FAQ POLNORIS

Do kogo skierowany jest konkurs POLNORIS?

Konkurs POLNORIS jest skierowany do organizacji badawczych oraz przedsiębiorstw zarejestrowanych w Polsce, które będą realizować projekty badawczo-innowacyjne w konsorcjum z co najmniej jedną organizacją badawczą z Islandii, Norwegii lub Liechtensteinu. Oprócz obowiązkowego partnera z Państw Darczyńców, w konsorcjum mogą uczestniczyć również inne podmioty, tzw. partnerzy projektu. Partnerem projektu może być każdy podmiot publiczny lub prywatny, komercyjny lub niekomercyjny, w tym organizacje pozarządowe, mający siedzibę w Polsce lub w jednym z Państw Darczyńców. W ramach konkursu finansowane są projekty badawczo-innowacyjne w obszarze badań stosowanych, tj. badania przemysłowe oraz eksperymentalne prace rozwojowe.

Gdzie znajduje się dokumentacja konkursowa (tj. procedura składania wniosków o dofinansowanie, wzory dokumentów i formularzy)?

Wszystkie informacje o naborze, dokumenty i wytyczne dostępne są na stronie https://www.gov.pl/web/ncbr/konkurs-polnoris.

Platforma matchmakingowa do poszukiwania partnerów projektu i nawiązywania współpracy jest dostępna na stronie https://www.b2match.com/e/eea-grants-ncbr.

Jak należy złożyć wniosek o dofinansowanie?

Wnioski należy składać elektronicznie w języku angielskim za pośrednictwem systemu on-line Operatora Programu, dostępnego pod adresem: https://lsi.ncbr.gov.pl/login.php.

Wersje wniosków przesyłane w formie papierowej, na nośnikach elektronicznych (np. CD-ROM, dyski przenośne), e-mailem, faksem lub w jakikolwiek inny sposób nie będą uznawane za złożone.

Wniosek może złożyć tylko Promotor Projektu (identyfikowany przez identyfikator użytkownika i hasło), który jest upoważniony do reprezentowania wszystkich partnerów projektu. Co najmniej list intencyjny (dotyczący zawarcia umowy partnerskiej) musi zostać podpisany pomiędzy Promotorem Projektu a wszystkimi partnerami konsorcjum projektowego.

Można składać wyłącznie wnioski, które zostały kompletnie i poprawnie wypełnione.

Termin składania wniosków to 17 grudnia 2026 r., godz. 15:00:00 (CET)

Jeżeli złożono więcej niż jedną wersję tego samego wniosku, oceniana będzie wyłącznie najnowsza kwalifikująca się wersja (złożona przed upływem terminu).

Data i godzina przyjęcia ostatniej wersji złożonego wniosku są rejestrowane przez system on-line. Po złożeniu wniosku Promotor Projektu otrzymuje potwierdzenie jego przyjęcia.

Operator Programu nie ma dostępu do wniosku aż do upływu terminu naboru.

Szczegółowy opis wzoru wniosku oraz instrukcja jego składania znajdują się w Proposal Manual.

Kto może złożyć wniosek w konkursie POLNORIS?

Wniosek składany jest przez Promotora Projektu w imieniu całego Konsorcjum Projektowego. Składany jest jeden wspólny wniosek w języku angielskim.

Wniosek jest składany przez instytucję występującą jako Promotor Projektu – nie przez osobę!

Co to znaczy „Konsorcjum Projektowe”, „Promotor Projektu”, „partner projektu”, „Principal Investigator”?

Konsorcjum projektowe to grupa co najmniej dwóch uprawnionych podmiotów utworzona w celu złożenia wniosku o dofinansowanie oraz realizacji projektu. Minimalny skład konsorcjum to jedna organizacja badawcza lub przedsiębiorstwo z Polski oraz jedna organizacja badawcza z Islandii, Norwegii lub Liechtensteinu.

Norweskie organizacje badawcze są zatwierdzane przez RCN, a ich lista jest dostępna pod adresem https://www.forskningsradet.no/en/financing/research-organisations/approved-research-organisations/

Promotor Projektu jest odpowiedzialny za złożenie wniosku o dofinansowanie oraz za ogólną realizację projektu. Promotorem Projektu może być:

- organizacja badawcza zarejestrowana w Polsce,
- przedsiębiorstwo (MŚP lub duże) zarejestrowane w Polsce;

Podmiot Promotora Projektu musi posiadać status osoby prawnej (osoba prawna inna niż osoba fizyczna, posiadająca zdolność do nabywania i wykonywania praw oraz obowiązków w danym systemie prawnym, w tym zdolność do zawierania umów, występowania w charakterze powoda oraz bycia pozywanym) na mocy prawa polskiego oraz prowadzić działalność gospodarczą, badawczo‑rozwojową lub inną na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, co powinno być potwierdzone wpisem do odpowiedniego rejestru prowadzonego w Polsce (o ile rejestracja jest wymagana), lub musi być osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, co potwierdza wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Partner projektu to członek Konsorcjum Projektowego, który bierze aktywny udział i przyczynia się do realizacji projektu, odpowiadając za rezultaty oraz działania zaplanowane w projekcie.

