor Kuzawińska zwróciła uwagę, że działania doradców są widoczne i doceniane, co potwierdzają coroczne analizy sprawozdań  z urzędów. Zapowiedziała dalsze wsparcie ze strony Departamentu oraz promocję roli doradców jako kluczowych ambasadorów etyki w służbie cywilnej.

Prof. Christoph Demmke z Uniwersytetu Vaasa w Finlandii omówił kluczowe wyniki i wnioski z międzynarodowego badania nt. innowacyjności i skuteczności polityk etycznych w centralnych administracjach publicznych w Europie. Koncentruje się ono na etyce administracyjnej, analizując różnorodne podejścia, instrumenty i wyzwania związane z wdrażaniem polityk etycznych.

W trakcie swojego wystąpienia profesor Demmke zaznaczył, że skuteczność polityk nie zależy wyłącznie od liczby przepisów, lecz od ich wdrożenia, monitorowania i kultury organizacyjnej. Zwrócił uwagę na wyzwania związane z rozwojem sztucznej inteligencji, która stawia nowe pytania o odpowiedzialność, przejrzystość i ochronę danych.

Kluczowe wnioski z badania:

• polityki etyczne są kluczowe jeśli chodzi o skuteczne zarządzanie, ale nadal często są wdrażane reaktywnie (scandal-driven),
• najskuteczniejsze narzędzia w budowie kultury uczciwości to etyczne przywództwo, szkolenia, kodeksy etyczne i przejrzystość,
• wyzwania: rozdrobnienie instytucjonalne, brak pomiarów efektywności polityk etycznych, niedobór zasobów,
• rosnące znaczenie zagadnień takich jak: polityka „drzwi obrotowych”, ujawnianie informacji, przeciwdziałanie dyskryminacji,
• sztuczna inteligencja w HR budzi poważne wątpliwości etyczne – potrzeba szkoleń i regulacji.

Wystąpienie zakończyło się apelem o alokację zasobów, których istotnie brakuje, aby skutecznie wdrażać polityki etyczne.

Badanie przeprowadziliśmy w ramach polskiej prezydencji w Radzie UE. Objęło 26 krajów Europejskiej Sieci Administracji Publicznej oraz Komisję Europejską. Raport będzie wkrótce dostępny na stronach sieci: www.eupan.eu

Krzysztof Banaś z Zespołu Współpracy Międzynarodowej i Etyki Służby Cywilnej w DSC KPRM omówił wyniki analizy sprawozdań dyrektorów generalnych/kierowników urzędów w ramach:

• rocznych sprawozdań z realizacji zadań, które wynikają z ustawy o służbie cywilnej za 2024 rok oraz
• pierwszej edycji monitoringu wybranych zasad służby cywilnej i zasad etyki korpusu służby cywilnej.

Główne wnioski w zakresie etyki, które Szefowa Służby Cywilnej zawarła w sprawozdaniu na temat stanu służby cywilnej za 2024  to:

• stale rośnie liczba urzędów, które zapewniają możliwość zdobycia lub poszerzenia wiedzy na temat etyki oraz zapobiegania konfliktowi interesów,
• coraz więcej członków korpusu może liczyć na wsparcie pracodawcy w sytuacjach etycznie wątpliwych lub trudnych,
• rośnie aktywność dyrektorów generalnych oraz kierowników urzędów w promowaniu kultury opartej na wartościach w zarządzanych przez nich urzędach.

Katarzyna Dudzik koordynatorka zespołu doradców omówiła wyniki monitoringu przestrzegania zasady neutralności politycznej i zakazu publicznego manifestowania poglądów politycznych w urzędach kierowanych przez dyrektorów generalnych i kierowników urzędów centralnych. Badanie dotyczyło okresu kampanii wyborczej na Prezydenta RP w pierwszej połowie 2025 roku. Celem było zidentyfikowanie potencjalnych naruszeń, ocena skuteczności działań prewencyjnych oraz zebranie opinii doradców na temat obowiązujących przepisów. W badaniu wzięły udział 43 urzędy.

