Serwis Służby Cywilnej

Praktyka Ministerstwa Finansów¹:

Część II. 1.1. (…) Prezent rozumiany jest jako wręczone lub przyjęte dobra materialne mające wartość pieniężną, za które wręczający lub przyjmujący nie płaci.

Nie są traktowane jako prezenty materiały szkoleniowe, konferencyjne lub informacyjno-promocyjne, przekazywane wszystkim uczestnikom w związku z udziałem w danym wydarzeniu.

Praktyka Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie²:

 § 2. 1. „Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

(…)

3) upominku - należy przez to rozumieć:

1. dobra materialne obejmujące środki pieniężne oraz wszelkiego rodzaju rzeczy wręczone lub pozostawione pracownikowi, w związku z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych, w dowolnym czasie i miejscu, przez osobę wręczającą upominek (w szczególności artykuły biurowe, słodycze),
2. korzyści majątkowej – należy przez to rozumieć każde dobro, które jest w stanie zaspokoić określoną potrzebę a jego wartość da się wyrazić w pieniądzu,
3. korzyści osobistej – należy rozumieć świadczenie o charakterze niemajątkowym polepszające sytuację osoby, która je uzyskuje, w szczególności awans służbowy, przyjęcie do pracy czy wyjazd bez opłat.

Praktyka Ministerstwa Zdrowia³:

§ 3. Ilekroć w przepisach zarządzenia jest mowa o:

(…)

4) prezencie – rozumie się przez to:

1. środki pieniężne oraz wszelkiego rodzaju rzeczy wręczone lub pozostawione pracownikowi, w związku z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych, w dowolnym czasie i miejscu, przez darczyńcę (np.: artykuły biurowe, słodycze, alkohol),
2. świadczenia oferowane przez darczyńcę pracownikowi, w związku z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych, które przekładają się na wartości materialne, w tym zaproszenie na kolację, zaproszenie na wydarzenie sportowe, kulturalne i rozrywkowe lub propozycja sfinansowania udziału w szkoleniu,
3. materiały promocyjne i reklamowe.

Praktyka Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego¹:

Rozdział 5: Odpowiedzialność za naruszenie przepisów zarządzenia

§ 9. Naruszenie przez pracownika przepisów zarządzenia będzie traktowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych i może skutkować pociągnięciem pracownika do odpowiedzialności dyscyplinarnej.

§ 10. Niezależnie od odpowiedzialności dyscyplinarnej, o której mowa w § 9, przyjęcie przez pracownika prezentu może pociągać za sobą odpowiedzialność karną.

Praktyka Ministerstwa Finansów²:

Część III (…) W przypadku naruszenia obowiązków, o których mowa w Zasadach, pracownik może być pociągnięty do odpowiedzialności dyscyplinarnej, cywilnej lub karnej, egzekwowanej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Polityka prezentowa powinna określać wyjątki - np. zwyczaj międzynarodowy, protokół dyplomatyczny. Powinna zakładać, że urzędnik wykonujący obowiązki służbowe związane z reprezentowaniem instytucji podczas spotkań krajowych i zagranicznych, gdy jest to uzasadnione zwyczajowo lub wynika z zasad protokołu dyplomatycznego, jest upoważniony do przyjęcia lub przekazania korzyści w imieniu i na rzecz instytucji, pod warunkiem, że:

• spotkanie ma charakter oficjalny,
• upominek ma charakter i wartość symboliczną,
• upominek ma charakter dobrowolny i nie jest wymuszony przez żadną ze stron,
• upominek ma charakter okolicznościowy.

Praktyka Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu¹:

§ 13. Zasad Procedury nie stosuje się do prezentów i zaproszeń przekazywanych zgodnie z protokołem i / lub zwyczajem dyplomatycznym kierownictwu urzędu, materiałów promocyjnych i reklamowych instytucji publicznych (kalendarze, notesy, długopisy, smycze, materiały biurowe, itp.), gdy ich wręczenie ma powszechny i okolicznościowy charakter oraz otrzymywanych w ramach uczestnictwa w konferencjach i szkoleniach, w tym także bezpłatnych egzemplarzy wydawnictw branżowych.

Praktyka Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie²:

§ 2. 2. W przypadku Wojewody Mazowieckiego, I Wicewojewody Mazowieckiego, II Wicewojewody Mazowieckiego, Dyrektora Generalnego Urzędu przepisów niniejszego zarządzenia nie stosuje się do:

1. upominków przekazywanych i przyjmowanych zgodnie ze zwyczajem międzynarodowym lub protokołem dyplomatycznym;
2. upominków przyjmowanych, gdy wręczenie upominku ma charakter zwyczajowy, powszechny lub okolicznościowy lub gdy z uwagi na zwyczaj lub kurtuazję dyplomatyczną odmowa przyjęcia upominku nie byłaby wskazana.

