Narodowe Centrum Badań
i Rozwoju

Dofinansowanie projektu oznacza, że realizując umowę, korzystamy z pieniędzy publicznych. Korzystając z nich należy spełnić szereg wymogów, co uchroni przed koniecznością zwrotu tych środków. 

Realizując projekt, musimy przestrzegać kilku podstawowych reguł przy zawieraniu umów z wykonawcami dostaw lub usług. Reguły te w zależności od wartości umowy mają na celu zapewnienie, że wydatki są ponoszone w sposób przejrzysty, efektywny i racjonalny, a w odniesieniu do zamówień o wyższych wartościach, w sposób zapewniający przejrzystość oraz zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.
Przestrzeganie tych wymogów stanowi jeden z tzw. warunków kwalifikowalności, czyli warunków, których spełnienie umożliwia rozliczenie lub refundację poniesionych wydatków.

1. Wykonawca lub Współwykonawca przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, jawności oraz efektywności. 
2. Wykonawca lub Współwykonawca udzielają zamówień publicznych w następujący sposób:

1. w przypadku, w którym Wykonawca lub Współwykonawca zobowiązani są do udzielania zamówień publicznych na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp” lub zobowiązani są do stosowania ustawy Pzp na podstawie innych aktów prawnych, do udzielania zamówień publicznych dokonywanych w ramach Projektu stosuje się przepisy ustawy Pzp. Wykonawca lub Współwykonawca, nie stosuje procedury opisanej poniżej w przypadku zamówień o wartości niższej niż wskazane w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp,
2. gdy Wykonawcą lub Współwykonawcą jest podmiot inny niż wskazany w lit. a, udziela zamówień publicznych według procedury opisanej poniżej.

3. Wykonawca lub Współwykonawca ustala wartość zamówienia publicznego z należytą starannością, biorąc pod uwagę łączne spełnienie następujących kryteriów: 

1. usługi, dostawy i roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie,
2. możliwe jest udzielenie zamówienia publicznego w tym samym czasie,
3. możliwe jest wykonanie zamówienia publicznego przez jednego wykonawcę.

4. Wykonawca lub Współwykonawca zapewnia, że wszyscy wykonawcy mają taki sam dostęp do informacji dotyczących danego zamówienia i żaden wykonawca nie jest uprzywilejowany względem pozostałych, a postępowanie przeprowadzone jest w sposób transparentny.
5. Wykonawca lub Współwykonawca, o których mowa w ust. 2 lit. b, udzielając zamówień publicznych o wartości powyżej 10 000 zł (słownie: dziesięć tysięcy zł) netto, tj. bez podatku od towarów i usług VAT, a poniżej wartości 120 000 zł (słownie: sto dwadzieścia tysięcy zł) netto, tj. bez podatku od towarów i usług VAT, udziela zamówienia publicznego w oparciu o zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, jawności, gospodarności, bezstronności oraz obiektywizmu.
6. Wykonawca lub Współwykonawca, o których mowa w ust. 2 lit. b, udzielając zamówienia publicznego o wartości wyższej niż lub równej 120 000 zł (słownie: sto dwadzieścia tysięcy zł) netto, tj. bez podatku od towarów i usług VAT, zobowiązany jest do zamieszczenia zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej oraz do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców. Zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej:

1. opis przedmiotu zamówienia, 
2. termin realizacji zamówienia, 
3. kryteria oceny ofert,
4. termin składania ofert.

7. Wykonawca lub Współwykonawca określa niezawężające kryteria oceny ofert, o których mowa w ust. 6 lit. c. Kryteria oceny ofert są związane z przedmiotem zamówienia publicznego. 
8. Wykonawca lub Współwykonawca wyznacza termin składania ofert, o którym mowa w ust. 6 lit. d, z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty. 
9. Możliwe jest niestosowanie procedury określonej w ust. 6 przy udzielaniu zamówień w następujących przypadkach:

1. w wyniku przeprowadzenia procedury określonej w ust. 6 nie wpłynęła żadna oferta, lub wpłynęły tylko oferty podlegające odrzuceniu, albo wszyscy wykonawcy zostali wykluczeni z postępowania lub nie spełnili warunków udziału w postępowaniu, pod warunkiem, że pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione,
2. zamówienie może być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę z jednego z następujących powodów:

1. brak konkurencji ze względów technicznych o obiektywnym charakterze,
2. przedmiot zamówienia jest objęty ochroną praw wyłącznych, w tym praw własności intelektualnej,

wyłączenie może być zastosowane, o ile nie istnieje rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem sztucznego zawężania parametrów zamówienia,

3. w przypadku zamówień, do których ma zastosowanie zasada konkurencyjności, ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy lub Współwykonawcy której wcześniej nie można było przewidzieć.