Partnerem projektu może być każdy podmiot publiczny lub prywatny, komercyjny lub niekomercyjny, w tym organizacje pozarządowe, mający siedzibę w Polsce, Islandii, Liechtensteinie lub Norwegii.

Podmiot partnera projektu musi posiadać status osoby prawnej w Polsce, Islandii, Liechtensteinie lub Norwegii.

Principal Investigator (PI) to Kierownik Projektu, główny badacz zapewniający prawidłową realizację projektu, zarówno w zakresie merytorycznym jak i formalnym. PI musi być zatrudniony przez Promotora Projektu lub zostać przez niego zatrudniony co najmniej na okres realizacji projektu. W projekcie może być tylko jeden PI.

Jaka jest definicja organizacji badawczej i przedsiębiorstwa?

Organizacja badawcza jest zdefiniowana w art. 2 pkt 83 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r., uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu:

„organizacja prowadząca badania i upowszechniająca wiedzę” oznacza podmiot (jak np. uniwersytet lub instytut badawczy, agencja zajmująca się transferem technologii, pośrednik w dziedzinie innowacji, fizyczny lub wirtualny podmiot prowadzący współpracę w dziedzinie badań i rozwoju) niezależnie od jego statusu prawnego (ustanowionego na mocy prawa publicznego lub prywatnego) lub sposobu finansowania, którego podstawowym celem jest samodzielne prowadzenie badań podstawowych, badań przemysłowych lub eksperymentalnych prac rozwojowych lub rozpowszechnianie na szeroką skalę wyników takich działań poprzez nauczanie, publikację lub transfer wiedzy. W przypadkach gdy tego rodzaju jednostka prowadzi również działalność gospodarczą finansowanie, koszty i dochody związane z tą działalnością gospodarczą należy rozliczać oddzielnie. Przedsiębiorstwa mogące wywierać decydujący wpływ na taki podmiot w charakterze, na przykład, jego udziałowców/akcjonariuszy czy członków nie mogą mieć preferencyjnego dostępu do uzyskanych przez niego wyników;

oraz w art. 37 ust. 1 ustawy o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju:

W konkursie na wykonanie projektów mogą brać udział: 1) podmioty, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 4–8 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce;

w związku z art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 oraz 4–8 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce:

System szkolnictwa wyższego i nauki tworzą:

uczelnie;

federacje podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki, zwane dalej „federacjami”;

instytuty naukowe PAN, działające na podstawie ustawy, o której mowa w pkt 3, zwane dalej „instytutami PAN”;

instytuty badawcze, działające na podstawie ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2024 r. poz. 534);

międzynarodowe instytuty naukowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw działające na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zwane dalej „instytutami międzynarodowymi”;

Centrum Łukasiewicz, działające na podstawie ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o Sieci Badawczej Łukasiewicz (Dz. U. z 2024 r. poz. 925 i 1089);

instytuty działające w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, zwane dalej „instytutami Sieci Łukasiewicz”;

Centrum Medycznego Kształcenia Podyplomowego, działające na podstawie ustawy z dnia 13 września 2018 r. o Centrum Medycznego Kształcenia Podyplomowego (Dz. U. z 2024 r. poz. 570 i 1897), zwane dalej „CMKP”;

Polska Akademia Umiejętności, zwana dalej „PAU”;

inne podmioty prowadzące głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły.

Przedsiębiorstwo jest zdefiniowane w art. 1 załącznika I do rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r., uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu:

Za przedsiębiorstwo uważa się podmiot prowadzący działalność gospodarczą bez względu na jego formę prawną. Zalicza się tu w szczególności osoby prowadzące działalność na własny rachunek oraz firmy rodzinne zajmujące się rzemiosłem lub inną działalnością, a także spółki lub stowarzyszenia prowadzące regularną działalność gospodarczą.

Pułapy zatrudnienia oraz pułapy finansowe określające kategorię przedsiębiorstwa:

- Do kategorii mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw („MŚP”) należą przedsiębiorstwa, które zatrudniają mniej niż 250 pracowników i których roczny obrót nie przekracza 50 milionów EUR, lub roczna suma bilansowa nie przekracza 43 milionów EUR.

- W kategorii MŚP małe przedsiębiorstwo definiuje się jako przedsiębiorstwo, które zatrudnia mniej niż 50 pracowników i którego roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekracza 10 milionów EUR.

- W kategorii MŚP mikroprzedsiębiorstwo definiuje się jako przedsiębiorstwo, które zatrudnia mniej niż 10 pracowników i którego roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekracza 2 milionów EUR.

Co to oznacza „Państwa Darczyńcy”?

Państwa Darczyńcy (Donor States) – trzy kraje będące stronami Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG), które nie są członkami Unii Europejskiej, tj. Norwegia, Islandia i Liechtenstein, finansujące Mechanizm Finansowy EOG oraz uczestniczące we współpracy w ramach konkursu.

Czy dostępna jest lista potencjalnych partnerów?

Nie ma jednej ogólnej listy potencjalnych partnerów - w przypadku kwalifikowalności organizacji badawczych z Norwegii lista kwalifikowanych podmiotów jest na stronie RCN na https://www.forskningsradet.no/en/financing/research-organisations/approved-research-organisations/.