Praktyka Ministerstwa Finansów³:

Część II. 1.2. Szczególne okoliczności

Pracownik może przyjąć zwyczajowy prezent, jeśli to uzasadniają szczególne okoliczności związane z:

1. międzynarodowym zwyczajem,
2. protokołem dyplomatycznym,
3. współpracą z innymi urzędami obsługującymi organy władzy publicznej.

Powyższe okoliczności nie odnoszą się do sytuacji, w której prezent jest oferowany przez klienta Ministerstwa.

Praktyka Ministerstwa Finansów¹:

Część II. 1.2.  (…) Każdorazowo przyjęcie zwyczajowych prezentów pracownik ocenia pod kątem zgodności takiego zachowania z zasadami etyki, w tym zasadami służby cywilnej i zasadami etyki służby cywilnej oraz zasadami etyki funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej.

Konieczność dokonania analizy pod kątem etycznym dotyczy również przyjęcia zaproszenia na posiłki, nieodpłatne konferencje oraz imprezy rozrywkowe, rozumiane jako wydarzenia sportowe, przedstawienia teatralne, koncerty lub inne wydarzenia kulturalne.

Pracownik ocenia w szczególności, czy przyjęcie prezentu może wywołać ryzyko konfliktu interesów czy korupcji (np. okoliczności przyjęcia prezentu wskazują, że wręczająca strona oczekuje odwzajemnienia zachowania lub prezent ma wywołać zobowiązanie) lub naruszyć zasadę neutralności politycznej (np. udział pracownika w danym wydarzeniu może być wykorzystany do celów politycznych lub lobbingu).

W sytuacjach budzących wątpliwości pracownik skonsultuje się z przełożonym lub doradcą do spraw etyki.

Praktyka Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie²:

§ 4.2. Niedopuszczalne jest przyjmowanie przez pracowników upominków, jeśli upominek jest wręczany w związku ze sprawą, którą pracownik załatwia, rozpatruje lub w której załatwieniu pośredniczy lub które spełniają co najmniej jeden z poniższych warunków:

1. upominek ma formę pieniężną lub ekwiwalentu pieniężnego;
2. upominek jest niestosowny (m.in. różne postacie alkoholu);
3. przyjęcie upominku jest niezgodne z polityką antykorupcyjną obowiązującą w Urzędzie;
4. okoliczności przyjęcia upominku wskazują, że wręczająca strona oczekuje odwzajemnienia zachowania lub wywołują powstanie wobec niego zobowiązania;
5. upominek, którego wręczenie może skutkować powstaniem konfliktu interesów.

Praktyka Ministerstwa Finansów¹:

Część II. 1.2.  (…) Niedopuszczalne jest przyjmowanie prezentu, który ma formę pieniężną lub ekwiwalentu pieniężnego, np. bony lub vouchery.

Praktyka Ministerstwa Zdrowia²:

§ 4. 1. Niedopuszczalne jest przyjmowanie przez pracowników prezentów w postaci środków pieniężnych (…).

Praktyka Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie³:

§ 4.2. Niedopuszczalne jest przyjmowanie przez pracowników upominków, jeśli upominek jest wręczany w związku ze sprawą, którą pracownik załatwia, rozpatruje lub w której załatwieniu pośredniczy lub które spełniają co najmniej jeden z poniższych warunków:

1. upominek ma formę pieniężną lub ekwiwalentu pieniężnego; (…)

Korzyść przyjęta przez urzędnika w imieniu instytucji stanowi składnik rzeczowy majątku Skarbu Państwa i może być w szczególności:

• zagospodarowana na potrzeby komórki organizacyjnej, w której pracę wykonuje urzędnik lub na potrzeby innej komórki organizacyjnej,
• nieodpłatnie przekazana innej instytucji lub organizacji pozarządowej albo przekazana na cel charytatywny lub społeczny,
• przekazana urzędnikowi, który ją przyjął w imieniu instytucji, w formie nagrody rzeczowej,
• zwrócona do podmiotu, który ją podarował,
• komisyjnie zniszczona.

O sposobie postępowania z korzyścią decyduje kierownik komórki organizacyjnej, w której pracę wykonuje urzędnik, który przyjął korzyść.

Praktyka Urzędu Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych¹:

Rozdział 2. Sposób postępowania pracownika przy próbie wręczenia prezentu

§ 5.