Udzielenie zamówienia publicznego z pominięciem procedury wymaga pisemnego uzasadnienia ze wskazaniem podstawy odstąpienia od procedury, z uwzględnieniem ust. 12. 

10. Wykonawca lub Współwykonawca zobowiązany jest do upublicznienia informacji o wyniku postępowania w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o wartości wyższej niż lub równej 120 000,00 zł netto (słownie: sto dwadzieścia tysięcy zł) netto, tj. bez podatku od towarów i usług VAT. 
11. W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o wartości wyższej niż lub równej 120 000,00 zł netto (słownie: sto dwadzieścia tysięcy zł) netto, tj. bez podatku od towarów i usług VAT, Wykonawca lub Współwykonawca sporządza pisemny protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zawierający co najmniej:

1. szacowaną wartość zamówienia,
2. zapytanie ofertowe,
3. wydruk ze strony internetowej, na której zamieszczone było zapytanie,
4.  potwierdzenie wysłania zapytania do przynajmniej trzech wykonawców,
5. otrzymane oferty,
6. wynik postępowania. 

12. Wykonawca lub Współwykonawca może udzielić zamówienia publicznego w trybach określonych w ust. 5 i 6 wykonawcy powiązanemu z Wykonawcą lub Współwykonawcą wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Centrum. Za wykonawcę powiązanego uznaje się podmiot: 

1. powiązany lub będący jednostką zależną, współzależną lub dominującą w relacji z Wykonawcą lub Współwykonawcą w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
2. będący podmiotem pozostającym z Wykonawcą lub Współwykonawcą lub członkami ich organów w takim stosunku faktycznym lub prawnym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze dostawcy towaru lub usługi, w szczególności pozostającym w związku małżeńskim, stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa do drugiego stopnia włącznie, stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli, także poprzez członkostwo w organach dostawcy towaru lub usługi,
3. będący podmiotem powiązanym lub podmiotem partnerskim w stosunku do Wykonawcy lub Współwykonawcy w rozumieniu Rozporządzenia nr 651/2014,
4. będący podmiotem powiązanym osobowo z Wykonawcą lub Współwykonawcą w rozumieniu art. 32 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

13. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę lub Współwykonawcę zasad lub trybu udzielania zamówienia publicznego, Centrum uznaje całość lub część kosztów związanych z tym zamówieniem za niekwalifikowalne, stosując odpowiednio przepisy rozporządzenia wydanego na podstawie art. 24 ust. 13 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020.
14. Wykonawca lub Współwykonawca może zawrzeć umowę z podmiotem powiązanym, po uzyskaniu pisemnej zgody Centrum. Wykonawca lub Współwykonawca zwraca się do Centrum z wnioskiem o wyrażenie zgody, w przypadku gdy jest to uzasadnione względami celowościowymi lub ekonomicznymi.
15. Zasad udzielania zamówień publicznych określonych w ust. 3-12 nie stosuje się w przypadkach wskazanych w art. 4 ustawy Pzp, z wyjątkiem zamówień określonych w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp. 
16. Wykonawca lub Współwykonawca, na którego przepisy nie nakładają obowiązku zawierania umów w języku polskim, zobowiązany jest, na żądanie Centrum, w przypadku zawarcia z wykonawcami umowy w języku obcym, dokonać jej uwierzytelnionego tłumaczenia na język polski.
17. W ramach Konsorcjum, Wykonawca oraz Współwykonawcy nie mogą zlecać sobie nawzajem w ramach realizacji Umowy, realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych.

Szczegółowe uregulowania mogą się nieznacznie różnić w umowach, które obowiązują w poszczególnych konkursach, dlatego w razie wątpliwości zawsze trzeba zajrzeć do treści podpisanej umowy.