Aby znaleźć partnera zachęcamy do stworzenia profilu na platformie matchmakingowej na https://www.b2match.com/e/eea-grants-ncbr

Czy w konsorcjum wymagany jest partner przemysłowy, czy możliwe jest utworzenie konsorcjum wyłącznie z dwóch organizacji badawczych (z Polski i z Islandii/Liechtensteinu/Norwegii)?

Nie jest wymagany partner przemysłowy. Możliwe jest utworzenie konsorcjum projektowego złożonego z dwóch organizacji badawczych (z Polski i z Islandii/Liechtensteinu/Norwegii)

Minimalny skład konsorcjum to:
- organizacja badawcza lub przedsiębiorstwo (MŚP lub duże) z Polski, oraz
- organizacja badawcza z Państwa Darczyńcy (Islandia, Norwegia, Liechtenstein)

Czy istnieje ograniczenie maksymalnej liczby partnerów w konsorcjum?

Maksymalna liczba konsorcjantów to 20.

Czy większa niż minimalna liczba partnerów w konsorcjum jest dodatkowo punktowana?

Nie ma dodatkowej punktacji przyznawanej za liczbę konsorcjantów. Zdolność partnerów i całego konsorcjum będzie oceniana na etapie oceny eksperckiej zgodnie z kryteriami opisanymi w Guide for Applicants and Evaluators.

Liczba partnerów w projekcie powinna być adekwatna do zakresu i charakteru planowanych działań. Udział partnerów w projekcie powinien zapewnić efektywną realizację projektu, każdy partner powinien aktywnie uczestniczyć i przyczyniać się do realizacji projektu, odpowiadając za rezultaty (deliverables) oraz działania zaplanowane we wniosku projektowym.

Czy jeden podmiot może uczestniczyć w konsorcjach w kilku składanych wnioskach (jako Promotor Projektu lub partner projektu)?

Nie ma ograniczeń co do udziału w konsorcjach w kilku składanych wnioskach. Należy jednak ocenić możliwości i zasoby ludzkie i organizacyjne w przypadku, gdy kilka wniosków uzyska dofinansowanie.

Czy Principal Investigator (PI) może być równocześnie liderem Work Package (WP)?

Tak, PI może również pełnić funkcję lidera WP. W rzeczywistości Principal Investigator może kierować wieloma WP, o ile jest w stanie skutecznie zarządzać wszystkimi powiązanymi pracami.

Czy w konkursie POLNORIS jedna osoba może być Principal Investigator (PI) w więcej niż 1 wniosku?

Tak, ta sama osoba może pełnić funkcję PI w kilku wnioskach złożonych w konkursie POLNORIS. Należy jednak ocenić, czy w przypadku dofinansowania kilku projektów będzie w stanie skutecznie realizować obowiązki PI w każdym z nich, bez negatywnego wpływu na jakość realizacji projektów.

Czy w konsorcjum mogą uczestniczyć partnerzy spoza Polski i państw darczyńców?

W konsorcjum mogą uczestniczyć partnerzy spoza Polski i Państw Darczyńców, jednak tylko jako podmioty samofinansujące się (nie mogą otrzymać dofinansowania w konkursie) oraz ich koszty całkowite mogą stanowić maksymalnie 10% budżetu konsorcjum.

Wniosek o dofinansowanie musi zawierać jasne uzasadnienie ich zaangażowania w projekt.

Co to oznacza, że projekt musi dotyczyć jednego z priorytetów EOG?

Obowiązek ten nie oznacza, że projekt musi być bezpośrednio poświęcony tematyce danego priorytetu. Priorytet należy traktować jako obszar oddziaływania i znaczenia projektu, a nie jako temat badań - temat badań nie musi być bezpośrednio poświęcony danemu priorytetowi. Kluczowe jest przedstawienie uzasadnienia, w jaki sposób planowane badania i ich rezultaty odnoszą się do wybranego priorytetu i mogą przyczynić się do sprostania związanym z nim wyzwaniom.

Kluczowe jest wykazanie, że realizowane badania mogą przyczynić się do osiągnięcia celów związanych z jednym z Priorytetów Funduszy EOG:

- zieloną transformacją Europy,

- demokracją, praworządnością i prawami człowieka,

- włączeniem społecznym i odpornością.

Jakie dziedziny lub tematy badań obejmują poszczególne Priorytety?

Priorytetów nie należy rozumieć w wąskim znaczeniu ani jako ograniczeń dyscyplinarnych. Priorytety należy traktować jako obszar oddziaływania i znaczenia projektu, a nie jako temat badań lub dziedzinę nauki. Kluczowe jest przedstawienie uzasadnienia, w jaki sposób planowane badania i ich rezultaty odnoszą się do wybranego priorytetu i mogą przyczynić się do sprostania związanym z nim wyzwaniom.

Czy wpisanie się w priorytety tematyczne ma wpływ na ocenę punktową projektu?