(…)

2. Pracownik, który w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych znalazł się w sytuacji, gdy darczyńca podjął próbę wręczenia mu prezentu, jest obowiązany odmówić jego przyjęcia z powołaniem się na przepisy zarządzenia i poinformować darczyńcę, iż przyjęcie prezentu byłoby sprzeczne z zasadami etyki.
3. Pracownik o próbie wręczenia mu prezentu przez darczyńcę informuje niezwłocznie, w formie notatki służbowej, właściwego kierownika komórki organizacyjnej. W przypadku, gdy prezent próbowano wręczyć pracownikowi sekretariatu członka Kierownictwa, informuje on niezwłocznie o tym fakcie w formie notatki służbowej właściwego członka Kierownictwa.
4. W przypadku, gdy prezent próbowano wręczyć kierownikowi komórki organizacyjnej, informuje on niezwłocznie o tym fakcie w formie notatki służbowej Dyrektora Generalnego Urzędu.
5. W przypadku, gdy prezent próbowano wręczyć Wiceprezesowi lub Dyrektorowi Generalnemu, informuje on niezwłocznie o tym fakcie w formie notatki służbowej Prezesa Urzędu.
6. Notatka, o której mowa w ust. 3, 4 i 5, zawiera:

1. zwięzły opis sytuacji;
2. datę zdarzenia;
3. dane darczyńcy, który próbował mu wręczyć prezent wraz ze wskazaniem podmiotu, który reprezentuje, jeżeli dane te są pracownikowi znane;
4. rodzaj prezentu, który próbowano wręczyć.

Notatka, o której mowa w ust. 3-5 jest sporządzana przy użyciu funkcji „Notatka” znajdującej się w zakładce „Akta” w EZD i przekazywana jest za pośrednictwem EZD.

7. W przypadku próby pozostawienia prezentu przez darczyńcę w Kancelarii Głównej Urzędu pracownik Kancelarii Głównej w przypadku jeżeli przesyłka w sposób widoczny wskazuje, iż jest to prezent, jest zobowiązany odmówić jej przyjęcia z powołaniem się na przepisy zarządzenia oraz poinformować, że w razie jej pozostawienia zostanie ona zutylizowana. Przepisy ust. 3 – 5 stosuje się odpowiednio.

Rozdział 3. Sposób postępowania pracownika w przypadku otrzymania prezentu

§ 6.

1. Pracownik, któremu pomimo odmowy, o której mowa w § 5 ust. 2, pozostawiono prezent jest obowiązany niezwłocznie poinformować o tym fakcie, w formie notatki służbowej, właściwego kierownika komórki organizacyjnej, kopię notatki przekazując do wiadomości Dyrektora Generalnego. Pracownik sekretariatu członka Kierownictwa, jest zobowiązany poinformować, w sposób o którym mowa w zdaniu poprzednim, właściwego członka Kierownictwa, kopię informacji przekazując do wiadomości Kierującego Gabinetem Prezesa.
2. W przypadku, gdy prezent pozostawiono kierownikowi komórki organizacyjnej, informuje on niezwłocznie o tym fakcie w formie notatki służbowej Dyrektora Generalnego.
3. W przypadku, gdy prezent pozostawiono Wiceprezesowi lub Dyrektorowi Generalnemu, informuje on niezwłocznie o tym fakcie w formie notatki służbowej Prezesa Urzędu.

3a.  Notatka, o której mowa w ust. 1 – 3 jest sporządzana przy użyciu funkcji „Notatka” znajdującej się w zakładce „Akta” w EZD i przekazywana za pośrednictwem EZD.

4. Do notatki, o której mowa w ust. 1 i 2, stosuje się § 5 ust. 6.
5. Prezenty są zwracane do darczyńcy przez komórkę organizacyjną, której pracownik otrzymał prezent, przesyłką pocztową, za pośrednictwem Kancelarii Głównej Urzędu, wraz z pismem kierownika tej komórki organizacyjnej informującym darczyńcę o tym, że pracownicy nie przyjmują prezentów oraz z powołaniem się na przepisy zarządzenia. (…)

§ 7. W przypadku gdy ustalenie darczyńcy nie jest możliwe komórki organizacyjne postępują z prezentami zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o rzeczach znalezionych.

Praktyka Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie²:

§ 4. 1. Pracownik, który znalazł się w sytuacji, w której osoba wręczająca upominek podjęła próbę wręczenia mu upominku, z wyjątkiem sytuacji, o których mowa w § 2 ust. 2[3], jest zobowiązany odmówić jego przyjęcia zgodnie z postanowieniami „Standardów Obsługi Klienta w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim w Warszawie” oraz postanowieniami zarządzenia. (…)

(…) § 5.

