Kontakt z opiekunem projektu
Każdy projekt dofinansowany przez NCBR ma w Centrum swojego opiekuna, który jest pierwszą osobą do kontaktu. Należy z nim konsultować wszelkie kwestie związane z realizacją projektu.
Kiedy dowiaduję się, kto opiekuje się moim projektem?
Opiekuna poznajemy na etapie podpisywania Umowy, jest to też zazwyczaj osoba do kontaktu wskazana w umowie. W przypadku zmiany opiekuna aktualny bądź nowy opiekun kontaktuje się z kierownikiem projektu i podaje swoje dane kontaktowe.
Zasady kontaktu z opiekunem
Kontakt z opiekunem nie opiera się na formalnym schemacie. Każdy z opiekunów podaje swój adres mailowy oraz telefon, w miarę możliwości jest również otwarty na bezpośrednie spotkania. Specyfika tych kontaktów układa się w praktycznym wymiarze i uwzględnia preferencje obu stron. Ponadto kontakt z opiekunem merytorycznym ma miejsce również podczas spotkań wykonawców z zespołami nadzorującymi projekty.
W czym pomaga opiekun?
Opiekun merytoryczny projektu powinien pomóc nam przejść przez cały proces realizacji umowy, od daty rozpoczęcia projektu po jego zakończenie i rozliczenie. Pomoc ta najczęściej jest potrzebna w czasie osiągania i rozliczania się z kamieni milowych/etapów projektu, a także wtedy, gdy w projekcie zachodzą zmiany w stosunku do umowy. Jednakże w przypadku spraw związanych typowo z rozliczeniami i ponoszeniem kosztów należy się kontaktować z opiekunem finansowym, który jest pracownikiem wyspecjalizowanej komórki Centrum, tj. Działu Finansowania Projektów.
Do opiekuna należy zgłaszać wszelkie zmiany w umowie – także te, które nie wymagają aneksowania. Należy postępować zgodnie z zapisami umowy w kwestii tego, co trzeba zgłosić. Sprawy merytoryczne trafiają do opiekuna merytorycznego, a te, które dotyczą finansów, do opiekuna finansowego umowy.
Co zrobić, jeśli nie mogę skontaktować się opiekunem?
Opiekun w przypadku planowanej dłuższej nieobecności ustawia tzw. autoresponder, wskazuje też osobę zastępującą. Gdyby kolejne próby okazały się nieudane można zadzwonić lub napisać do sekretariatu działu lub na recepcję ogólną.
W przypadku DOB wykonawcy mogą oprócz kontaktu bezpośredniego z konkretnym opiekunem kontaktować się za pośrednictwem maila ogólnego: dobr@ncbr.gov.pl.
Warto pamiętać o tym, że opiekun pracuje także poza biurem np. na pracy zdalnej (wówczas jest dostępny za pośrednictwem mejla) lub jest zaangażowany w odbiory, kontrole, komisje u wykonawców. W takich sytuacjach najprawdopodobniej zareaguje na przesłane zgłoszenie tak szybko, jak tylko będzie to możliwe.