Odniesienie się do priorytetu stanowi kryterium eliminujące w formule TAK/NIE. Kryterium to jest oceniane przez międzynarodowych ekspertów przeprowadzających ocenę wniosku (expert evaluation). Priorytet należy traktować jako obszar oddziaływania i znaczenia projektu, a nie jako temat badań - temat badań nie musi być bezpośrednio poświęcony danemu priorytetowi. Kluczowe jest przedstawienie uzasadnienia, w jaki sposób planowane badania i ich rezultaty odnoszą się do wybranego priorytetu i mogą przyczynić się do rozwiązania lub ograniczenia związanych z nim wyzwań.

Jak definiowany jest „naukowiec na wczesnym etapie kariery”?

Naukowiec na wczesnym etapie kariery (early-stage researcher) rozumiany jest zgodnie z definicją art. 360 ust. 2 i art. 360 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce jako osoba prowadząca działalność naukową, która:

jest doktorantem lub nauczycielem akademickim - i nie posiada stopnia naukowego doktora,

albo przygotowuje rozprawę doktorską w trybie eksternistycznym i nie posiada stopnia doktora – jeżeli od dnia wyznaczenia promotora lub promotorów albo promotora i promotora pomocniczego nie upłynęło więcej niż 4 lata, albo

posiada stopień doktora, od uzyskania którego nie upłynęło 7 lat, i jest zatrudniona w organizacji badawczej (do okresu 7 lat, o którym mowa powyżej, nie wlicza się okresów przebywania na urlopie związanym z rodzicielstwem lub okresów pobierania zasiłku macierzyńskiego lub świadczenia rodzicielskiego, albo okresów pobierania zasiłku chorobowego lub świadczenia rehabilitacyjnego w związku z niezdolnością do pracy, w tym spowodowaną chorobą wymagającą rehabilitacji leczniczej).

Czy kryterium naukowca na wczesnym etapie kariery należy spełniać w momencie składania wniosku, czy przez cały okres realizacji projektu?

Kryterium naukowca na wczesnym etapie kariery należy spełnić na dzień składania wniosku.

Czy kierownik projektu (Principal Investigator - PI) musi spełniać kryterium naukowca na wczesnym etapie kariery?

Kierownik Projektu (Principal Investigator - PI) nie musi spełniać kryterium naukowca na wczesnym etapie kariery.

Jakie działania mogą być finansowane w konkursie?

W konkursie kwalifikowane są dwa rodzaje badań:

- badania przemysłowe, oznaczają badania planowane lub badania krytyczne mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności celem opracowania nowych produktów, procesów lub usług, lub też wprowadzenia znaczących ulepszeń do istniejących produktów, procesów lub usług. Uwzględniają one tworzenie elementów składowych systemów złożonych i mogą obejmować budowę prototypów w środowisku laboratoryjnym lub środowisku interfejsu symulującego istniejące systemy, a także linii pilotażowych, kiedy są one konieczne do badań przemysłowych, a zwłaszcza uzyskania dowodu w przypadku technologii generycznych, zgodnie z definicją w Rozporządzeniu Komisji (UE) nr 651/2014, z uwzględnieniem zmian wprowadzonych rozporządzeniem (UE) nr 2013/1315.

- eksperymentalne prace rozwojowe, oznaczają zdobywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności z dziedziny nauki, technologii i biznesu oraz innej stosownej wiedzy i umiejętności w celu opracowywania nowych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług. Mogą one także obejmować na przykład czynności mające na celu pojęciowe definiowanie, planowanie oraz dokumentowanie nowych produktów, procesów i usług. Eksperymentalne prace rozwojowe mogą obejmować opracowanie prototypów, demonstracje, opracowanie projektów pilotażowych, testowanie i walidację nowych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług w otoczeniu stanowiącym model warunków rzeczywistego funkcjonowania, których głównym celem jest dalsze udoskonalenie techniczne produktów, procesów lub usług, których ostateczny kształt zasadniczo nie jest jeszcze określony. Mogą obejmować opracowanie prototypów i projektów pilotażowych, które można wykorzystać do celów komercyjnych, w przypadku, gdy prototyp lub projekt pilotażowy z konieczności jest produktem końcowym do wykorzystania do celów komercyjnych, a jego produkcja jest zbyt kosztowna, aby służył on jedynie do demonstracji i walidacji.
Eksperymentalne prace rozwojowe nie obejmują rutynowych i okresowych zmian wprowadzanych do istniejących produktów, linii produkcyjnych, procesów wytwórczych, usług oraz innych operacji w toku, nawet jeśli takie zmiany mają charakter ulepszeń, zgodnie z definicją w Rozporządzeniu Komisji (UE) nr 651/2014, z uwzględnieniem zmian wprowadzonych rozporządzeniem (UE) nr 2013/1315.

Czy działania takie jak koordynacja, rozpowszechnianie, zarządzanie czy działania waloryzacyjne mogą stanowić oddzielne zadanie badawcze (Work Package, WP)?

Nie, takie działania nie mogą stanowić odrębnego zadania. Mogą być realizowane jako część zadań badawczych. Działania te powinny zostać opisane i zaplanowane w ramach zadań badawczych, pod warunkiem, że są zgodne z Cost Eligibility Guide.

Czy istnieją ograniczenia dotyczące rodzaju i liczby zadań badawczych (WP)?

Finansowane będą wyłącznie badania przemysłowe i eksperymentalne prace rozwojowe. Liczba WP jest ograniczona do 10. Liczba WP powinna być odpowiednia do złożoności projektu i, w stosownych przypadkach, może być podzielona na główne podzadania (tasks).