1. Pracownik, któremu – pomimo odmowy – pozostawiono upominek, jest obowiązany zgłosić ten fakt swojemu bezpośredniemu przełożonemu, jak również Pełnomocnikowi do spraw polityki antykorupcyjnej celem odnotowania tego faktu w rejestrze przyjętych korzyści majątkowych oraz podjęcia odpowiednich czynności wyjaśniających.
2. Wzór rejestru przyjętych korzyści majątkowych, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.
3. Zgłoszenia, o którym mowa w ust. 1, pracownik dokonuje pisemnie sporządzając notatkę służbową opisującą okoliczności próby wręczenia lub pozostawienia upominku i przekazuje bezpośredniemu przełożonemu, który o tym fakcie informuje właściwego dyrektora komórki organizacyjnej Urzędu.
4. Zagospodarowania lub zniszczenia upominku dokonuje komisja, powołana przez Pełnomocnika do spraw polityki antykorupcyjnej w liczbie trzech członków spośród składu Zespołu do spraw polityki antykorupcyjnej w Urzędzie, powołanego odrębnym zarządzeniem.
5. Z czynności, o których mowa w ust. 4, sporządza się protokół (…).

Praktyka Urzędu Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych¹:

§ 6.6. Rejestr prezentów prowadzi sekretariat komórki organizacyjnej według wzoru, o którym mowa w załączniku nr 2 do zarządzenia. W odniesieniu do członków Kierownictwa oraz pracowników sekretariatów członków Kierownictwa rejestr prezentów prowadzi sekretariat Gabinetu Prezesa.

7. Informacja o zwrocie prezentu darczyńcy jest umieszczana w rejestrze, o którym mowa w ust. 6.

(…)§ 8. 1. Kierownik komórki organizacyjnej jest obowiązany przekazywać do Biura Dyrektora Generalnego, pisemną informację o stosowaniu przepisów zarządzenia, w  szczególności obejmującą dane, o których mowa we wzorze rejestru prezentów stanowiącym załącznik nr 2 do zarządzenia:

1. w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku za rok ubiegły;
2. na każde polecenie Dyrektora Generalnego za wskazany okres.

1a. Informację, o której mowa w ust. 1 w odniesieniu do pracowników sekretariatów członków Kierownictwa oraz członków Kierownictwa przekazuje do Biura Dyrektora Generalnego Kierujący Gabinetem Prezesa.

2. Informacje, o których mowa w ust. 1, Biuro Dyrektora Generalnego przekazuje w formie zbiorczego sprawozdania Dyrektorowi Generalnemu do końca pierwszego kwartału roku następnego po okresie sprawozdawczym.
3. W przypadku, gdy w danym roku nie nastąpiły zdarzenia uzasadniające potrzebę odnotowania ich w rejestrze, komórka organizacyjna również przekazuje taką informację do Biura Dyrektora Generalnego w terminie określonym w ust. 1.
4. Czynności, o których mowa w ust. 1, 2 i.3 prowadzone są w EZD.

Praktyka Ministerstwa Aktywów Państwowych²:

§ 11

1. W celu ustalenia sposobu postępowania z prezentami, które zostały przyjęte w imieniu i na rzecz ministerstwa oraz zbierania informacji o prezentach podlegających zwrotowi, tworzy się rejestr prezentów, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do zasad.
2. Do rejestru prezentów nie zgłasza się prezentów, o których mowa w § 10 ust. 3³.
3. Rejestr prezentów jest prowadzony przez koordynatora.
4. Rejestr prezentów nie obejmuje informacji zgłaszanych do Rejestru Korzyści przez osoby wskazane w art. 12 ust. 7 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne (Dz. U. z 2022 r. poz. 1110 oraz z 2023r. poz. 497), prowadzonego przez Państwową Komisję Wyborczą.

Wpis do rejestru korzyści powinien zawierać w szczególności:

• liczbę porządkową,
• dane osoby, która przyjęła lub przekazała korzyść w imieniu instytucji,
• dane podmiotu, od którego przyjęto lub któremu przekazano korzyść,
• datę dokonania wpisu do rejestru,
• datę przyjęcia lub przekazania korzyści,
• opis korzyści,
• opis okoliczności przyjęcia lub przekazania korzyści,
• decyzję w przedmiocie sposobu postępowania z przyjętą korzyścią,
• dane podmiotu, któremu przekazano korzyść, jeśli podjęto taką decyzję w zakresie gospodarowania korzyścią,
• dane osoby dokonującej wpisu,
• miejsce na uwagi.