Raport okresowy
Realizacja projektu to proces niezwykle dynamiczny. Uzyskanie oczekiwanych wyników wymaga szczegółowego monitorowania, co oznacza przekazywanie do Centrum stosownych informacji w formie raportów.
Szczegółowe uregulowania, w tym także wzory raportów mogą się nieznacznie różnić w umowach, które obowiązują w poszczególnych konkursach dlatego należy przede wszystkim opierać się na zapisach zawartych w podpisanej Umowie.
Jakie dokumenty złożyć?
Wykonawca / Lider składa do Centrum następujące dokumenty umożliwiające monitorowanie, sprawozdawczość oraz weryfikację poprawnego realizowania Umowy, zgodne ze wzorem zamieszczonym na archiwalnej stronie internetowej NCBR:
- Raporty okresowe, tj. odrębne raporty z zakończenia poszczególnych etapów badań naukowych oraz prac rozwojowych, określonych w harmonogramie wykonania projektu, z wyjątkiem ostatniego etapu, który rozliczany jest Raportem końcowym.
Raport okresowy dokumentuje postęp realizacji Projektu w danym okresie sprawozdawczym. Raport okresowy składany jest w terminie 30 dni od zakończenia danego etapu.
Ocena Raportu okresowego przeprowadzona przez Centrum ma na celu w szczególności ustalenie, czy:
- realizacja projektu przebiega zgodnie z Umową,
- kontynuacja realizacji projektu prowadzi do osiągnięcia zakładanych wyników i celów projektu,
- osiągnięto zakładane wyniki etapu projektu.
Na podstawie oceny Raportu okresowego NCBR może, z zachowaniem postanowień Umowy, wstrzymać lub zmniejszyć dalsze finansowanie, zwłaszcza jeśli stwierdzi, że:
- projekt jest realizowany w sposób sprzeczny z postanowieniami Umowy lub z naruszeniem prawa,
- kontynuacja realizacji projektu nie doprowadzi do osiągnięcia zakładanych celów i wyników Projektu w określonym w Umowie czasie,
- przekazane finansowanie w części lub w całości zostało wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem.
- Raport końcowy, który zawiera sprawozdanie z realizacji Projektu wraz z opisem wyników Projektu oraz końcowe rozliczenie finansowe Projektu.
- Raport końcowy składany jest w terminie 60 dni od Terminu zakończenia realizacji Projektu.
- Raport z wykorzystania wyników Projektu.
- Raport „ex-post”.
Centrum jest uprawnione do wstrzymania finansowania lub rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeśli wykonawca nie przedłożył centrum raportów lub nie dotrzymał terminów złożenia tych raportów.
Warto pamiętać o tym, że:
Podczas zatwierdzania raportów brana jest pod uwagę opinia zespołu nadzorującego.
Trzeba pamiętać, że:
Wykonawca wyraża w zawartej umowie zgodę na udostępnienie organom administracji rządowej lub podmiotom przez nie upoważnionym wszelkich informacji o wynikach realizacji projektu, w tym Wniosku o wykonanie i finansowanie, jego recenzji, Umowy, Raportów oraz innych dokumentów dotyczących realizowanego projektu w celach związanych z działalnością tych organów lub podmiotów.