Opis zadań badawczych jest merytoryczną częścią wniosku. W związku z tym musi on pozostać niezmieniony, nawet jeśli administracyjne części wniosku zostaną odesłane do poprawy lub uzupełnienia na etapie oceny formalnej wniosku.

Czy są dostępne wyniki i wnioski z ewaluacji poprzedniej edycji Programu ?

Wyniki i wnioski z ewaluacji z poprzedniej edycji Programu są publicznie dostępne na stronie: https://www.gov.pl/web/ncbr/ewaluacja.

Czy wszystkie projekty w ramach konkursu POLNORIS powinny odnosić się do istotnych zmian, jakie zaszły w Polsce w wyniku inwazji na Ukrainę oraz do związanych z tym krajowych priorytetów i ambicji?

Nie, w konkursie POLNORIS nie ma obowiązku odniesienia się do konsekwencji, których Polska doświadcza w wyniku inwazji na Ukrainę. Informacje o projektach dotyczących tych wyzwań będą zbierane na potrzeby monitorowania Programu. Projekty odnoszące się do skutków wojny w Ukrainie nie otrzymują z tego tytułu dodatkowych punktów na etapie oceny wniosku.

Więcej informacji na temat wyzwań można znaleźć na oficjalnej stronie EEA Grants https://eeagrants.org/en/fmo/addressing-consequences-russias-war-against-ukraine.

Czy istnieje wzór umowy partnerskiej (Partnership Agreement)?

Tak, w konkursie obowiązuje wzór umowy partnerskiej (Partnership Agreement) zgodny ze wzorem udostępnionym przez Norweską Radę Badań (Research Council of Norway) na stronie https://www.forskningsradet.no/en/financing/international-funding/eea-grants/

Czy wkład własny jest wymagany od wszystkich partnerów projektu?

Wymagane wniesienie wkładu własnego jest uzależnione od tego czy dany podmiot będzie otrzymywał pomoc publiczną. W przypadku organizacji badawczych i innych podmiotów nie będących przedsiębiorstwami takiego wymogu nie będzie. Wysokość pomocy publicznej będzie różniła się w zależności od rodzaju prac oraz wielkości przedsiębiorstwa i zastosowanych tzw. premii, po spełnieniu określonych warunków.

Czy wkład własny musi mieć wyłącznie formę pieniężną?

Tak, wkład własny musi mieć wyłącznie formę pieniężną (zapłata ze środków własnych za koszty kwalifikowane poniesione w ramach realizacji projektu). Każdy z partnerów w projekcie posiada swój własny budżet oraz samodzielnie ponosi koszty, łącznie z zapłatą za nie ze środków własnych. Nie ma możliwości wniesienia wkładu niepieniężnego.

Czy VAT jest kosztem kwalifikowalnym dla organizacji badawczych?

VAT będzie kosztem kwalifikowanym wyłącznie w przypadku braku prawnej możliwości odzyskania go. Decyzję o tym, czy dana jednostka będzie kwalifikować VAT w kosztach projektu należy do służb finansowych danej jednostki.

Czy przewidziano wynagrodzenie dla Principal Investigator w konkursie POLNORIS?

Tak, w ramach kosztów kwalifikowalnych projektu kategorii Staff costs (Wynagrodzenia) jest przewidziana możliwość zaplanowania wynagrodzenia dla Principal Investigator. Dodatkowo (zgodnie z dokumentacją konkursu) istnieje wymóg zatrudnienia PI w jednostce będącej Promotorem Projektu na okres realizacji projektu.

Czy w przypadku złożenia kilku projektów przez tę samą jednostkę należy stosować jednolity sposób rozliczania kosztów wynagrodzeń (unit costs lub koszty rzeczywiste)? Czy w jednym projekcie można łączyć koszty osobowe rozliczane metodą unit costs i koszty rzeczywiste?

Nie wprowadziliśmy ograniczeń dotyczących metody rozliczania kosztów wynagrodzeń globalnie na jednostkę uczestniczącą w konkursie, zatem możliwe jest różnicowanie wybranej metody per projekt, natomiast wybrany sposób rozliczania wynagrodzeń powinien być jednolity w ramach pojedynczego projektu (w ramach tego samego projektu i całej kategorii kosztów wynagrodzeń danego partnera) oraz zgodny z wewnętrznymi regulaminami jednostki.

W jaki sposób należy obliczyć stawkę godzinową do budżetu wynagrodzeń?

Stawkę godzinową określa dana instytucja, w której zatrudniony jest pracownik, biorąc pod uwagę jego roczne wynagrodzenie w tej instytucji, dzieląc przez 1720 godzin. Jeśli nie ma możliwości pozyskania rocznego wynagrodzenia danego pracownika (np. dana osoba nie przepracowała całego roku), jednostka może obliczyć stawkę używając proporcjonalnie zmniejszonego czasu (np. pracownik przepracował pół roku zatem 1720 godzin należy podzielić przez 2) lub używając średniego wynagrodzenia na danym/podobnym stanowisku (w dużej mierze dotyczy sytuacji zatrudnienia nowego pracownika).