Kluczowe wyniki

• W 23 urzędach udzielono łącznie ponad 125 porad dotyczących właściwego rozumienia zasady neutralności.
• Pytania dotyczyły najczęściej kwestii: podpisywania list poparcia kandydatów, udziału w komisjach wyborczych, aktywności w mediach społecznościowych.
• W żadnym z urzędów nie udokumentowano naruszeń zakazu publicznego manifestowania i zasady neutralności politycznej, a tym samym nie podejmowano działań dyscyplinujących.
• W 32 urzędach zrealizowano działania prewencyjne – łącznie ponad 100 inicjatyw, w tym m.in.: rozsyłanie przypomnień mailowych, publikacje w intranecie, szkolenia i spotkania informacyjne, udostępnienie materiałów typu FAQ.
• Zdaniem większości respondentów (ponad 80%) przepisy i wytyczne wystarczająco wyjaśniają zasadę neutralności oraz zapewniają skuteczną ochronę przed naciskami politycznymi.

Wnioski i rekomendacje

• W urzędach objętych monitoringiem, przed i w trakcie kampanii nie stwierdzono naruszeń obowiązków członków korpusu w przedmiotowym zakresie.
• Członkowie korpusu w tych urzędach dobrze rozumieją i przestrzegają zakaz publicznego manifestowania i zasadę neutralności politycznej.
• Doradcy byli aktywni w pierwszej połowie roku, doradzali pracownikom w sytuacjach wątpliwych, najczęściej związanych z podpisywaniem się na listach poparcia i udziałem w pracach komisji wyborczych.

Dyrektorzy generalni/kierownicy urzędów centralnych prowadzili skuteczne działania informacyjno – promocyjne z zakresu właściwego rozumienia i  przestrzegania zakazu publicznego manifestowani i zasady neutralności politycznej.

Ewa Mazurek doradca ds. etyki i kierownik Oddziału Zabezpieczeń Technicznych w Wydziale Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach, zaprezentowała autorskie szkolenie pt. „Etyka urzędnika”. Jest to przykład praktycznego podejścia do promowania zasad służby cywilnej i zasad etyki korpusu.

Poprzez humorystyczne odniesienia do stereotypów – jak „urzędnik z kawą” – szkolenie pokazało, że etyka to nie abstrakcyjne zasady, lecz konkretne postawy i decyzje, które budują zaufanie obywateli do administracji. O wartościach można mówić z uśmiechem, nie tracąc przy tym powagi tematu – a etyczny urzędnik to nie tylko strażnik przepisów, ale też ambasador kultury organizacyjnej i dobrego wizerunku państwa.

Szkolenia miało charakter pokazowy – materiał będzie dostępny do wykorzystania przez doradców w innych urzędach.

W trakcie spotkania zainicjowaliśmy proces aktualizacji „Zalecenia Szefa Służby Cywilnej w sprawie standardów pracy doradcy ds. etyki”. Głównym celem jest dostosowanie dokumentu do zmieniających się realiów –  obecne standardy są dobrze oceniane, jednak po pięciu latach ich stosowania pojawiła się potrzeba ich uzupełnienia i doprecyzowania.

Katarzyna Dudzik przedstawiła proponowane obszary zmian, wśród których znalazły się m.in.:

• doprecyzowanie roli i zadań doradcy,
• uwzględnienie wyboru doradcy jako rekomendowanej formy powołania,
• doprecyzowanie zasad współpracy i komunikacji pomiędzy doradcą a dyrektorem generalnym/kierownikiem urzędu
• informowanie pracowników i motywowanie doradców do pełnienia tej ważnej dla dyrektora generalnego/kierownika urzędu funkcji.

Proces aktualizacji będzie przebiegał etapowo – od dyskusji w zespole, przez pisemne konsultacje (do 31 sierpnia), aż po uzgodnienia z dyrektorami generalnymi. Publikację zaktualizowanego dokumentu planujemy na koniec 2025 roku.

W spotkaniu uczestniczyło blisko 100 doradców ds. etyki i przedstawicieli urzędów kierowanych przez dyrektorów generalnych i kierowników urzędów centralnych. Osiemnaste spotkanie zespołu planujemy na IV kwartał tego roku.