Czy rozliczanie czasu pracy oznacza wyłącznie refundację godzin przepracowanych w projekcie?

Rozliczanie czasu na podstawie kart czasu pracy, oznacza sposób określania wysokości kosztu kwalifikowanego wynagrodzenia do projektu. Karty czasu pracy są wymagane w nieregularnym wykonywaniu pracy w projekcie (brak stałego określonego wymiaru zaangażowania) lub w przypadku rozliczania wynagrodzeń w sposób uproszczony za pomocą tzw. kosztów jednostkowych (unit costs).

Czym różnią się koszty osobowe rozliczane jako koszty rzeczywiste od stawek jednostkowych (unit costs)?

Różnica dotyczy metody obliczania wysokości kosztu kwalifikowanego do projektu oraz zakresu informacji/dokumentów jakie należy przechowywać. W przypadku kosztów rzeczywistych będą to dokumenty potwierdzające pracę na rzecz projektu (np. umowy, aneksy), karty czasu pracy (dla osób pracujących nieregularnie) oraz dokumentacja księgowo-kadrowa (m.in. listy płac i potwierdzenia płatności dla wynagrodzeń, składek ZUS i podatku). W przypadku unit cost konieczne będzie ustalenie stawki godzinowej danego pracownika (dokumentacja potwierdzająca wyliczenie stawki i dokumenty potwierdzające wysokość wynagrodzenia rocznego użytego do wyliczeń) oraz karty czasu pracy dokumentujące godziny spędzone przy realizacji projektu, które następnie będą wykorzystywanego do określania kosztu kwalifikowanego danej osoby w projekcie.

Jakie są możliwe formy zatrudnienia pracowników w projekcie?

Zgodnie z Cost Eligibility Guide możliwe formy zatrudnienia pracowników w projekcie w kategorii Staff costs (Wynagrodzenia) to umowa o pracę oraz umowy cywilnoprawne (umowy o dzieło/umowy zlecenia) z osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Nie ma możliwości zatrudnienia w tej kategorii osób na podstawie kontraktów B2B (umowy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą). Możliwe jest skorzystanie z uproszczonej formy rozliczania w projekcie wynagrodzeń w formie stawek jednostkowych (tzw. unit costs) natomiast nadal pracownik musi być zatrudniony w danej jednostce.

Czy w ramach kosztów wynagrodzeń możliwe jest rozliczanie wynagrodzenia obejmującego dodatek projektowy zgodnie z regulacjami jednostki?

Decydujący w tym zakresie jest regulamin wynagradzania danej jednostki – jeśli zostały w nim przewidziane dodatki godzinowe/dodatek projektowy w ramach pracy przy projekcie (oprócz wypłaty wynagrodzenia podstawowego), to jego kwalifikowanie jest możliwe.

W jakiej formie może być wymagane zabezpieczenie finansowe?

Obowiązek wniesienia zabezpieczenia do Umowy będzie rozpatrywany wyłącznie dla Promotora Projektu. W przypadku gdy Promotor Projektu będzie jednostką zobowiązaną do przedstawienia zabezpieczenia, do uruchomienia płatności będzie konieczne złożenie przede wszystkim weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Podmioty zwolnione z obowiązku złożenia zabezpieczenia to jednostki sektora finansów publicznych albo fundacje, których jedynym fundatorem jest Skarb Państwa oraz instytuty badawcze i instytuty działające w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz. Dopiero po przeprowadzonej analizie sytuacji finansowej takiego podmiotu będzie jasne, w jakiej formie Centrum przewiduje finansowanie projektu, czy wymagane będzie dodatkowe zabezpieczenie i czy Centrum wyrazi zgodę na jego wniesienie.

Czy koszty RMA (Research Managers and Administrators) dotyczą wyłącznie Promotora Projektu, czy każdego z partnerów projektu?

Zarówno Promotor Projektu jak i partnerzy mogą uwzględnić koszty RMA w projekcie.

Czy koszty RMA (Research Managers and Administrators) mogą być realizowane w formie podwykonawstwa?

Możliwość zatrudnienia personelu RMA została przewidziana w kategorii Staff costs (Wynagrodzenia), w formie wynagrodzenia (w jednej z form wymienionych w tej kategorii). Kategoria Subcontracting (Podwykonawstwo) w projekcie dotyczy wyłącznie zlecania wykonania prac merytorycznych projektu. W przypadku korzystania z usług Research Managera w formie kontraktu B2B, koszty te mogą zostać pokryte z kategoriiOverheads (Kosztów pośrednich).

Jaki poziom dofinansowania można uzyskać w projekcie?

Organizacje badawcze oraz podmioty inne niż organizacje badawcze i przedsiębiorstwa mogą uzyskać do 100% dofinansowania kosztów kwalifikowalnych w projekcie.

W przypadku przedsiębiorstw poziom dofinansowania będzie ustalany indywidualnie dla każdego podmiotu, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa oraz rodzaju badań lub prac rozwojowych, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie udzielania pomocy publicznej za pośrednictwem Narodowego Centrum Badań i Rozwoju.

Co to oznacza że koszty partnerów z Państw Darczyńców mogą stanowić 40% kosztów całkowitego budżetu?

Reguła 40% odnosi się do proporcji kosztów strony Państw Darczyńców (Norwegia, Islandia, Liechtenstein) do kosztów strony polskiej w odniesieniu do całości budżetu projektu. Oznacza ona, że budżet strony polskiej powinien stanowić co najmniej 60% całości budżetu, natomiast budżet partnerów z Państw Darczyńców (Norwegii, Islandii i Liechtensteinu) może stanowić maksymalnie 40% budżetu.

System LSI automatycznie weryfikuje spełnienie tej proporcji na etapie składania wniosku i nie pozwoli na jego złożenie, jeśli wymagania te nie zostaną spełnione.

W przypadku zmian budżetu podczas realizacji projektu, wymogi te mogą być stosowane w sposób elastyczny, indywidualnie dla każdego projektu, jeżeli jest to odpowiednio uzasadnione.

Czy program obejmuje również finansowanie środków trwałych, jeśli są one niezbędne do realizacji projektu?

Koszty aparatury/sprzętu stanowiących środki trwałe możliwe są do sfinansowania w formie odpisów amortyzacyjnych w kat. Equipment and intangible assets (Aparatura i WNiP). W przypadku budynków i gruntów - nie ma przewidzianej możliwości zakwalifikowania kosztów tego typu środków trwałych w projekcie.

Czy możliwy jest zakup aparatury, czy wyłącznie rozliczanie jej amortyzacji?

Zgodnie z opisem kategorii Equipment and intangible assets (Aparatura i WNiP) zawartym w Cost Eligibility Guide aparatura/sprzęt (niezależnie od tego czy są nowe czy używane) będą mogły zostać rozliczone w projekcie wyłącznie za pomocą odpisów amortyzacyjnych. Istnieje możliwość rozliczania odpłatnego wykorzystania sprzętu (wynajem, leasing) w kategorii Other direct costs (Innych kosztów bezpośrednich)dla organizacji badawczych i innych podmiotów niebędących przedsiębiorstwami lub w kategorii Overheads (Kosztów pośrednich) dla przedsiębiorstw.

Czy audyt projektu będzie obowiązkowy dla wszystkich projektów?

Zgodnie z warunkami konkursu POLNORIS i minimalnego dofinansowania projektu, każdy z projektów będzie musiał poddać się obowiązkowemu tzw. polskiemu audytowi projektu (audyt dla projektów powyżej 3 mln PLN dofinansowania; jeden wspólny audyt, który będzie dotyczył Promotora Projektu oraz polskich partnerów projektu). Aby koszt audytu mógł być kosztem kwalifikowanym, należy go przewidzieć w budżecie projektu oraz zrealizować audyt minimum po wydatkowaniu 50% budżetu projektu.

Czy firmy z Państw Darczyńców również obowiązują zasady udzielania pomocy publicznej?

Tak. W przypadku przedsiębiorstw (niezależnie od kraju siedziby) kwota dofinansowania jest ustalana indywidualnie w zależności od wielkości firmy i rodzaju badań, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie udzielania pomocy publicznej za pośrednictwem Narodowego Centrum Badań i Rozwoju.

Kiedy najwcześniej może rozpocząć się projekt?

Projekt może się rozpocząć najwcześniej pierwszego dnia miesiąca po wydaniu decyzji o dofinansowaniu. Przykładowo, jeśli decyzja zostanie wydana w czerwcu 2027 to projekt może się rozpocząć najwcześniej 1 lipca 2027. Okres kwalifikowalności kosztów w projekcie jest tożsamy z okresem jego realizacji.

Czy każdy projekt powinien wykazywać wpływ akademicki, mimo że dotyczy badań stosowanych?

Nie ma wymogu wykazania wpływu akademickiego, jednak kryterium Impact uwzględnia informacje na temat szerszego oddziaływania projektu i jego wyników. W konkursie wymagane jest również opisanie, w jaki sposób projekt będzie wspierał waloryzację wiedzy oraz wykorzystanie przez społeczeństwo wyników badań i innowacji.

Czy wyniki projektu muszą być w pełni jawne, również przy współpracy z partnerem przemysłowym?

Program wspiera Otwartą Naukę, włączając w to zasadę „as open as possible, as closed as necessary”. Wyniki projektu nie muszą być w pełni jawne, wszelkie zapisy dotyczące własności intelektualne powinny być uzgodnione przez partnerów na etapie przygotowania i podpisania Partnership Agreement, mając na uwadze zapisy dotyczące własności intelektualnej w umowie o dofinansowanie.

Czy projekt musi zakończyć się wdrożeniem?

Nie, projekt nie musi zakończyć się wdrożeniem. Wnioskodawcy są jednak zobowiązani wskazać, w jaki sposób będą wspierać waloryzację wyników badań.

Jak rozumieć pojęcie interdyscyplinarności?

Interdyscyplinarność jest w konkursie rozumiana szeroko jako współpraca obejmująca wiele dyscyplin naukowych (np. nauki przyrodnicze, nauki społeczne, sztuki i nauki humanistyczne, nauki inżynieryjne, nauki techniczne, nauki medyczne), która zakłada wykorzystanie komplementarnych metod w celu rozwiązania wspólnego problemu w sposób bardziej innowacyjny i kompleksowy, niż byłoby to możliwe w ramach jednej dyscypliny. Podejście do interdyscyplinarności w projektach powinno skupiać się na kompleksowym rozwiązywaniu współczesnych wyzwań i jak najszerszego oddziaływania wyników projektu (impact).

Czy w konkursie mogą być składane wnioski z zakresu nauk medycznych lub biomedycznych?

Konkurs nie jest ograniczony tematycznie. Priorytety należy traktować jako obszary oddziaływania i znaczenia projektu, a nie jako temat badań - temat badań nie musi być poświęcony danemu priorytetowi. Kluczowe jest przedstawienie uzasadnienia, w jaki sposób planowane badania i ich rezultaty odnoszą się do wybranego priorytetu i mogą przyczynić się do sprostania związanym z nim wyzwaniom.

Czy projekty z zakresu nauk społecznych mogą stanowić główny przedmiot badań bez udziału nauk technicznych?

Konkurs nie jest ograniczony tematycznie ani dziedzinowo. Kluczowe jest poprawne przypisanie zadań do kwalifikowalnych kategorii - badań przemysłowych i eksperymentalnych prac rozwojowych. Dla projektów społeczno-ekonomicznych dostępny jest podręcznik klasyfikacji zadań w projektach B&R o charakterze społeczno-ekonomicznym na https://www.gov.pl/web/ncbr/podrecznik-kwalifikowania-zadan-w-projektach-br-o-charakterze-spoleczno-ekonomicznym2.

Czy w konkursie określono poziomy TRL na początku i na końcu projektu?

Konkurs finansuje tylko badania przemysłowe i eksperymentalne prace rozwojowe – czyli zaczynając od TRL 2. TRL końcowy musi być wyższy od TRL początkowego.

Czy działania w ramach projektu mogą być realizowane poza lokalizacją beneficjentów (poza Polską, Islandią, Norwegią i Liechtensteinem)?

Tak, mogą, jeśli jest to odpowiednio uzasadnione i opisane we wniosku o dofinansowanie i spełnione są wymagania określone w Guide for Applicants and Evaluators.

Jak definiowana jest trwałość projektu?

Zasady trwałości są opisane we wzorze umowy o dofinansowanie.

Czy wniosek jest oceniany wyłącznie przez stronę polską, czy również przez Państwa Darczyńców?

Wniosek oceniany jest przez międzynarodowych ekspertów spoza Polski, Islandii, Norwegii i Liechtensteinu.

Czy beneficjenci poprzednich edycji mogą składać wnioski w obecnym konkursie?

Tak, beneficjenci poprzednich edycji mogą składać wnioski w obecnym konkursie.

Czy są dostępne przykłady projektów, które otrzymały finansowanie w poprzedniej edycji Programu?

Informacje o projektach, które uzyskały dofinansowanie w poprzedniej edycji funduszy norweskich i EOG są dostępne na stronie https://www.gov.pl/web/ncbr/baza-projektow.

Należy jednak pamiętać, że Program i konkursy w poprzedniej edycji funduszy były realizowane na innych zasadach. Zmianom uległy m.in. warunki naboru, kryteria kwalifikowalności podmiotów czy kryteria oceny. Dlatego rekomendujemy zapoznanie się z dokumentacją konkursową obowiązującą w ogłoszonym obecnie konkursie POLNORIS.

Czy w systemie LSI będzie możliwe wprowadzanie redaktorów pomocniczych?

Nie, w systemie LSI nie ma możliwości wprowadzenia redaktora pomocniczego.

Czy system LSI będzie dostępny do wprowadzania danych dopiero od 17 września (termin otwarcia naboru), czy wcześniej?

System LSI zostanie otwarty dla wnioskodawców 17 września 2026. Jednocześnie dostępny jest wzór wniosku o dofinansowanie w edytowalnej wersji - Proposal Manual (doc), umożliwiający wcześniejsze przygotowanie treści wniosku.

Czy dostępny jest wzór wniosku o dofinansowanie?

Tak, wzór wniosku o dofinansowanie dostępny jest na stronie konkursu – jest to dokument Proposal Manual, dostępny w wersji pdf oraz edytowalnej w formacie Word.

Jaka jest maksymalna liczba stron wniosku?

Nie ma maksymalnej liczby stron wniosku – w systemie wypełnia się pola, które mają określone limity znaków wskazane w dokumencie Proposal Manual.

W jakiej walucie należy wypełnić budżet we wniosku o dofinansowanie?

Walutą stosowaną przy wypełnianiu formularza wniosku jest złoty polski PLN.

Czy konta na platformie matchmakingowej (b2match) mają charakter instytucjonalny (np. dla uczelni), czy indywidualny (dla poszczególnych naukowców)?

Konta na platformie matchmakingowej mają charakter indywidualny. W ramach swojego profilu każdy uczestnik podaje informacje dotyczące reprezentowanej instytucji.

W jaki sposób należy uregulować kwestie własności intelektualnej oraz udziałów w wynikach projektu?

Wszelkie zapisy dotyczące własności intelektualnej powinny być uzgodnione między partnerami na etapie przygotowania Partnership Agreement, mając na uwadze zapisy dotyczące własności intelektualnej w umowie o dofinansowanie.